Điều 2. ...
7) Chữ ký của người có thẩm quyền
Văn bản ban hành phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền khác của cơ quan ký. Phải ký đúng thẩm quyền.
Chức vụ của người ký văn bản được trình bày ở cuối văn bản về phía bên phải bằng phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng, đậm. Họ tên người ký trình bày ở phía dưới dấu cơ quan bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG (ký tên, đóng dấu)
Triệu Văn Cường
KT. HIỆU TRƯỞNG PHể HIỆU TRƯỞNG
(ký tên, đóng dấu)
Hà Quang Ngọc 8) Dấu của cơ quan
Văn bản sau khi ký phải đóng dấu của cơ quan. Cùng với chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan đóng vào văn bản nhằm mục đích chính là bảo đảm tớnh chõn thực và hiệu lực phỏp lý của văn bản. Dấu đúng phải đỳng chiều, rừ ràng, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái bằng mực dấu màu đỏ tươi. Theo quy định, chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký; không được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi tên người và việc cụ thể.
9) Nơi nhận văn bản
- Đối với văn bản có tên gọi thì nơi nhận được ghi ở cuối văn bản về phía góc trái, bằng Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm, nghiêng, sau cụm từ Nơi nhận dùng dấu (:). Phía dưới trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân cùng Font chữ, cỡ chữ 11, mỗi tổ chức cá nhân là một gạch đầu dòng, cuối dòng là dấu chấm phẩy (;) dòng cuối cùng ghi đơn vị lưu và kết thúc bằng dấu (.).
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Bộ Nội vụ (để b/c);
- Lưu: VT.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (gồm các bước)
Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý. Chất lượng văn bản có ảnh hướng rất lớn đến hiệu quả công việc của cơ quan quản lý.
Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ cẩn thận và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản. Một số công văn thông thường như: Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy đi đường... đã được nhà Trường mẫu hoá trong thông báo số 117/TB-CĐNV ngày 01/6/2006. Còn đối với một số văn bản quan trọng như tờ trình, đề án, báo cáo công tác năm, quy trình xây dựng văn bản được tiến hành theo các bước cơ bản như sau:
1) Chuẩn bị:
- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành và trình lãnh đạo. Sau đó thu thập xử lý thông tin có liên quan đến vấn đề đang cần giải quyết bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
2) Xây dựng bản thảo:
- Xây dựng đề cương
- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liên quan để bảo đảm chất lượng của bản thảo.
3) Duyệt bản thảo
Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo:
- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nội
dung của văn bản. Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng của nội dung bản thảo.
- Trình Trưởng phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản sau đó Trưởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư. Nếu bản thảo được đồng ý của Hiệu Trưởng ký tắt vào góc bên phải của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phải thảo lại.
4) Nhân bản văn bản:
Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản
để chuẩn bị ban hành. Có nhiều hình thức nhân bản: Đánh máy, in tipô, in vi tính, photocopy... Trong trường hợp văn bản cần nhân bản với số lượng lớn thì có thể photocopy.
5) Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặc đánh máy, cần kịp thời sửa chữa. Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản về mặt thể thức như trình ký, xin chữ ký phát hành, xin số cho văn bản, sao văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Có thể nói với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ và thống nhất như trên cùng sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản trong hoạt động quản lý của Trường tương đối đúng thể thức và đúng quy trình.
* Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung:
Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (Nhận xét từng nội dung và có ví dụ cụ thể)
1) Thẩm quyền ban hành văn bản.
Văn bản của Trường ban hành nói chung đúng thẩm quyền, các đơn vị tổ chức ban hành văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền trước khi trình thủ trưởng cơ quan.
Ví dụ: Thẩm quyền ban hành một Quyết định cho sinh viên bảo lưu kết quả học tập là Thầy Hiệu trưởng hoặc trong trường hợp này thầy Phó Hiệu trưởng có nhiệm vụ về quản lý học sinh sẽ ký thay:
KT. HIỆU TRƯỞNG PHể HIỆU TRƯỞNG
Hà Quang Ngọc
2) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Ưu điểm: Các văn bản trong trường nói chung đều đảm bảo đầy đủ về yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (9 yếu tố thể thức).
+ Nhược điểm: Đôi khi sai lỗi chính tả, hay có loại văn bản không được ghi số ký hiệu như Hợp đồng.
Ví dụ: Về thể thức trình bày văn bản
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Số: /QĐ-ĐHNV
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
QUYẾT ĐỊNH Về việc...
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Căn cứ ...;
Căn cứ ...;
Theo đề nghị của ..., QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ... . Điều 2. ... . Điều 3. ... ./.
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu: VT.
KT. HIỆU TRƯỞNG
Hà Quang Ngọc 3) Về quy trình soạn thảo văn bản.
Hầu hết mọi đơn vị đều nắm rất rừ về quy trỡnh soạn thảo văn bản đó được
quy định nên tổ chức soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức, nội dung và đúng quy trình.
Vớ dụ: Khi bắt đầu chuẩn bị soạn thảo ra một văn bản cần nắm rừ được quy trình như sau:
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
+ Chọn thể loại văn bản.
+ Thu thập và xử lý thông tin.
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
+ Duyệt bản thảo.
+ Nhân bản bản thảo.
+ Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Trên thực tế ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội những văn bản thông thường không nhất thiết phải đúng quy trình như trên.
Nếu là một đề án hay một chương trình lớn thì mới phải thực hiện đúng quy trình đã được quy định.
4) Về kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản của Trường soạn thảo đảm bảo đầy đủ 6 quy tắc kỹ thuật soạn thảo, tuy nhiên trong khâu sử lý và hoàn thiện văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế.
Ngoài ra còn có những lỗi như sai chính tả, nhầm lẫn năm ban hành.
Ví dụ: Văn bản của Trường ban hành đều đảm bảo các yêu cầu:
+ Văn bản ban hành phải có tính mục đích + Văn bản phải đảm bảo chính xác
+ Văn bản cần được trỡnh bày rừ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn + Văn bản ban hành phải bảo đảm tính hợp hiến và hợp pháp.
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:
* Sơ đồ quy trình tổ quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
( Xem phụ lục 05 )
a. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi là một khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư. Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi theo đúng nguyên tắc thì văn bản đi phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư của Trường (thuộc phòng Hành chính - Tổng hợp). Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của Trường được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. Văn bản đi của Trường phát hành ngày nào thì đăng ký, vào sổ phát hành ngay trong ngày hôm đó chậm nhất là đến ngày làm việc tiếp theo.
*Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là do Trường ban hành ra do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Trưởng – Phó các Phòng, Khoa, Trung tâm của Trường ký và đến văn thư đóng dấu của Trường sau đó chuyển giao đến các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường (nếu có) có trách nhiệm giải quyết văn bản. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường gồm các bước như sau:
+ Trình ký văn bản
Về nguyên tắc chỉ trình ký văn bản cho những người có đủ thẩm quyền. Văn bản sau khi được soạn thảo và in ấn, văn bản phải được trình ký cho Hiệu trưởng hoặc người được uỷ quyền ký. Việc trình ký có thể do Trưởng đơn vị, Trưởng phòng Hành chính Tổ chức hoặc do các chuyên viên, cán bộ của bộ phận chuyên môn thực hiện.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản.
-Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản được giao cho bộ phận văn thư của Trường thực hiện nếu phát hiện thấy sai sót thì báo cáo người
được giao xem xét văn bản giải quyết.
- Tất cả văn bản của Trường đều đánh số theo hệ thống chung do Văn thư của Trường quản lý. Số văn bản bắt đầu từ số 01 ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm. Việc đánh số văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2011/
TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản.
Nếu ngày của văn bản là ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thì phải thêm số 0 vào đằng trước nhằm tránh hiện tượng có thể ghi thêm số vào văn bản.
+ Nhân văn bản
Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
+ Đóng dấu văn bản đi (dấu cơ quan)
Sau khi nhân bản thì đến văn thư của Trường lấy dấu. Việc đóng dấu lên chữ ký và lên phụ lục kèm theo văn bản chính thức được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, 3, 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư. Khi đóng dấu thì phải chùm lên 1/3 chữ ký và phải lệch về phía bên trái
Sau khi đóng dấu lên văn bản có nghĩa là văn bản đã hoàn tất về nội dung và thể thức, việc đóng lên văn bản có hiệu lực giao dịch với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
+ Đăng ký văn bản đi:
Văn bản đi được đăng ký vào sổ văn bản đi. Sổ đăng ký văn bản đi có mẫu như sau:
Bìa sổ:
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2015
Từ ngày……….đến ngày………
Từ số………..đến số………
Quyển số:
- Phần đăng ký bên trong:
Ngày tháng văn bản
Số, ký hiệu
văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị hoặc người
nhận bản lưu
Số lượn g bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
*) Cách đăng ký các cột:
- Cột 1: Ghi ngày, tháng văn bản - Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản
- Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản - Cột 4: Ghi họ tên người ký văn bản
- Cột 5: Ghi tên các cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản - Cột 6: Ghi đơn vị hoặc người nhận bản lưu
- Cột 7: Ghi số lượng bản
- Cột 8: Ghi các dấu hiệu, thông tin khác ngoài các cột đã ghi trên
*) Đối với văn bản mật:
Do đặc điểm Trường có ít tài liệu mật cho nên Trường không có sổ văn bản mật mà tuỳ theo mức độ khác nhau của văn bản Trường phân công: Hiệu trưởng chịu trách nhiệm xử lý văn bản mật. Sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) nhưng tên gọi ngoài sổ là “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” và phần bên trong sổ bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “tên loại và trích yếu nội dung”.
+ Chuyển giao văn bản đi:
Tất cả văn bản đi của cơ quan đều thực hiện theo nguyên tắc chung: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Trừ các văn bản gửi cho đơn vị cá nhân trong Trường tất cả các văn bản gửi ra ngoài cơ quan đều phải để trong phong bì.
Mẫu bì văn bản:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Địa chỉ: Đường 36 Xuân La – phường Xuân La Quận Tây Hồ - Hà Nội
Điện thoại: (04).7532864; Fax: (04).7532995;
Webside: http://www.truong noivu.edu.vn Số:
To………
………
*) Sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ:
Đây là công việc hoàn tất trước khi chuyển giao văn bản và cũng là công việc quan trọng trong khâu chuyển giao văn bản đi nội bộ trong cơ quan.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ:
Ngày tháng chuyển
Số, ký hiệu văn bản (hoặc số, phiếu gửi phiếu
chuyển)
Số lượng văn bản (hoặc số
lượng bì)
Đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản hay bì
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Cách đăng ký:
- Cột 1: Ghi rừ ngày thỏng chuyển văn bản
- Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi) - Cột 3: Ghi số lượng văn bản hoặc số lượng bì
- Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc người nhận văn bản - Cột 5: Người nhận văn bản ký nhận
- Cột 6: Ghi các thông tin khác ngoài các thông tin đã ghi ở các cột trên
- Chuyển giao văn bản đi: Văn bản đi sau khi được người có thẩm quyền ký, văn thư làm các thủ tục chuyển giao, các văn bản chuyển qua đường bưu điện được thống kờ vào sổ theo dừi mẫu sau:
Ngày chuyển
Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản
Số lượng bì
Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Cách đăng ký:
- Cột 1: Ghi rừ ngày thỏng chuyển văn bản - Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản
- Cột 3: Ghi tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản - Cột 4: Ghi số lượng bì
- Cột 5: Ghi người nhận văn bản ký nhận - Cột 6: Ghi các thông tin khác
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu: Việc lưu văn bản được
thực hiện theo Quy định tại Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Bản lưu là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (chữ ký tươi) và được sắp xếp theo trình tự khoa học là cơ sở để phục vụ cho tra cứu tài liệu khi cần thiết.
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
- Ưu điểm: Giúp cho cán bộ văn thư thực hiện chính xác các khâu nghiệp vụ. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ thống nhất các văn bản được ban hành.
- Nhược điểm: Văn bản chưa được sắp xếp khoa học hợp lý
b. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan khác gửi tới cơ quan mình bằng con đường trực tiếp, qua bưu điện hoặc do cá nhân mang từ hội nghị về.... tất cả các văn bản đến.
* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. ( Xem phụ lục 06)
* Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến + Tiếp nhận văn bản đến:
Văn bản đến của Trường đều tập trung tại bộ phận văn thư chủ yếu được gửi tới bằng đường bưu điện. Ngoài ra cũng có tài liệu do cá nhân mang về từ hội nghị thì thường do đơn vị nhận trực tiếp giải quyết.
+ Kiểm tra phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong (nếu có). Sau đó tiến hành phân loại, văn bản đến có hai loại: loại thứ nhất là văn bản; loại thứ hai là thư riêng, sách báo tư liệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan (không cần bóc bì và đóng dấu đến).
Đối với văn bản do cơ quan cá nhân gửi đến chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì làm thủ tục đăng ký và đóng dấu đến chuyển lãnh đạo giải quyết.
Mẫu dấu đến được trình bày như sau: