CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
2.1.5. Phần mềm kế toán đang được áp dụng tại công ty
Hiện nay, công ty TNHH Tokyo Consulting đang sử dụng phần mềm Fast Accounting 11 để hỗ trợ trong việc hạch toán. Phần mềm Fast Accounting 11 có 1 phân hệ Hệ thống và 13 phân hệ nghiệp vụ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán, thuế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có thể hạch toán với mô hình phức tạp như nhiều đơn vị cấp dưới, nhiều bộ phận hạch toán, nhiều ngoại tệ,…
Phần mềm Fast Accounting 11 bao gồm 13 phân hệ: Hệ thống; Tổng hợp; Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay; Bán hàng; Mua hàng; Tồn kho; Tài sản cố định; Công
cụ dụng cụ; Báo cáo chi phí theo khoản mục; Báo cáo thuế; BCQT theo các trường
tự do; Quản lý hóa đơn; Thuế thu nhập cá nhân.
Hình 2.1.Màn hình hệ thống phần mềm kế toán Fast Accounting
Quản lý các đối tượng trên phần mềm kế toán Fast: Để phản ánh kịp thời, đầy
đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và do yêu cầu quản lý Nhà nước về tài chính, kế toán, thuế, ngân hàng…cũng như yêu cầu quản trị, doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán để đáp ứng thông tin tốt hơn và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp. Để thuận tiện trong công tác quản lý chi tiết các đối tượng trên các phần hành
kế toán nói chung và kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh nói riêng thì kế toán phải mã hóa các cấp quản lý cho đối tượng đó.
Mã hóa đối tượng nhằm để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.
Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:
- Mã phải là duy nhất trong danh mục
- Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu
- Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.
- Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng cho sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo.
Việc mã hóa được thực hiện như sau:
- Xác định các danh mục từ điểm cần mã hóa: Danh mục tài khoản, Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
- Lựa chọn cách thức xây dụng hệ thống mã hóa của các danh mục: có thể dùng phương pháp đánh số, mã hóa theo các dế gợi nhớ đến tên của danh điểm, hoặc nhóm theo tỉnh/ thành phố,…
Các bước khai báo danh mục như sau:
H Danh mục tài khoản: Kế toán vào phân hệ Tổng hợp, chọn Danh mục tài khoản, nhấn F4 hoặc chọn “Mới” để thêm mới và bắt đầu nhập các thông tin: Số tài khoản, tên tài khoản, tên 2, mã ngoại tệ, tài khoản theo dõi công nợ, tài khoản sổ cái, nhóm tài khoản. Chọn “Nhận” để lưu tài khoản. Kế toán làm tương tự đến khi khai báo xong tất cả các tài khoản.
Hình 2.2. Màn hình Danh mục tài khoản trên phần mềm Fast:
- Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên: Việc khai báo khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên nhằm theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng. Để làm được điều đó ta chọn phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng, chọn “Mới” để thêm và bắt đầu khai báo các thông tin cần thiết:
Mã khách, tên khách, tên 2 (nếu có), địa chỉ, Mã số thuế, tài khoản ngầm định,… sau chọn “Nhận” để lưu.
Hình 2.3. Màn hình danh mục KH, NCC trên phần mềm Fast
Sau khi khai báo xong các danh mục, kế toán tiếp tục thực hiện vào số dư ban đầu của các tài khoản, Cập nhật các chứng từ phát sinh, Khai báo và tạo bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào các phiếu hạch toán thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán. Theo quy trình, các thông tin được tự động nhập vào sổ nhật ký chung và các
sổ cái, sổ kế toán chi tiết.
Công ty đã sử dụng hệ thống báo cáo tổng hợp do Bộ Tài chính ban hành gồm: + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng cân đối số phát sinh
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Cuối tháng, cuối quý, kế toán thực hiện các bút toán phân bổ công cụ dụng cụ, phân bổ khấu hao, kết chuyển và lập báo cáo tài chính và kết xuất các sổ khi cần thiết, in báo cáo tài chính.