Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ

5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng hiện đại là Văn phòng mà bộ máy cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiện, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.

Hiện đại hóa văn phòng đem lại những hiệu quả nhất định trong hoạt động của cơ quan như: hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí về quản lý điều hành, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi Cán bộ, Công chức

văn phòng; giúp cho mọi công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác và năng suất, chất lượng đúng nguyên tắc và chế độ; đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động của cơ quan.

Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được các đơn vị trong trường thực hiện:

+ Nhìn chung các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu công việc thực tế. Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như: kết nối mạng thông tin cục bộ giúp giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả.

+ Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điều kiện thực tế.

+ Trình độ đội ngũ Cán bộ, nhân viên văn phòng nhìn chung có năng lực, đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện nay các trang thiết bị ở văn pḥòng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, phần lớn máy móc, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu, việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa thực sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng chưa đúng với mục đích và chức năng, đội ngũ Cán bộ, viên chức vẫn chưa được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về việc bảo quản và sử dụng các trang thiết bị hiện đại, dẫn tới việc cac trang thiết bị khi đưa vào sử dụng nhanh chóng bị hư hỏng, chưa phát huy được hết các chức năng của các trang thiết bị, diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng.

* Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Trong các đơn vị sự nghiệp giúp việc cho lãnh đạo Trường thì Phòng, Khoa, Trung tâm luôn đảm nhiệm những vai trò hết sức to lớn. Với chức năng giúp Hiệu trưởng theo dừi, đụn đốc cỏc tổ chức, cơ quan, đơn vị Trường thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Trường; tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Trường; thực hiện công tác hành chính, Văn

thư, Lưu trữ và y tế của Nhà trường, Văn phòng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong bất cứ hoạt động của cơ quan hành chính sự nghiệp nào nói chung và của Trường Đại học Nội vụ nói riêng.

Trước những yêu cầu to lớn của đất nước cũng như của thời đại toàn cầu hoá, phát triển mạng thông tin toàn cầu mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới và hiện đại hoá. Sự toàn cầu hoá ngày càng mạnh mẽ, đặc biệt khi nước ta là một nước đang phát triển và tham gia vào các tổ chức lớn của thế giới, yêu cầu đặt ra trong việc hiện đại hoá văn phòng ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết, buộc các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp phải thay đổi mô hình văn phòng từ kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới, hiện đại đáp ứng nhu cầu làm việc ngày càng cao của con người.

Trước thực tế đó, lãnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa ra các biện pháp cũng như những mô hình hết sức cụ thể để hiện đại hoá Văn phòng của cơ quan mình. Nhà trường cũng tập trung vào việc đổi mới các yếu tố cụ thể là :

a. Hiện đại về trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công việc của Văn phòng

Nhà trường đã chú trọng trong công tác mua sắm các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho quá trình công tác như : Hệ thống máy vi tính và hệ thống mạng rất hiện đại, phục vụ việc giải quyết các công việc một cách nhanh chóng;

các phương tiện truyền tin, truyền văn bản khác cũng được trang bị đầy đủ như máy Fax, máy chiếu để phục vụ tốt cho công tác giảng dạy của giáo viên, giảng viên trong nhà trường , và hệ thống điện thoại cố định có dây đã đảm bảo những yêu cầu to lớn trong việc thu nhận và cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các nhân viên trong văn phòng.

Ngoài ra, các trang thiết bị hiện đại khác phục vụ cho quá trình làm việc của Lãnh đạo và của nhân viên văn phòng như máy Photocoppy, máy in, máy scan, máy điều hoà, máy hút bụi, quạt thông gió... cũng được trang bị hết sức đầy đủ.

Từ các vật dụng thông thường cũng được đầu tư, mua sắm ngay sau khi có đề nghị văn phòng nhằm đáp ứng cho công việc cần giải quyết gấp như giấy, bút,

các loại ghim, kẹp, các loại giá, tủ đựng hồ sơ tài liệu, bìa cặp...

Với việc thiết kế bàn làm việc cho lãnh đạo văn phòng hình chữ L, đồng thời với một chiếc ghế xoay đã giúp Trưởng các Phòng, Khoa và Trung tâm cùng các nhân viên cùng một lúc có thể giải quyết được nhiều công viêc, đồng thời với sự thiết kế ánh sáng, nhiệt độ, cũng như độ ẩm, màu sơn tường cũng rất hài hoà đã tạo ra một môi trường làm việc hết sức khoa học và lý tưởng cho Nhà trường.

b. Hiện đại về con người.

Do nhận thấy yếu tố con người có vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo ra phong cách làm việc của văn phòng nên những năm gần đây, Lãnh đạo Nhà trường luôn chú trọng đến việc đổi mới yếu tố con người xem như là yêu cầu tiên quyết dẫn đến việc đổi mới và hiện đại hoá văn phòng.

Với các công chức, viên chức đều có trình độ và học vấn cao vì vậy, quá trình giải quyết công việc của Nhà trường ngày càng có hiệu quả về chất lượng cũng như số lượng. Với các yếu tố về trình độ, trí thức, nghiệp vụ cộng thêm với kỹ thuật và kỹ năng giao tiếp ứng xử đã tạo cho môi trường làm việc của Nhà trường ngày càng khoa học hơn nhiều lần.

Để hiện đại yếu tố con người trong văn phòng, trong những năm qua, Trường Đại học Nội vụ Hà đã có những biện pháp cụ thể cho vấn đề này như :

Thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi của công việc.

+ Tổ chức thi công chức cho toàn Trường để đánh giá năng lực thực sự của các chuyên viên văn phòng và năng lực phục vụ công tác giảng dạy của giáo viên và giảng viên.

+ Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho các cán bộ phòng.

+ Trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức xã hội, văn hoá cho đội ngũ cán bộ, công chức làm văn phòng (đặc biệt là văn hóa ứng xử nơi công sở của người làm văn phòng, và cả những kiến thức về nghe và trả lời điện thoại).

c. Hiện đại hoá các nghiệp vụ hành chính văn phòng :

Với sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống trang thiết bị hiện đại và yếu tố con người có trình độ, học thức có chuyên môn cao vì vậy việc hiện đại hoá các nghiệp vụ hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thực hiện khá thuận lợi. Các công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, công tác tổ chức một hội nghị hay tổ chức chuyến đi công tác, công tác giảng dạy...đều được thực hiện một cách nhanh chóng, có bài bản và không thiếu tính chuyên nghiệp, chặt chẽ.

Như vậy, trước đòi hỏi yêu cầu giải quyết công việc ngày càng cao, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ngày càng chú trọng đến việc phát triển và hiện đại hoá văn phòng. Với việc áp dụng chương trình tiêu chuẩn ISO vào công tác văn phòng nên việc tạo ra một môi trường mới với sự có mặt ngày càng lớn của công nghệ thông tin sẽ là một điều mới và hứa hẹn nhiều kết quả trong tương lai của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho Nhà nước.

6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính Tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính tổng hợp.

6.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính Tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐ- ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:

Phòng Hành chính – Tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cơ cấu tổ chức bao gồm:

- 01 Trưởng phòng;

- 03 Phó Trưởng phòng(01 Phó Trưởng phòng làm Thư ký Ban Giám Hiệu);

- 02 Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ;

- 03 Chuyên viên hành chính;

- 01 Chuyên viên công tác Đoàn thể;

- 01 Nhân viên tạp vụ;

- 02 chuyên viên làm công tác Y tế;

- 01 chuyên viên phụ trách công tác vệ sinh, bảo vệ của Trường.

a. Vị trí và chức năng

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.

b.. Nhiệm vụ và quyền hạn

* Thực hiện công tác hành chính

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, …) theo quy định;

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của Trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn bản do Trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng truyền thống của Trường.

- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.

- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;

- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;

- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.

* Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;

- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và theo dừi thực hiện cỏc kết luận của Ban Giỏm hiệu;

- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;

*. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;

[[[[[[[[ơ

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

6.2. Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính Tổng hợp:

* Ưu điểm:

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.

Về ưu điểm: Phòng Hành chính Tổng hợp được sự quan tâm của Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường, nên công tác tổ chức, hoạt động của Phòng luôn đạt được kết quả cao.

Tổ chức, bộ máy hoạt động của Phòng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Cán bộ, chuyên viên trong Phòng đã tích cực tham gia các hoạt động tổ chức, xây dựng được ý thức làm việc, luôn chấp hành tốt các nội quy, quy định của Nhà trường và cơ quan đề ra.

Môi trường làm việc thuận lợi, trang thiết bị trong phòng làm việc đầy đủ đáp ứng được yêu cầu của công tác, nhiệm vụ của phòng Hành chính Tổng hợp.

* Nhược điểm:

Phòng Hành chính Tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có nhiều bộ phận khác nhau lại được bố trí và sắp xếp không được hợp lý gây khó khăn cho công tác điều hành, giám sát và lãnh đạo của Trưởng phòng đối với cán bộ, chuyên viên thuộc Phòng quản lý.

Phòng Hành chính tổng hợp được bố trí ở tầng 1, thuận tiện cho công tác liên hệ giao dịch của khách đến làm việc tại Cơ quan, tuy nhiên Phòng làm việc được bố trí tầng 1 ảnh hưởng tới công tác làm việc và lãnh đạo của Phòng (thường xuyên có tiếng động, không tập trung làm việc)

PHẦN III

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

I. Nhận xét đánh giá chung về ưu nhược điểm trong công tác hành chính