CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán được coi là một trong những công cụ tài chính quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Hiện nay, dựa trên quy mô hoạt động của công ty và đặc thù lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, bộ máy kế toán của công ty bao gồm: kế toán trưởng; kế toán Doanh thu, Công nợ, Thuế và Kế toán Vốn bằng tiền, Thanh toán kiêm thủ quỹ.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán công ty TNHH Tokyo Consulting
Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp chịu toàn bộ trách nhiệm chung toàn
bộ công tác kế toán tại công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc công ty, chịu
Kế toán Doanh
thu, Công nợ,
Thuế
Kế toán Vốn bằng tiền, Thanh toán, kiêm thủ quỹ
Kế toán trưởng
trách nhiệm theo dõi, quản lý tình hình tài chính của công ty, tổ chức và tiến hành công tác kế toán, lập ra kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính, báo cáo tài chính phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, giúp Ban Giám đốc công ty nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty từ đó đưa ra các kế hoạch kinh doanh và đổi mới phương thức quản lý phù hợp hơn với mục tiêu của công ty.
Kế toán vốn bằng tiền, Thanh toán kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền
mặt và ghi chép các chi tiêu của Công ty thông qua sổ quỹ, báo cáo quỹ, có trách nhiệm mở sổ chi tiết cho từng loại tiền, lập báo cáo tài chính tình hình luồng tiền biến động, lưu trữ, bảo quản sổ sách tài liệu liên quan…
Kế toán Doanh thu, công nợ, thuế: Căn cứ phiếu mua hàng, hóa đơn GTGT từ
các nhà cung cấp và sổ theo dõi chi tiết công nợ, có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi đảm bảo thanh toán đúng hạn và theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng, đảm bảo khả năng thanh toán và năng lực tài chính của công ty, cuối năm thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng.
Theo dõi, kê khai Thuế trên phần mềm: Thuế giá trị gia tăng đầu vào, Thuế giá trị gia tăng đầu ra, Thuế Thu nhập doanh nghiệp, Thuế thu nhập cá nhân ( nếu có). Mỗi phần hành kế toán với nhiệm vụ và chức năng riêng của mình đều đóng vai trò then chốt không thể thiếu đối với việc hạch toán đầy đủ, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ và góp phần cung cấp các thông tin tài chính kế toán một cách kịp thời, đầy đủ nhất đến nhà quản lý.
Các thành viên trong phòng luôn duy trì mối quan hệ công việc chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc. Công ty TNHH Tokyo Consulting cũng là một trong những công ty đứng đầu về cung cấp các dịch vụ tư vấn dịch vụ kế toán, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có trình độ cao, nắm chắc các quy định về thuế,
kế toán và tài chính.
2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy tính (phần mềm kế toán Fast Accounting), hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm, quy
mô hoạt động sản xuất kinh doanh và đội ngũ cán bộ kế toán hiện có của công ty.
Niên độ kế toán: Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). Các nghiệp vụ
phát sinh bằng đồng ngoại tệ khác được quy đổi về Đồng Việt Nam theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo.
Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng: Báo cáo tài chính được trình bày bằng
Đồng Việt Nam (VNĐ), được lập dựa trên nguyên tắc kế toán phù hợp với quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. Thông tư số 53/2016/TT - BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài Chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định pháp lý có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cái tài chính được trình bày bằng Đồng Việt Nam (VND), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với chuẩn mực kế toán, Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam và các quy định pháp lý có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình, tài sản vô hình: tài sản cố định hữu hình và tài sản vô hình được ghi nhận theo nguyên giá ban đầu. Trong quá trình hoạt động, Tài sản cố định hữu hình và tài sản vô hình được theo dõi trên 3 chỉ tiêu: Nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại và công ty luôn chú trọng theo dõi tình hình sử dụng tài sản và tiến hành sửa chữa thường xuyên để đảm bảo hoạt động của tài sản hoặc tiến hành cải tiến, thay mới khi cần thiết.
Phương pháp khấu hao Tài sản cố định hữu hình, Tài sản vô hình: được thực hiện theo phương pháp đường thẳng, căn cứ theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính
và nguyên giá của tài sản.
2.1.4.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Tổ chức hạch toán ban đầu:
Công ty căn cứ vào đặc điểm hoạt động mà lựa chọn chứng từ phù hợp sử dụng trong kế toán. Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, tùy theo nội dung từng phần hành kế toán công ty sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp bao gồm cả hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn.
- Về chứng từ kế toán:
+ Chứng từ thanh toán như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có,…
+ Chứng từ tiền lương như: Bảng chấm công, bảng lương…
+ Chứng từ bán hàng và cung cấp dịch vụ: Hóa đơn GTGT…
+ Chứng từ tạm ứng: quyết định phê duyệt cử cán bộ đi công tác, bảng dự trù kinh phí, giấy tạm ứng.
Các chứng từ kế toán phải đảm bảo lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định
về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Công ty phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó kế toán trưởng của công ty luôn quy định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc kiểm tra, phản ánh vả tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công tác lập chứng từ và luân chuyển chứng từ hợp lý, nhanh chóng. Các chứng từ đều rõ ràng và theo đúng quy định hiện hành tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu
Dựa trên hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của TT 200/2014/TT – BTC, công ty tiến hành theo dõi chi tiết thêm một số tài khoản phù hợp với điều kiện kinh doanh và phục vụ công tác quản lý của công ty.
- Về sổ sách kế toán áp dụng:
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty cơ bản vẫn tuân thủ theo mẫu sổ của hình thức Nhật ký chung. Một số sổ được thiết kế theo hướng kết hợp các sổ sách liên quan đến quá trình vận động của một đối tượng kế toán, giúp giảm thiểu số lượng sổ sách và sự phức tạp trong công tác hạch toán.
Các báo cáo tài chính tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính và được lập theo quý, năm giúp ban lãnh đạo theo dõi sát tình hình hoạt động của Công ty.
Công ty TNHH Tokyo Consulting đã sử dụng phần mềm kế toán vào trong quá trình hạch toán và quản lý, đã giúp giảm thiểu khối lượng công việc hạch toán hàng ngày cho các kế toán viên, hệ thống háo các thông tin, tự động thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin, hạn chế sai sót xảy ra.
Công ty liên tục cập nhật lên phiêm bản mới nhất phần mềm HTKK của Cục thuế (hiện tại là phiên bản HTKK 4.3.8) nhằm sử dụng tối đa các tính năng của phần mềm, không bị gián đoạn khi kê khai và nộp thuế trên trang thuedientu.
Kế toán trưởng luôn cập nhật thường xuyên và phổ biến những quy định thay đổi về hạch toán, về thuế, mức đóng bảo hiểm…… cho các kế toán viên, đảm bảo hạch toán, kê khai đúng quy định