C. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính văn phòng của Viện Khoa học tổ chức nhà nước
2. Khảo sát về công tác Văn thư – Lưu trữ
a. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Viện Khoa học tổ chức nhà nước; nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình đó.
Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt lại những thông tin trong đời sống xã hội. nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống con người. Trong mỗi lĩnh vực đời sống xã hội, có tính chất và đặc điểm khác nhau cho nên văn bản cũng được thể hiện dưới những hình thức khác nhau trong lĩnh vực quản lý nhà nước văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nước, của một quốc gia, một dân tộc. Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện giao tiếp, điều hành, truyền đạt thông tin quản lý giữa các cơ quan với nhau
Đặc thù chức năng nhiệm vụ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước là nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu chiến lược, chính sách phục vụ quản lý nhà nước, giúp Bộ trưởng quản lý, tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội Vụ, thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật. Vì vậy việc sử dụng văn bản là phương tiện để trao đổi thông tin, các quyết định quản lý là không thể thiếu.
Nhận thức được vai trò ý nghĩa của công tác Văn thư là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi việc chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và thực hiện chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước. Trưởng phòng Phòng Hành chính – Tổng hợp luôn tham mưu cho Viện trưởng quản lý tốt công
tác Văn thư, lưu trữ tại Phòng Hành chính – Tổng hợp;
Hiện nay mô hình tổ chức Văn thư của Viện Khoa học tổ chức nhà nước là thuộc mô hình Văn thư hỗn hợp.
Mô hình tổ chức Văn thư hỗn hợp có nhiều ưu điểm và cũng có nhiều hạn chế nhất định, chẳng hạn như:
- Ưu điểm: Mô hình văn thư hỗn hợp tiết kiệm nhân lực, chi phí phải bỏ ra để trả cho nhân viên cung ít hơn. Người cán bộ làm văn thư cũng năng động hơn trong công việc, dễ quản lý.
- Nhược điểm: Vì mô hình văn thư hỗn hợp yêu cầu người cán bộ phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc có thể dẫn đến tình trạng không kiểm soát được hết công việc dẫn đến không hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặc hoàn thành không tốt, có thể dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu do không quản lý được hết.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan tổ chức. Nội dung công tác Văn thư bao gồm các công tác: xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu . Nhận biết được tầm quan trọng trong việc quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Viện Khoa học tổ chức nhà nước đã áp dụng đúng theo Văn bản quy định chung của nhà nước về quản lý Văn thư - Lưu trư mà không ban hành thêm văn bản nào riêng quy định quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ bởi vì các văn bản quy đinh chung của nhà nước về quản lý công tác Văn thư – Lưu trư là văn bản Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác Văn thư. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ, đã quy định rừ ràng và đầy đủ về quản lý cỏc nghiệp vụ của cụng tỏc Văn thư – Lưu trư. Chính vì thế Viện Khoa học tổ chức nhà nước đã không ban hành thêm văn bản quản lý về công tác Văn thư riêng.
Do được áp dụng đúng theo quy định của nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ nên quy trình quản lý văn bản đi, đến theo đúng trình tự và dễ dàng trong việc quản lý và bảo quản tài liệu. Nhưng do mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp và cơ cấu tổ chức chỉ có 1 cán bộ văn thư, điều đó đồng nghĩa với việc một người phải kiêm rất nhiều công việc cùng một lúc điều đó không tránh khỏi sự thiếu sót trong quá trình giải quyết công việc, chẳng hạn như không kiêm soát hết để thất thoỏt tài liệu hoặc theo dừi việc trả lời cỏc văn bản đến hạn cần phải trả lời, điều đó dẫn tới hiệu quả công việc không được cao. Theo em cần bổ sung thêm cán bộ làm công tác văn thư và tổ chức mô hình văn thư tập trung, như thế người cán bộ văn thư sẽ tập trung vào công việc của mình hơn nâng cao hiêu quả công việc hơn.
b. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhận thức được vai trò ý nghĩa của công tác Văn thư là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi việc chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và thực hiện chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước. Trưởng phòng Phòng Hành chính – Tổng hợp luôn tham mưu cho Viện trưởng quản lý tốt công tác Văn thư, lưu trữ tại Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Trong phạm vi quyền hạn được giao, Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư;
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ đúng theo quy định của pháp luật;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm trình Viện trưởng phê
duyệt và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn thư – Lưu trư đối với các đơn vị, phòng, ban thuộc Viện;
- Tham mưu cho Viện trưởng áp dụng đúng theo Văn bản quy định chung của nhà nước về quản lý Văn thư - Lưu trư. Bởi vì các văn bản đó đã quy định rất đầy đủ và cụ thể về công tác Văn thư – Lưu trữ. Các văn bản quy đinh chung của nhà nước về quản lý công tác Văn thư – Lưu trư là văn bản Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác Văn thư. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu và Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ, đã quy định rừ ràng và đầy đủ về quản lý cỏc nghiệp vụ của cụng tỏc Văn thư – Lưu trư.
- Hiện nay việc quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ ở Viện đã được thực hiện rất tốt và chua có sai phạm nào xảy ra trong quá trình tổ chức thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại cơ quan.
Phần 2
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA VIỆN KHOA HỌC TỔ CHỨC NHÀ NƯỚC