D. Cơ cấu tổ chức
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường
2. Xây dựng kế hoạch công tác tháng, năm của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mẫu kế hoạch công tác năm
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo số: ..../ ngày tháng năm ) Tháng Nội dung công việc Thời gian hoàn
thành
Dự trù kinh
phí Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Chủ đề 2: Xây dựng quy chế:
Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy chế Văn hóa công sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban hành kèm theo Quyết định số 1141/QĐ-ĐHNV ngày 07 tháng 11 năm 2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Quy chế gồm 6 chương:
Chương I: Những quy định chung
Chương II: Trang phục, lễ phục và chuẩn mực ứng xử của công chức, viên chức trong thi hành nhiệm vụ, công vụ và giao tiếp
Chương III: Bài trí công sở
Chương IV: Chế độ làm việc, hội họp
Chương V: Nội quy ra vào cơ quan, tiếp khách và quản lý phương tiện giao thông
Chương VI: Tổ chức thực hiện
Việc thực hiện văn hóa công sở trong Trường tương đối nghiêm túc và phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, các cán bộ công chức, viên chức trong toàn trường đã tuân thủ và thực hiện thống nhất.
(Quy chế Văn hóa công sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xem phụ lục 14)
Chủ đề 3: Sơ đồ hoá quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan ( Xem phụ lục 15)
Chủ đề 4: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này
Văn phòng hiện đại là văn phòng là văn phòng mà bộ máy cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bằng các phương tiện, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của văn phòng.
Hiện đại hóa văn phòng đem lại những hiệu quả nhất định trong hoạt động của cơ quan như: hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí về quản lý điều hành, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, công chức văn phòng; giúp cho mọi công việc của cơ quan được hung của cơ quan một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả. Giải quyết nhanh chóng, chính xác và năng suất, chất lượng đúng nguyên tắc và chế độ; đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động của cơ quan.
Hiện đại về con người: thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được nhu cầu công việc.
Tổ chức thi công chức cho toàn trường để đánh năng lực thực sự của các gaío viên.
Tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho các can bộ.
Ngoài những yếu tố trên, các trang thiết bị cũng là một trong những yếu tố làm thay đổi văn phòng, nếu trang bị các thiết bị đầy đủ thì hiệu quả giải quyết công việc mới được nhanh chóng, chính xác
Ưu điểm:
+ Hiện nay, công tác hiện đại hóa văn phòng đã được các đơn vị trong trường thực hiện
+ Nhìn chung các trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu công việc thực tế. Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như: kết nối mạng thông tin cục bộ giúp giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả.
+ Việc sắp xếp bố trí phòng làm việc nhìn chung phù hợp với các điều kiện thực tế.
+ Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng nhìn chung có năng lực, đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, trong điều kiện phát triển về công tác văn phòng như hiện nay thì các trang thiết bị ở văn phòng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, phần lớn máy móc, trang thiết bị chưa đáp ứng được yêu cầu, việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị chưa thực sự hợp lý, nhiều trang thiết bị hiện đại vẫn chưa được đưa vào sử dụng, hoặc sử dụng chưa đúng với mục đích và chức năng, đội ngũ cán bộ, viên chức vẫn chưa được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về việc bảo quản và sử dụng các trang thiết bị hiện đại, dẫn tới việc cac trang thiết bị khi đưa vào sử dụng nhanh chóng bị hư hỏng, chưa phát huy được hết các chức năng của các trang thiết bị, diện tích phòng làm việc còn chật hẹp, không đủ không gian để sắp xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng.