Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 18. Tổ chức thực hiện
1. Trưởng các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Viện Khoa học tổ chức nhà nước có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và quán triệt Quy chế này đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức tại Phòng, ban, đơn vị mình.
2. Giao Trưởng phòng Phòng Hành chính- Tổng hợp chủ trì phối hợp với các phòng, ban, đơn vị có liên quan định kỳ tổ chức kiểm tra việc triển khai thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại các phòng, ban, đơn vị và báo cáo kết quả về Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo về phòng Hành chính – Tổng hợp để xem xét sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung Quy chế cho phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tế tại Viện./.
Nơi nhận:
- Như trên - Lưu: VT
Q. VIỆN TRƯỞNG
Trần Văn Ngợi
IV. xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Viện Khoa học tổ chức
nhà nước;
Quy trình tổ chức hội nghị gồm các bước sau:
Bước 01:
- Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo.
- Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:
* Lập kế hoạch:
- Mục đích, yêu cầu cần đạt.
- Nội dung.
- Thời gian, địa điểm.
- Kinh phí.
- Dự kiến đơn vị phối hợp.
- Khách mời.
- Chương trình hội nghị.
- Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc (nếu có).
* Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:
- Chuẩn bị:
+ Truyền thông cho sự kiện + In ấn tài liệu.
+ Phát hành thư mời.
+ Chuẩn bị hội trường, khẩu hiệu, âm thanh, máy móc…
+ Đặt ăn uống, bố trí nghỉ ngơi (nếu có).
- Tổ chức hội nghị:
+ Đón tiếp đại biểu.
+ Phát tài liệu.
+ Điều khiển dẫn chương trình hội nghị.
- Kết thúc hội nghị:
+ Ghi biên bản hội nghị.
+ Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị Bước 02: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:
+ Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.
+ Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.
Bước 03: Đánh giá hiệu quả của hội nghị, hội thảo.
V. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng hiện đại.
1. Mô hình văn phòng hiện đại:
2. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm:
Ưu điểm: Mô hình văn phòng hiện đại này có thiết kế hài hòa tạo không gian riêng cho từng nhân viên làm việc, cách bài trí các trang thiết bị kỹ thuật rất khoa học, tiện nghi. Các trang thiết bị hiện đại tạo không gian sang trong cho một văn phòng làm viêc.
Nhược điểm: Chi phí cho văn phòng hiện đại cao.
VI. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổng hợp của Viện; Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính – Tổng hợp.
Tổ chức bộ máy là quá trình sắp xếp thành một cơ cấu tổ chức và xác định chức năng nhiệm vụ cho từng bộ phận trong một cơ cấu tổ chức đã được thiết lập.
Thực hiện Quyết định số 79/QĐ-VKH ngày 16/10/2013 của Viện trưởng Viện Khoa học tổ chức nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Đứng đầu Phòng Hành chính – Tổng hợp là Trưởng phòng, tiếp theo là các Phó trưởng phòng. Mỗi một phòng thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp đều có các Tổ trưởng giúp Trưởng phòng quản lý các phòng chức năng.
Mô hình tổ chức bộ máy của Phòng Hành chính – Tổng hợp hiện nay thực hiện theo cơ chế Thủ trưởng. Mọi hoạt động của Phòng đều phải tuân thủ quy định của pháp luật và quy định của Viện Khoa học tổ chức nhà nước. Nghĩa là tất cả mọi hoạt động của Phòng đều do Trưởng phòng quản lý, Trưởng phòng không phải là người trực tiếp quản lý từng nhân viên mà thông qua các Tổ trưởng các tổ để quản lý. Tổ trưởng là người giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động của tổ mỡnh, theo dừi sỏt sao mọi hoạt động của cỏc thành viờn trong cụng việc, đôn đốc các thành viên trong tổ thực hiện nhiệm vụ do Lãnh đạo viện và Lãnh đạo Phòng giao phó.
Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ đạo được giao cho một tổ, một cá nhân phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Khi công việc được giao cho các tổ cụ thể thì Tổ trưởng đó phải chịu trách nhiệm chính về công việc được phân công.
Trên cơ sở đó Trưởng phòng sẽ phân chia cụ thể trách nhiệm của từng tổ thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Theo cơ chế quản lý này, lãnh đạo Phòng Hành chính – Tổng hợp giải quyết công việc trên cơ sở xem xét, tiếp thu các ý kiến của các tổ thuộc phòng.
Với mô hình quản lý theo chế độ thủ trưởng đem đến những ưu điểm trong quá trình quản lý công việc của Phòng Hành chính – Tổng hợp:
- Tổ chức bộ mỏy hợp lý, gọn nhẹ quy định rừ trỏch nhiệm của từng bộ phận trong Phòng Hành chính – Tổng hợp góp phần mang lại hiệu quả công việc cao;
- Bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của Nhà nước và của Viện Khoa học tổ chức nhà nước; phát huy năng lực sở trường các cán bộ, công chức, viên chức tạo nề nếp làm việc khoa học;
- Theo chế độ thủ trưởng nhưng vẫn đảm bảo dõn chủ, rừ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động;
- Các đơn vị thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp tuy đảm nhận chức năng khác nhau nhưng đều chung một mục đích là giúp Trưởng phòng thực hiện các công việc được Lãnh đạo Viện giao phó;
Tuy nhiên, quản lý theo cơ chế Thủ trưởng cũng còn một số hạn chế sau:
Thực hiện theo mô hình Thủ trưởng quản lý nên tình hình hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp chủ yếu được báo cáo bằng hệ thống các văn bản của các đơn vị chua có sự chính xác tuyệt đối trong thực tế diễn ra.
PHẦN II
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
Trong hoạt động của các cơ quan nói chung và Viện Khoa học tổ chức nhà nước nói riêng không thể thiếu công cụ quản lý vô cùng hiệu quả đó chính là văn bản. Để ban hành một văn bản chính xác và hợp lý, công tác hành chính văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Sau hai tháng kiến tập tại Viện Khoa học tổ chức nhà nước em nhận thấy trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan có những đặc điểm sau:
Ngoài việc hoàn thành chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng về công tác tổng hợp, điều phối hoạt động của lãnh đạo viện, Phòng Hành chính – Tổng hợp được giao nhiệm vụ: Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ; Phòng Hành chính – Tổng hợp còn thực hiện chức năng tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác tổ chức - cán bộ, hành chính - quản trị và hợp tác quốc tế của Viện; thực hiện nghiên cứu một số lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ theo phân công của Viện trưởng.
Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, đề tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học và tham gia góp ý kiến thẩm định các đề án, dự án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Viện trưởng. - Tham gia thực hiện các dịch vụ công theo sự phân công của Viện trưởng.
Quản lý viên chức, trang thiết bị, phương tiện làm việc của Phòng do Viện phân cấp theo quy định.
Thực hịên chế độ thông tin, báo cáo, thống kê theo quy chế làm việc của Viện.
Trong thời gian thực hiện nhiệm vụ thì Phòng Hành chính – Tổ chức đã đạt được những hiệu quả nhất định, giúp cho công tác quản lý của Lãnh đạo Viện được dễ dàng hơn.
- Ưu điểm:
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện, công tác hành chính văn phòng của Phòng Hành chính – Tổ chức nhìn chung đã đạt được nhiều kết quả khả quan như:
+ Công tác soạn thảo văn bản ngày một tốt hơn, nội dung của văn bản được truyền đạt rừ ràng, dễ hiểu, văn bản ban hành đầy đủ cỏc thành phần về thể thức do Nhà nước quy định.
+ trong công tác văn thư không xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu.
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của Phòng Hành chính – Tổng hợp và các đơn vị trực thuộc đã được kết nối sử dụng phần mềm quản lý văn bản hiện đại hoàn toàn thay thế cho hình thức đăng ký bằng sổ truyền thống từng bước nâng cao hiệu quả công việc.
Việc mua sắm máy móc, trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác Văn phòng đã được chú trọng từ đó từng bước nâng cao hiệu quả công tác do công việc được đảm bảo giải quyết nhanh chóng, kịp thời.
- Hạn chế: Tuy nhiên, do nhận thức chưa đúng và ý thức trách nhiệm về công tác chung chưa cao nên việc thực hiện công tác cũng gặp phải không it những hạn chế sau:
+ Một số đơn vị, phòng ban chuyên trách khi sao chụp các văn bản để ban hành đã không tính được số lượng văn bản cần thiết dẫn đế tình trạng chụp thừa nhiều gây lãng phí cả về thời gian làm việc và chi phí của cơ quan, vi phạm quy trình xử lý tài liệu.
+ Việc xin số văn bản trước nhưng không dùng đến dẫn đến tình trạng văn bản đi còn trống số nhiều hoặc việc xin số văn bản trước gây ra tình trạng chèn số văn bản sảy ra nhiều làm mất thẩm mỹ khi kết xuất văn bản để in theo tháng và gây khó khăn cho văn thư khi làm tổng kết số lượng văn bản ban hành trong một năm vì số văn bản không chỉ có số đăng ký phát hành bình thường mà còn số chèn nũa.
+ Việc lạm dụng giấy tờ và dấu giáp lai còn khá phổ biến.
+ Việc thiếu nhân sự tại các đơn vị dẫn đến tình trạng cán bộ Văn thư phải
kiêm nhiệm nhiều công việc khác của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
II. Giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm trên:
- Tăng cường việc hướng dẫn công tác chuyên môn, nghiệp vụ và kiểm tra công tác của cán bộ, viên chức bằng cách tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng trình độ thường xuyên cho cán bộ, nhân viên.
- Có chính sách, chế độ đãi ngộ hợp lý với các cán bộ, nhân viên.
- Chú trọng công tác tuyển dụng và sử dụng cán bộ trong công tác hành chính văn phòng ngay từ ban đầu tuyển dụng để có thể tuyển dụng đúng chuyên môn, chuyên ngành đảm bảo hiệu quả công việc.
- Đầu tư thêm các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại để phục vụ công tác văn thư, hành chính, gúp đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
- Triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính, văn thư và các công tác khác của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ, tài liệu trên máy tính nhằm giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng, thống nhất và hiệu quả đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc không chỉ ở bộ phận Văn thư – Hành chính thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp nói riêng mà ở Viện Khoa học tổ chức nhà nước nói chung.