- Phiếu xuất kho: Theo mQu chung của sở tài chính. Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Sau khi khách hàng lấy hàng ra khỏi kho phải có chữ ký xác nhận lên phiếu.
- Lệnh cấp container rỗng: Là chứng từ do hãng tàu cấp cho khách hàng đề đến nhận container rỗng đi đóng hàng. Khi khách hàng hoặc đại lý mang lệnh xuống bãi thì nhân viên điều độ bãi sẽ cấp containerianer rỗng cho khách hàng mang vào kho đóng hàng.
- Danh sách đóng container (Container Packing List): Là chứng từ do hãng tàu cấp cho khách hàng cùng vỚi lệnh cấp container rỗng và khách hàng phải kê khai đầy đủ các nội dung. Khi khách hàng đã trình Packing List va dang ky vOi hang tau và nhân viên bãi chờ xuất thì hàng sẽ hạ vào vb trí chờ xuất tau.
- Phiêu xuất container đã hạ bãi chờ xuất: Phiêu này đo nhân viên bãi hàng cấp cho chủ hàng hoặc đại ly. Nhằm xác nhận container đã hạ bãi chờ xuất tàu theo yêu cau.
- Bién ban déng hang: Sau khi kho hang t6 chire dong hang vao container, thi kho kí biên bản đóng hàng vỚi đại lí giao nhận. Biên ban dong hang là chứng cử xác nhận kho đã kiêm và đóng đủ số lượng nguyên đai, nguyên kiện đối vOi lô hàng và xác nhận container được nhận trong tình trạng nguyên, sạch, đạt chuẩn đóng hàng.
b. Chứng từ liên quan đến quy trình nhâghàng
- Phiếu nhập kho: Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Đồng thời là căn cứ đề thanh toán vỚi khách hàng cũng như hãng tảu và đại lý của cảng.
- Lénh giao hang (Delivery order): Do dai ly hang tau ki phat vOi muc dich yéu cau cảng chuyên giao quyền cầm giữ hàng hóa cho người nhận hàng.
-- Bản lược khai hàng hóa (Cargo manleest): Chứng từ này được đại lý hãng tàu gửi cùng thông báo hàng đến cảng trưỚc ý4 giờ khi tàu cập cảng, Cargo manieest liệt kê những
thông tin hàng hóa bên trong container. Đây là chứng từ đề kho theo dõi trong quá trình làm hàng.
-- Biên bản kết toán nhận hàng vỚi tàu (Report on Receipt oẹ Cargo): Đỏ là biên bản ký kết giữa cảng (hoặc kho) vOi tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ. Đây là căn cử để cảng tiễn hành giao nhận hàng nhập vOi nhà nhập khâu và cũng là bằng chứng về việc kho đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khâu theo đúng số lượng mà thực tế đã nhận vỚi người chuyên chở.
-- Giấy kiểm nhận hàng vỚi đại ly tau (Commodity receipt with carier’s Agent) hoặc Tally sheet: Do nhân viên kho lập sau khi cùng đại lý giao nhận kiêm đêm hàng hóa tử container vào kho. Đây là chứng từ quan trọng đề nhân viên kho chứng nhận vỚi đại lý giao nhận hàng hóa trong container này đã được vào kho và là căn cử để xác đồnh mức độ tên thất hàng nếu có.
2.3 Đánh giá hoạt động quản lý khai thac khi hang TT Yusen Logistics Hai Phong 2.3.1. Đánh giá định tính
& Vé vi tri, co sở vật chất kho hàng
Kho hàng của TT Yusen Logistics Hải Phòng nằm ở vb trí vô cùng thuận lợi, nằm trong khu công nghiệp Đình Vũ, ở vb tri giao thông quan trọng, là điểm giao các tuyên vận tải 1On như cao tốc Hà Nội - Hải Phòng, Hạ Long — Hải Phòng, cầu Tân Vũ - Lạch Huyện,... Hệ thống kết cầu hạ tầng của KCN Đình Vũ ngày càng hoàn thiện, đồng bộ (đường giao thông, sân bay quốc tế, cảng biển trung chuyền, ...). Bên cạnh đỏ kho hàng Yusen cũng gần các cảng như: cảng Đình Vũ, Hải An và cảng Chùa Vẽ - nơi tập trung nhiều các kho bãi lÒn (>10 ha).
Vậy nên TT Yusen LogIstiles có vb trí chiến lược, có thê tận dụng các cơ hội từ cảng biển, KCN để phát triên đọch vụ kinh doanh kho hàng.
Kho hàng TT Yusen Logistics là hệ thống kho hiện đại, có điện tích rộng, thoáng mát, và được trang bb day đủ các thiết bb phục vụ cho các hoạt độg của kho. Kho được xây cao, cách mặt đất là 5m đề tránh nền kho không bb âm thấp, ngậo nưỚc khi có lụt và thuận lợi cho việc xếp dỡ, vận chuyên hàng hóa từ PTVT vào kho và ngược lại từ kho ra PTVT. Hệ thống kho mOi được xây dựng và luôn được kiêm tra bảo dưỡng đồnh kỳ, trang bb các máy móc hiện đại để bảo quản hàng hóa tốt hơn.
VỀ quản lý nguồn nhân lực Kho hàng TT Yusen Logistics có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và rat năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm và đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Công nhân kho được chia thành các nhóm nhỏ này sẽ được phân chia các công việc khác nhau, mỗi nhúm lại bao gồm cỏc tổ nhỏ vỚi I nhõn viờn kiờm đờm, ọ cụng nhõn xếp đỡ và 1 lỏi xe Forkliet, tổ này do nhân viên kiểm đếm quản lý. Một nhân viên giám sát (Supervision) sẽ phụ trách quản lý 5 tổ nhỏ. Việc phân bỗ nguồn nhân lực kho như vậy sẽ giúp công ty phân
rõ, xác đồnh được trách nhiện khi xảy ra sự cố. VOIi số lượng nhân viên trong nhóm ít sẽ giúp quản lý dễ dàng và các thành viên trong nhóm sẽ làm việc có hiệu quả hơn.
Công tác quản lý kho hang
Về việc quản lý chứng từ, chứng từ được tạo theo mQu của công ty đơn giản tạo thuận lợi cho khách hàng khi giao nhận hàng hóa và được bảo quản chặt chẽ và đúng nguyên tắc.
Sau khi nhân viên DÓC kho nhận được chứng từ sẽ Scan eile mềm đưa lên hệ thống trên máy tính, photo một bản cứng lưu trữ trong tủ kho và bản gốc sẽ gửi lên phòng kế toán để tiễn hành thanh toán. Đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch, công khai trong các khâu hoạt động.
Về công tác quản lý hàng hóa kho hàng, hiện tại công ty sử dụng song song phần mềm ERP va Excel để quản lý hàng hóa vào — ra, tổn kho trong kho, quản lý và cập nhật tự động mã hàng, giúp tự động hóa theo dõi hang tổn kho, nhập đơn hàng, lập hóa đơn và đơn đặt hàng. Điều này giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian hơn so vỚi sử đụng thủ công trên phan mém Excel. Hệ thống phần mềm ERP kho giúp giảm số lượng hàng tôn kho và theo dõi hàng giờ bằng cách tự động cập nhật SKU, số lượng và hàng tổn kho khi bạn nhập đơn đặt hàng vào hệ thống. Bên cạnh đó, ERP còn giúp tối ưu hóa khâu chọn nhặt, giúp nhóm chọn hàng chính xác hơn và giảm thời gian di chuyên của nhân viên kho. Ngoàải ra, hệ thống ERP tốt sẽ giúp công ty giao hàng đúng hẹn và chính xác hơn. Điều này thúc đây dbch vụ khách hàng và mức độ hài lòng của khách hàng.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm, khi quản lý hàng hóa trong kho vQn có bộ phật quản lý chất lượng và thủ kho đi kiểm tra, kiểm điểm số lượng, chất lượng hàng hóa, nhằm đảm bảo số lượng hàng tôn kho chính xác trong cả kiêm đếm thực tế và dữ liệu trên phần mềm hệ thống.
VỀ môi trường Môi trường vỚi hàng hóa: VQn còn tồn đọng nguy cơ hàng hóa bb mốc hoặc do côn trùng xâm hại. Sau mỗi lần xuất một lô hàng, nhân viên kho sẽ vệ sinh sạch sẽ lại để phục vụ cho việc tiếp nhận lưu trữ các lô hàng tiếp theo, đảm bảo kho luôn được sạch sẽ. Kho được thường xuyên dọn đẹp, tổng vệ sinh theo dbnh ky.
Môi trường làm việc của công nhân trong kho: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp do áp dụng thực hiện 5S. Đảm bảo môi trường an toàn cho công nhân.
% VỀ tính an toàn
Đối vOi hàng hóa: Kho hàng đã đầu tư lắp đặ hệ thống thông gió, chống côn trùng, các thiết bb phục vụ cho việ vận chuyển và lưu trữ hàng hóa,... giúp cho hàng hóa được bảo quản tốt hơn. Tuy nhiên, vQn không tránh được việ còn số ít các thùng carton hàng hóa còn bb rách, móp méo do va chạm trong quá trình đi chuyên trong kho.
Đối vỚi con người: Công ty xây dựng, lắp đặt nhiều hệ thống cảnh báo an toản trong kho (cảnh báo cháy nỗ, cảnh báo hàng nguy hiểm, cảnh báo điện áp, hệ thống chiếu sáng... ) và các đồ dùng bảo hộ cho người lao động (quần áo, giảy, mũ bảo hộ,...). Ngoài ra, trong kho còn có các nguyên tắc về thao tác an toàn, yêu cầu nhân viên khi vào kho phải mặc áo phản quang và đầy đủ đỗ bảo hộ. Tôn chỉ của công ty là “An toàn là trên hết”.
2.3.2. Đánh giá định lượng thông qua các chỉ tiêu khai thắc kho hàng a. Chỉ tiêu khối lượng công việc và tốc độ quay vòng của dòng hàng hóa trong kho (1) Khối lượng hàng hóa lưu chuyển:
Bảng 2. 13: Sản lượng hàng nhâp-xuất kho giai đoạn 2017 — 2019
Khếi lượng lưu chuyển
Năm Nhâg (tấn) Xuất (tấn) cán)
@ @) =()+(2)
yOla 80 Sya a8 841 159 a4
ý018 84 yy 8y 440 19
ý019 90 ạ10 88 959 lạ9 9
(Nguồn: Phòng kề toán công ty TNHH Yusen Logistics)
Hình 2. 16: Biếu đồ thể hiên biến đônb lượng hàng xuất-nhâJ kho
(Đơn vị: Tấn)
ý00000 180000 10000 140000 Iý0000
Sản lượng nhậ
100000 Sản lượng xuất mee
80000 Lượng hàng lưu chuyển
. 0000 40000 0000
0 Năm ý0lạ Năm ý0 18 Năm ý0 19
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Nhân xét: Qua hình ý.10, ta thấy lượng hàng hóa xuất kho và nhập kho của TT Yusen Logistics vQn đang tăng theo từng năm, cho thấy tình hình kinh doanh của kho hàng của TT vQn đang phát triển, dần được nhiều khách hàng biết đến và tin tưởng sử dung dbch vụ.
(ý) Hệ số không đồng đều hàng vào-ra kho
Trong một năm không phải lúc nào lượng hàng vào-ra kho cũng ôn đồnh, sẽ có những tháng tăng đột biến, có tháng thì giảm sâu. Vì vậy ta cần xác đồnh hệsô không đồng đều của hàng đến kho.
Bảng 2. 14: Sản lượng hàng nhâpkxuất kho năm 2019 của TT Yusen Logistics
Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Nhâj 8990 8045 ý50 aaý9 4a4 851 8144 5584 a050 aya 845a §VÀ0
Xuất goàj 40 5445 a8y0 a550 84a5 a§4À 2084 a5À0 598 a080 aÀ40
(Đơn vị: tấn) (Nguồn: Phòng kề toán công ty TNHH Yusen Logistics) Từ bảng trên ta có bảng tính toán như sau:
Bảng 2. 15: Bảng tính toán giá trị trung bình hang nhaplkho
Tháng Sản lượng vào kho X.) (Xi- X)°
(tan)
1 890 18518a.À
ý 8045 yà0à4.0À
a .y50 lạlà9laà
4 aay9 y884a.a
5 . +a4 11aa58.9
851 1004a0.0a
81a4 aa04aa a
8 5584 À901ý8à À
9 a050 y59y50.9
10 aya 80184.A
H 845a 80104.9
ly 8ya0 45001laa
> 90710 11839191.67
TB 7559.17 986599.31
(Nguồn: Sinh viên tự tính toán)
Vou yo Ki „ Xi— Lượng hàng đến trong thỏng ù; n: số quan sỏt và n =12
n
Ta tính tiếp được:
Tống l
- Đụđờch chu n: ứ = { ẩ, (XI - X)” — /oieyggat = 99,98
nh
Chỉ tiêu này cho biết các giá trb sản lượng hàng nhập trung bình mỗi tháng có thê sai số hơn hoặc kém 994.8 tan so vOi thực tế.
ơ _ 993ữỢj
- HẠ biế ea yr - _ A _ tho Héd6 bién thién: V X F7ỳy9ữ17 0.1â = 1â%
V = 14%, hệ số biên thiên thấp cho thấy rằng lượng hàng vào-ra kho có sự thay đôi theo từng tháng nhưng ít biên động.
Suy ra, hệ số biến động hàng hóa vào kho cao điểm và thấp điểm là:
_ Xi max i9ợ0 Kqasaém cao điểm = X = 7ỳỳ9ữ17 = lữI U.
K _ Ximin _yyia _
wap aie en X 7ÿ9ữ17
Vào thời điểm cao điểm lượng hàng hóa qua kho tăng gấp I.1§ lần so vỚi lúc bình thường và lượng hàng hóa khi thấp điểm sẽ giảm 0.a4 lần so vỚi bình thường.
b. Chỉ tiêu sử dụng công suất kho
VOi cách bố trí của kho hàng như hiện nay thì điện tích được sử dụng để chứa hàng được tính chỉ tiết trong bảng sau:
Bảng 2. 16: Diện tích hữu ích theo thiết kế Loại hàng Số vị trí Diện ‘ant ) vị trí ~ tich
Nguyên kiện 48 a8.4 184a.y
Thùng ay a8.4 ya4.8
Bao y4 a8.4 %1.
Sắt dài 4 laa 548
Sắt cuộn 4 8.4 à45.
Tổng S có ích của kho 6423.2
(Nguồn: Sinh viên tính toán)
Theo thiết kế, S méu¿= ý lŠ x 5 = I3 975 mỉ
. . 6ạg3ữ
Khi đó, ta có hêđố diêui tích hữu ích thiết kế của kho — 1397), =0.4= 46%
4 Hệ số sử dụng diênHích, thể tích kho:
Kho hàng có chiều dài, rộng và cao lần lượt là y15m; 5m; 5.5m, ta tinh duge:
S mué= ý l5 x 5 = 13 975 m?
Vuiéiné = 14 9a5 ử 5.5 = 76 863 m°
- Lượng hàng đến kho bình quân trong tháng: Q¿ = ạ559.1ạ tânêtháng, làm tròn lên
a00 tan
- Lượng hàng đến kho trong tháng cao điểm: Qmax = a00 w 1.18 = 898 tanéthang, lam
tròn lên 14 9000 tan.
Bang 2. 17: Bang tinh toán diện tích, thể tích hữu ích thực tế của kho
Loại hàng Lượng Khôilượng Số vị Suy View 5 thực V hiru
hang hang/vi tri tri Titi tim té ich
(Tan) (Tan) (Viti) (m’) (m) (wr) (’)
Kién pallet ÀI50 84 a8 a8.4 115.y 1459ý — đàaa.
Hàng thùng — ýạ00 4.08 s9 À8.4 liý§ ýý5 ,Äa5
Hàng bao 1800 1ý8 14 a8.4 104.8 sda. 1451.5y
Sat dai aý0 y4 a 1489 = -y85.5 410.a 85.5
Sắt cuộn a0 ly 4 8.4 a11.04 À45. 1y44.1
Tổng 9000 5018.67 8593.53
(Nguồn: Sinh viên tự tính toán) Từ bảng trên ta tính toán được:
- Hêđồ sử dụng diêni tích có ích kho:
_ 5 thực tế chứa hàng _ ÿ01iữ67
a = = =a80
#` Scóích 6ag3ữg ` 028=48%
Hệ số trên cho thấy, vỚi lượng hàng đến cao điểm hiện nay thì kho hàng Yusen đã sử dụng được ạ8% điện tích có ích kho cho việc lưu trữ hàng hóa. Kết quả này đã phản ánh kho Yusen vỌn đủ điều kiện năng lực đáp ứng nhu cầu hàng hóa đến kho.
- Hê & sử dụng thê tích kho:
_Vhữuích jÿ93ữy3
— — — — 0
Vthitkế 7663 ` PIH=IL184
hy
Hé sé nay cho thay, kho hang Yusen mOi str dung 11.18% (rat thấp) thê tích kho cho việc lưu trữ hàng hóa. Điều này chứng tỏ kho chựa tận dụng được khoảng không phía trên, trong khi kho chiều cao có thê sử dụng lÒn nhất trong kho là 5.5m. Để đạt hiệu suất sử dụng không gian kho cao hơn nữa, kho nên có biện pháp chất xép hàng phù hợp hơn.
c. Chỉ tiêu về hệ số năng suất sử dụng máy móc thiết bị
Các loại thiết bb nâng hạ, xếp đỡ trong kho làm việ 8 giờếcaêngày. Tuy nhiên, thực tế thiết bb chỉ hoạt động giờếngày vì mắt thời gian nhân viên chuẩn bb chứng từ, kế hoạch lẫy hàng, phổ biến cho các thành viên trong nhóm, kiểm tra hàng,... Do đó, ta tính được hệ số sử dụng thời gian thiết bb:
_ Th:i gian thực tế thiết bị làm việc trong ngày _ 6 _ 0a5 —a5%
Ý_ Quỹ th: gian thiết bị làm việc theo chế độ DU
Hệ số này cho thấy thiết bb trong kho đã được sử dụng ạ5% trên tổng số thời gian làm việc. Điều đó có nghĩa mức độ sử dụng máy móc trong bốc dỡ hàng hóa di chuyên trong kho là khá cao, giúp giảm việc bốc xếp bằng lực lượng lao động thủ công, nâng cao năng suất trong hoạt động nâng hạ, xếp đỡ, vận chuyên hàng trong kho.
s* Năng suất máy móc thiết bị
Theo bảng ý. lầ, tổng khối lượng hàng lưu chuyên của năm ý019 là khoảng 180 000 tấn.
Suy ra, khối lượng hàng hóa xử lý trung bình trong năm ý019 là:
110000 k kas
Q xety TB2019 = lo = 15000 (tanethang)
Tuy nhiên, chỉ có ạ0% lượng hàng hóa được xử lý bằng máy móc thiết bb nén téng sé hàng hóa xử lý bình quân một tháng của xe nâng là: 15000 * 70% = 10500 (tanéthang).
Kho Yusen làm trung bình ý4 ngàyêtháng, xe nâng làm việc giờếcaêngày nên tổng số giờ làm việc (rong một tháng là 6 * 24 = 144 (giờ).
Tổng số thiết bb xe nâng trong kho là lý xe. Ta tính được năng suất của xe nâng nhự
Tổng s1 hàng hóa xử lý trong kỳ _ 1000 Tổng s1 xe * s1 gi: trong kỳ 1ợ* lạa — 6.08 (tanexeegio) Năng suất xe nâng =
Chỉ tiêu này thể hiện cho biết trong một xe nâng xử lý được .08 tấn hàngêgiờ, cho thấy năng suất của xe nâng là cao. Nguyên nhân là do hàng pallet và hàng nặng có kích thưỚc và tải trọng lÒn nên sẽ dùng xe nâng đề nâng hạ, vậ chuyên nội bộ. Chỉ tiêu trên cho thấy kho hàng Yusen đang dần cơ giOi hóa giúp tăng năng suất, giảm sức lao động con người, tăng hiệu quả hoạt động.
d. Chỉ tiêu về năng suất lao động
Lao động trong kho được phân chia thành các nhóm đề thực hiện các công việc được giao, mỗi nhóm gồm 5 tổ nhỏ gồm 5 nhân viên, trong đó có ầ công nhân xếp dỡ thủ công.
Hoạt động xếp đỡ hàng hóa của cả kho gồm lý nhóm, như vậy sẽ có tất cả ầ công nhân làm việc thủ công.
Có À0% lượng hàng hóa lưu chuyên được xử lý thủ công, suy ra nên tổng số hàng hóa xử lý thủ công bình quân một tháng là: 15000 * 30% = 4500 (tânếtháng).
Kết quả trên cho thấy khối lượng hàng xuất, nhập được xử lý thủ công trong một tháng ở kho rất lOn: 4500 tântháng tương đương 18a.5 tanécaéngay lam viéc.
Tính theo chỉ tiêu năng suất lao động của nhân viên kho như sau:
Tổng s1 hàng hóa xử lý trong ca Tổng s1 ngư:i * s1 gi: trong ca
_1Ữ7ữy
= 36xị = 9.65 (Tânêngườiêg1ờ) - Năng suất lao đôn thủ công =
Chỉ tiêu này cho biết trong một ca làm việc, một công nhân xử lý trung bình được 0.5 tânêgiờ hàng hóa xuất-nhập, phản ánh năng suất lao động của nhân viên trong kho khá cao. Khối lượng hàng ra, hàng vào liên tục như vậy nhân viên kho làm việc vỚI cường độ cao sẽ khó tránh khỏi mệt mỏi, áp lực dỢn đến sai sót trong quá trình tác nghiệp. Vì vậy, công ty nên xây dựng chính sách khuyên khích và xây dựng tinh thần lao động của nhân viên kho.