B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp
5. Xây dựng bản mô tả công việc trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trưởng phòng
chức năng, nhiệm vụ được giao và các công việc đột xuất khác theo sự phân công của Viện trưởng;
- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách một số công việc của Phòng do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc được phân công phụ trách; thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành công việc của phòng khi Trưởng phòng vắng mặt theo sự phân công của Trưởng phòng;
- Viên chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng. Theo yêu cầu công việc có thể làm việc trực tiếp và thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Viện phân công, phải có trách nhiệm báo cáo với Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.
4. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp còn được thể hiện qua mô hình sơ đồ sau: (xem phần phụ lục 2)
5. Xây dựng bản mô tả công việc trong phòng Hành chính – Tổng hợp Trưởng phòng:
- Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm trước Viên trưởng về toàn bộ hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Chịu trách nhiệm tham mưu cho Viện trưởng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
- Giúp Viện trưởng trong việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
- Xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp trình Viện trưởng Viện Khoa học tổ chức nhà nước ban hành.
- Trưởng phòng Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình và kế hoạch công tác của Phòng; quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện có kết quả công việc của phòng;
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, viên chức trong
Phòng
- Đại diện cho Phòng Hành chính – Tổng hợp quan hệ với các phòng chức năng, cá nhân có liên quan khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chình – Tổng hợp
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo viện giao.
Phó trưởng phòng 1:
- Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những nhiệm vụ được giao.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
- Tiếp nhận thông tin, báo cáo, kiến nghị, đề xuất của cấp dưới và các đơn vị, tổ chức và xây dựng phương án giải quyết trình Trưởng phòng ký.
- Giúp Trưởng phòng quản lý cán bộ, viên chức về mặt tư tưởng, phẩm chất, đạo đức, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ.
- Phụ trách công tác Công đoàn của Phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng và của Viện Khoa học tổ chức nhà nước nói chung.
- Giải quyết các công việc khác do Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
Phó trưởng phòng 2:
- Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những nhiệm vụ được giao.
- Giúp Trưởng phòng phụ trách và chỉ đạo hoạt động của bộ phận Kỹ thuật,Lễ tân, Y tế, Bảo vệ.
- Phụ trách công tác, An ninh, phòng cháy, chữa cháy
- Phụ trách công tác bảo vệ nói chung của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
- Phụ trách công tác quản lý xe, dịch vụ xe của Viện.
- Phụ trách công tác xây dựng nhỏ, sủa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị cho các đơn vị, tổ chức quản lý tài sản.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
Cán bộ Văn thư – Lưu trữ:
- Tiệp nhận văn bản đến, phân loại văn bản đến, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến vào sổ, trình văn bản đến lên Viện trưởng để xin ý kiến chỉ đạo. Chuyển văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tơi các phòng chức năng theo sự chỉ đạo của lónh đạo để giải quyết, và quản lý theo dừi văn bản đến (nờu trong văn bản đến có yêu cầu trả lời thì văn thư là người đôn đốc việc trả lời văn bản đến theo đúng yêu cầu ghi trong văn bản đến), Lưu văn bản đến.
- Tiệp nhận văn bản đến, phân loại văn bản đến, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến vào sổ, trình văn bản đến lên Viện trưởng để xin ý kiến chỉ đạo. Chuyển văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tơi các phòng chức năng theo sự chỉ đạo của lónh đạo để giải quyết, và quản lý theo dừi văn bản đến (nờu trong văn bản đến có yêu cầu trả lời thì văn thư là người đôn đốc việc trả lời văn bản đến theo đúng yêu cầu ghi trong văn bản đến), Lưu văn bản đến.
- Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định của nhà nước.
- Tiếp nhận văn bản đi, kiểm tra thể thức, thẩm quyền ban hành, đăng ký văn bản đi vào sổ, đóng dấu, đóng dán phong bì, ghi nơi nhận, phát hành văn bản đi qua đường bưu điện, fax hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận văn bản.
Lưu bản gốc văn bản đi (cùng các bản phụ lục nếu có).
- Sắp xếp tập lưu văn bản đi, văn bản đến và đưa vào lưu trữ hiện hành, phục vụ sử dụng văn bản đi, đến.
- Văn thư là người trực tiếp soạn thảo, kiểm tra thể thức văn bản đi, và là người trực tiếp phát hành văn bản đi qua đường bưu điện, fax hoặc gửi qua đường công văn.
- Văn thư là người thực hiện việc thu thập và bảo quản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trong Viện
- Văn thư là người chịu trách nhiệm về mua sắm và phân phối Văn phòng phẩm, và thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo giao.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
Cán bộ kỹ thuật:
- Cán bộ kỹ thuật là người mua sắm, sửa chữa các sự cố thường xuyên sảy ra tại các trụ sở do văn phòng quản lý (như sửa chữa điều hòa nhiệt độ, bóng đèn, máy tính…)
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
Nhân viên lễ tân:
- Quản lý và phụ trách hội trường, phòng họp. Nhận các kế hoạch về công tác lễ tân, chuẩn bị đồ phục vụ cuộc họp (như nước, hoa…)
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
Nhân viên lái xe:
- Thực hiện nhiệm vụ lái xe đưa đón lãnh đạo
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
Đội bảo vệ:
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, quản lý trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, quản lý hoạt động gửi, giữ xe ô tô, xe máy.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo giao.
C. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành