Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
II. Đề xuất giải pháp để Phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
2. Một số kiến nghị đối với Phòng Công tác sinh viên
Công tác Văn phòng là hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong mỗi cơ quan, qua thời gian thực tập tại Phòng Công tác sinh viên, tôi mạnh dạn có một số kiến nghị của mình hy vọng có phần nào đó góp phần vào hoạt động của Phòng được tốt hơn.
Lãnh đạo Phòng và các chuyên viên trong Phòng nên có đầy đủ các văn bản Quy phạm pháp luật về quản lý, chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn phòng, đó chính là cơ sở để Lãnh đạo và các Chuyên viên làm việc theo đúng quy định.
Phòng cần tăng cường thêm công chức để phục vụ cho công tác văn phòng Lãnh đạo Phòng đề xuất lên lãnh đạo Trường để xin bổ sung thêm cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình hoạt động của phòng.
Ngoài ra kho dùng để chứa đựng hồ sơ còn quá nhỏ.
Ngoại ngữ là một những môn quan trọng vì vậy nên khuyến khích và kiến nghị các công chức, chuyên viên đi học thêm về ngoại ngữ để phục vụ quá trình
làm việc.
Phòng nên ban hành ra văn bản nói về quy chế làm việc cụ thể riêng về công tác văn thư để tiện cho hoạt động quản lý văn thư trong đơn vị chứ không để công việc chồng chéo nhau như vừa làm văn thư lại vừa làm chuyên viên của dự án, kiêm thư ký tổng hợp.
Xây dựng tác phong và con người làm việc có tính kỷ luật cao và tạo điều kiện thoải mái cho công chức trong công việc.
Thời đại của công nghệ thông tin yêu cầu việc quản lý và xử lý văn bản phải được tăng cường ứng dụng những thành tựu mới của ngành. Tất cả các hoạt động quản lý phải được thực hiện trên máy vi tính bằng các phần mềm chất lượng cao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Phòng Công tác Sinh viên nói riêng cần có sự phối hợp, hợp tác với những chuyên gia, những kỹ sư phần mềm có uy tín và trình độ để xây dựng được những phền mềm quản lý có chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu của công việc. Ngoài ra, hàng năm cần cử các cán bộ đi học các lớp nâng cao để giúp họ theo kịp với sự phát triển của thời đại công nghệ thông tin, hiện đại hoá công tác văn phòng.
Cần có sự quan tâm đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức.
Công tác này cần được thực hiện đúng với những quy định của nhà nước. Mặt khác cần có sự nghiên cứu và đề xuất những giải pháp nhằm tạo điều kiện về mặt vật chất cũng như tinh thần cho đội ngũ cán bộ làm việc tại các bộ phận của văn phòng.
Như vậy về công tác văn phòng trong cơ quan, đơn vị được tốt sẽ góp phần giúp cơ quan đạt được những mục tiêu chất lượng, phát huy những thuận lợi giảm bớt những hạn chế, rủi ro trong hoạt động.
Trên đây là những đề xuất, ý kiến của tôi về công tác văn phòng trong Phòng Công tác Sinh viên – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Tôi mong rằng với những ý kiến nhỏ bé của mình như vậy sẽ góp phần hiệu quả phục vụ cho công tác điều hành và quản lý của Phòng – Nhà trường
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian gần 02 tháng thực tập tại Phòng Công tác sinh viên, bằng việc tiếp xúc thực tế với các nghiệp vụ của công tác văn phòng cùng với sự giúp đỡ tận tình và chỉ dẫn của thầy cô trong Phòng Công tác sinh viên cùng với sự nỗi lực phấn đấu học hỏi của bản thân em đã thu được khá nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế đã giúp tôi vững vàng, nắm chắc được kiến thức từ lý thuyết đến thực tế, học hỏi thêm nhiều trong nghiệp vụ. Đây sẽ là một hành trang giúp những sinh viên thực tập như em sau khi ra trường có được những kinh nghiệm quý báu để bước vào môi trường mới, môi trường cơ quan khó khăn và nhiều thử thách.
Đợt thực tập này đã giúp em trau dồi thêm rất nhiều kinh nghiệm, vừa ôn lại những kiến thức đã được tích lũy khi còn ngồi trên ghế nhà trường, vừa có thể phát huy, khơi dậy những tiềm năng của một nhà Quản trị văn phòng trong tương lai, giúp em tự tin hơn khi đứng trước cánh cửa để hòa nhập với môi trường làm việc mới.
Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự chỉ bảo tận tình của thầy cô em đã hoàn thành xuất sắc công việc được giao. Qua thực tế đã giúp em nắm vững hơn về nghiệp vụ văn phòng, đây là tiền đề giúp em làm tốt công việc của mình sau khi ra trường.
Qua báo cáo này,em xin được bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo Phòng Công tác Sinh viên, đặc biệt là thầy Dương Văn Nam, thầy Nguyễn Trung Phát, cô Vi Hoài Anh thầy Nguyễn Văn Chiến đã tận tình chỉ bảo, những cung cấp cho em tài liệu, động viên và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Một lần nữa,em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Phòng đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong đợt thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ và trang bị vốn kiến thức quý báu về công tác Văn phòng trong suốt thời gian em học tập tại trường để giờ em có cái nhìn tổng quát và hoàn thiện hơn về công tác Quản trị văn phòng.
Trên đây là bản báo cáo thực tập của em. Bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn !
PHỤ LỤC 01:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khoa Hành chính học
Khoa Tổ chức và quản lý nhân lực Khoa Văn thư - Lưu trữ
Khoa Nhà nước và Pháp luật
Khoa Văn hóa Thông tin và xã hội
Khoa Khoa học chính trị Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng Khoa tổ chức và xây
dựng chính quyền
PhòngQuản lý đào tạo
Phòng Hành chính Tổng hợp Phòng Kế hoạch
Tài chính
Phòng Quản trị Thiết bị Viện Nghiên cứu và
phát triển
Phòng Công tác Sinh viên Cơ sở Trường ĐHNV
HN tại Miền Trung
Ban quản lý KTX Tạp chí khoa học
Nội vụ Phòng khảo thí và
đảm bảo chất lương Phòng hợp tác
quốc tế Cơ sở trường ĐHNV
HN tại TP.Hồ Chí Minh
Phòng Tổ chức cán bộ
Phòng quản lý khoa học và sau đại học Trung tâm Ngoại
ngữ
Các Hội đồng tư vấn
Tổ chức Đảng và đoàn thể
Ban Giám hiệu
Trung tâm Tin học
Trung tâm đào tạo NVVP và dạy nghề Trung tâm Thông
tin thư viện Khoa Hành chính
học
Phòng Tổ chức cán bộ
Phòng quản lý khoa học và Sau đại học Trung tâm
Ngoại ngữ
Các Hội đồng tư vấn
Tổ chức Đảng và đoàn thể
Ban Giám hiệu
Trung tâm Tin học
Trung tâm đào tạo NVVP và dạy nghề Trung tâm Thông
tin thư viện
Khoa Quản trị văn phòng Khoa Hành chính
học
Trung tâm đào tạo NVVP và dạy nghề Trung tâm Thông
tin thư viện
Khoa Quản trị văn phòng Khoa Hành chính
học
Trung tâm đào tạo NVVP và dạy nghề
Trung tâm Thông tin thư viện
PHỤ LỤC 02:
Mô tả công việc của lãnh đạo Trưởng phòng và các cán bộ văn phòng
STT Tên vị trí việc làm Mô tả nội dung, vị trí việc làm Người đang làm
01 Trưởng phòng + Công tác tổ chức, lao động, thi đua của đơn vị;
+ Chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ, kiển tra văn bằng, chứng chỉ của học sinh, sinh viên, học viên;
+ Công tác chế độ chính sách với học sinh, sinh viên;
+ Công tác hành chính của đơn vị;
+ Công tác Đảng, phát triển Đảng thuộc đơn vị và học sinh, sinh viên;
+ Công tác quản lý học sinh, sinh viên nội trú;
+ Thực hiện nhiệm vụ khác khi Hiệu trưởng giao.
Dương Văn Nam
02 P.Trưởng phòng + Công tác giáo dục chính trị, tư tưởng;
+ Công tác thi đua, rèn luyện, thể chất, phong trào;
+ Phối hợp với cá đơn vị quản lý học sinh, sinh viên, học viên trên lớp;
+ Công tác nghĩa vụ quân sự của học sinh, sinh viên
+ Công tác học sinh, sinh viên ngoại trú;
+ Công tác tư vấn học tập, việc làm cho HS- SV
+ Công tác khen thưởng kỷ luật học sinh, sinh viên, học viên
+ Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng giao.
Nguyễn Trung Phát
03 Chuyên viên + Phối hợp các đơn vị quản lý HS-SV, học Vi Hoài Anh
viên trên lớp;
+ Công tác quản lý hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ của học sinh, sinh viên, học viên;
+ Công tác hành chính của đơn vị;
+ Tham gia công tác quản lý Ký túc xá;
+ Thực hiện công việc khác do Trưởng phòng giao.
04 Chuyên viên + Quản lý học sinh, sinh viên (kiểm tra đôn đốc HS-SV chấp hành các quy định của trường và của Bộ Giáo dục – Đào tạo; kiến nghị khen thưởng, kỷ luật đối với HS-SV);
+ Làm thủ tục đăng ký tạm trú có thời hạn cho HS-SV và quản lý HS-SV ngoại trú;
+ Theo dừi cụng tỏc di chuyển nghĩa vụ quõn sự của HS-SV ;
+ Quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên, học viên;
+ Làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp và đề nghị đưa tin những hoạt động của Phòng lên trang web của Trường;
+ Tham gia công tác giải quyết chế độ chính sách cho HS-SV;
+ Các công việc khác do Trưởng phòng giao.
Nguyễn Văn Chiến
05 Chuyên viên + Đánh máy, nhân bản, chuyển giao các văn bản của Phòng;
+ Đăng ký hồ sơ HS-SV vào sổ đăng bạ (phần lý lịch) và nhập thông tin HS-SV trúng tuyển vào chươn trình quản lý đào tạo trên máy vi tính;
+ Tham gia công tác giải quyết chế độ chính sách cho HS-SV;
+ Công tác Đảng vụ của Chi bộ Phòng;
+ Thực hiện công việc khác do Trưởng phòng giao.
Nguyễn Tiến Chung
[ơ
PHỤ LỤC 03:
Quy trình chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Hành chính Tổ
chức có yêu cầu gửi tới các
đơn vị đăng ký công tác
Phòng Hành chính Tổ chức tổng hợp thông tin và hoàn
thành bản thảo
Lấy ý kiến của các đơn
vị
Phòng Hành chính
Tổ chức hoàn chỉnh bản thảo lần
cuối
Hoàn thành thủ tục pháp
lý cần thiết
Hiệu trưởng không duyệt
Bản thảo chưa hoàn thiện
PHỤ LỤC 04:
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
STT Trình tự công việc Trách nhiệm Ghi chú
1 Các đơn vị
2 Phòng
3 Lãnh đạo
trường
4 Phòng
5 Phòng
Đụn đốc, theo dừi cỏc cỏn bộ, nhận viờn chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo
phòng
Đụn đốc, theo dừi cỏc cụng việc của cơ quan, báo cáo hàng ngày (ghi nhật ký)
Kết thúc chuyến đi, thực hiện việc báo cáo kết quả của chuyến đi cho lãnh đạo
Nhà trường Lập kế hoạch đi công
tác cho lãnh dạo
Đi công tác
PHỤ LỤC 05:
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản “Đi”
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC
BƯỚC THỰC HIỆN
TRÁCH NHIỆM
TRÌNH TỰ CÔNG
VIỆC THỜI GI AN
TÀI LIỆU, BIỂU MẪU
LIÊN QUAN
Bước 1
Cán bộ Văn thư được phân
công
Ngay sau khi tiếp nhận văn
bản
Bước 2
Chuyên viên được phân
công
Theo ý kiến chỉ đạo và quy
chế Công tác văn thư - Lưu
trữ Bước 3
Chuyên viên Văn phòng
(VT)
ẵ ngày
Bước 4
Trưởng các phòng, ban hoặc người
được uỷ quyền
ẵ ngày
Bước 5
Văn thư, chuyên viên
được phân công
ẵ ngày hoặc theo yêu cầu
thực tế
Bước 6
Chuyên viên được phân
công
Theo quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ Nghiên cứu và
dự thảo văn bản
Duyệt, ký
Ban hành và phát hành Tiếp nhận
yêu cầu
Lưu hồ sơ Trình ký văn bản
PHỤ LỤC 06:
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản “Đến”
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC
BƯỚC THỰC HIỆN
TRÁCH
NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC THỜI GIAN THỰC HIỆN
TÀI LIỆU, BIỂU MẪU LIÊN QUAN Bước 1 Phòng Văn thư-
Lưu trữ ẵ ngày
Bước 2 Lãnh đạo phòng
1 ngày
Bước 3 Phòng Văn thư-
Lưu trữ Ngay sau khi tiếp
nhận VB Bước 4 Phòng Hành chính
Tổ chức
Bước 5 Lónh đạo Trường ẵ ngày
Bước 6 Phòng Văn thư-
Lưu trữ Theo ý kiến chỉ
đạo
Bước 7 Cỏc đơn vị ẵ ngày
Bước 8 CV được phân công
Theo ý kiến chỉ đạo và theo quy
trình cụ thể
Bước 9 Văn thư CV được
phân công Theo quy chế
CTVT Xử lý công văn, trình
Lãnh đạo Chỉ đạo giải quyết
Tiếp nhận văn bản “đến”
Chỉ đạo giải quyết Lưu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà
trường
Chuyển công văn đến các đơn vị
Phân công xử
lý
Xử lý công văn đến
PHỤ LỤC 07:
Quy trình tổ chức Hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chuẩn bị
Xây dựng kế hoạch
Chuẩn bị cơ sở vật chất hội nghị
Phân công nhân sự
Triển khai Ghi biên bản
Thành phần Nội dung
Dự trù kinh phí
Thành lập ban tổ chức hội nghị
Tổ
chức Báo cáo kết quả
Thực hiện công việc sau hội nghị
Dự kiến chương trình
Địa điểm, âm thanh, ánh sáng, ...
Gửi thư mời