- Nhu cầu tuyển dụng của công ty được xác định từ các nguồn sau:
+ Theo yêu cầu của Tổng Giám đốc, Giám đốc và đề nghị của phòng Hành chính nhân sự;
+ Theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty;
- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng: Các Trưởng bộ phận trong công ty sẽ tổng hợp lại nhu cầu nhân sự của Bộ phận mình vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự theo mẫu đã được ban hành và chuyển cho phòng Hành chính nhân sự của công ty. Phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành xem xét nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban theo các bước sau:
+ Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận về số lượng, yêu cầu công việc, vị trí tuyển dụng.
+ Sau khi thống nhất nhu cầu tuyển dụng, tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển;
+ Lập tờ trình, trình Tổng giám đốc để xin ý kiến tuyển dụng lao động (có phân tích và thuyết minh cụ thể). Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng bộ phận liên quan theo ý kiến của Tổng giám đốc.
2.3.2. Lập kế hoạch tuyển dụng
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Phòng hành chính nhân sự sẽ phụ trách việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng dựa trên phương án sản xuất kinh doanh, mở rộng nhà xưởng và nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban đã được thông qua.
Phòng Hành chính nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng theo các bước sau:
+ Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng vị trí công việc.
+ Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
+ Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng vị trí tuyển dụng để bố trí người có trình độ chuyên môn tham gia phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ của ứng viên).
+ Thời gian thực hiện phỏng vấn các ứng viên và thi viết (nếu có).
+ Trình Tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng.
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Trước mỗi đợt tuyển dụng nhân lực công ty sẽ thành lập một Hội đồng tuyển dụng. Tuy nhiên, hầu hết các thành viên của Hội đồng tuyển dụng sẽ được lên danh sách dựa trên danh sách Hội đồng tuyển dụng của đợt tuyển dụng trước và vị trí công việc mà họ đang đảm nhận. Mục đích của việc lựa chọn như vậy là công ty muốn chọn được những người có đủ năng lực và đặc biệt là kinh nghiệm trong tuyển dụng để đảm bảo cho quá tình tuyển dụng diễn ra thuận lợi và có kết quả cao nhất. Từng nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên trong Hội đồng tuyển dụng sẽ do người đứng đầu hội đồng phân công.
2.3.3. Triển khai kế hoạch tuyển dụng
* Thông báo tuyển dụng
Đa số nguồn tuyển dụng của công ty đều là các ứng viên tại địa bàn huyện Tân Yên hoặc lao động trong các huyện lân cận thuộc tỉnh Bắc Giang nên công ty nên công ty thường áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng như: Gửi công văn thông báo tuyển dụng tới các cơ quan chức năng của huyện Tân Yên, treo biển thông báo tuyển dụng tại cổng công ty, đăng thông báo tuyển dụng trên các đài phát thanh địa phương, hay đăng tin tuyển dụng trên các trang web về việc làm.
* Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ nhân lực - Nhận hồ sơ nhân lực.
Hồ sơ nhân lực của ứng viên sẽ được công ty nhận trực tiếp tại trụ sở công ty thông qua sự giúp đỡ của các nhân viên bảo vệ. Việc tiếp nhận hồ sơ một cách trực tiếp như vậy sẽ góp phần hạn chế sự thất lạc hồ sơ.
- Sàng lọc hồ sơ nhân lực.
Sau khi được tiếp nhận, hồ sơ của ứng viên sẽ được cán bộ tuyển dụng xem xét, đánh giá sơ bộ. Tất cả thông tin, những điểm khác biệt hay mâu thuẫn trong hồ sơ sẽ được ghi chép đầy đủ. Sau đó, hồ sơ sẽ được phân loại như sau:
+ Hồ sơ đủ điều kiện: Tiếp tục tuyển dụng;
+ Hồ sơ không đủ điều kiện: Đề nghị bổ sung giấy tờ hoặc loại.
* Kiểm tra viết đối với ứng viên (giành cho cán bộ văn phòng, nhân viên quản lý)
Các ứng viên ứng tuyển vào trí nhân viên văn phòng, cán bộ quản lý sẽ phải trải qua một bài thi viết do công ty đưa ra để kiểm tra trình độ, năng lực.
Các vị trí công nhân sản xuất, bảo vệ sẽ không phải trải qua bài thi viết này.
Bài thi viết kéo dài 60 phút và được làm tại phòng họp của công ty dưới sự giám sát của cán bộ phòng Hành chính nhân sự để đảm bảo sự công bằng, tránh sự gian lận của các ứng viên. Ứng viên ứng tuyển vào vị trí nào thì trưởng bộ phận hoặc cấp trên trực tiếp của người đó sẽ có trách nhiệm chấm bài. Toàn bộ các bài làm của ứng viên sau khi chấm xong sẽ được giao cho phòng nhân để tổng hợp điểm và thông báo cho ứng viên đến phỏng vấn nếu bài thi đạt yêu cầu.
* Phỏng vấn
Đối với những ứng viên đạt yêu cầu, phòng Hành chính nhân sự sẽ lập danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn. Sau đó phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm thông báo lịch phỏng vấn cho từng ứng viên.
- Liên hệ với ứng viên đủ điều kiện phỏng vấn.
Nhân viên thực hiện việc tuyển dụng sẽ gọi điện trực tiếp thông báo cho ứng viên về lịch phỏng vấn nếu đó là vị trí nhân viên văn phòng hoặc cán bộ quản lý. Riêng đối với công nhân sản xuất, do số lượng nhiều nên nếu không thể gọi điện hết cho từng ứng viên, công ty sẽ gửi thư mời phỏng vấn tới địa chỉ liên lạc được ghi trong hồ sơ.
- Tiến hành phỏng vấn trực tiếp.
Việc phỏng vấn ứng viên sẽ do Hội đồng phỏng vấn chịu trách nhiệm. Hồ sơ ứng viên và những điểm mâu thuẫn, những điểm khác biệt trong hồ sơ được
phát hiện trong quá trình thanh lọc hồ sơ sẽ được chuyển cho Hội đồng phỏng vấn để họ lưu ý.
Kết thúc quá trình phỏng vấn, nhân viên phòng Hành chính nhân sự sẽ thực hiện tiếp các hoạt động sau:
- Lập danh sách phỏng vấn đủ điều kiện, loại, vắng.
- Danh sách phỏng vấn vắng gọi đợt sau đi phỏng vấn lại.
- Phân loại hồ sơ phỏng vấn đủ điều kiện, loại, vắng.
Trong quá trình phỏng vấn, công ty thường đưa ra những câu hỏi chung cho các ứng viên như sau:
+ Bạn hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân;
+ Điểm yếu/điểm mạnh của bạn là gì?
+ Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?
+ Bạn đã từng có những kinh nghiệm gì trong công việc?
+ Bạn mong muốn mức lương là bao nhiêu?
+ Sở thích của bạn là gì?
+ Khi nào bạn có thể bắt đầu công việc?
+ Tại sao bạn nghỉ việc tại công ty/vị trí cũ?
Ngoài ra, đối với mỗi vị trí khác nhau thì người phỏng vấn sẽ đưa ra những câu hỏi khác thuộc về chuyên môn dựa vào công việc mà ứng viên dự tuyển, cũng như đặt câu hỏi dựa trên những câu trả lời mà ứng viên đưa ra trong quá trình phỏng vấn, hoặc đặt các câu hỏi để tìm hiểu về các điểm nghi vấn trong hồ sơ của ứng viên.
Kết thúc quá trình phỏng vấn, phòng Hành chính nhân sự sẽ tổng hợp lại kết quả phỏng vấn theo danh sách ứng viên trình Tổng giám đốc phê duyệt.
* Tiếp nhận nhân viên mới
Để quá trình tiếp nhận nhân viên mới được thuận lợi, các cán bộ phòng nhân lực sẽ thực hiện các công việc sau:
- Liên hệ với các công nhân trúng tuyển.
Các công nhân trúng tuyển sẽ được gửi thư mời thử việc theo địa chỉ liên hệ mà họ cung cấp hoặc sẽ được gọi điện thoại trực tiếp để thông báo lịch phỏng vấn nếu số lượng tuyển dụng của đợt tuyển dụng đó không nhiều.
- Lập danh sách công nhân đi làm ngày…, đợt….;
- Cấp mã thẻ cho các công nhân đi làm;
- Đào tạo nội quy làm việc, các vấn đề về an toàn vệ sinh trong lao động cho công nhân;
- Phổ biến các chế độ chính sách: Tiền lương, bảo hiểm, các chế độ đãi ngộ cho công nhân;
- Cho công nhân viên ký vào Bản cam kết đào tạo nội quy;
- Cấp phát trang bị bảo hộ lao động cho công nhân viên;
- Bàn giao công nhân viên cho các bộ phận liên quan;
- Sau khi công nhân vào làm việc: Làm thẻ ra vào cổng và mở tài khoản ngân hàng.
* Đánh giá quá trình thử việc và ra quyết định tuyển dụng Một là, đối với công nhân
- Lưu Danh sách công nhân đi làm: 01 bản vào Danh sách công nhân được đào tạo nội quy; 01 bản vào Kết quả đào tạo nội quy.
- Lưu hồ sơ vào tủ đựng hồ sơ thử việc.
- Thời gian đào tạo nghề: 1 tháng
Sau thời gian đào tạo nghề một tháng, nếu công nhân đạt các tiêu chuẩn do công ty đặt ra thì sẽ được ký hợp đồng lao động. Việc ký hợp đồng lao động được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1: Lập phiếu đánh giá từng công nhân và gửi tới từng chuyền, tổ.
Bước 2: Khi có kết quả phiếu đánh giá có đầy đủ chữ ký xác nhận của: Tổ trưởng, Quản lý bộ phận, Trưởng phòng bộ phận. Lập danh sách đủ điều kiện ký hợp đồng lao động, không đủ điều kiện ký hợp đồng lao động và danh sách cho thử thách thêm.
Bước 4: Xin xác nhận ký duyệt của: Trưởng phòng Hành chính nhân sự, trưởng phòng Sản xuất hai xưởng, Giám đốc sản xuất, Giám đốc điều hành, Tổng giám đốc.
- Đối với Danh sách đủ điều kiện ký Hợp đồng lao động:
+ Lọc những hồ sơ đủ điều kiện ký hợp đồng lao động để lưu vào tủ hồ sơ chính thức.
+ In 03 bản Hợp đồng lao động sau đó cho công nhân ký nhận đầy đủ vào Hợp đồng lao động, có đầy đủ chữ ký, con dấu của Tổng giám đốc. 01 bản lưu văn phòng, 01 bản trả công nhân; 01 bản lưu hồ sơ.
+ In 03 tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, 01 tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
- Đối với Danh sách công nhân không đủ điều kiện ký Hợp đồng lao động: Lập quyết định tạm thời cho công nhân đó nghỉ việc. Sau đó gửi quyết định nghỉ việc chính thức xin chữ ký, con dấu của Tổng giám đốc.
- Đối với Danh sách công nhân phải thử thách thêm: Tháng ký Hợp đồng lao động tiếp theo, lập lại phiếu đánh giá như Bước 1.
Hai là, đối với nhân viên quản lý - Đào tạo nội quy lao động
- Lập danh sách nhân viên đi làm trình ký duyệt của trưởng phòng Hành chính nhân sự và Ban giám đốc.
- Cấp mã thẻ nhân viên;
- Tiến hành đào tạo nội quy, quy định của công ty như công nhân mới.
Việc đào tạo nội quy lao động sẽ do phòng nhân lực đảm nhận. Các ứng viên sẽ được tạp hợp lại và đào tạo trong cùng một thời gian. Như vậy công ty vừa có thể tiết kiệm thời gian mà hiệu quả việc đào tạo vẫn được đảm bảo.
- Ký nhận vào bản Cam kết đào tạo nội quy;
- In Hợp đồng đào tạo nghề và thử việc đối với nhân viên có trình độ trung cấp;
Hợp đồng thử việc đối với nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên;
(Riêng đối với cán bộ quản lý, thời gian thử việc sẽ là 2 tháng) - Lưu hồ sơ vào tủ đựng hồ sơ thử việc;
- Thời gian ký Hợp đồng lao động: Sau thời gian thử việc hai tháng, trưởng các bộ phận, đơn vị sẽ đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới và báo cáo lên cấp trên. Sau đó, các cán bộ văn phòng, nhân viên quản lý đạt tiêu chuẩn cũng sẽ được tiến hành làm các thủ tục như công nhân hết một tháng đào tạo nghề để thực hiện các giấy tờ ký hợp đồng lao động chính thức.
Bảng 6: Thời gian tiến hành các thủ tục hồ sơ nhân lực
TT Nội dung Thời gian thực
hiện
Ghi chú
1 Tuyển dụng nhân lực Kế hoạch của
Ban giám đốc 2
Lập Phiếu đánh giá công nhân viên sau thời gian thử việc chuẩn bị ký Hợp đồng lao động tháng kế tiếp.
Ngày 25 - 26
3
Tập hợp Phiếu đánh giá, tổng hợp kết quả Phiếu đánh giá và lập danh sách đủ, không đủ điều kiện ký hợp đồng lao động, thử thách thêm.
Ngày 7 - 8
4
- In hợp đồng lao động, tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân gửi xuống các chuyền để kiểm tra thông tin và ký nhận vào hợp đồng lao động
- In danh sách tham gia công đoàn gửi xuống các chuyền để ký nhận
Ngày 9 - 10
- Hợp đồng lao động năm thứ 2, thứ 3: Lập danh sách báo cáo trưởng phòng hành chính nhân sự, Ban giám đốc xin chữ ký phê duyệt, in hợp đồng lao động theo từng thời gian cụ thể;
Ngày 12 trở đi 5 Làm thanh lý hợp đồng lao động hàng tháng Ngày 14 - 15
6
Chuẩn bị các tài liệu gửi Văn phòng Hà Nội để tính lương:
- Gửi danh sách tham gia công đoàn - Gửi danh sách số tài khoản ngân hàng
- Gửi danh sách thay đổi số tài khoản ngân hàng
Ngày 5 trở đi
7 - Các công việc phát sinh
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
2.4. Đánh giá công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty trách nhiệm