3.3.1 Lập kế hoạch dự báo nhu cầu tuyển dụng
Việc quan trọng đầu tiên trước khi tiến hành tuyển dụng đó là lập kế hoạch nhân lực tại công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh. Kế hoạch nhân lực từng năm đã được công ty lập ra nhưng vẫn chưa cụ thể chi tiết. Qua việc lập kế hoạch nhân lực, các cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng xác định các vị trí việc làm cần tuyển dụng để phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty. Vì vậy, công tác này cần phải được chú trọng và làm thật chi tiết cụ thể hơn.
Ngoài ra, công ty có thể tăng số lần lập kế hoạch nhân sự lên >2 lần/năm bởi với tình hình biến động nhân lực như hiện nay thì việc lập kế hoạch trong khoảng thời gian ngắn là tốt nhất để có thể thay đổi kịp theo xu hướng của thị trường. Đồng thời phải lập chiến lược phát triển nguồn nhân lực trong thời gian dài để phù hợp với mục tiêu kinh doanh dài hạn, đồng thời khẳng định vị thế và uy tín của công ty trong những năm tiếp theo.
Việc dự báo về nhu cầu tuyển dụng là do các phòng ban từng bộ phận đưa lên cho phòng Hành chính – Nhân sự. Để thực hiện tốt các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng thì các phòng ban cần đưa ra các nhu cầu của mình sớm để
phòng Hành chính – Nhân sự tìm kiếm và lên kế hoạch tuyển dụng. Các cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng cũng cần đưa ra những dự báo của mình về nhu cầu tuyển dụng lao động của các bộ phận để tiến hành hoạt động tuyển dụng kịp thời. Việc dự báo nhu cầu nhân lực rất quan trọng vì vậy để thực hiện đúng tiến độ và tuyển dụng lao động được kịp thời thì cần phải dự báo được các nhu cầu sớm nhất có thể.
3.3.2 Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng
Trong thời gian qua công tác tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngoài ở công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh chủ yếu tập trung vào hai nguồn tuyển dụng chính đó là: các ứng viên tự nộp đơn xin việc và sự giới thiệu của CBCNV trong công ty, còn các nguồn tuyển dụng khác như các trung tâm giới thiệu việc làm, các cơ sở đào tạo, hội chợ việc làm thì chú ý đến rất ít.. Việc này khiến cho số lượng ứng viên nộp hồ sơ vào công ty bị giới hạn, công ty sẽ có ít sự lựa chọn. Điều này cũng chứng tỏ rằng công ty chưa chủ động tìm kiếm các nguồn tuyển dụng mà chủ yếu chờ đợi các ứng viên tự đến nộp hồ sơ ứng tuyển. Chính vì vậy mà công ty chưa thu hút được nguồn nhân lực có chất lượng cao trên thị trường.
Chính vì thế để có được đội ngũ lao động tốt thì khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng, công ty cần phải đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng nhân lực bên ngoài, đồng thời công ty phải xác định đâu là nguồn tuyển dụng chính để từ đó có hướng tuyển dụng đúng đắn.
Ngoài 2 nguồn tuyển dụng: các ứng viên tự nộp đơn xin việc và nguồn lao động do sự giới thiệu của CBCNV trong công ty, công ty còn có thể tuyển dụng nhân lực từ các nguồn sau:
• Trung tâm giới thiệu việc làm
Trung tâm giới thiệu việc làm là các tổ chức chuyên nghiệp và có uy tín.
Họ sẽ đảm bảo giới thiệu cho công ty các ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu của công ty. Tuy nhiên hiện nay cũng có nhiều trung tâm giới thiệu việc làm không tốt. Vì vậy, khi tuyển dụng qua nguồn này công ty phải chọn một trung tâm giới thiệu việc làm uy tín, đảm bào chất lượng; đồng thời kiểm tra chất
lượng các ứng viên được giới thiệu để tránh tình trạng một số trung tâm lợi dụng lòng tin và sự tín nhiệm của công ty để giới thiệu những ứng viên không đáp ứng được các cầu của công việc mà công ty cần tuyển.
• Các cơ sở đào tạo
Đây là nơi có một nguồn lao động lớn trên thị trường. Lao động ở nguồn này phong phú, đa dạng với nhiều trình độ khác nhau có thể đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của công ty. Tuy nhiên, nguồn lao động này chủ yếu là sinh viên từ các trường đại học, cao đẳng và trường nghề nên không có kinh nghiệm, nhưng họ lại được đào tạo bài bản, khoa học và có hệ thống; đồng thời vì chưa làm việc tại các doanh nghiệp khác nên nguồn lao động này có thể dễ dàng thích nghi với các hoạt động của công ty. Trong thời gian qua, mặc dù công ty chưa chú trọng đến những lao động ở nguồn này, nhưng trong tương lai, nếu công ty có chiến lược lâu dài về nhân sự, để thu hút và tuyển dụng được những lao động chất lượng khi vẫn còn đang ngồi trên ghế nhà trường thì công ty nên thiết lập một mối quan hệ tốt với các cơ sở đào tạo.
• Hội chợ việc làm
Hội chợ việc làm là nơi mà các ứng viên biết đến tên tuổi, hình ảnh công ty;
đồng thời cũng là nơi công ty có thể tiếp xúc trực tiếp với người lao động. Lao động trong nguồn này rất phong phú và đa dạng cả về số lượng và chất lượng.
Thông qua hội chợ việc làm công ty có thể quảng cáo để mọi người biết đến hình ảnh công ty, từ đó có thể thu hút được nhiều ứng viên hơn.
3.3.3 Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc
• Phân tích công việc
Công tác phân tích công việc có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Thông qua bản “mô tả công việc” và “yêu cầu của công việc đối với người thực hiện”, cỏc cỏn bộ phụ trỏch tuyển dụng cú thể nắm rừ nội dung công việc cần tuyển, các yêu cầu công việc, các kỹ năng, trình độ mà ứng viên cần có hay tuổi tác, giới tính, ngoại hình….
Dưới đây là mẫu “mô tả công việc” và “yêu cầu của công việc đối với
người thực hiện” cho vị trí nhân viên nhân sự mà công ty có thể áp dụng. Dựa theo mẫu này, cán bộ phụ trách tuyển dụng có thể xây dựng bản “mô tả công việc” và “yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” cho các vị trí khác trong công ty.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN NHÂN SỰ Chức danh công việc: NHÂN VIÊN NHÂN SỰ Phòng/ban:
MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm việc xây dựng và thực hiện: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực, công tác tuyển dụng và đào tạo, an toàn và sức khỏe cho người lao động . Bảo đảm vận hành hệ thống thù lao và phúc lợi tại Công ty theo đúng quy định.
Xây dựng và hướng dẫn các phòng, ban đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCNV. Giải quyết các chế độ BHXH, BHYT và quản lý, lưu trữ hồ sơ của người lao động trong Công ty. Phối hợp, hỗ trợ Trưởng phòng trong quản lý nhân sự Công ty
CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH 1. Thực hiện công tác tuyển dụng.
a. Tổng hợp tất cả nhu cầu tuyển dụng của các các phong, ban, lập bản báo cáo kế hoạch tuyển dụng trình lên Trưởng phòng.
b. Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ và tổ chức phỏng vấn, để lựa chọn những ứng viên phù hợp cho vị trí công việc.
c. Lên danh sách, chuẩn bị hợp đồng lao động cho những ứng viên trúng tuyển.
d. Giới thiệu cho người lao động mới về tổng quan Công ty, các quy định về nhân sự.
2. Tiến hành xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo.
a. Tổng hợp yêu cầu đào tạo từ dựa theo nhu cầu của người lao động và định chiến lược của Công ty sau đó lên kế hoạch đào tạo định kỳ trình Trưởng phòng.
b. Liên hệ với các cơ sở đào tạo, lựa chọn giáo viên và phương pháp đào tạo phù
hợp.
c. Lập báo cáo đánh giá về hiệu quả đào tạo trình Trưởng phòng.
3. Bảo đảm vận hành hệ thống thù lao và phúc lợi tại Công ty theo đúng quy định.
a. Theo dừi ngày cụng, chấp hành kỷ luật, lập bảng tớnh trả lương, khen thưởng, xử phạt và các chế độ phúc lợi khác cho người lao động rồi chuyển đến phòng Kế toán thanh toán.
b. Theo dừi và cập nhật sự thay đổi cỏc văn bản về hệ thống trả lương mà Nhà nước ban hành.
c. Đề xuất các mức điều chỉnh về thù lao, khen thưởng và phúc lợi cho phù hợp với thị trường lao động và điều kiện thực tế của Công ty trình lên Trưởng phòng.
4. Tham gia xây dựng công tác đánh giá thực hiện công việc:
a. Xây dưng và hoàn thiện bản đánh giá thực hiện công việc.
b. Hướng dẫn, đôn đốc các phòng ban thực hiện công tác đánh giá đúng kế hoạch.
d. Tổng hợp kết quả của công tác đánh giá thực hiện công việc toàn Công ty trình lên Trưởng phòng.
5. Giải quyết các chế độ BHXH, BHYT cho người lao động trong Công ty:
a. Cập nhật số liệu tăng giảm của BHXH, BHYT và khai báo với cơ quan BHXH hàng tháng.
b. Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục cho Người lao động được hưởng các chế độ BHXH, BHYT
6. Theo dừi và quản lý hồ sơ người lao động trong Cụng ty:
a. Theo dừi biến động nhõn sự. Cập nhật và lưu trữ hồ sơ của người lao động theo đúng quy định.
b. Trực tiếp soạn thảo các văn bản về thay đổi công việc, khen thưởng, xử phạt, mức lương, chấm dứt hợp đồng lao động.
7. Theo dừi, giỏm sỏt thực hiện cỏc chương trỡnh, kế hoạch về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và bảo hộ lao động.
BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Trình độ chuyên môn: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị nhân lực Chứng chỉ: Không
Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm về quản trị nhân sự.
Kiến thức: Có kiến thức về các vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự:
tuyển dụng, đào tạo và phát tiển, chính sách thù lao – phúc lợi cho người lao động, đánh giá nhân viên.
Có kiến thức về luật lao động Kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp.
Tổng hợp, phân tích các số liệu và lập báo cáo Thành thạo tin học văn phòng như Word, Excel
• Đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động đánh giá kết quả làm việc của người lao động trong sự so sánh với các mục tiêu đã đề ra, hoặc so sánh với kết quả của những nhân viên khác để có thể xác định được mức độ thực hiện công việc của họ. Ngoài ra, có thể đánh giá thực hiện công việc theo cá nhân hoặc nhóm làm việc.
Để đánh giá kết quả thực hiện công việc của các nhân viên, công ty có thể áp dụng các phương pháp đánh giá phù hợp nhất với đặc điểm hoạt động của công ty như:
a. Phương pháp đánh giá theo thang điểm
Phương pháp đánh giá theo thang điểm là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong bảng đánh giá liệt kê các tiêu chí chính theo yêu cầu của công việc như chất lượng công việc, số lượng công việc... và sắp xếp trình tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến mức xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100). Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng tiêu chí chính theo yêu cầu của công việc. Sau đó các kết quả đánh giá này được tổng hợp lại, từ đó đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Dưới đây là mẫu phiếu đánh giá công ty có thể áp dụng trong việc đánh
giá thực hiện công việc của nhân viên:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC - Họ tên nhân viên:
- Công việc:
- Bộ phận:
- Giai đoạn đánh giá: từ...đến………
Các yếu tố Điểm đánh giá Ghi chú
Chất lượng thực hiện công việc
Tốt Khá Trung bình
Kém Khối lượng công việc hoàn thành
Tốt Khá Trung bình
Kém Tác phong trong công việc
Tốt Khá Trung bình
Kém Tổng hợp các kết quả
Tốt Khá Trung bình
Kém Nguồn: Sinh viên tự xây dựng b. Phương pháp quản trị nhân lực theo mục tiêu
Quản trị nhân lực theo mục tiêu chú trọng đến các vấn đề:
- Sự phối hợp của lãnh đạo và các nhân viên đối với việc sắp xếp mục tiêu cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.
- Định kỳ xem xét, đánh giá các tiến bộ đã đạt được.
- Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong công việc.
Trong phương pháp quản trị nhân lực theo mục tiêu, công ty không nên quá chú trọng đến các mục tiêu được lượng hoá, bởi trong thực tế có nhiều mục tiêu chỉ có thể đánh giá theo định tính hoặc chất lượng...
3.3.4 Hoàn thiện công tác hội nhập nhân viên mới
Công ty cần thực hiện tốt công tác hội nhập nhân viên mới nhằm nâng cao
hơn nữa hiệu quả của quy trình tuyển dụng nhân lực từ nguồn bên ngoài.
• Hội nhập với môi trường làm việc của công ty
Công ty sẽ hướng dẫn cho nhân viên mới về công việc và giới thiệu về công ty bằng cách giới thiệu cho nhân viên mới về lịch sử hình thành, quá trình phát triển và các giá trị văn hóa tinh thần, các truyền thống tốt đẹp, các chính sách, chế độ đãi ngộ, văn hóa công ty và các nội quy chung trong công ty…
nhằm kích thích lòng tự hào về công ty ở nhân viên mới, đồng thời giúp họ mau nhanh làm quen với công việc.
• Hội nhập với công việc
Công ty cần thực hiện hội nhập nhân viên mới với công việc nhằm giúp họ bộc lộ được hết các khả năng của mình dưới sự dìu dắt, giúp đỡ, quản lý của những người đi trước trong cả công việc và đời sống tập thể. Sau khi tuyển nhân viên mới vào làm việc ở phòng/ bộ phận nào đó, công ty nên để nhân viên mới thử sức với những mức độ dễ - khó tăng dần để nhân viên mới có thời gian thích nghi và làm quen với công việc.
3.3.5 Thẩm tra thông tin ứng viên
Khi ứng viên có thể vượt qua hết các bước trong quy trình tuyển dụng, đồng nghĩa với việc ứng viên đã được lựa chọn.
Công ty có thể xây dựng các biểu mẫu thẩm tra thông tin gồm những nội dung sau:
- Những thành tích mà họ đạt được là kết quả hoạt động cá nhân hay kết quả của cả nhóm.
- Những thói quen, hành vi có thể tác động tiêu cực đến các hoạt động của công ty.
- Các lý do khiến ứng viên nghỉ việc ở những chỗ làm việc trước.
- Mối quan hệ, thái độ cư xử của ứng viên đối với đồng nghiệp và quản lý ở chỗ làm việc trước..v.v…
Công ty có thể tiến hành thẩm tra thông tin về ứng viên bằng nhiều hình thức khác nhau như: gọi điện thoại đến chỗ làm trước của ứng viên để thẩm tra, hỏi thăm thông tin về ứng viên thông qua đồng nghiệp hoặc quản lý cũ….
3.3.6 Các giải pháp khác
- Kết thúc mỗi đợt tuyển dụng, phòng Hành chính – Nhân sự nên lưu giữ lại những thông tin, hồ sơ của những người không trúng tuyển vì có thể họ lại phù hợp với các vị trí khác mà doanh nghiệp có thể cần sau này.
- Công ty cần phải đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ chuyên trách mảng tuyển dụng nhân lực của công ty.
- Bên cạnh đó, công ty cũng nên quan tâm, chú ý tới công tác đào tạo cho nhân viên mới, cho họ làm quen với công việc và những chính sách đãi ngộ nhằm giữ chân các nhân viên giỏi. Hiệu quả của công tác tuyển dụng không chỉ thể hiện ở kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới mà còn được đánh giá thông qua thời gian ở lại làm việc của nhân viên mới.