BÀI 2. KẾ TOÁN THÀNH LẬP CÔNG TY
2.2. KẾ TOÁN CHI PHÍ THÀNH LẬP CÔNG TY
Chi phí thành lập công ty bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thành lập công ty. Quá trình thành lập công ty được bắt đầu từ sau khi các thành viên sáng lập ký hợp đồng về việc thành lập công ty, nghiên cứu thị trường, lập và thẩm định dự án đầu tư, xúc tiến làm các thủ tục xin giấy phép thành lập… đến khi công ty
Kế toán công ty – Bài 2 Trang 5
bắt đầu hoạt động. Các chi phí phát sinh trong quá trình này thường bao gồm: các chi phí nghiên cứu, thăm dò thị trường, lập và thẩm định dự án đầu tư, chi phí hội họp, chi phí về tư vấn pháp luật, lệ phí xin giấy phép…
Trong thực tế, các thành viên góp vốn hoặc các cổ đông sáng lập chỉ góp vốn sau khi công ty đã được câp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty cũng chỉ
mở và ghi sổ kế toán khi bắt đầu công ty hoạt động. Do vậy, các chi phí phát sinh khi thành lập doanh nghiệp có thể đợc một hoặc một số thành viên sang lập của công ty ứng trước để thanh toán. Các chứng từ liên quan đến chi phí thành lập công ty phải được lưu giữ để bàn giao lại cho kế toán khi công ty mở sổ bắt đầu thực hiện công tác
kế toán. Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán tập hợp chứng từ, lập bảng kê xác định chi phí thành lập phát sinh và hạch toán trên sổ kế toán. Để tiện cho việc thanh toán, các bảng kê nên lập theo từng thành viên sáng lập. Số tiền ứng trước của các thành viên sáng lập hoặc các cổ đông sáng lập sẽ được trả lại khi công ty hoạt động, hoặc ghi giảm phần vốn góp theo cam kết của các thành viên này.
Các bút toán hạch toán cụ thể như sau:
- Căn cứ vào chi phí phát sinh trên bảng liệt kê liên quan đến việc thành lập công ty đã được các thành viên sáng lập thanh toán bằng tiền riêng của họ, kế toán ghi:
Nợ TK "Chi phí thành lập công ty":
Có TK "Phải trả TV sáng lập”
Các chi phí thành lập CTy phát sinh
Kế toán phải mở số theo dõi chi tiết số tiền phải thanh toán cho từng thành viên sáng lập.
- Khi trả lại số tiền ứng trước để làm thủ tục thành lập công ty cho các thành viên, căn cứ vào phiếu chi tiền và các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK " Phải trả TV sáng lập ":
Có TK "Tiền mặt”, “TGNH”
Thanh toán chi phí thành lập công ty
Nếu chuyển thành phần vốn góp của thành viên sáng lập:
Nợ TK " Phải trả TV sáng lập ":
Có TK "Vốn góp”
Giá trị vốn góp được khấu trừ
- Đối với các hoá đơn, chứng từ chưa thanh toán liên quan đến thành lập công
ty, kế toán ghi:
Kế toán công ty – Bài 2 Trang 6
Nợ TK "Chi phí thành lập công ty":
Có TK "Phải trả nhà cung cấp”
Các chi phí thành lập cty phát sinh
- Ở một số nước có quy định, khi kết thúc quá trình thành lập, khi công ty bắt đầu hoạt động, kế toán kết chuyển chi phí thành lập trên TK “Chi phí thành lập doanh nghiệp” sang TK “Tài sản cố định vô hình” nếu các chi phí phát sinh lớn:
Nợ TK "TSCĐ vô hình":
Có TK "Chi phí thành lập công ty”
Tổng chi phí thành lập cty phát sinh
Trong quá trình hoạt động, kế toán tính và phân bổ mức khấu hao phải trích của TSCĐ vô hình trên vào chi phí kinh doanh. Quy định về thời gian tính khấu hao chi phí thành lập doanh nghiệp ở các nước cũng có sự khác nhau. Theo chuẩn mực quốc tế
số 38 (IAS 38) thời gian khấu hao TSCĐ vô hình tối đa là 20 năm. Khi trích khấu hao TSCĐ vô hình kế toán ghi:
Nợ TK "Chi phí kinh doanh":
Có TK "Hao mòn TSCĐ vô hình”
Khấu hao chi phí thành lập công ty
- Ở Việt Nam, chuẩn mực kế toán 04 “Tài sản cố định vô hình” quy định: chi phí thành lập công ty được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian không quá 3 năm. Do vậy, khi kết thúc quá trình thành lập doanh nghiệp, kế toán kết chuyển chi phí thành lập doanh nghiệp phát sinh vào TK
“Chi phí trả trước” bằng bút toán:
Nợ TK "Chi phí trả trước":
Có TK "Chi phí thành lập công ty”
Tổng CP thành lập cty phát sinh
- Hàng tháng, kế toán tính và phân bổ chi phí thành lập công ty vào chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ theo bút toán:
Nợ TK "Chi phí kinh doanh":
Có TK " Chi phí trả trước dài hạn”
Chi phí thành lập cty phân b trong kỳ
- Nếu chi phí thành lập doanh nghiệp phát sinh nhỏ, kế toán kết chuyển toán bộ chi phí SXKD trong năm mà không cần phân bổ dần trong thời hạn tối đa 3 năm. Căn
cứ chi phí phát sinh kế toán ghi:
Nợ TK "Chi phí QLKD":
Có TK " Chi phí thành lập công ty”
Tổng chi phí thành lập cty phátsinh
Kế toán công ty – Bài 2 Trang 7
Phương pháp kế toán chi phí thành lập công ty có thể được khái quát thông qua sơ đồ 2.1 sau đây:
Sơ đồ 2.1. Kế toán chi phí thành lập
Chú thích:
(1) - Chi phí thành lập công ty phải trả lại cho thành viên sáng lập.
(2a) - Trả lại tiền ứng trước cho thành viên sáng lập.
(2b) - Chuyển số tiền ứng trước thành vốn góp của thành viên sáng lập.
(3) - Kết chuyển chi phí thành lập doanh nghiệp thành TSCĐ vô hình hoặc vào
TK “Chi phí trả trước”.
(4) - Kết chuyển chi phí thành lập doanh nghiệp vào chi phí SXKD nếu phát sinh nhỏ.
Ví dụ 2.1. Ba ông Trí, kề, Tuyên dự định thành lập công ty cổ phần Hồng Đức.
Theo hợp đồng thoả thuận và ký kết giữa ba ông, các chi phí chi cho việc chuẩn bị dự
án và làm thủ tục thành lập công ty sẽ do ông Trí và ông Kề thanh toán bằng tiền của mình. Số tiền này sẽ được trừ vào phần vốn phải góp của hai ông.
Trong quá trình chuẩn bị thành lập công ty, ông Trí và ông Kề đã ứng trước chi cho các khoản sau: (đvt: 1.000 đồng).
Ông Trí:
Chi nghiên cứu thị trường: 10.000.
Chi lập và thẩm định dự án: 20.000.
Cộng: 30.000.
Ông Kề:
TK “Tiền mặt”,
“TGNH”
TK “Phải trả
TV sáng lập”
TK “CP thành lập cty”
TK “TSCĐ VH”
“CP trả trước”
TK “Vốn góp” TK “CPKD”
2a (1) 3
4 2b
Kế toán công ty – Bài 2 Trang 8
Chi thuế tư vấn pháp luật: 5.000.
Các chi phí khác: 10.000.
Cộng: 15.000.
Công ty được cấp phép kinh doanh và hoạt động từ 01/06/2013. Trong ngày này ông Trí tập hợp toàn bộ các chứng từ về các khoản chi nói trên lập bảng kê và bàn giao cho kế toán công ty.
- Khi nhận được bảng kê và toàn bộ chứng từ về các khoản chi phí thành lập công ty của hai ông Trí và Kề, kế toán ghi các bút toán sau:
Bút toán 1:
Nợ TK "Chi phí thành lập công ty": 45.000
Có TK "Phải trả cổ đông sáng lập" (ông Trí): 30.000
Có TK "Phải trả cổ đông sáng lập" (ông Kề): 15.000
- Phản ánh việc chuyển số tiền ứng trước thành vốn góp của mỗi ông:
Bút toán 2:
Nợ TK "Phải trả cổ đông sáng lập" (ông Trí): 30.000
Có TK "Vốn góp của chủ SH" (ông Trí): 30.000
Bút toán 3:
Nợ TK "Phải trả cổ đông sáng lập" (ông Kề): 15.000
Có TK " Vốn góp của chủ SH " (ông Kề): 15.000
Bút toán 4: Kết chuyển chi phí thành lập khi công bắt đầu hoạt động
Nợ TK "Chi phí trả trước": 45.000
Có TK "Chi phí thành lập doanh nghiệp”: 45.000