Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư của Viện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các phòng, ban, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
1. Tiếp nhận văn bản đến:
Nhân viên văn thư của Viện phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)… của văn bản đến; đối với văn bản đến loại mật cần kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản hỏa tốc có hẹn giờ), phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý văn thư biết; trong trường hợp cần thiết phải cùng người đưa văn bản lập biên bản.
Đối với văn bản chuyển phát qua fax hoặc qua mạng, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản…
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Sau khi tiếp nhận, cắt bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau:
Loại không phải bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể trong Viện và các bì văn bản gửi đích danh cá nhân. Đối với các bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nhưng có liên quan đến công việc chung của Viện thì cá nhân đó có trách nhiệm chuyển đến văn thư để đăng ký;
Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện như sau:
- Trường hợp trên bì trong có dấu các độ mật : “Tuyệt mật”, “Tối mật”:
Văn thư phải chuyển đến Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp xử lý.
- Trường hợp trên bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ số tài liệu ghi trên bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì.
Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Văn thư không được bóc bì;
- Trường hợp thấy nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện bì văn bản mật có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ, lọt bí mật tài liệu… thì người nhận phải báo cáo ngay với Viện trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời;
- Tất cả các loại bì còn lại khác: Văn thư đều có quyền bóc bì.
b) Khi bóc bì văn bản cần:
- Những bì có đóng các dấu độ mật, khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi, mất dấu bưu điện… phải soát lại bì để tránh sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp phát hiện sai sót, phải hỏi lại nơi gửi;
- Trường hợp có kèm theo phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo; văn bản cần được kiểm tra, xác minh một nội dung hoặc những văn bản mà ngày nhận quá xa ngày, tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng;
- Các loại bì khác đề phải giữ lại ít nhất 01 tuần kể từ khi bóc bì.
c) Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
- Văn bản đến của Viện đều được đăng ký tại văn thư, trừ các tài liệu thông tin quảng cáo và một số loại văn bản, giấy tờ chuyên môn như các hóa đơn, chứng từ kế toán và những loại văn bản, giấy tờ khác theo quy định của pháp luật;
- Tất cả văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư, không phải đúng dấu đến và được chuyển cho đơn vị, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm theo dừi, giải quyết;
- Dấu đến được đúng rừ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phớa trờn, ở phần lề trái của văn bản, dưới số, ký hiệu (với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc khoảng giấy trăng phía trên, ở phần lề phải của văn bản, dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Mẫu dấu và việc ghi các thông tin trên dấu đến được thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đến.
d) Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
- Lập sổ đăng ký văn bản đến: Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức bên ngoài; sổ đăng ký văn bản đến đăng ký văn bản đến của cấp dưới gửi lên (cấp trên gửi xuống); sổ đăng ký văn bản mật đến.
- Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn
bản mật đến, đơn, thư… được thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính: Sử dụng chương trình quản lý văn bản theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm quản lý văn bản đến.