1. Khảo sát về tổ chức Công tác Văn phòng
1.3. Công tác tổ chức Hội họp của Phòng Công tác sinh viên
1.3.1. Khái quát chung về công tác tổ chức hội họp
* Khái niệm: Hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước nói chung của cơ quan đơn vị nói riêng, là một cách thức để giải quyết công việc thông qua đó mà thủ trưởng có thể trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
* Mục đích, ý nghĩa:
- Tổng kết, đánh giá lại công việc, thông báo kết quả đã đạt được, thông báo nhiệm vụ cần triển khai trong thời gian tới;
- Quy tụ được trí tuệ tập thể;
- Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên;
- Tạo sự đồng thuận trong cơ quan đơn vị (phần thảo luận, tham luận).
* Các loại hội họp: hội nghị, hội thảo, đại hội, họp báo, họp giao ban, họp nội bộ (họp kín).
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng trong tổ chức hội họp + Lập kế hoạch cho hội họp
+ Chuẩn bị hội họp:
+ Xây dựng chương trình nghị sự hội họp;
+ Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời;
+ Chuẩn bị địa điểm hội họp;
+ Chuẩn bị thời gian hội họp;
+ Chuẩn bị ghi biên bản hội họp.
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng khi tiến hành hội họp:
+ Đón đại biểu khách mời;
+ Điểm danh đại biểu;
+ Công tác lễ tân;
+ Duy trì trật tự thời gian;
+ Ghi biên bản hội họp.
* Nhiệm vụ của người làm công tác quản trị văn phòng sau khi tổ chức hội họp:
+ Phối hợp phòng ban giải quyết giấy tờ liên quan;
+ Lưu biên bản, hồ sơ;
+ Giúp thủ trưởng triển khai kết luận hội họp;
+ Tổ chức cuộc họp rút kinh ngiệm;
+ Soạn thảo công văn, thư cảm ơn đại biểu quan trọng.
1.3.2. Công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp:
Cũng giống như bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trước khi tổ chức một cuộc họp thì lập kế hoạch là công việc đầu tiên và không thể thiếu của Phòng .
Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức hội nghị việc lập kế hoạch hội nghị có thề được hay không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.
Đối với những họp được triệu tập đột xuất, bất thường hay những hội nghị mà thành phần hoặc quy trình tổ chức đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay quy chế làm việc nội bộ của từng cơ quan thì không thể lập kế hoạch.
Kế hoạch hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội họp.
Nhờ có kế hoạch đã định sẵn mà các phòng ban, cơ quan, tổ chức có sự chủ động, có trách nhiệm hoàn thành công việc đúng tiến độ, phản ứng linh hoạt với các tình huống bất ngờ, góp phần nâng cao chất lượng và sự thành công của cuộc họp.
Trước khi tiến hành lập kế hoạch thì Trưởng Phòng Công tác Sinh viên đưa ra các chỉ đạo và yêu cầu kế hoạch hội họp phải đảm bảo các nội dung đó là:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch - Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Ngoài mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp, kế hoạch hội họp phải đảm bảo các nội dung thông tin cơ bản sau:
- Mục đích tổ chức - Tên cuộc họp
- Thời gian cuộc họp - Địa điểm cuộc họp - Thành phần tham dự - Nội dung
Tùy theo yêu cầu của Trưởng phòng và mục đích của việc tổ chức có thể bổ sung nội dung thông tin khác như:
- Phân công tổ chức thực hiện - Tài liệu, tư liệu
- Kinh phí….
Kế hoạch sau khi lập ra sẽ được thông qua và phê duyệt.
1.3.3. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhân viên văn phòng sao và gửi cho các đơn vị, cá nhân có liên quan để phối hợp chuẩn bị triển khai. Công tác chuẩn bị cho tổ chức hội họp của Phòng Công tác Sinh viên gồm 5 nội dung cơ bản:
a. Xây dựng chương trình nghị sự
Trên cơ sở mục đích và nội dung được xây dựng tại bản kế hoạch, nhân viên trong Phòng Công tác Sinh viên sẽ xây dựng chương trình nghị sự cho cuộc họp.
Chương trình nghị sự hội họp là một văn bản trình bày lịch trình các công việc.
Sẽ được tiến hành tại cuộc họp. Có thể nói chương trình nghị sự là “xương sống” của cuộc họp. Chính vì tầm quan trọng của nó mà khi xây dựng chương trình nghị sự phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu:
- Nội dung phải được sắp xếp theo trình tự khoa học, hợp lý.
- Có khả năng hỗ trợ cho bộ phận điều hành kiểm soát diễn biến của cuộc họp.
- Dự đoán các tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giải quyết vấn đề.
Chương trình được xây dựng theo mẫu đó là:
STT Thời gian Nội dung Người thực
hiện
... ………… ……….. …………..
Chương trình trên đảm bảo: Số thứ tự các vấn đề cần trình bày, nội dung vấn đề, thời gian thực hiện từng vấn đề.)
b. Lập danh sách khách mời và soạn thảo giấy mời
* Lập danh sách khách mời:
Tùy vào mục đích, yêu cầu và nội dung của từng cuộc họp khác nhau danh sách khác mời sẽ có sự khác nhau. Dựa vào cơ cấu và cấp bậc đại biểu để lên danh sách đại biệu.
Tại Phòng Công tác Sinh viên việc lập danh sách khách mời được thực hiện rừ ràng, chớnh xỏc do chuyờn viờn trong Phũng thực hiện và danh sỏch đại biểu thường được chia theo nhóm. Sự phân chia khách mời như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn các hình thức mời phù hợp, mặt khác tránh được sự nhầm lẫn, thiếu sót, tiết kiệm được thời gian trong việc mời
* Soạn thảo giấy mời:
Có nhiều hình thức mời khác nhau như: mời trực tiếp, mời qua điện thoại, mời qua văn bản (thư mời, công văn mời…). Tuy nhiên, văn bản là hình thức mời trang trọng nhất, có giá trị pháp lý nhất vì vậy đây là hình thức mời được Phòng Công tác Sinh viên sử dụng thường xuyên đối với việc mời khách tham dự hội họp tại Phòng mình. Các văn bản mời được áp dụng trong từng trường hợp như sau:
khi mời các Lãnh đạo, chuyên viên, thành phần nội bộ trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sử dụng hình thức là giấy mời hoặc thông báo. Còn đối với những đại biểu, khách mời quan trọng ngoài Trường của Phòng Công tác Sinh viên thường sử dụng công văn mời để thể hiện sự tôn trọng đối với khách.
d. Chuẩn bị địa điểm tổ chức
Đối với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp địa điểm tổ chức hội họp sẽ xác định trước trong kế hoạch tùy vào mục đích, nội dung, thành phần và phạm vi của cuộc họp để có điều kiện thuận lợi nhất đối với cuộc họp.
Phòng Công tác Sinh viên để tiến hành tổ chức hội họp riêng nhưng tùy vào tình chất, phạm vi của cuộc họp thư ký phải tiến hành một số công tác chuẩn bị và sắp xếp phòng họp: sắp xếp bàn ghế phù hợp, vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời, vị trí người dẫn chương trình, đọc tham luận, báo cáo hay khoảng trống đi lại.
Bên cạnh đó nhân viên văn phòng còn phải chuẩn bị nước, loa đài, tô phích cho cuộc họp. Chú ý kiểm tra các yếu tố âm thanh, ánh sáng…Cùng phối hợp với các phòng ban liên quan, chuyên viên trong Vụ thực hiện chu đáo các công việc cho các cuộc họp.
e. Chuẩn bị thời gian tổ chức
Cũng như địa điểm, thời gian tổ chức hội họp được xỏc định rừ tại kế hoạch tổ chức và thời gian chi tiến tiến hành cỏc cụng việc được cụ thể được xỏc định rừ tại chương trình nghị sự của cuộc họp.
Tuy nhiên, trong trường hợp mà lãnh đạo chủ chốt của cuộc họp vắng mặt thì thời gian của cuộc họp có thể bị thay đổi và khi có sự thay đổi Phòng Công tác Sinh viên thường có công văn cụ thể về việc thay đổi thời gian gửi kịp thời đến các đại biểu, khách mời.
f. Chuẩn bị ghi biên bản
Tại Phòng Công tác Sinh viên nhân viên sẽ là người chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp. Nhưng việc chuẩn bị điều kiện thuận lợi cho cuộc họp nhân viên ghi biên bản trong cuộc họp.
Những công việc cần chuẩn bị: Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của nhân viên
cuộc họp sao cho thuận lợi nhất, xin ý kiến Trưởng về hình thức ghi biên bản, chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ, phục vụ cho việc ghi biên bản như máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản,….chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc ghi biên bản.
Ngoài 05 nội dung cơ bản của công tác chuẩn bị hội họp trên Phòng Công tác Sinh viên còn kết hợp các công tác chuẩn bị khác như:
- Chuẩn bị kinh phí (Có bản dự trù kinh phí cụ thể kèm theo) - Chuẩn bị các chương trình văn nghệ (Tùy theo các cuộc họp) g. Tiến hành hội họp
Tiến hành hội họp được thực hiện thông qua các công tác sau:
* Đón tiếp đại biểu:
Đón tiếp đại biểu là khâu quan trọng mở đầu cho quá trình tiến hành hội họp.
Trước một ngày diễn ra Hội thảo, Ban cơ sở vật chất đã treo băng zôn, khẩu hiệu chào đón các đại biểu về dự Hội thảo.
Công tác đón tiếp đại biểu, khách mời được Ban tổ chức Hội thảo giao cho Ban lễ tân và Ban nhân viên Hội thảo đảm nhiệm. Ban lễ tân đã bố trí lễ tân đứng ở các vị trí khác nhau để thuận tiện cho việc hướng dẫn các đại biểu. Lễ tân sẽ hướng dẫn khách lên tầng 5 để đăng ký đại biểu và nhận tài liệu tham khảo, với một số khách quan trọng Ban tổ chức còn phát thêm chương trình nghị sự, bút viết, giấy trắng, kỷ yếu Hội thảo… Tiếp đón, mời đại biểu vào trong Hội trường tầng 5 Trung tâm thư viện. Việc đăng ký đại biểu sẽ giúp cho Ban tổ chức Hội thảo có thể nắm bắt được số lượng đại biểu đến tham dự Hội thảo.
Tại hội trường, Ban tổ chức cũng đã bố trí người đón tiếp đại biểu, hướng dẫn đại biểu đến chỗ ngồi, trong quá trình diễn ra hội thảo, luôn bố trí người tiếp nước đại biểu.
Đối với những cuộc họp lớn, quan trọng Ban Lễ tân bố trí lễ tân đứng tại các vị trí khác nhau để thuận tiện cho công tác đón tiếp và hướng dẫn đại biểu. Số lượng Lễ tân tại các cuộc họp này thường nhiều hơn và có tính chuyên nghiệp hơn để thể hiện bộ mặt cơ quan trong công tác tiến hành.
* Điểm danh đại biểu:
Thư ký là người tiến hành điểm danh đại biểu. Việc điểm danh giúp nhân viên xác định chính xác số lượng đại biểu chính thức tham sự cuộc họp, để có sự chủ động trong công tác phục vụ.
Có nhiều hình thức điểm danh khác nhau như:
- Điểm danh thông qua sơ đồ vị trí chỗ ngồi - Điểm danh thông qua thẻ đại biểu
- Điểm danh thông qua phiếu đăng ký có mặt
- Điểm danh thông qua trưởng đoàn đại biểu khi đăng ký tại ban lễ tân
Tùy vào tính chất, quy mô từng cuộc họp mà Ban Tổ chức lựa chọn hình thức điểm danh nhưng hình thức điểm danh thường hay sử dụng là điểm danh thông qua thẻ đại biểu.
* Văn nghệ chào mừng
Nhằm tạo không khí thoải mái, vui tươi, mặt khác để ổn định tổ chức trước khi Hội thảo khai mạc, Ban tổ chức Hội thảo đã bố trí những tiết mục văn nghệ đặc sắc nhất. Những tiết mục này do đoàn thanh niên trường biểu diễn.
* Nội dung Hội thảo
Sau khi đã ổn định hội trường và đến giờ tổ chức, Hội thảo được bắt đầu với phần “tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu”. Sau đó là bài phát biểu khai mạc Hội thảo.
Các nội dung còn lại của Hội thảo được thực hiện đúng như trong chương trình nghị sự.
* Giải lao giữa giờ
Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, để giảm bớt những căng thẳng, mệt mỏi giải lao giữa giờ là biện pháp tốt nhất. Trong thời gian này công tác lễ tân nên được tăng cường như phục vụ nước uống, giải khát, hoa quả…Đây cũng là thời gian để báo cho đại biểu học tham luận và nhắc nhở các cá nhân liên quan đến việc tổ chức cuộc họp chú ý hơn đến trách nhiệm của mình.
* Ghi biên bản:
Theo sự phân công của ban tổ chức, nhân viên cuộc họp sẽ là người có trách nhiệm ghi biên bản của cuộc họp. Ngoài đảm bảo về yếu tố thể thức, nhân viên
hội thảo còn đặc biệt quan tâm đến nội dung, thông tin phải chính xác, khách quan.
Biên bản của Hội thảo không cần phải thông qua trước các đại biểu.
* Những công việc sau Hội thảo
Sau khi Hội thảo kết thúc, nhân viên Hội thảo phải thu thập những văn bản, tài liệu có liên quan để lập hồ sơ Hội thảo như:
- Kế hoạch tổ chức Hội thảo - Chương trình nghị sự - Kịch bản chương trình
- Diễn văn khai mạc, diễn văn bế mạc
- Các bài phát biểu của các đại biểu tham dự Hội thảo
Ngoài ra, nhân viên phối hợp với các bộ phận thu dọn hội trường tổ chức Hội thảo.
Thông báo và triển khai kết luận của Hội thảo đến các đơn vị.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau khi Hội thảo kết thúc.
Soạn thảo thư cảm ơn đến đại biểu.
1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Phòng Công tác