TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG NAM PHÁT
2.4. Nhận xét chung về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Phương Nam Phát
Một là, quy trình rất rõ ràng và hầu như các công đoạn của quy trình đều được làm trên hệ thống nên việc truyền dữ liệu điện tử tiện lợi và tiết kiệm thời gian hơn, thông tin cũng chính xác hơn. Bên cạnh đó, hệ thống giúp nhân viên Phương Nam Phát có thể nhận thông tin từ hãng tàu hay khách hàng và ngược lại mà không mất quá nhiều thời gian. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong khâu xem xét mức giá cước tốt để báo cho khách hàng, đồng thời tạo mối quan hệ hợp tác bền vững với các hãng tàu lớn, uy tín nhằm đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Hai là, riêng bộ phận đường biển với đội ngũ nhân viên chuyên môn cao giúp giảm bớt những sai sót khi quá nhiều việc cùng một lúc dễ mất tập trung thì vẫn có thể cập nhật và xử lý vấn đề nhanh hơn. Đồng thời các nhân viên cũng được chuyên môn hóa trong việc làm hàng riêng theo hàng như có riêng nhóm làm hàng cho khách hàng chủ chốt hoặc theo mỗi chuyến đi đến từng khu vực, ví dụ một nhân viên sẽ phụ trách toàn bộ đến một nước duy nhất là Anh, Đức hay Tây Ban Nha ... Mỗi nhân viên sẽ có hiểu biết và chuyên môn riêng để giúp cho hàng hóa luôn được theo dõi sát sao, dễ dàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng khi cần một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Ba là, cơ cấu tổ chức trực tuyến, đảm bảo việc kết hợp điều hành và quản lí một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả. Các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh chóng. Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận phối hợp ăn ý với nhau trong việc làm chứng từ, đảm bảo cho hàng hóa được xuất khẩu
Bốn là, tuy phân chia công việc cụ thể từng nhóm riêng nhưng cách làm việc nhóm ở đây vẫn có sự hỗ trợ nhau để đạt hiệu quả tối đa, mọi người có thể giúp đỡ lẫn nhau khi gặp vấn đề xảy ra hoặc phải đảm nhận công việc của người bên cạnh khi người này không có mặt lúc đó.
Vì thế, môi trường làm việc ở Phương Nam Phát luôn tạo cảm giác chuyên nghiệp nhưng không kém phần thân thiện và gần gũi giữa mọi người với nhau.
2.4.2. Điểm yếu
Bên cạnh những ưu điểm thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng có những mặt hạn chế cần phải khắc phục . Và Phương Nam Phát cũng không ngoại lệ khi công ty vẫn còn một số điểm cần hoàn thiện để luôn giữ vững vị trí dẫn đầu thị trường.
Chưa chủ động trong công tác nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại
Như đã phân tích ở trên, công tác nghiên cứu thị trường mà công ty tiến hành trên thị trường còn kém hiệu quả. Công ty thường sử dụng các chính sách phản ứng lại khách hàng khi khách hàng liên lạc để hỏi hàng chứ không chủ động nghiên cứu thị trường. Các thông tin công ty thu nhập được chủ yếu là các thông tin thứ cấp nên không chất lượng không cao. Điều đó cho thấy sự thụ động của công ty trong việc tiếp cận thông tin do chưa thấy rõ được tầm quan trọng của nghiên cứu thị trường
Công ty hiện chưa có phòng marketing riêng vì thế nên các hoạt động nghiên cứu chưa được chú trọng thích đáng, còn bỏ qua nhiều thông tin, quá trình xử lý thông tin chưa kịp thời và thiếu chính xác. Nguồn thông tin cung cấp cho phòng xuất nhập khẩu không đúng lúc hoặc chưa đầy đủ dẫn đến rơi vào thế bị động trong những trường hợp biến động của thị trường. Đây là mặt hạn chế lớn nhất cuả công ty, bởi muốn tăng giá trị xuất khẩu thì thương hiệu là một yếu tố vô cùng quan trọng.
Hiện nay công tác xúc tiến thương mại, mở rộng thị trường xuất khẩu chưa được quan tâm đúng mức. Công tác tiếp thị, quảng cáo và tiếp xúc thương mại của công ty vẫn còn tiến hành rời rạc. Công ty chỉ mới thực hiện quảng cáo qua Internet là chủ yếu và hầu như không xuất hiện trên các chương trình quảng cáo như hội chợ thương mại, nhưng quảng cáo qua Internet cũng vẫn chưa thực sự mạnh. Chưa
thường xuyên có những ưu đãi với khách hàng như giảm giá, giá ưu đãi với khách hàng quen thuộc.
Công tác thu mua nguyên liệu gặp nhiều khó khăn
Thu mua là khâu quan trọng quyết định đầu vào của việc xuất khẩu, nếu tổ chức công tác thu mua không tốt sẽ dẫn đến công ty không mua được hàng hoặc mua hàng với giá cao làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận. Ngoài ra, có thể dẫn đến nguồn hàng bất ổn, chất lượng không đảm bảo
do nôn nóng trong quá trình thu mua làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh
và uy tín của công ty. Nâng cao hiệu quả của công tác thu mua nguyên liệu đầu vào để sản xuất xuất khẩu nhằm rút ngắn thời gian thu mua, giảm thiểu chi phí trong công tác thu mua để tăng lợi nhuận cho công ty.
Hiện nay, công tác thu mua sản xuất còn nhiều bất cập: các cơ sở chi nhánh ở các tỉnh thực hiện gom hàng không đủ về số lượng hoặc hàng không đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu; việc thu mua còn lộn xộn vẫn còn xảy ra tình trạng tranh mua, tranh bán, chi phí thu mua còn cao, phương pháp thu mua còn lạc hậu chưa phát huy, chưa tận dụng được hết khoa học công nghệ.
Chi phí cho dịch vụ của công ty vẫn còn khá cao
Vì nhiều yếu tố bên trong và ngoài công ty, chi phí dịch vụ của công
ty, ở một số trường hợp vẫn còn khá cao
Vấn đề này làm giảm khả năng cạnh tranh so với công ty nước ngoài. Chưa áp dụng công nghệ thông tin trong quản lí và điều hành hoạt động nhiều.
2.4.3 Cơ hội
Một là, trong bối cảnh thế giới đang thay đổi không ngừng, Phương Nam Phát có cơ hội tiếp thu các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến cũng như không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Hai là, Phương Nam Phát sở hữu mạng lưới khách hàng, đối tác uy tíntrong và ngoài nước như: Mỹ, Singapore, Thái Lan, Malaysia, Pháp,
Bỉ, Nam Phi, Hàn Quốc. Ngoài ra, góp phần tạo nên lợi thế to lớn trong ngành sản xuất và xuất khẩu phụ tùng container, kịp thời và tạo dựng được niềm tin lớn đối với khách hàng.
Ba là, lĩnh vực này không thể ngừng phát triển nếu không có sự tồn tại của hệ thống công nghệ thông tin. Hệ thống công nghệ thông tin ở đây chính là những phần mềm, hệ thống được sử dụng trong quy trình nhận đơn đặt hàng của khách và sản xuất đến khâu cuối cùng là giao chứng từ cho khách.
2.4.4 Thách thức
Một là, hệ thống pháp luật Việt Nam chưa thống nhất so với hệ thống luật pháp quốc tế nên không thể tránh khỏi một vài khó khăn trong thực hiện nghiệp vụ giao nhận và logistics, khiến doanh nghiệp phải chịu sự điều tiết và quản lý từ nhiều cơ quan chức năng.
Hai là, ở Việt Nam hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ trong lĩnh vưc sản xuất và giao nhận phần nào chia sẻ khách hàng của nhau. Vì vậy mà hoạt động Marketing của công ty trên website thôi vẫn chưa đủ mạnh để có thể tìm kiếm và ký kết hợp đồng với nhiều khách hàng mới, đa số công ty chỉ làm dịch vụ cho những công ty khách hàng thân quen
Ba là, khắc phục những bất cập của công tác thu mua nguyên liệu. Nâng cao hiệu quả của công tác thu mua nguyên liệu đầu vào để sản xuất xuất khẩu nhằm rút ngắn thời gian thu mua, giảm thiểu chi phí trong công tác thu mua để tăng lợi nhuận cho công ty.
Bảng 2 2 Cơ hội và thách thức, điểm mạnh và điểm yếu đối với quytrình giao hàng
xuất khẩu mặt hàng phụ tùng container của Phương Nam Phát
Cơ hội Thách thức
Hội nhập quốc tế, Việt Nam được
hưởng những lợi ích của tự do hoá
thương mại.
Các chủ trương chính sách về quản
lý và điều hành xuất nhập khẩu còn nhiều bất cập.
Nhận được sự hỗ trợ từ phía Nhà
nước.
Có những thị trường khó tính, yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng ngày càng cao. ( như EU, Mỹ )
Nền kinh tế trong nước có sự chuyển
biến tích cực. Nhu cầu của đối tác.
Nhu cầu trên thị trường ngày càng
tăng trong khi cung đang không có
quá nhiều.
Thị trường quốc tế có mức độ cạnh tranh gay gắt.
Sự phát triển của khoa học- công
nghệ.
Trình độ sản xuất của người nhân công không đồng bộ.
Điểm mạnh Điểm yếu
Có uy tín trên thị trường.
Thị trường tiêu thụ rộng rãi. Công tác nghiên cứu, phát triển và
marketing chưa tốt.
Mạng lưới thu mua đảm bảo. Đội ngũ chuyên viên giỏi còn ít.
Thiết lập quan hệ lâu dài với các đối
tác.
Công tác thu mua chưa đạt hiệu quả cao,
Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, kinh
nghiệm.
Công ty quản lý chi phí chưa thật
sự hiệu quả.
Nguồn: Tác giả tổng hợp phân tích
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tác giả đã phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu mặt hàng phụ tùng container tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Phương Nam Phát và đưa ra những đánh giá về nghiệp vụ này. Từ đó, trong chương 3, tác giả sẽ đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn khi thực hiện nghiệp vụ, giảm thiểu những khó khăn và rủi ro phát sinh trong tương lai.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG PHỤ TÙNG CONTAINER TẠI CÔNG. TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ