1. Công tác Văn thư:
- Ưu điểm:
+ Đã đề ra nội quy, quy chế nhằm chỉ đạo, hướng dẫn, cụ thể hoá quy định về công tác văn thư của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền ban hành.
+ Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư của các cơ quan có thẩm quyền ban hành đều được lãnh đạo nhà trường phổ biến đến từng cán bộ, viên chức để áp dụng và thực hiện có hiệu quả.
+ Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ đã được quản lý chặt chẽ, nghiêm túc và đúng quy định hiện hành.
+ Các quy trình soạn thảo văn bản được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng và chuyên nghiệp.
+ Cán bộ văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo.
Văn thư cú thể theo dừi được cỏc văn bản gửi đến đó nhận chưa và tiến độ thực hiện văn bản. Với cách làm này các văn bản được xử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản dễ dàng hơn, không mất nhiều thời gian.
+ Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ. Đóng dấu văn bản phát hành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu.
luật.
+ Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn
thành nhiệm vụ.
+ Công tác soạn thảo văn bản còn một số lỗi trong kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Mẫu hoá một số văn bản: Quyết định nhân sự, thông báo tuyển sinh, hợp đồng kinh tế, lịch làm việc … trên mạng Lan của Trường để cán bộ, viên chức các phòng ban thuận lợi trong việc mẫu hoá văn bản, đồng thời thống nhất được thể thức trình bày văn bản trong toàn trường.
- Nhược điểm:
+ Việc sử dụng mạng LAN còn gặp nhiều hạn chế trong việc trao đổi thông tin từ mạng nội bộ.
+ Hoạt động kiểm tra công tác văn thư chưa được thường xuyên và chặt chẽ.
+ Một số văn bản còn bỏ sót số; công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện tốt.
+ Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quá trinh giải quyết công việc và chính cán bộ văn thư cũng gặp khó khăn.
2. Công tác Lưu trữ:
- Ưu điểm:
+ Thông qua khảo sát, nghiên cứu, em thấy nếu tài liệu đã được lập hồ sơ tại văn thư tốt thì quá trình phân loại tài liệu tại lưu trữ sẽ rất thuận lợi.
+ Đã đề ra nội quy, quy chế nhằm chỉ đạo, hướng dẫn, cụ thể hoá quy định về công tác lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền ban hành.
+ Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo về công tác lưu trữ của các cơ quan có thẩm quyền ban hành đều được lãnh đạo nhà trường phổ biến đến từng cán bộ, viên chức để áp dụng và thực hiện có hiệu quả.
+ Thực hiện theo sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản cấp trên, theo quy định của nhà nước về công tác lưu trữ.
+ Đã chỉnh lý hầu hết tài liệu lưu trữ và đã đưa vào hoạt động phục vụ tra
cứu, sử dụng tài liệu của độc giả.
`+ Kho lưu trữ thoáng mát, các trang thiết bị đầy đủ thiết bị cho sử dụng và quản lý tài liệu của độc giả.
+ Vệ sinh kho, hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống xử lý tài liệu cố định…
+ Tài liệu của Trường được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị và thời hạn bảo quản theo từng năm.
- Việc lập hồ sơ hiện hành đã được thực hiện theo đúng qui trình, các giai đoạn tiến hành chỉnh lý đã tìm được phương án phân loại phù hợp.
- Nhược điểm:
+ Đối vơi những tài liệu rời rạc chưa được lập hồ sơ thì quá trình phân loại là quá trình phân chia từng tài liệu dể tiến hành lập lại hồ sơ, phần việc của cán bộ chuyên môn ở phần văn thư chưa lập, nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đối với chất lượng hồ sơ nếu như người lập hồ sơ không phải là người trực tiếp giải quyết công việc đó.
+ Chưa áp dụng được các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ rộng rãi.
+ Công cụ tra tìm tài liệu còn thiếu, mới chỉ có mục lục hồ sơ.
+ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ còn chậm, nhiều tài liệu đang đọng ở các phòng, ban, đơn vị. Chưa giao nộp vào kho khi đã hết thời hạn.
+ Chỉnh lý tài liệu xong một số hồ sơ chưa lập mục lục văn bản. Do vậy khi khai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu còn khó khăn.
+ Kinh phí dành cho lưu trữ còn hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu: máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió…
+ Kho lưu trữ của Trường được bố trí trên tầng 7 nhà A gây khó khăn cho việc vận chuyển tài liệu lưu trữ vào kho cũng như việc kiểm tra, sắp xếp và bảo quản tài liệu không được thường xuyên.
3. Công tác văn phòng:
- Ưu điểm:
+ Các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu làm việc được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại, các phòng ban đều được trang bị máy tính có
nối mạng LAN và mạng Internet để thuận lợi trong việc giao dịch văn bản nội bộ trên máy tình và soạn thảo, quản lý văn bản trên máy vi tính.
+ Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo…đã được chuyên viên đảm nhiệm và làm theo đúng quy định.
+ Bên cạnh đó, trường cũng chú trọng tới việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp,….
+ Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ làm việc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
+ Công tác soạn thảo, ban hành văn bản theo đúng quy định, đảm bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự.
- Nhược điểm:
+ Một số phòng làm việc trong trường có diện tích phòng còn hẹp, gây khó khăn trong việc giao dịch, liên hệ công tác cũng như sắp xếp và bảo quản văn bản, tài liệu.
+Tuy đã được đầu tư vào một số trang thiết bị hiện đại nhưng thực tế cho thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và còn thiếu ở một số phòng ban. Các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận, đặc biệt bộ phận văn thư máy photo, máy scan hay bị hỏng, bị lỗi,….
+ Các đơn vị, bộ phận trong trường chưa đồng nhất về mô hình văn phòng (văn phòng đóng, mở).
+ Cách bố trí phòng làm việc gây khó khăn cho công tác quản lý của lãnh đạo văn phũng, khụng theo dừi được cụng việc của cỏc nhõn viờn. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và đồng nghiệp trong quá trình giải quyết công việc không ăn khớp, bị gián đoạn, hạn chế trong giao tiếp.
II. Đề xuất những giải pháp