Để tạo điều kiện cho công tác văn thư, lưu trữ phát triển và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thì các quy định về công tác văn thư lưu trữ cần được tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hơn.
Cần xây dựng hệ thống pháp luật văn thư, lưu trữ hoàn chỉnh bao gồm các văn bản pháp luật cao nhất đến các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ.
- Hàng năm cần thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cũng như tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư – lưu trữ.
- Bố trí cán bộ Lưu trữ chuyên trách, không kiêm nhiệm.
- Tiếp tục đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản.
- Nhà trường nên ban hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ (lập danh mục hồ sơ).
- Việc đụn đốc, kiểm tra, theo dừi cụng tỏc văn thư, lưu trữ cần được thường xuyên;
- Trường cần lập danh mục hồ sơ, để có thể làm tốt hơn nữa công tác văn thư, lưu trữ của Trường đồng thời là tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy trong Trường.
- Quán triệt tới từng cán bộ, nhân viên trong trường về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Có mức khen thưởng thích đáng cho cán bộ, nhân viên làm tốt công tác văn thư, lưu trữ và chỉ tiêu được giao.
- Nhà trường cần quan tâm hơn nữa đến việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào trong công tác lưu trữ. Nên nghiên cứu, xây dựng và vận dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư, lưu trữ để cán bộ thực hiện nghiệp vụ một cách khoa học vì hiện nay việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO đã được áp dụng tương đối tốt trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng ở một số cơ quan, tổ chức.
2. Về công tác văn phòng:
- Tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan khi làm việc, đi làm đúng giờ, giờ nghỉ giải lao,…
- Thay thế, bổ sung các trang thiết bị bị hỏng, không thể sử dụng, bố trí phòng làm việc khoa học, thuận lợi cho việc giám sát, quản lý nhân viên.
- Đảm bảo các phòng làm việc trong cơ quan được bố trí, sắp xếp rộng rãi, thoải mái, tiện cho giải quyết công việc và giao dịch để đem lại hiệu quả cao.
- Áp dụng đồng nhất mô hình văn phòng mở vào các phòng, khoa, trung tâm thuộc Trường để tăng hiệu quả làm việc, giúp giải quyết công việc được nhanh chóng và thuận lợi.
3.Về nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ
- Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng trước hết phải nâng cao nhận thức từ cán bộ lãnh đạo đến mọi cán bộ công chức, nhất là đội ngũ công chức văn phòng, cụ thể hóa bằng văn bản những quy định của nhà nước và thực tế cơ quan và triển khai thực hiện đầy đủ những quy trình nghiệp vụ cụ thể từ việc thu thập thông tin, xây dựng văn bản, ban hành quản lý, lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ phục vụ khai thác,… và bố trí sử dụng cán bộ có chuyên môn, đầu tư tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần thúc đẩy các hoạt động chung trong toàn cơ quan.
- Không ngừng phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chính văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, phát triển, xây dựng mạng lưới điện tử phù hợp với sự phát triển của văn phòng.
- Tổ chức mở thêm các lớp bồi dưỡng nâng cao kỹ năng văn phòng, tin học cho cán bộ để thúc đẩy tin học hóa trong công tác hành chính văn phòng. Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm công tác này:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, chế độ chính sách, luôn động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ trong cơ quan.
4. Về nâng cao năng lực làm việc cho sinh viên:
- Nên bổ sung vào chương trình đào tạo thêm số đơn vị học trình những môn thực hành hay các môn nghiệp vụ vào trong quá trình học, giảm tiết học một số môn học không liên quan đến ngành chuyên môn, tăng tiết học những môn chuyên ngành, đầu tư hơn nữa các phương tiện thực hành cho các môn học chuyên dụng để học sinh, sinh viên có điều kiện tiếp xúc với thực tế, trau giồi kinh nghiệm nâng cao các kỹ năng nghề nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi khi đi làm.
- Trong quá trình học nên cho sinh viên tiếp xúc với các phần mềm thông
dụng đang được sử dụng tại các cơ quan nhà nước hiện nay.
- Không ngừng đổi mới và cải tiến phương pháp dạy và học để sinh viên hiểu rừ được tầm quan trọng của việc tự học, tự nghiờn cứu trong quỏ trỡnh học tập.
- Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện nay là khá quan trọng, nhà trường nên tăng số tiết môn học để sinh viên nắm vững kiến thức hơn, đầu tư các trang thiết bị hiện đại mà các cơ quan nhà nước hay dùng như: máy scan, máy photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu... để chương trình học môn sử dụng trang thiết bị văn phòng được thực tế hơn.
- Đợt thực tập tốt nghiệp là đợt giúp sinh viên làm quen với thực tế, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, cũng như một số kỹ năng mềm, va chạm với thực tế. Hiện nay, phần lớn sinh viên trong đợt thực tập lợi dụng mối quan hệ là người thân, anh em, họ hàng có chức quyền tại các cơ quan, tổ chức trong thời gian thực tập thì xin nghỉ đi làm thêm, đi chơi, hoặc việc cá nhân,… Có quá nhiều sinh viên không quan tâm tới việc thực tập, đối phó, cuối đợt thực tập chỉ cần xin dấu và xác nhận của cơ quan đó là hoàn thành thực tập. Điều này cho thấy ý thức của mỗi sinh viên rất kém, vì thế nhà trường cần có biện pháp khắc phục tình trạng trên để nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cũng như trình độ chuyên môn của học sinh, sinh viên khi ra trường.