CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
2.2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tokyo Consulting
Công ty TNHH Tokyo Consulting hạch toán và theo dõi lương và các khoản trích theo lương phải đảm bảo chính xác, tuân thủ Luật kế toán và các thông tư, nghị định Nhà nước ban hành liên quan đến Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Bộ luật Lao động 45/2019/QH14
- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP
- Luật Bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11
- Thông tư 111/2013/TT-BTC
Kế toán lương phải theo dõi lao động cụ thể, lưu trữ các chứng từ: Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng học việc, chứng từ thanh toán lương, giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước một cách khoa học, ngăn nắp để tiện theo dõi Công ty trả lương cho nhân viên theo lương Gross (lương thực nhận bằng tổng lương trên HĐLĐ trừ đi các loại bảo hiểm khấu trừ vào lương, trừ thuế thu nhập cá nhân), thanh toán lương vào ngày 15 hàng tháng
Bảng lương hàng tháng được kế toán xử lý và trình giám đốc ký duyệt, bảng chấm công hàng tháng được gửi từng nhân viên soát lại trước khi lên bảng lương. 2.2.1.1. Đặc điểm Lao động và yêu cầu quản lý Lao động:
* Đặc điểm:
Công ty có tổng 26 lao động, phân thành nhân viên tại văn phòng Hà Nội và
TP HCM. Ngoài ra còn phân loại theo lương nhân viên người Nhật và lương nhân viên người Việt khi hạch toán và theo dõi lương
Căn cứ vào giới tính, công ty phân loại lao động thành 2 nhóm chính: Lao động nam và lao động nữ: trong đó có 7 lao động nam và 19 lao động nữ
Căn cứ vào vai trò, công ty theo dõi và hạch toán theo 2 nhóm: nhân viên quản lý và nhân công trực tiếp
Căn cứ vào cấp bậc, lực lượng lao động của công ty phân thành:
+ Nhóm nhân viên quản lý: Giám đốc, trợ lý giám đốc, Quản lý phòng kế toán, kế toán trưởng
+ Nhóm nhân công trực tiếp: Phân thành Senior và Junior
• Senior: Nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề (từ 5 năm trở lên)
• Junior: Nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong nghề dưới 5 năm
* Yêu cầu quản lý:
Công ty có sổ quản lý lao động để theo dõi, kiểm tra và quản lý lao động. Sổ này được kế toán trưởng lập bản điện tử và lưu trữ bản giấy. Sổ quản lý lao động phải đảm bảo các thông tin cơ bản về người lao động, gồm:
- Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú; số thẻ căn cước công dân (CMND) hoặc hộ chiếu;
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia BHXH
- Tiền lương, nâng bậc, nâng lương
- Số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Trong công tác quản lý lao động, công ty áp dụng quản lý bằng nội quy, điều
lệ, quy định ghi rõ bằng văn bản, thường xuyên theo dõi, kiểm tra số lượng và giờ giấc làm việc của nhân viên.
2.2.1.2. Đặc điểm tiền lương:
Công ty tính lương theo hình thức lương Gross, lương hàng tháng được nhận tính theo lương thời gian, dựa theo bảng chấm công. Kỳ tính lương tính từ ngày
mùng 1 hàng tháng đến ngày cuối tháng, thanh toán lương bằng hình thức chuyển khoản vào ngày 15 hàng tháng.
Kế toán soạn hợp đồng lao động và căn cứ vào mức lương trên hợp đồng lao động để tính lương hàng tháng cho nhân viên dựa trên số ngày làm việc thực tế. Từ bảng chấm công đã chốt, kế toán lên bảng lương, tính tổng thu nhập lương và các khoản theo lương, tính bảo hiểm khấu trừ lương, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ lương, từ đó tính lương thực nhận sau khi đã khấu trừ bảo hiểm và thuế TNCN.
Ngày cuối tháng, dựa vào bảng lương, bảng tính bảo hiểm, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán. Ngày 15 hàng tháng khi có sao kê thanh toán lương của ngân hàng, kế toán dựa vào đó để hạch toán bút toán thanh toán lương, cuối kỳ in các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết của các thành phần của kế toán lương
và các khoản trích theo lương.
2.2.1.3. Đặc điểm các khoản trích theo lương:
Công ty TNHH Tokyo Consulting thực hiện đúng quy định chính sách của Nhà nước bằng cách trợ cấp cho cán bộ công nhân viên khi gặp những trường hợp như ốm đau, thai sản nghỉ phép…Về trợ cấp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, kế toán Công ty căn cứ vào các chứng từ liên quan, lập phiếu trợ cấp theo lương cơ bản
và tỷ lệ cán bộ công nhân viên được hưởng.
Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.
- BHXH:
Theo chế độ hiện hành, BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 25,5% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên trong từng kỳ kế toán, trong đó:
- Người sử dụng lao động phải chịu 17.5% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Người lao động phải chịu 8% trên tổng quỹ lương bằng cách khấu trừ vào lương của họ
- BHYT:
Quỹ BHYT là quỹ dung để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh, được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 4.5% trên tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên, trong đó:
- Người sử dụng lao động phải chịu 3% bằng cách khẩu trừ và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Người lao động phải chịu 1.5% bằng cách khấu trừ vào lương của họ.
- KPCĐ:
Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp.
Theo quy định hiện hành KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ kế toán và được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong
đó 1% dành cho công đoàn cơ sở hoạt động và 1% nộp cho công đoàn cấp trên.
- BHTN:
BHTN là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho người lao động khi họ bị mất việc làm. Theo quy định hiện hành BHTN được trích theo tỷ lề 2% trên tổng tiền lương phải trả cho từng kỳ kế toán , trong đó người sử dụng lao động đóng 1% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động chịu 1% bằng cách khấu trừ vào lương của họ.