kiện, tình trạng kho vẫn còn nhiều bất cập, thiếu sót nên công tác lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
Chưa có công cụ tra tìm nên việc tra tìm tài liệu còn mất nhiều thời gian.
IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty:
4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Đều được hiện đại hóa, những thiết bị cũ nát, kém chất lượng đã được thay thế hoàn toàn.
- Công ty đầu tư thêm nhiều máy văn phòng phục vụ cho các phòng làm việc có đầy đủ cơ sở vật chất để làm việc hiệu quả cao nhất như: máy tính, máy fax, máy photo, máy in….
4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Công ty
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việc lãng phí thời gian công sức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh đạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi nhân viên văn phòng phát huy tính sáng tạo,tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất
Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc,…
Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc.
*Xây dựng văn phòng hiện đại cho Công ty
+Mô hình văn phòng của Công ty Cổ phần TM và giải pháp Nhân lực trẻ Việt Nam. (Phụ lục 5.a)
Nhận xét: *Ưu điểm:
+ Cách bố trí bàn làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng cơ bản đã khá hợp lý tận dụng tốt không gian của phòng làm việc.
+ Trưởng phòng có thể giám sát được toàn bộ hoạt đông của nhân viên.
*Nhược điểm: Tuy nhiên còn một số vị trí chưa thật sự hợp lý như : tủ đựng văn phòng phẩm nên để gần máy in đa năng để tiện cho việc in ấn, phô tô tài liệu, văn bản. Nên có vách kính mờ ngăn khu vực tiếp khách tách biệt với văn phòng làm việc.
*Mô hình kiến nghị: (phụ lục 5.b)
Mô hình này đã khắc phục được những nhược điểm của mô hình văn phòng hiện tại của công ty. Tận dụng tối đa được không gian cũng như thuận tiện trong hoạt động công tác.
Sắp xếp vị trí phòng làm việc đảm bảo thuận tiện cho quy trình làm việc của cơ quan
Vị trí văn phòng phải sắp xếp ở trung tâm, tạo điều kiện thuận tiện cho cơ
quan, đơn vị giao dịch. Trang thiết bị phù hợp với không gian của văn phòng, dễ làm việc. Sắp xếp chỗ ngồi làm việc
Cải thiện môi trường làm việc trong văn phòng nhiệt độ, độ ẩm, âm thanh, ánh sáng,…
4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cty:
- Phần mềm quản lý nhân sự: HRMS
Phần mềm HRMS dùng để quản lý nhân sự, chấm công, tính lương cho nhân viên rất chính xác, khoa học và hiện đại. Tạo điều kiện thuận lợi trong công tác văn phòng, nâng cao hiệu quả công việc của cty.
-Phần mềm quản lý văn bản: Chưa áp dụng được phần mềm hiện đại mà
cty đang sử dụng “phần mềm tự tạo”. Nhập văn bản theo hình thức thủ công, có khoa học nhưng mất nhiều thời gian hơn.
Đề xuất: Cty cần nhanh chóng cho nhân viên sử dụng phần mềm quản lý văn bản trong thời gian sớm nhất, để thuận tiện trong công việc, hiệu quả công việc được tốt hơn.
Phần II.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:
CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHềNG A. PHẦN MỞ ĐẦU:
Trong tất cả các chuyên ngành của trường Đại học Nội vụ HN thì ngành Quản trị văn phòng là ngành được lựa chọn nhiều nhất và chiếm ưu thế nhiều nhất trong xã hội, mang lại nhiều lợi ích cá nhân. Bởi vì:
-Cơ hội làm việc lớn và phạm vi làm việc rộng
-Tính liên thông và hội nhập quốc tế về ngành nghề cao -Thăng tiến nhanh, thu nhập cá nhân cao.
-Tạo việc làm và thu nhập ổn định.
Để duy trì cuộc sống và phát triển sự nghiêp của mình thì nhà quản trị văn phòng cần phải có đầy đủ các kỹ năng, có đầu óc sang tạo, tư duy, ham học hỏi, không ngừng phát triển và nâng cao trình độ, địa vị của mình trong xã hội.
Với mong muốn được làm một nhà Quản trị VP chuyên nghiệp, hiện địa, có địa vị cao trong xã hội nên em đã chọn đề tài: “Các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng” làm nội dung nghên cứu.