CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
2.2.4. Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH
Công ty tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương trên phần mềm kế toán Fast Accounting
2.2.4.1. Tổ chức khai báo mã hóa
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớn các đối tượng cần quản lý. Khi bắt đầu công việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương kế toán phải thực hiện mã hóa các đối tượng. Thông thường có hai hình thức danh mục được mã hóa: danh mục đối tượng và danh mục tài khoản.
• Danh mục tài khoản: Để tiện cho việc theo dõi và quản lý, công ty mở thêm
các tài khoản chi tiết cho TK 334, TK 338
o Tài khoản 334
▪ TK 3341: Phải trả công nhân viên
- TK 33411: Phải trả công nhân viên – VNĐ
- TK 33412: Phải trả công nhân viên – USD
▪ TK 3348: Phải trả người lao động khác
o Tài khoản 338
▪ TK 3382: Kinh phí công đoàn
▪ TK 3383: Bảo hiểm xã hội
▪ TK 3384: Bảo hiểm y tế
▪ TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
Để xem danh mục tài khoản, từ màn hình chính của hệ thống, kế toán chọn
“Tổng hợp” → chon biểu tượng “Danh mục tài khoản” → “Danh mục tài khoản” → Kéo xuống tài khoản cần xem
Hình 2.15. hệ thống danh mục tài khoản Công ty TNHH Tokyo Consulting trên phần
mềm kế toán FAST
• Danh mục đối tượng chi phí:
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, công ty phân loại lương cho đối tượng quản lý và nhân công trực tiếp để hạch toán lương của người lao động trong công ty
o TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
▪ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
o TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Hình 2.16. Danh mục tài khoản 642
Hình 2.17. Danh mục tài khoản 622
2.2.4.2. Hạch toán lương hàng tháng phải trả công nhân viên
Căn cứ vào bảng lương đã duyệt, kế toán tiến hành hạch toán lên phần mềm như sau
➢ Hạch toán lương phải trả công nhân viên:
Dựa vào cột tổng thu nhập (Gross salary) trong bảng lương và chức vụ của nhân viên để hạch toán. VD trích bảng lương tháng 8/2020 của công ty như sau
Hình 2.18. Trích bảng lương tháng 8.2020 tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Dựa vào cột chức vụ, có thể thấy nhân viên quản lý của công ty bao gồm Mr Hanashima Takuya và Mr Ishikawa Masachika, lương của 2 nhân viên này sẽ hạch
toán vào TK 6421-Chi phí lương nhân viên quản lý; các nhân viên còn lại hạch toán vào TK 622-Chi phí nhân công trực tiếp. Tổng thu nhập của nhân viên tháng 8/2020 của công ty là 322.678.167 VNĐ, trong đó tổng thu nhập nhân viên quản lý là 23.270.000 + 23.270.000 = 46.540.000 đồng; tổng thu nhập nhân công trực tiếp là 322.678.167 – 46.540.000 = 276.138.167 đồng.
Kế toán hạch toán bút toán
Nợ TK 6421: 46.540.000
Nợ TK 622: 276.138.167
Có TK 3341: 322.678.167
Ảnh chụp phần mềm
Hình 2.19. Phiếu hạch toán tổng lương phải trả công nhân viên tháng 8.2020 tại Công
ty TNHH Tokyo Consulting
Từ màn hình chính giao diện phần mềm Fast chọn Tổng hợp → “Phiếu kế toán” →
“Mới” → Điền các thông tin vào phiếu kế toán
Ngày hạch toán: 31/08/2020
Ngày lập chứng từ: 31/08/2020
Diễn giải chung: Lương tháng 8.2020/ Salary in Aug 2020
Mục tài khoản nhập theo từng dòng:
6421 → Ps nợ 46.540.000
622 → Ps nợ 276.138.167
3341 → Ps có 322.678.167 (phần mềm tự nhảy số)
Ấn “Lưu” hoặc Ctrl + S để lưu
2.2.4.3. Hạch toán bảo hiểm khấu trừ lương người lao động:
Dựa vào các cột bảo hiểm trong bảng lương để hạch toán
VD: Trích bảng lương tháng 8/2020 của công ty TNHH Tokyo Consulting như sau (các cột bảo hiểm trên bảng lương)
Hình 2.20. Bảng bảo hiểm tháng 8.2020 tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Đối với phần bảo hiểm khấu trừ vào lương người lao động, kế toán hạch toán
Nợ TK 3341: 21.173.242
Có TK 3383: 16.131.994
Có TK 3384: 3.024.749
Có TK 3386: 2.016.499
Hình 2.21. Màn hình phiếu kế toán hạch toán bảo hiểm khấu trừ lương nhân viên
2.2.4.4. Hạch toán thuế TNCN khấu trừ lương người lao động
Dựa vào cột “Thuế TNCN (PIT)” trên bảng lương, dòng tổng cộng cuối cùng để hạch toán tổng thuế TNCN phải nộp. VD trích trên bảng lương tháng 8.2020 của công ty như sau:
Hình 2.22. Bảng tính thuế TNCN khấu trừ lương nhân viên tháng 8/2020
Kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo bút toán
Nợ TK 3341: 9769492
Có TK 3335: 9.769.492
Hình 2.23. Màn hình hạch toán thuế thu nhập cá nhân tháng 8/2020
Thao tác hạch toán trên phần mềm tương tự như hạch toán lương phải trả nhân viên
ở trên
Để xem lại các bút toán vừa nhập có 2 cách
Cách 1: Muốn xem lại phiếu kế toán vừa nhập có thể thao tác luôn trên giao diện phiếu kế toán:
Từ giao diện phiếu kế toán, chọn “Xem” trên thanh công cụ phía trên cùng của phiếu kế toán, khi đó màn hình sẽ hiển thị list phiếu kế toán vừa nhập theo thứ tự thời gian như sau
Hình 2.24. Màn hình hiển thị các phiếu kế toán theo thời gian lọc trên phần mềm
Để xem chi tiết một phiếu vừa nhập, kích chuột chọn dòng phiếu đó → ấn close (x)
để đóng list → Màn hình sẽ trở về phiếu kế toán đã chọn để có thể chỉnh sửa, xem chi tiết. Tại đây, để sửa phiếu → chọn “Sửa” trên thanh công cụ trên cùng phiếu
Cách 2: Nếu phiếu kế toán đã nhập lâu rồi nên không hiện trên list như cách 1 thì sử dụng công cụ tìm:
Giao diện chính phiếu kế toán → chọn “Tìm” trên thanh công cụ → Điền khoảng thời gian chứa phiếu kế toán cần tìm → “Nhận”
Hình 2.25. Màn hình lọc tìm chứng từ trên phần mềm Fast
Sau khi ấn “Nhận”, màn hình sẽ hiện 1 tab nhỏ hiện thị số phiếu và số tiền phát sinh tương ứng trong khoảng thời gian lọc
Kích chuột vào “Đóng” → Màn hình tiếp tục hiện list các phiếu đã nhập trong khoảng thời gian lọc → Chọn phiếu cần xem hoặc chỉnh sửa tương tự cách 1.
2.2.4.5. Hạch toán thanh toán lương, nộp tiền bảo hiểm, nộp thuế thu nhập cá nhân:
Khi thanh toán lương cho công nhân viên
Ngày 15 hàng tháng, công ty tiến hành thanh toán lương cho nhân viên, kế toán đem bảng kê thanh toán lương đã duyệt (Có dấu công ty và chữ ký của giám đốc) ra ngân hàng để ngân hàng làm lệnh chuyển tiền từ tài khoản công ty tới tài khoản của từng nhân viên, sau khi thực hiện xong, kế toán nhận lại ủy nhiệm chi từ ngân hàng và tiến hành hạch toán lên phần mềm.
Hình 2.26. Danh sách thanh toán lương theo bảng kê tháng 3.2021 tại Công ty
TNHH Tokyo Consulting
Hình 2.27. Ủy nhiệm chi của ngân hàng Vietcombank cho giao dịch thanh toán lương
tháng 3.2021 của Công ty TNHH Tokyo Consulting
Từ ủy nhiệm chi, kế toán hạch toán bút toán thanh toán lương như sau:
Nợ TK 3341: 254.181.836
Có TK 1121: 254.181.836
Hình 2.28. Màn hình hạch toán thanh toán lương tháng 8.2020 Công ty TNHH Tokyo
Consulting trên phần mềm Khi hoàn thành nộp bảo hiểm hàng tháng
Khi nhận được giấy nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, kế toán tiến hành hạch toán bút toán sau lên phần mềm
VD khi nộp các loại BH tháng 8/2020 tại công ty TNHH Tokyo Consulting
Nợ TK 3383: 16.131.994
Nợ TK 3384: 3.024.749
Nợ TK 3386: 2.016.499
Có TK 1121: 21.173.242
Khi nộp thuế thu nhập cá nhân
Mẫu số: C1-02/NS
(Ban hành kèm theo Thông tư số 84/2016/TT-
BTC của Bộ Tài chính)
Không ghi
vào khu vực
này
GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
Tiền mặt □ Chuyển khoản
Loại tiền: VND USD □ Khác: ………...
Mã hiệu: ………
Số: ………
Số tham chiếu(1):………
Người nộp thuế:CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
Mã số thuế: 0105258133
Địa chỉ: Phòng 305, tầng 3, Tháp A, Tòa nhà Sky City, Số 88 Phố Láng Hạ, Phường Láng
Hạ
Quận/Huyện: Đống ĐaTỉnh, TP: Hà Nội
Người nộp thay: ……….
Địa chỉ: ………Quận/Huyện: …….Tỉnh, TP: …………..
Đề nghị NH/ KBNN: hoặc thu tiền mặt để nộp NSNN theo: TK thu NSNN TK tạm thu □ TK thu hồi hoàn
thuế GTGT □
vào tài khoản của KBNN: Thành phố Hà Nội Tỉnh, TP: Hà Nội
Mở tại NH ủy nhiệm thu: ………..
Nộp theo văn bản của cơ quan có thẩm quyền: Kiểm toán nhà nước □ Thanh tra tài chính □
Thanh tra Chính phủ □ Cơ quan có thẩm quyền khác □
Tên cơ quan quản lý thu: Cục thuế TP Hà Nội
Phần dành cho người nộp thuế ghi
Phần dành cho NH ủy nhiệm thu/ NH phối hợp thu/ KBNN ghi
STT
Số tờ khai/
Số quyết định
/ Số thông
báo
Kỳ thuế/ Ngày quyết định/
Ngày thông báo
Nội dung các khoản nộp NSNN
Số nguyên
tệ
Số tiền VND Mã chương Mã tiểu
mục
1 Tháng 8/2020
Nộp thuế TNCN theo Tờ khai thuế TNCN Tháng 8
2020
9.769.492 551 1001
Tổng cộng 9.769.492
Tổng số tiền ghi bằng chữ (2): Chín triệu bẩy trăm sáu mươi chín nghìn bốn trăm chin mươi
hai đồng.
PHẦN DÀNH CHO KBNN GHI KHI HẠCH TOÁN:
Mã CQ thu: ……….. Nợ TK: ……….
Mã ĐBHC: ……….. Có TK: ………..
NGƯỜI NỘP TIỀN
Ngày... tháng... năm...
NGÂN HÀNG/ KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Ngày... tháng... năm...
Người nộp
tiền
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ Kế toán Kế toán trưởng
Hình 2.29. Giấy nộp thuế TNCN tháng 8.2020 của công ty TNHH Tokyo Consulting
Khi có xác nhận của Ngân hàng nơi công ty thực hiện nộp thuế TNCN vào mẫu giấy nộp tiền này, kế toán tiến hành hạch toán bút toán sau lên phần mềm
Nợ TK 3335: 9.769.492
Có TK 1121: 9.769.492