CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAPO
2.2.1. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, doanh thu tài chính và các khoản thu nhập khác
* Công ty Cổ phần Công nghệ SAPO đặc thù là doanh nghiệp thương mại-dịch vụ nên doanh thu chủ yếu của công ty bao gồm: Doanh thu bán thành phẩm, hàng hóa và Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Doanh thu là toàn bộ lợi ích kinh tế mà Công ty thu được bao gồm: Doanh thu từ bán các thiết bị phần cứng, tên miền, phần mềm và các dịch vụ được công ty cung cấp cho khách hàng; Doanh thu hoạt động tài chính; Thu nhập khác.
2.2.1.1. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Phương thức bán hàng và hình thức thanh toán
Hiện công ty chỉ sử dụng chủ yếu hình thức bán hàng: phương thức bán hàng trực tiếp (bán lẻ). Theo phương thức này, hai bên có nhu cầu sẽ trực tiếp
liên hệ với nhau, khi thỏa thuận xong sẽ trực tiếp ký hợp đồng. Nhân viên bán hàng căn cứ vào hợp đồng giao hàng hóa và viết biên bản giao nhận hàng hóa, công ty sẽ xuất hóa đơn đầu ra cho đơn vị khách hàng. Kế toán xác định doanh thu bán hàng và theo dõi công nợ theo các hợp đồng đã thanh toán, chưa thanh toán và thanh toán thiếu.
Với việc áp dụng phương thức bán hàng như vậy, cho nên hiện nay Công
ty đang áp dụng một số hình thức thanh toán như sau.
+ Thanh toán bằng tiền mặt
+ Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
+ Thanh toán chậm (bán chịu): Công ty cho phép khách hàng thanh toán sau một thời gian nhất định và kế toán mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình
các khách hàng truyền thống, thường xuyên hay khách hàng đã có uy tín đối với công ty. Thời hạn thanh toán chậm nhất thường là 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn GTGT và thanh toán chuyển khoản qua tài khoản của công ty tại các ngân hàng.
Nội dung doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty bao gồm: Doanh
thu từ phần mềm, các thiết bị phần cứng, tên miền và các dịch vụ mà công ty cung cấp như phí kết nối,… Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động của Công ty.
Điều kiện ghi nhận doanh thu: thỏa mãn 5 điều kiện ghi nhận Doanh thu
bán hàng và 4 điều kiện ghi nhận Doanh thu cung cấp dịch vụ theo chuẩn mực
kế toán số 14.
Thời điểm ghi nhận doanh thu:
(1) Đối với hoạt động bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua (trùng với thời điểm lập hóa đơn).
(2) Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành vịêc cung ứng dịch
vụ cho người mua hoặc thời điểm lập hoá đơn. Trường hợp thời điểm lập hoá đơn xảy ra trước thời điểm dịch vụ hoàn thành thì thời điểm xác nhận doanh thu được tính theo thời điểm lập hoá đơn.
Công ty thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, do vậy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp là doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT.
Chứng từ sử dụng:
Là các chứng từ thu, chi, hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT), phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế, ủy nhiệm chi của ngân hàng (trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng), Séc chuyển khoản, Séc thanh toán, GBC của ngân hàng, bảng sao kê tài khoản của ngân hàng...
Tài khoản kế toán
Doanh nghiệp sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ. TK này được chia thành các TK cấp 2 như sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa (Chi tiết cho từng loại)
- TK 5111ct: Doanh thu bán hàng hóa – hàng chịu thuế
TK 5111ct-spc: Doanh thu bán hàng hóa – Sapo cứng
…
- TK 5111kct: Doanh thu bán hàng hóa – hàng không chịu thuế
TK 5111kct-dv: Doanh thu bán hàng hóa – Tên miền Việt Nam
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm (Chi tiết cho từng loại)
- TK 5112ct: Doanh thu bán thành phẩm – hàng chịu thuế
TK 5112ct-qc: Doanh thu bán thành phẩm – Quảng cáo
…
- TK 5112kct: Doanh thu bán thành phẩm – hàng không chịu thuế
TK 5112kct-sp: Doanh thu bán thành phẩm – Phần mềm Sapo
TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ (Chi tiết cho từng loại)
TK 5113ct-ex: Doanh thu cung cấp dịch vụ_Express
…
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác để hạch toán: TK111 (chi tiết TK 1111: tiền Việt Nam), TK 112 (chi tiết
TK 1121: tiền Việt Nam, TK 1122: Ngoại tệ) , 131 (chi tiết từng đối tượng khách hàng), 333,…
Sổ kế toán sử dụng
Sổ kế toán sử dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, do đó kế toán sử dụng những sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 511, TK 131, TK 111, TK 112…, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng…
Quy trình ghi nhận
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ căn cứ vào hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu hoặc giấy báo có để lập hóa đơn GTGT. Từ ngày 21/8/2019 công ty đã áp dụng Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hiện tại công ty đang sử dụng hóa đơn điện tử do MISA cung cấp.
Dù là nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay hay chưa thanh toán thì công ty luôn sử dụng TK 131 làm tài khoản trung gian để tránh hạch toán trùng và thuận tiện cho việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng.
Trích dẫn số liệu nghiệp vụ kinh tế tháng 12 tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAPO:
Ngày 29/12/2020, xuất kho 1 máy in hóa đơn XP-K200L bán cho Công
ty TNHH Hamesco Việt Nam, với giá bán chưa thuế là 1.681.818 đồng, thuế GTGT 10% theo hợp đồng 03-PLTN/2716/1220-Sapo ký ngày 29/12/2020. Công ty TNHH Hamesco Việt Nam đã thanh toán toàn bộ tiền hàng qua TK tiền gửi ngân hàng ngày 30/12/2020 (GBC106.20/12/30). Ngày 29/12/2020 Công ty CP Công nghệ SAPO đã xuất hóa đơn GTGT số 0057048 cho khách hàng.
Bút toán ghi nhận doanh thu như sau:
Nợ TK 131: 1.850.000
Có TK 5111: 1.681.818
Có TK 3331: 168.182
Nợ TK 112: 1.850.000
Có TK 131: 1.850.000
Hình 1.6: Giấy báo có
Căn cứ vào hợp đồng mua bán (Phụ lục I), phiếu xuất kho; kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm kế toán:
Từ giao diện màn hình chính chọn phân hệ Bán hàng/Bán hàng hóa,
dịch vụ trong nước/Chứng từ bán hàng. Kế toán tiến hành nhập số liệu.
+ Mã khách hàng: 0107469919 CÔNG TY TNHH HAMESCO VIỆT NAM
+ Mã số thuế: tự cập nhật theo danh mục khách hàng đã nhập từ trước + Địa chỉ: tự cập nhật theo danh mục khách hàng đã nhập từ trước
+ Ngày hạch toán : 29/12/2020
+ Ngày chứng từ: 29/12/2020
+ Số chứng từ: 19E-002/0057048
+ Diễn giải: Máy in hóa đơn XP-K200L + 03/PLTN/2716/1220-Sapo + VN.HN/OUT/02427
+ Mã hàng: XP-K200L. Sau đó thông tin về Tên vật tư, Đvt, Đơn giá sẽ
tự động hiện ra.
+ Số lượng: 1 ĐVT: cái
+ Đơn giá: 1.681.818
Khi đó, phần mềm sẽ tự tính cột Thành tiền và thuế.
+ Ấn Alt + C hoặc ấn Cất. Kết thúc quá trình nhập liệu
Hình 1.7: Màn hình nhập liệu chứng từ bán hàng trên phần mềm
Căn cứ vào giấy báo có, kế toán hạch toán nghiệp vụ thu tiền ngân hàng (khách hàng thanh toán tiền)
Từ giao diện màn hình chính chọn phân hệ Ngân hàng/ Thu, chi tiền/
Thu tiền. Kế toán tiến hành nhập số liệu.
+ Đối tượng: 0107469919 CÔNG TY TNHH HAMESCO VIỆT NAM + Địa chỉ: tự cập nhật theo danh mục khách hàng đã nhập từ trước
+ Ngày hạch toán : 30/12/2020
+ Ngày chứng từ: 30/12/2020
+ Số chứng từ: BC106.20/12/30
+ Nộp vào tài khoản: 1121bid-68
+ Lý do thu: Thu khác
Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Đối tượng Tên đối tượng Máy in
hóa đơn
XP-K200L
1121bid-
68
131 1.681.818 0107469919 CÔNG TY TNHH
HAMESCO VIỆT
NAM Vat-spc 1121bid-
68
131 168.182 0107469919 CÔNG TY TNHH
HAMESCO VIỆT
NAM + Ấn Alt + C hoặc ấn Cất. Kết thúc quá trình nhập liệu
Hình 1.8: Màn hình nhập liệu thu tiền ngân hàng trên phần mềm
* Khi lập chứng từ bán hàng, kế toán tích “Lập kèm hóa đơn”, thực hiện Phát hành HĐĐT (ký hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn vào email của khách hàng)
* Sau khi kết thúc nhập dữ liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì thông tin trên hóa đơn bán hàng và chứng từ liên quan sẽ tự động cập nhật số liệu
vào sổ nhật ký chung, từ sổ nhật ký chung sẽ tự động cập nhật số liệu sang sổ chi tiết TK 511, TK 111, TK 131,…, sổ quỹ tiền mặt. Cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu về TK 911 để xác định kết quả.
Hình 1.9: Hóa đơn bán hàng số 0057048
2.2.1.2. Thực trạng kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh nghiệp không có các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán vì đối với khách hàng thường xuyên và mua sản phẩm với số lượng lớn đã được công ty bán cho với giá ưu đãi hơn bán lẻ, giá này đã được hai bên thỏa thuận từ lúc kí hợp đồng khi có báo giá từ phía công ty.
Các khoản giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp chủ yếu xuất phát từ
các khoản hàng bán bị trả lại. Trường hợp này có thể xảy ra một phần là do doanh nghiệp cung cấp hàng hóa sai quy cách, phẩm chất, kích cỡ… so với hợp đồng mua bán.
Thời điểm điều chỉnh giảm doanh thu: Hàng bán bị trả lại phát sinh cùng kỳ
tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ phát sinh ( ghi bên nợ TK 511).
Chứng từ sử dụng:
Là Hóa đơn GTGT, phiếu Thu, Giấy báo có, Phiếu xuất kho, Hợp đồng kinh tế, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại,...
Tài khoản sử dụng:
Doanh nghiệp sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ. TK này được chia thành các TK cấp 2 như sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
Các TK 5111, TK 5112, TK 5113 (mở sổ chi tiết theo từng loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ để theo dõi)
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác để hạch toán: TK 131 (chi tiết từng đối tượng khách hàng), TK 333,…
Sổ kế toán sử dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, do đó
kế toán sử dụng những sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 511, TK 131,…, Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng…
Quy trình ghi nhận
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán sẽ căn cứ vào hợp đồng bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản điều chỉnh hóa đơn, hóa đơn đã xuất
để lập hóa đơn điều chỉnh (trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã
kê khai thuế).
Trích dẫn số liệu nghiệp vụ kinh tế tháng 12 tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAPO:
Ngày 30/11/2020, Công ty CP Công nghệ SAPO ký hợp đồng bán hàng với ông Ngô Nguyên Dương, công ty đã giao hàng và xuất hóa đơn số 0052890 ngày 30/11/2020. Đến ngày 01/12/2020, Ông Ngô Nguyên Dương trả lại hàng hóa do sai mặt hàng. Công ty CP Công nghệ SAPO đã nhập kho đủ số hàng trên.
Bút toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 511: 3.926.364
Nợ TK 3331: 392.636
Có TK 131: 4.319.000
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT số 0052890, hợp đồng
mua bán, biên bản điều chỉnh hóa đơn; kế toán hạch toán nghiệp vụ hàng bán
bị trả lại trên phần mềm.
Từ giao diện màn hình chính chọn phân hệ Bán hàng/ Hàng bán bị trả
lại. Kế toán tiến hành nhập số liệu.
+ Khách hàng: 023527029 NGÔ NGUYÊN DƯƠNG
+ Diễn giải: Điều chỉnh giảm thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán của hóa đơn số 0052890, ký hiệu SP/19E ngày 30/11/2020 do hàng bán bị trả lại + SRN00648.
+ Ngày hạch toán : 01/12/2020
+ Ngày chứng từ: 01/12/2020
+ Số chứng từ: TL-HĐ 0051239
Mã hàng Tên hàng TK trả lại TK công
nợ
ĐVT Số
lượng
Đơn giá
Decal
35’22
Giấy decal thường
35mm x 22mm x50
5111ct- spc
131 cuộn 1,00 90.000,00
TSC TE-
200
Máy in mã vạch
TSC TE200
5111ct- spc
131 cái 1,00 3.627.273,
00 Mucin
10x300
Mực in wax 110 x
300m
5111ct- spc
131 cuộn 1,00 209.091,
00 Sau đó, phần mềm sẽ tự tính cột Thành tiền và thuế.
+ Ấn Alt + C hoặc ấn Cất. Kết thúc quá trình nhập liệu
Hình 1.10: Màn hình nhập liệu hàng bán bị trả lại trên phần mềm
* Kế toán lập hóa đơn điều chỉnh, thực hiện Phát hành HĐĐT điều chỉnh (ký hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn vào email của khách hàng).
* Sau khi kết thúc nhập dữ liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì thông tin trên hóa đơn điều chỉnh và chứng từ liên quan sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ
nhật ký chung, từ sổ nhật ký chung sẽ tự động cập nhật số liệu sang sổ cái, chi tiết liên quan như sổ cái TK 511, TK 111, TK 131, sổ chi tiết TK 5111… Cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu về TK 911 để xác định kết quả.
Hình 2.1 Hóa Đơn điều chỉnh hàng bán bị trả lại
* Cuối tháng, kế toán xuất in Sổ Cái TK 511 bằng các thao tác sau: Từ màn hình giao diện MISA, chọn đường dẫn Báo cáo/Tổng hợp/Sổ cái (Hình
thức nhật kí chung), Click vào ô Chọn tham số, màn hình xuất hiện một
bảng, ta điền các thông tin sau:
+ Từ ngày 01/12/2020
+ Đến ngày 31/12/2020
+ Chọn TK 511
Ấn “Đồng ý” sau đó ấn “In” để in sổ cái TK 511 Hoặc ấn “xuất khẩu” để phần mềm kết xuất ra excel sổ cái TK 511.
Biểu mẫu 1.1: Trích sổ cái tài khoản 511
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAPO
P1006, B6 Khu đô thị Mỹ Đình 1, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội
Mẫu số: S03b-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Năm 2020
Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ngày,
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung Số hiệu
TK đối ứng
Số tiền
Ngày tháng Số hiệu Trang
số
STT dòn
g
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
- Số dư đầu kỳ - -
- Số phát sinh trong kỳ
01/12/2020 01/12/2020 19E-
002/0053006
Bán hàng CHI NHÁNH – CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH
VIÊN VIỄN THÔNG QUỐC TẾ FPT theo hóa đơn 0053006 131 63.540
01/12/2020 01/12/2020 19E-
002/0053007
Tính năng tùy biến phần mềm Sapo site: myvietgroup + 02-
PLTN/2681/0720-Sapo 131 970.000
… … … … … …. ….
01/12/2020 01/12/2020 TL-
HĐ0052890
Điều chỉnh giảm thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán của hóa đơn số 0052890, ký hiệu SP/19E ngày 30/11/2020 do hàng bán
bị trả lại + SRN00648
131 3.926.364
… … … … … …
29/12/2020 29/12/2020 19E-
002/0057048
Máy in hóa đơn XP-K200L + 03/PLTN/2716/1220-Sapo +
VN.HN/OUT/02427 131 1.681.818
…. … …. … … … …
31/12/2020 31/12/2020 KCNam.20/31
/12 Kết chuyển lãi lỗ đến ngày 31/12/2020 911 163.698.827.535
- Cộng số phát sinh 164.467.437.698 164.467.437.698
- Số dư cuối kỳ - -
2.2.1.3 Thực trạng kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Công ty Cổ phần Công Nghệ SAPO là một doanh nghiệp thương mại dịch vụ nên tại công ty, các khoản doanh thu hoạt động tài chính không phải
là các khoản doanh thu chủ yếu và đáng kể. Đặc biệt, tiền thân của công ty là công ty Startup, nguồn vốn chủ yếu là từ các nhà đầu tư trong và ngoài nước.
Vì vậy, hoạt động tài chính của công ty có một số đặc điểm như sau:
+ Công ty không có hoạt động đầu tư tài chính.
+ Công ty không có hoạt động cho vay và vay vốn.
+ Công ty không có hoạt động buôn bán ngoại tệ.
Do vậy doanh thu hoạt động tài chính chỉ bao gồm khoản lãi được
hưởng từ tiền gửi Ngân hàng.
Điều kiện ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính: thỏa mãn điều kiện
doanh thu hoạt động tài chính phát sinh từ lãi tiền gửi ngân hàng đã được xác định một các tương đối chắc chắn và có khả năng thu được lợi ích từ lãi tiền gửi ngân hàng.
Thời điểm ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính: Thời điểm Ngân
hàng gửi thông báo về lãi tiền gửi trong tháng.
Chứng từ sử dụng
Sao kê tài khoản ngân hàng (sổ phụ) doanh nghiệp nhận được vào cuối tháng. Ngoài ra, có Bảng tính lãi tiền gửi, Giấy báo có của Ngân hàng,…
Tài khoản sử dụng
Doanh nghiệp sử dụng TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (Do doanh thu hoạt động tài chính chỉ chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu nên công ty không mở tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi chi tiết).
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng tài khoản liên quan khác để hạch toán: TK
112 (chi tiết TK 1121: tiền Việt Nam)
Sổ kế toán sử dụng
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, do đó
kế toán sử dụng những sổ kế toán sau: Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 515, TK
112, Sổ tiền gửi ngân hàng.
Quy trình ghi nhận
Hàng tháng, khi nhận được thông báo của Ngân hàng về lãi tiền gửi, căn
cứ vào Giấy báo có cùng các chứng từ liên quan khác, kế toán hạch toán doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong tháng của tiền gửi ngân hàng vào phần mềm.
Trích dẫn số liệu nghiệp vụ kinh tế tháng 12 tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAPO:
Ngày 31/12/2020, nhận được thông báo trả lãi tiền gửi tháng 12/2020 tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam - Chi nhánh Ba Đình, số tiền là 929.486 đồng.
Bút toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1121: 929.486
Có TK 515: 929.486
* Căn cứ vào sao kê tài khoản do ngân hàng gửi đến, giấy báo có; kế toán hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng.
Từ giao diện màn hình chính chọn phân hệ Ngân hàng/ Thu, chi tiền/
Thu tiền. Kế toán tiến hành nhập số liệu.
+ Nộp vào TK: 1121tech-21
+ Đối tượng, ngân hàng tự cập nhật
+ Lý do thu: Thu khác, Tra lai so du tren tai khoan – thang 12/2020 + Ngày hạch toán : 31/12/2020
+ Ngày chứng từ: 31/12/2020
+ Số chứng từ: BC212.20/12/31
+ Diễn giải: Tra lai so du tren tai khoan – thang 12/2020