Mô hình tổ chức công tác văn thư của Trường đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức theo văn thư tập trung, nhà trường có hai cán bộ Văn thư chuyên trách, được đào tạo về trình độ chuyên môn về quản lý và lưu trữ hồ sơ công tác Văn thư Lưu trữ trong cơ quan.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan làm ra và gửi đi ( gọi là văn bản đi) cũng như các văn bản mà các cơ quan khác gửi đến (gọi là văn bản gửi đến) để chỉ đạo cũng như thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan để làm thủ tục đăng ký, đóng dấu rồi mới gửi đi theo thành phần nhận văn bản, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mất mát và dễ tra cứu khi cần thiết. Với tính chất quan trọng trong công việc, Văn thư nhà trường luôn được Đảng ủy, Ban Giám hiệu nhà trường quan tâm hàng đầu, được trang bị đầy đủ các máy móc, trang thiết bị hiện đại để cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cũng là hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đáp ứng được nhu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
Cán bộ Văn thư luôn được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn vững vàng, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được nhu cầu của văn thư thiện đại.
Nhà trường thường xuyên mở các lớp đào tạo về công tác Văn thư Lưu trữ trong cơ quan, trường học, đảm bảo về chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác Văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật về công tác văn thư. Công tác văn thư của Trường cũng có nhiều đổi
mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này. Hàng năm các Cán bộ Văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằm nâng cao tay nghề.
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường. Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác Văn thư trong cơ quan vì vậy mà công tác văn thư của trường đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp lãnh đạo các cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho Lưu trữ hiện hành. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước về công tác Văn thư như:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác Văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác Văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng Cán bộ, Công chức, Viên chức Văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác Văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư.
- Trưởng phòng hành chính phải trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của cơ quan.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Trưởng phòng hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt những thông tin từ cơ quan, đơn vị này đến cơ quan, đơn vị khác bằng ngôn ngữ và ký hiệu nhất định.
Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với nội dung và hình thức khác nhau.
Soạn thảo văn bản xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan từ nhiệm vụ cụ thể được giao và do nhu cầu giải quyết công việc bằng hình thức viết mà soạn thảo văn bản ra đời.
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản được sản sinh dưới sự chi phối của các nhân tố giao tiếp đó là: Chủ thể giao tiếp, nội dung giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, mục đích giao tiếp và cách thức giao tiếp để có cách soạn thảo cụ thể và phù hợp.
Văn bản là phương tiện để truyền tải những nguyện vọng, tình hình của cấp dưới lên cấp trên, của công dân với Nhà nước.
Văn bản là phương tiện để Nhà nước truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.
* Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản:
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ vì vậy mọi văn bản giấy tờ đều phải thống nhất theo “Thông tư liên tịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”. Ngoài ra Trường còn áp dụng những văn bản của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội...
- Vì vậy Trường không ban hành quy định riêng của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
* Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
- Về thể thức văn bản
Thể thức văn bản được quy định thống nhất có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành bằng văn bản của mỗi cơ quan tổ chức cụ thể;
- Dù là văn bản thông thường hay các văn bản quan trọng cũng được trình bày đầy đủ, đúng thể thức theo mẫu chung, cụ thể phải đảm bảo được các yếu thể thức bắt buộc trong 1 văn bản phải có như sau:
Theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
- Văn bản được in trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) + Trang mặt trước:
. Cách mép trên từ: 20-25mm . Cách mép dưới từ: 20-25mm . Cách lề trái từ: 30-35mm . Cách lềphải từ: 15-20mm + Trang mặt sau:
. Cách mép trên từ: 20-25mm . Cách mép dưới từ: 20-25mm . Cách lề trái từ: 15-20mm
. Cách lềphải từ: 30-35mm - Các yếu tố thể thức bắt buộc
+ Tên cơ quan ban hành văn bản được viết ngang với Quốc hiệu ở trên cùng góc bên trái của văn bản bằng Font chữ in hoa Time New Roman, cỡ chữ 12, bên dưới có gạch chân.
1) Quốc hiệu
Quốc hiệu được trình bày trên cùng, bên phải văn bản, dòng trên viết bằng Time New Roman, cỡ chữ 13-14 đứng đậm, phía dưới có gạch liền.
Ví dụ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2) Tác giả (Tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hành văn bản)
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu, tờ đầu của văn bản bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm, dưới có gạch chân và đặt cân đối ở giữa. Trường hợp cơ quan ban hành văn bản cú cơ quan cấp trờn trực tiếp thỡ cần ghi rừ tờn cơ quan cấp trờn lờn phớa trên tên tác giả ban hành văn bản chữ in hoa, cỡ chữ 12-13 kiểu chữ đứng, đậm.
Ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3) Số, ký hiệu văn bản
Số có ý nghĩa là sôt thứ tự của văn bản được ghi liên tục bằng chữ số Ả Rập trong một năm từ số 01 ngày 01 tháng 01 và kết thúc đến ngày 31 tháng 12 của năm đó. Cán bộ văn thư tiến hành ghi số cho văn bản bằng cách lập sổ riêng cho từng hình thức văn bản. Theo đó, mỗi văn bản sẽ mang số thứ tự của hình thức van bản đó và ghi ở dưới tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản viết bắng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm.
Ví dụ:
Số: 08 /QĐ-ĐHNV 4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
Được trình bày dưới Quốc hiệu, Font chữ Time New Roman cỡ chữ 14 kiểu chữ nghiêng. Ngày tháng năm ghi đúng thời điểm ký văn bản và chuyển sang bộ phận văn thư vào sổ đăng ký, đóng dấu, với các số ngày nhỏ hơn 10 và tháng dưới 3 thì thêm số 0 vào đằng trước.
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 09 tháng 07 năm 2012 Hoà Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2012
5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại được trình bày bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới trích yếu nội dung van bản bằng Font chữ Time New Roman, cơc chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Thành lập Hội đồng tuyển sinh Đại học năm 2015
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
6) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Toàn bộ thông tin thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản đều được phản ánh ở nội dung văn bản, khi trỡnh bày cỏc căn cứ làm cơ sở phỏp lý để quyết định thỡ phải nờu rừ.
Ví dụ: