chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Tùy theo quy mô, cơ cấu và đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy trình tuyển dụng có thể được xây dựng khác nhau nhưng nhìn chung vẫn theo hướng quy trình cơ bản. Dựa trên những nội dung vừa phân tích, công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh đã xây dựng một quy trình tuyển dụng riêng, phù hợp với quy mô, tính chất, đặc điểm kinh doanh của công ty như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân lực từ nguồn bên ngoài của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
2.2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Khi công ty thiếu hụt nhân lực ở mỗi bộ phận hay có chiến lược mở rộng hoạt động kinh doanh, thì công ty sẽ tiến hành tuyển dụng nhân lực từ nguồn bên ngoài. Cụ thể, các bộ phận nhận thấy cần bổ sung nhu nhân lực thì làm báo cáo yêu cầu tuyển dụng gửi lên phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tiếp nhận báo cáo, tìm hiểu và xác nhận yêu cầu có hợp lý hay không. Sau đó Trưởng Hành chính – Nhân sự sẽ gửi yêu cầu lên Ban giám đốc.
Ban giám đốc sau khi xem xét nhu cầu nếu thấy cần thiết thì phê duyệt, giao cho phòng Hành chính – Nhân sự tiến hành thông báo tuyển dụng lao động bằng các hình thức khác nhau.
Như vậy, cú thể thấy cụng ty đó xỏc định rừ tầm quan trọng của việc xỏc định nhu cầu cho từng vị trí tuyển dụng, cũng tức là định danh công việc cần tuyển dụng - bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng, nhằm xác định đúng đối tượng tuyển dụng phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
2.2.2 Các giải pháp thay thế quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngoài
Trong trường hợp Ban giám đốc xét thấy nhu cầu nhân lực mà các bộ phận đã báo cáo không cần thiết phải tuyển thêm thì sẽ chỉ đạo sử dụng các biện pháp thay thế như:
- Chỉ đạo bố trí, sắp xếp lại công việc sao cho hợp lý: Cụ thể là bố trí việc điều động, thuyên chuyển lao động trong nội bộ công ty.
- Làm thêm giờ: biện pháp này thỉnh thoảng được áp dụng đối với lao động phục vụ, lao động hành chính của công ty.
- Điều động lao động tạm thời: Khi khối lượng công việc của công ty tăng lên, mặc dù công ty đã tìm cách bố trí điều động hoặc thuyên chuyển lao động nhưng vẫn thiếu nhân lực thì lúc đó công ty sẽ huy động nhân lực tạm thời. Sau khi đã hoàn thành công việc, nhiệm vụ thì nhân viên đó lại quay trở lại công việc của họ.
Nếu như các giải pháp thay thế tuyển mộ thực sự không thích hợp và việc tuyển dụng lao động mới là cần thiết thì công ty sẽ tiến hành việc tuyển dụng từ
nguồn bên ngoài.
2.2.3 Thông báo tuyển dụng
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng, căn cứ vào bản mô tả, tiêu chuẩn công việc, Phòng Hành chính – Nhân sự tiến hành thông báo tuyển dụng rộng rãi ra bên ngoài doanh nghiệp nhằm thu hút nhiều ứng viên tham gia tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng của công ty được thông báo rộng rãi trên các phương tiện đại chúng và niêm yết tại trụ sở của công ty.
Dưới đây là một mẫu thông báo tuyển dụng đang được áp dụng tại công ty:
THÔNG BÁO TUYỂN LAO ĐỘNG
- Căn cứ vào nhu cầu lao động, công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh cần tuyển 01 người vào làm việc tại Phòng Kế toán
- Nếu đủ tiêu chuẩn, được ký hợp đồng thử việc 60 ngày và được hưởng lương thử việc 3.500.000 đ/tháng.
TIÊU CHUẨN VỀ NHÂN SỰ : 1 - Giới tính : Nữ
2 - Lý lịch bản thõn và gia đỡnh rừ ràng. Bản thõn khụng cú tiền ỏn, tiền sự,
không mắc những bệnh tệ nạn xã hội.
3 - Sức khỏe tốt, không có dị tật, có khả năng đi công tác xa khi có yêu cầu.
4 – Tuổi đời : Không quá 40
5 - Có chỗ ở thường trú hoặc tạm trú tại Hà Nội.
6 - Cam kết làm việc lâu dài tại Công ty.
TIÊU CHUẨN CHUYÊN MÔN :
- Tốt nghiệp Đại học ngành Tài chính - Kế toán.
- Có khả năng sử dụng thành thạo máy tính văn phòng và vận dụng các chương trình Tin học ứng dụng: ACCESS, EXCEL, WORD, FOXPRO,... Có hiểu biết về phần mềm quản lý.
- Ngoại ngữ : Có trình độ từ B tiếng Anh trở lên.
- Có kinh nghiệm công tác về quản lý tài chính.
NHIỆM VỤ :
- Kế toán tiền lương, TSCĐ và một số công việc khác do cán bộ phòng phân công theo nhiệm vụ của Phòng TC-KT.
HỒ SƠ XIN TUYỂN DỤNG : 1 - Đơn xin tuyển dụng.
2 - Lý lịch bản thân và gia đình có xác nhận của chính quyền địa phương.
3 - Các văn bằng, chứng chỉ có liên quan đến trình độ chuyên môn (bản sao có công chứng)
4- Giấy chứng nhận sức khỏe.
5 - Giấy khai sinh (bản sao).
Ưu tiên : Người đã lập gia đình
Nơi nhận hồ sơ : Phòng Hành chính – Nhân sự
Số 99 Lê Duẩn, P. Cửa Nam, Q. Hoàn Kiếm, TP Hà Nội.
Thời hạn cuối nhận hồ sơ: Hết ngày 26- 6 -2015.
Hội đồng tuyển dụng lao động công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Thụng bỏo mà cụng ty đang ỏp dụng cung cấp đầy đủ, rừ ràng và khỏ chi
tiết các thông tin về tên và địa chỉ doanh nghiệp, các tiêu chuẩn về nhân sự và chuyên môn, các yêu cầu về hồ sơ và thời gian nhận hồ sơ. Tuy nhiên không có cách thức liên hệ, phần nội dung mô tả công việc cần tuyển quá sơ sài, không chi tiết, cụ thể. Kết quả điều tra cho thấy 38 người trong tổng số 50 người được hỏi trả lời rằng họ chỉ biết mơ rất ít những công việc cần làm khi đọc thông báo tuyển dụng (chiếm 76%), 7/50 người cho biết họ hoàn toàn không biết công việc phải làm những gỡ (chiếm 14%); cũn lại số ớt người cho rằng họ nắm khỏ rừ công việc cần làm (chiếm 10%).
Biểu đồ 2.3: Khả năng nắm bắt nội dung công việc của ứng viên qua thông báo tuyển dụng
Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát CBCNV tại công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh năm 2015
Trong thông báo tuyển dụng của công ty hoàn toàn không đề cập đến môi trường, điều kiện làm việc hay các quyền lợi được hưởng, chế độ đãi ngộ của công ty. Đây có thể là một trong những nguyên nhân khiến 85% người được hỏi không cảm thấy thông báo tuyển dụng đang được công ty áp dụng hấp dẫn và thực sự thu hút họ.
Chính vì thế để có được nguồn lao động chất lượng, đáp ứng được các yêu cầu công việc, công ty nên thiết kế, điều chỉnh lại các nội dung trong thông báo tuyển dụng mà công ty đang dùng.
Sau khi đăng tin tuyển dụng, công ty sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ dự tuyển trong thời hạn nhất định (thường là thời hạn được đăng trên thông báo tuyển dụng). Mọi hồ sơ của các ứng viên tham gia dự tuyển đều được ghi lại theo danh sách và phân loại chi tiết.
Biểu đồ 2.4: Kết quả thu nhận và xử lý hồ sơ tại công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh giai đoạn 2012-2014
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Kết quả điều tra cho thấy, số lượng hồ sơ tham gia dự tuyển tại công ty nhìn chung có xu hướng tăng. Năm 2012 có tất cả 176 hồ sơ tham gia ứng tuyển.
Năm 2013 số hồ sơ được dự tuyển tăng lên 223 hồ sơ, tăng 47 hồ sơ so với năm 2012. Năm 2014, tổng số hồ sơ tham gia dự tuyển là 252 hồ sơ, tăng 29 hồ sơ so với năm 2013. Mặc dù nhu cầu tuyển dụng không tăng, nhưng số lượng hồ sơ ứng tuyển lại liên tục tăng. Điều này chứng tỏ công tác quảng cáo của công ty đang được thực hiện khá tốt. Ngày càng nhiều lao động biết đến tên tuổi, uy tín của công ty; số lao động tiếp cận được thông tin tuyển dụng tại công ty cũng nhiều hơn.
Bên cạnh đó, công việc xử lý, sàng lọc hồ sơ cũng được tiến hành nhanh chóng và chặt chẽ, cố gắng đảm bảo tính công bằng cho tất cả ứng viên tham
gia ứng tuyển. Theo điều tra, số lượng hồ sơ đủ tiêu chuẩn và số hồ sơ bị loại bỏ tăng dần qua các năm. Năm 2014 có 112 hồ sơ được đánh giá đủ tiêu chuẩn, 64 hồ sơ bị loại bỏ. Năm 2013, số hồ sơ đủ tiêu chuẩn tăng lên 157 hồ sơ, tăng 45 hồ sơ so với năm 2012; số hồ sơ không đủ tiêu chuẩn tăng 2 hồ sơ so với năm 2012. Năm 2014, có tổng cộng 182 hồ sơ đạt tiêu chuẩn, tăng 25 hồ sơ so với năm 2013; 70 hồ sơ bị loại.
Bộ phận phụ trách tuyển dụng nhân lực phân tích và đánh giá hồ sơ dựa trên kết quả điều tra, nghiên cứu hồ sơ sau đó báo cáo lên Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chờ phê duyệt danh sách các ứng viên đủ tiêu chuẩn và quyết định danh sách những ứng viên tham gia thi tuyển. Sau khi có quyết định chính thức, nhân viên phụ trách tuyển dụng sẽ gửi thông báo đến cho các ứng viên để thông báo về thời gian và địa điểm tổ chức thi tuyển để họ đến tham gia thi tuyển. Theo khảo sát, thời gian thực hiện công tác đánh giá, sàng lọc hồ sơ của công ty thông thường là 1 tuần. 98% người được hỏi cho rằng đây là thời gian là hợp lý, không quá lâu.
2.2.5 Tổ chức thi tuyển
Hiện nay ở công ty áp dụng 2 hình thức thi tuyển: thi viết và thi vấn đáp.
Tùy theo các đối tượng và vị trí tuyển dụng khác nhau, công ty cũng sử dụng các hình thức thi tuyển khác nhau sao cho phù hợp để có thể khai thác hết khả năng của các ứng viên dự tuyển.
- Đối với cán bộ nhân viên: công ty tổ chức thi viết và thi vấn đáp. Những ứng viên qua được bài thi viết sẽ tiếp tục được vào vòng phỏng vấn.
- Đối với công nhân: công ty bước đầu tiến hành kiểm tra chuyên môn tại nơi kho gom hàng lẻ. Sau đó tiến hành thi vấn đáp đối với những ứng viên đã vượt qua phần kiểm tra chuyên môn.
Các ứng viên sau khi đã vượt qua vòng xử lý hồ sơ sẽ bước vào làm bài thi viết. Bài thi viết được thiết kế bởi các cán bộ tuyển dụng có năng lực và giàu kinh nghiệm trong công ty. Các câu hỏi được sử dụng trong bài thi viết thường đề kiểm tra các kiến thức lý thuyết cơ bản, các kiến thức liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ, hoặc để kiểm tra trình độ, năng lực về ngoại ngữ, tin học,...Trong bài thi viết,
các cán bộ phụ trách thiết kế nội dụng bài thi sử dụng kết hợp cả những câu hỏi trắc nghiệm về khả năng, nhân cách, đôi khi trắc nghiệm cả về tính trung thực của ứng viên.
Các ứng viên sau khi qua được bài thi viết thì sẽ tiếp tục tham gia vòng thi vấn đáp. Đối với hình thức thi vấn đáp, các câu hỏi phỏng vấn được thiết kế và chuẩn bị sẵn trước khi bắt đầu buổi thi tuyển. Thành viên Hội đồng tuyển dụng cũng được lựa chọn tùy theo vị trí công việc cần tuyển dụng lao động. Thông thường, Hội đồng tuyển dụng của công ty gồm 4 người: 1 người thuộc phòng Hành chính – Nhân sự, 2 người thuộc của phòng/ban có nhu cầu tuyển dụng lao động, và 1 người của phòng/ban liên quan đến vị trí công việc cần tuyển dụng.
Trong suốt quá trình phỏng vấn, các thành viên của Hội đồng tuyển dụng luôn có thái độ nghiêm túc, tôn trọng ứng viên, luôn chú ý lắng nghe ứng viên và đưa ra những câu hỏi thẳng thắn, tập trung đi sâu khai thác khả năng đáp ứng công việc cũng như cung cách ứng xử, khả năng phản xạ của các ứng viên; đồng thời cố gắng tạo cho các ứng viên tâm lý thoải mái, tự tin khi được phỏng vấn.
Biểu đồ 2.5: Cảm nhận của các ứng viên khi tham gia thi tuyển Nguồn: Tổng hợp kết quả khảo sát CBCNV tại công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh năm 2015
Theo kết quả khảo sát, 82% ứng viên cảm thấy thoải mái khi trả lời các
câu hỏi Hội đồng tuyển dụng đưa ra, 18% ứng viên cảm thấy căng thẳng với những câu hỏi của Hội đồng tuyển dụng không có ứng viên nào cảm thấy khó chịu khi tham gia phỏng vấn. Đây là kết quả khả quan cho thấy cách làm việc chuyên nghiệp, thái độ làm việc nghiêm túc của các cán bộ phụ trách tuyển dụng của công ty.
Nhìn chung, công tác tổ chức thi tuyển của công ty được chuẩn bị chu đáo, đầy đủ trang thiết bị phục vụ buổi thi tuyển; các bước tiến hành thi tuyển được thực hiện theo đúng trình tự để đảm bảo cuộc thi tuyển diễn ra thành công.
Bên cạnh đó, công ty còn có đội ngũ cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng nhân lực có trình độ, giàu kinh nghiệm và tận tâm giúp công tác thi tuyển đạt kết quả tốt nhất, để có thể tuyển chọn được các ứng viên tiềm năng cho công ty.
2.2.6 Đánh giá ứng viên
Hiện nay, công ty đang thực hiện khá tốt công tác đánh giá ứng viên. Qua điều tra, ông Đoàn Văn Công hiện đang là Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự là một trong số những cán bộ trực tiếp tham gia công tác tuyển dụng, cho biết công ty đã thành lập Hội đồng đánh giá ứng viên để có thể đưa ra những ý kiến đánh giá đa chiều, khách quan, giúp công ty có cái nhìn toàn diện hơn về các ứng viên.
Công ty sử dụng phương pháp cho điểm theo từng tiêu thức để đánh giá và lựa chọn ra các ứng viên thích hợp với công việc đang cần tuyển dụng lao động. Một số các tiêu thức được công ty sử dụng để đánh giá thường là: trình độ học vấn của ứng viên; các kỹ năng ứng xử trong quá trình tham gia thi tuyển;
kinh nghiệm nghề nghiệp; thái độ, quan điểm đối với công việc.
KẾT QUẢ KIỂM TRA CHUYÊN MÔN
ĐỐI VỚI VỊ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ QUẢN LÝ X- NK
Sau khi tiến hành kiểm tra năng lực chuyên môn của 6 nhân viên, ngày 23 -6 -2014 Hội đồng tuyển dụng lao động công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh đã tiến hành kiểm tra vấn đáp đối với 6 nhân viên này.
Thành phần Hội đồng tuyển dụng:
1. Nguyễn Thị Huyền, Phụ trách phòng Hành chính – Nhân sự 2. Phạm Thị Hiền, Trưởng phòng quản lý xuât – Nhập khẩu 3. Đỗ thanh Nga, Trưởng bộ phận hàng nhập
4. Nguyễn Thị Thanh , Trưởng bộ phận hàng xuất
Hình thức kiểm tra : Kiểm tra vấn đáp, từng người cho điểm riêng và lấy điểm trung bình.
Kết quả như sau : Số
TT Họ và tên Thanh Nga Hiền Huyền Tổng số
điểm
Điểm TB
1 Nguyễn Việt Hùng 20 11 17 15 63 15.75
2 Phạm Thanh Hà 15 9,5 15 12 51.5 12.875
3 Nguyễn Anh Tuân 14 9 14 14 51 12.75
4 NguyễnThanh Trang 9 8 11 13 41 10.25
5 Nguyễn Văn Vịnh 20 15,5 19 20 74.5 18.625
6 Trịnh Huyền Châu 19 13,5 18 18 68.5 17.125
Xếp theo thứ tự điểm : 1. Nguyễn Văn Vịnh 2. Trịnh Huyền Châu 3. Nguyễn Việt Hùng 4. Phạm Thanh Hà 5. Nguyễn Anh Tuân 6. Nguyễn Thanh trang
Hà Nội, ngày 25 tháng 6 năm 2014 TM. Hội đồng Tuyển dụng lao động
Nguồn: Phòng Tổ chức –Hành chính công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh Sau khi thi tuyển, hội đồng tuyển dụng họp lại và đưa ra ý kiến về việc lựa chọn ứng viên phù hợp cho công việc cần tuyển. Hội đồng tuyển dụng dựa vào các tiêu chí, yêu cầu và tiêu chuẩn của công việc cần tuyển, xét lại thông tin
của các ứng viên rồi thống nhất lựa chọn ứng viên thích hợp nhất cho công việc để quyết định tuyển dụng.
2.2.7 Quyết định tuyển dụng
Khi hội đồng tuyển dụng đã có quyết định chung nhất về việc tuyển dụng một ứng viên nào đó thì phòng Hành chính - Nhân sự làm báo cáo trình lên ban giám đốc để phê chuẩn, sau đó thông báo tới các ứng viên trúng tuyển để kí hợp đồng tuyển dụng.
GIẤY ĐỀ NGHỊ
Kính gửi : Ban Giám đốc công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh Phòng Hành chính – Nhân sự đề nghị với Ban Giám đốc một việc sau :
Theo đề nghị của Bà Phạm Thị Hiền Trưởng Phòng X- NK , V/v bổ sung lao động cho Phòng quản lý X- NK, Hội đồng Tuyển dụng lao động đã làm thủ tục cho 6 người vào thử việc từ ngày 25 3-2014 đến hết 25-5-2014;
Theo tinh thần cuộc họp Hội đồng Tuyển dụng lao động ngày 25- 6- 2014, Hành chính - Nhân sự đã phối hợp với Phòng quản lý X - NK kiểm tra năng lực chuyên môn của số thí sinh trên ngày 23-6-2014;
Theo kết quả kiểm tra, Phòng Hành chính – Nhân sự đề nghị Ban Giám đốc cho tiếp nhận 03 người có tên sau đây được ký hợp đồng có thời hạn 01 năm từ ngày 01-7-2014 :
Nguyễn Văn Vịnh Trịnh Huyền Châu Nguyễn Việt Hùng Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 6 năm 2014 Trưởng Hành chính – Tổ chức Nguồn: Hành chính – Nhân sự 2.2.8 Hội nhập nhân viên mới
Sau khi nhận được quyết định tuyển dụng từ công ty, nhân viên mới sẽ