Chức năng cơ bản của kho hàng là lưu trữ hàng hóa. Điều này có nghĩa là chúng nhận hang được chuyên đến từ tuyên trưỚc, thực hiện những hoạt động kiểm tra và sắp xếp cần thiết, lựu trữ hàng hóa cho đến khi giao hàng cho khách hàng ở tuyến sau. Mô hình sau sẽ mô tả khái quát các hoạt động chính trong kho hàng.
Hình 1. 1: Tac nghiệp cơ bản trong quản trị công nghệ kho hàng
Tiếp nhận Cất hàng Lưu trữ Nhặt hàng Đóng gói, xuất
Quá trình hàng vào Quá trình hàng ra
(Nguồn: Bài giảng Quản trb kho va hàng tổn kho ý018 — TS. Định Thb Thanh Bình)
Quá trình hoạt động trong kho hàng là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động có quan hệ lQn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra. Quá trình này bắt đầu từ việc nhận hàng từ các nhà cung cấp vào kho cho đến khi xuất thành phẩm khỏi kho và chuyên chúng tÒi khách hàng.
s* Nhận hàng: nhận hàng hóa từ các phương tiện vận tải đến kho.
Mỗi loại hàng hoá có đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hang khi giao nhận có thê có những yêu cần và quy đồnh cụ thể. Mỗi loại hàng hoá theo đặc điểm, tính chất của chúng có các quy đồnh cụ thê về phẩm cấp chất lượng, về bao bì đóng gói, về cân đong, đo, đếm trong quá trình giao nhận. Do đó khi tiếp nhận loại hàng nào phải nắm vững tiêu chuẩn chất lượng và những quy đồnh cụ thê về giao nhận có liên quan đến mặt hàng đó để chuẩn bb các điều kiện, phương tiện cần thiết nhằm thực hiện tốt việc nhận hàng theo kế hoạch.
Vì vậy, khi tiên hành nhận hàng ở kho cần chú ý:
- Một là, lập kế hoạch xe đến dé van chuyên nghuyên vật liệu, vật tư tỚi kho theo lbch;
tránh trường hợp quá nhiều phương tiện vận chuyên tập kết cùng một vb trí tại kho, sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động tại kho.
- Hai la, tat cả hàng hoá nhập kho phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ như: phiếu nhập kho, phiêu xuất hàng, hoá đơn, vận đơn... theo những quy đồnh hiện hành.
- Ba là, tất cả hàng hoá nhập kho đều phải được kiêm nhận hoặc kiểm nghiệm. Có loại hàng hoá phải thực hiện hoá nghiệm. Nếu khi tiếp nhận không kiểm nhận, kiêm nghiệm hoặc hoá nghiệm theo đúng quy đồnh dỌn đến thiếu hụt hàng hoá, không bảo đảm chất lượng theo yêu cầu thì những các bộ công nhân viên có trách nhiệm nhận hảng tuỳ theo mức độ thiệt hại phải chbu trách nhiệm.
- Bốn là, kiểm tra cả về mặt số lượng của hàng hóa. TrưỚc khi đưa hàng vào kho, hàng hóa được kiểm tra theo đơn đặt hàng nhằm kiểm tra xem hàng hóa nhận về có theo đơn đặt hàng không. Nêu như đã đúng vỚi đơn hàng mÒi tiên hành hoạt động tiếp theo.
% Dé hang: D& hang ti các phương tiện vận tải xuống khu vực tập kết hàng.
Sau khi tiễn hành các hoạt động của khâu nhận hàng sẽ tiễn hành dỡ hàng. Hàng hóa được di chuyên về mặt vật lý từ phương tiện vận tải sang khu vực nhận hàng. Ở khâu nảy, hàng hóa sau khi đã được nhận đây đủ, căn cứ vào tính chất của hàng hóa sẽ được phân loại và tiên hành sắp xếp dé bao quan va tìm vb trí cất trữ.
Có một số loại hàng hóa sau:
- Hàng lỏng: gồm tất cả các loại hàng được vận chuyên theo thê lỏng.
- Hàng khô: tất cả các loại hàng, trừ hàng thê lỏng.
- Hàng rời: tật cả các loại hàng đạng hạt vận chuyên không bao.
- Hàng đỗ đống: loại hàng khô, vận chuyên không bao, bảo quản theo hính thức đồng.
- Hàng đơn chiếc: loại hàng khô được vận chuyên riêng từng chiếc,
- Hàng thông dụng (còn gọi là hàng phố thông): các loại hàng này đơn chiếc có hình dáng, kích thưỚc khác nhau.
Giữa tính chất hàng hoá, thiết bb kỹ thuật, phương pháp bảo quản có liên quan chặt chẽ vOi nhau. Ví dụ nhự đối vOi hàng lỏng sẽ yêu cầu chứa trong thùng lÒn và đặt cạnh nhau, vOi hàng rời sẽ cần chứa trong bao bì và có thể xếp chồng lên nhau... Vì vậy, cần căn cứ vảo tính chất mỗi loại hàng hóa đề có phương pháp lưu trữ và sắp xếp vb trí thích hợp đề việc quản ly hàng hóa trong kho được hiệu quả nhất.
Sau khi đã xác đồnh được vb trí dự đồnh sẽ được sử dụng để lưu trữ hàng hóa sẽ tiễn hành di chuyên vật tự từ phương tiện vận tải vào vb trí lựu trữ. Hàng hoá qua kiểm tra được vận chuyên, sắp xếp vào những nơi quy đồnh theo sơ đô bồ trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy đồnh của kho. Hàng hoá được sắp xếp đảm bảo yêu cầu:
- Đúng vb trí trong mặt bằng tổ chức thi công đã được duyệt.
- Hàng được xếp ở vb trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và bảo quản.
- Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhằm 1Qn.
- Cac hang hoá đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ chay nỗ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bb phòng chống cháy nỗ và ở xa các công trình, kho tàng khác theo quy đồnh hiện hành của Nhà nưỚc.
Khi đỡ hàng xong, nhập vào kho sẽ phải ghi rõ số hàng thực nhập, chất lượng của chúng cùng vỚi người giao hàng xác nhận vào các chứng tử hoặc các thủ tục khác theo chế độ giao nhận đã quy đồnh.
Lưu kho
Luu kho bảo quản hàng hoá là quá trình tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản, kiêm tra nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi xuất hàng từ kho ra. Tuy nhiên thực tế các kho hàng của trung tâm logistics thường được thiết kế đề tối thiểu hóa và thậm chí loại trừ dự trữ lưu kho. Các trung tâm logistics hién dai được thiết kế chu trong tOi hiéu quả lưu chuyên dòng hàng hóa hơn là lưu kho dự trữ..
% Nhăthàng
TrưỚc khi tiến hành nhặt hàng theo đơn, các đơn hàng sẽ được kiểm tra thông tin để có những phương pháp nhặt hàng thích hợp nhất, đỡ tốn thời gian và nhân lực nhất. Có hai phương pháp nhặt hàng:
- Nhật hàng đơn lẻ: một nhân viên nhặt hàng đi đọc các kệ hàng đề chọn hàng cần thiết cho từng đơn hàng cy thé. Hàng được đặt vào thùng, hộp, xe đây... để đưa về nơi tập kết.
- Nhat hang theo lô: thường dùng cho các đơn hàng nhỏ, một đơn hàng chia ra nhiều nhân viên phụ trách nhặt hàng. Mỗi nhân viên phụ trách một khu vực nhất đồnh trong khu nhặt hàng, căn cứ vào Bản kê khai hàng cần nhặt để lẫy hàng cho cả lô hàng.
Đóng hàng
Hàng hóa sau khi được nhặt theo đơn sẽ được đưa đến đba điểm tập kết để tiễn hành đóng gói, chuẩn bb trưỚc khi gửi cho từng khách hàng. Hàng hóa đã nhặt sẽ được kiêm tra, đối chiêu vỚi đanh sách hàng trong đơn, khi chính xác sẽ tiễn hành đóng gói hàng hóa cho từng đơn hàng: cuối cùng là chuyên đến khu vực gửi hàng.
4 Xuất hàng
Cũng giống như khi tiễn hành nhận hàng vào kho, công việc đầu tiên là cần thiết lập kế hoạch xe đến lấy hàng đề tránh việc lãng phí thời gian chờ (của các phương tiện vận tai), tốn diện tích để xếp dỡ hàng hóa tại kho. Các phương tiện vận tải sẽ theo lbch xe đến để vận chuyên hàng tại những thời điểm cụ thê nhằm tăng năng suất lao động của kho hàng vả hiệu qua đỡ hàng. Sau khi các phương tiện vận tải đến bên ngoài cửa lây hàng, hàng hóa được chuyên từ khu vực gửi hàng đến cửa giao hàng và lên phương tiện vận tải. Chủ phương tiện vận tải nhận hỏa đơn chuyên hàng, kiểm tra sự chính xác của đơn hàng (đba chỉ, số lượng... ) và tiễn hành vận chuyển hàng tÒi khách hàng. Cuối cùng cần cập nhật dữ liệu hệ thống để phản ánh tỉnh hình hàng hóa được chuyển từ kho hàng và giao đến khách hàng.