C. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính văn phòng của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
1. Khao sát về tổ chức công tác văn phòng
a. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện khoa học tổ chức nhà nước.
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đồng thời là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn bộ cơ quan tổ chức.
Phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện Khoa học tổ chức nhà nước đảm nhận 2 chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần cho Viện. Giúp Viện trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Viện; Giúp Viện trưởng tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị thuộc Viện; Tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, quản lý tài chính, tài sản của các đơn vị thuộc Văn phòng; Bảo đảm phương tiện điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của lãnh đạo Viện, các đơn vị thuộc Viện.
- Đối với chức năng tham mưu tổng hợp:
Với chức năng tham mưu tổng hợp phòng Hành chính – Tổng hợp đã tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo Viện những thông tin, phương pháp kịp thời và hợp lý trong mọi tình huống.
Để có được kết quả tham mưu cho Lãnh đạo Phòng Hành chính – Tổng hợp đã thu thập những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực mọi đối tượng. Những thông tin ấy được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện trong từng lĩnh vực cụ thể.
Phòng Hành chính – Tổng hợp đã làm tốt công tác tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt, về tình hình của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với Lãnh đạo xử lý, giải quyết công việc của cơ quan. Ngoài việc thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp thì Phòng Hành chính – Tổng hợp cũng hoàn thành suất sắc công tác truyền đạt thông tin của Lãnh đạo Viện đối với các đơn vị, tổ chức khác thuộc Viện.
Ví dụ: Trong công tác soạn thảo và ban hành loại văn bản của Viện Khoa
học tổ chức nhà nước phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị tham mưu cho Viện trưởng trong công tác thu thậpvà tổng hợp thông tin để mọi văn bản được hoàn thiện. Phòng Hành chính – Tổng hợp còn làm vụ thẩm định, trình Lãnh đạo Viện làm thủ tục hoàn tất và phát hành văn bản của Viện.
- Chức năng đảm bảo công tác hậu cần
Hậu cần là hoạt động mang tính chất đặc thù của Phòng Hành chinh – Tổng hợp, có ý nghĩa trong việc nâng cao hiêu quả hoạt động của Viện. Cơ quan, tổ chức muốn hoạt động thì phải có phương tiện, nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại dựa vào phương thức quản lý. Ngoài việc đảm bảo cơ sở vật chất thì việc sử dụng các yếu tố này như thế nào để đạt hiệu quả cao nhưng ít chi phí là phương châm hoạt động của công tác Văn phòng.
Phòng Hành chính – Tổng hợp đã tổ chức, sắp xếp và sử dụng hợp lý, thiết thực trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan. Sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc, mỗi loại vị trí việc làm, trong từng điều kiện môi trường cụ thể cho dù các thiết bị đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Phòng Hành chính – Tổng hợp sắp xếp lịch để tổ chức những buổi họp của Lãnh đạo; Bố trí các phương tiện đi lại để phục vụ Lãnh đạo Viện, Lãnh đạo các đơn vị, khách đến làm việc tại cơ quan…. Có như thế mới đem lại một môi trường làm việc tốt cho cán bộ tạo điều kiện cho mọi người làm việc hăng say, có hiệu quả và đem lại năng suất lao động cao hơn cho cơ quan, tổ chức.
Phối hợp, giải quyết trong công tác lễ tân, hậu cần: Khi có kế hoạch họp hoặc tiếp khách trong nước, nước ngoài, các đơn vị phải thông báo với trước với Phòng Hành chính – Tổng hợp về lịch làm việc, hội trường, các trang thiết bị cũng như các yêu cầu về cơ sở vật chất khác kèm theo và phương tiện đi lại để cho Phòng Hành chính – Tổng hơp chuẩn bị kịp thời.
Ví dụ: Hằng năm Phòng Hành chính – Tổng hợp thực hiện công tác kiểm kê tài sản đối với các đơn vị thuộc Viện. Từ đó báo cáo kết quả cho Lãnh đạo xin ý kiến để bổ sung đối với các loại cơ sở vật chất còn thiếu hoặc cho sửa chữa, tu bổ lại đối với các loại bị hỏng.
Phòng Hành chính – Tổng hợp là đầu mối giúp Lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm hoạch định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác Văn phòng.
b. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước, đánh giá ưu điểm và nhược điểm của chúng.
- Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước được chia làm 2 loại:
+ Sơ đồ chương trình công tác năm: (xem phụ lục 3) + Sơ đồ lịch công tác tuần: (xem phụ lục 4)
- Đánh giá ưu điểm và nhược điểm:
+ Ưu điểm: Biết trước được các công việc cần phải làm từ đó có kế hoạch chuẩn bị trước, biết mình phải làm những gì và ai làm, ai chịu trách nhiệm chính, để còn kiểm tra đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Lập được kế hoạch trước ta sẽ chủ động được trong công việc hơn.
+ Nhược điểm:
c. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Viện Khoa học tổ chức nhà nước, lập hồ sơ hội nghị đó:
- Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị: (xem phụ lục 5) - Lập hồ sơ hội nghị (xem phụ lục 7)
d. Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Khoa học tổ chức nhà nước. (xem phụ lục 6)
e. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
Văn hóa công sở được xem là nét đẹp công sở của cơ quan tổ chức. thực hiện nghiêm túc, chấp hành đầy đủ các quy tắc, quy định của cơ quan sẽ tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Hiện nay, Viện Khoa học tổ chức nhà nước chưa có văn bản cụ thể quy
định về văn hóa công sở đối với cơ quan của mình. Tuy nhiên việc thực hiện văn hóa công sở lại được quy định trong các văn bản như Quy tắc ứng xử hay Quy chế làm việc của Viện Khoa học tổ chưc nhà nước. Cụ thể, tại Điều 5 Khoản 2 của Quy tắc ứng xử có quy định như sau:
- Cán bộ, công chức, viên chức phải chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị mình;
- Tuân thủ thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và sử dụng có hiệu quả thời gian làm việc tại công sở; không đi muộn về sớm, sử dụng thời gian làm việc đi làm việc riêng;
- Khi thi hành nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải mặc trang phục gọn gàng, lịch sự và đeo thẻ công chức, viên chức theo quy định chung;
- Khi giao tiếp công sở phải nghiêm túc, lịch sự, ứng xử có văn hóa, ngôn ngữ phải chuẩn mực, mạch lạc, ứng xử giao tiếp với cá nhân có nhu cầu liên hệ công tác phải nhã nhặn, đúng mực, lắng nghe, tôn trọng ý kiến và giải thích, hướng dẫn rừ ràng, cụ thể về cỏc quy định cú liờn quan đến giải quyết cụng việc;
không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, có thái độ hách dịch, gây khó khăn phiền hà hoặc có thái độ, hành vi khác làm ảnh hưởng đến phong cách, uy tín của cán bộ, công chức, viên chức;
- Khi giao tiếp qua điện thoại phải xưng tên, chức danh, cơ quan đơn vị cụng tỏc; trao đổi rừ ràng, ngắn gọn, tập trung vào nội dung cụng việc, khụng ngắt điện thoại đột ngột;
- Phải sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học, gọn gàng, ngăn nắp, dễ tra cứu, sử dụng tiết kiệm điện, có hiệu quả phương tiện làm việc và cơ sở vật chất khác;
không hút thuốc lá, không sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được giao, không lập bàn thờ, thắp hương, đun nầu trong phòng làm việc hoặc làm các việc khác ảnh hưởng đến tính nghiêm túc và môi trường văn hóa công sở.
Nhìn chung mặc dù không có văn bản cụ thể nào ban hành dành riêng cho quy chế văn hóa công sở nhưng Viện Khoa học tổ chức nhà nước đã chỉ đạo cán
bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các hoạt động liên quan đến văn hóa nơi công sở khi đến cơ quan.
- Về ứng xử nơi công sở: Hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức trong Viện Khoa học tổ chức nhà nước đều có những hành vi ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp, hòa nhã với mọi người tạo không khí thân thiện trong giờ làm việc;
- Về thái độ làm việc trong công sở: Đây là yếu tố quan trọng để kết quả công việc đạt hiệu quả tốt. Bởi thế tất cả mọi người trong Viện đều có thái độ hết sức nghiêm túc đối với công việc, đề cao tinh thần trách nhiệm, gắn trách nhiệm của cơ quan tổ chức lên hàng đầu.Cách thức làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, khoa học nhưng vẫn đảm bảo được đầy đủ các yếu tố cho một công việc;
- Trang phục: Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều ăn mặc gọn gàng, lịch sự thể hiện tác phong nghiêm túc khi đến cơ quan. Đối với những viên chức làm công tác y tế, bảo vệ, tạp vụ thì có trang phục riêng;
- Phòng làm việc: Với diện tích phòng làm việc còn hẹp nhưng với sự bố trí hợp lý đối với mỗi bộ phận đã tạo nên không gian làm việc thoải mái đạt hiệu quả công việc cao. Các thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công việc ở trong phòng được bài trí hợp lý, ngăn nắp.
Viện đã triển khai khá tốt công tác văn hóa công sở trong toàn cơ quan tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế nhất định như: Chưa có quy định về mẫu đồng phục nhất quán cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trong toàn viện. Về cơ bản phòng làm việc đầy đủ trang thiết bị hiện đại, chỉ còn một số phòng làm việc diện tích hơi chật hẹp.
Viện đang phấn đấu xây dựng độ ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phong cách ứng xử chuẩn mực trong hoạt động công vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao. Tác phong của người cán bộ, công chức, viên chức có văn hóa ở công sở thể hiện cách giải quyết công việc dứt khoát, có nguyên tắc nhưng nhẹ nhàng, tôn trọng người giao tiếp: Nói năng
mạch lạc, thái độ thiện cảm,…
Về cơ bản đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong Viện có thái độ thõn thiện, biết tụn trọng, lịch sự, lắng nghe, hướng dẫn, giải thớch tận tỡnh, rừ ràng, trung thực, hợp tác trong các mối quan hệ giữa đồng nghiệp, với nhân dân, phát huy tinh thần tập thể, gương mẫu trong lối sống; chấp hành kỷ luật, giữ gìn đoàn kết nội bộ, đạo đức, văn hóa công vụ trong cơ quan, đề cao tinh thần trách nhiệm trong công việc.