D. Cơ cấu tổ chức
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường
2. Khảo sát về công tác văn thư- lưu trữ
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
2.1.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành
+ Lập hồ sơ công việc năm của chuyên viên.
+ Tập hợp danh mục hồ sơ lưu trữ của đơn vị.
(Sơ đồ Quy trình lập hồ sơ hiện hành - Xem phụ lục 13)
* Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Nhìn chung công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện tương đối tốt. Trưởng phòng hành chính là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan hội thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật về công tác văn thư. Công tác văn thư của Trường cũng có nhiều đổi mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này.
Hàng năm các Cán bộ Văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nằm nâng cao tay nghề.
Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác văn thư của cơ quan bởi lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của Trường. Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy mà công tác văn thư của trường đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp lãnh đạo các cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư:
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản;
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
- Quản lý con dấu
- Chỉ đạo và kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành.
* Trưởng phòng hành chính trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của cơ quan.
- Xem xét thể thức và kỹ thuật trình bày cũng như nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
Trưởng phòng Quản lý Đào tạo có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng còn tham mưu cho thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư như “Quy định về việc thực hiện quy trình trình ký văn bản của Trường”, “Quy chế công tác văn thư lưu trữ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”.
Nhìn chung dựa vào thực tế cho thấy quy định đã được triển khai, áp dụng thực hiện tương đối tốt. Quy định đó làm rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, đơn vị trong việc soạn thảo văn bản, thẩm định nội dung, thể thức văn bản trình Lãnh đạo Trường xem xét, ký văn bản; đảm bảo không để sai sót về thể thức, hình thức văn bản. Vì vậy, quy trình trình ký văn bản của Trường đã đi vào nề nếp, thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, các đơn vị thuộc Trường, các cán bộ công chức, viên chức liên quan đều tuân thủ và thực hiện đúng quy định. Tuy nhiên, quy định về quy trình ban hành văn bản đó còn phải qua nhiều thủ tục. Vì thế việc trình ký đến ban hành văn bản chiếm nhiều thời gian, làm chậm quá trình triển khai văn bản (trường hợp có văn bản gấp thì làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc).