Chương 2. Phân tích, đánh giá các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng
7. Xử lý thông tin và năng lực tư duy
2.2.3. Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng
Các nhà quản trị văn phòng giỏi có thể là những người có tính cách, thái độ, quan niệm về giá trị, điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Tuy nhiên, để trở thành một nhà quản trị văn phòng có sức thuyết phục, họ thường phải tuân thủ 8 nguyên tắc sau:
* Trước hết, phải đặt câu hỏi "Cần phải làm điều gì?''.
- Đây là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của nhà quản trị doanh nghiệp. Nếu không đặt ra được câu hỏi này, một nhà quản trị văn phòng có nhiều quyền lực và tầm ảnh hưởng nhất cũng có thể trở thành một người làm việc không có kết quả.
- Trả lời được cho câu hỏi này, thường nhiều nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được đặt ra.
Tuy nhiên, những nhà quản trị văn phòng làm việc có hiệu quả không tự “chia mình” ra để thực hiện tất cả mà chỉ tập trung vào một nhiệm vụ có tính khả thi nhất.
* Câu hỏi thứ 2 cần được đặt ra là "Điều gì đúng đắn cho doanh nghiệp?".
- Nguyên tắc này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị văn phòng , nhất là khi họ phải ra những quyết định về vấn đề nhân sự.
- Trong một công ty gia đình thành công, một người thân trong gia đình chỉ được thăng chức nếu anh ta, cô ta vượt trội hơn những người không thuộc gia đỡnh ở cựng một cấp bậc và điều này phải thụng qua một sự đỏnh giỏ rừ ràng.
- Việc đặt câu hỏi “Điều gì là đúng đắn cho doanh nghiệp?” không đảm bảo sẽ có một quyết định đúng đắn. Bởi vì ngay cả một nhà quản trị văn phòng tài giỏi nhất cũng là một con người và cũng có lúc mắc phải sai lầm và chịu ít nhiều thành kiến. Nhưng nếu không đặt ra câu hỏi này, điều gần như chắc chắn là nhà quản trị văn phòng sẽ có một quyết định sai.
* Thứ 3: nhà quản trị văn phòng cần xây dựng "kế hoạch hành động".
- Nếu không chuyển những hiểu biết của mình thành hành động, khi bắt tay vào công việc, các nhà quản trị văn phòng cần lên kế hoạch. Bạn cần phải nghĩ đến những kết quả không mong muốn, những hạn chế, khó khăn có thể xảy ra, những điều cần xem xét, điều chỉnh lại trong tương lai, những điểm cần kiểm tra; kế hoạch phân bổ thời gian để thực hiện kế hoạch hành động đó.
- Mỗi kế hoạch hành động là một bản tường trình những dự định chứ không phải là một bản cam kết, một sự ràng buộc cứng nhắc. Kế hoạch hành động cần phải được xem xét lại thường xuyên dựa trên những thay đổi về môi trường kinh doanh, thị trường và nhất là nhân sự trong doanh nghiệp.
*Điều thứ 4: nhà quản trị văn phòng phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình.
- Bạn chỉ nên ra quyết định khi mọi người đã thông suốt những vấn đề như tên của người chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch hành động; thời hạn thực hiện; tên của những người sẽ bị tác động bởi quyết định và do đó cần phải biết, hiểu và tán đồng với quyết định đó - hay ít nhất là không chống đối mạnh mẽ;
tên của những người cần được thông báo về quyết định, ngay cả khi quyết định đó không trực tiếp ảnh hưởng đến họ...
- Xem xét lại quyết định một cách có hệ thống cũng là một công cụ đắc lực giúp bạn tự phát triển. Qua việc kiểm tra kết quả của một quyết định với những điều mong đợi, các nhà quản trị văn phòng sẽ biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu của mình, đâu là nơi họ đang thiếu kiến thức hay thông tin.
Thông thường, quá trình này sẽ cho họ biết quyết định của mình không mang lại kết quả như mong đợi vì họ đã không bố trí đúng người, đúng việc.
- Tiếp theo: bố trí những người giỏi nhất vào đúng việc là một công việc khá quan trọng nhưng nhiều nhà quản trị văn phòng lại ít để ý đến, bởi những người giỏi thường đã rất bận rộn. Những nhà quản trị văn phòng thông minh thường không tự mình quyết định hay hành động trong những lĩnh vực họ còn yếu mà giao phó cho người khác làm điều này.
- Người ta cũng thường cho rằng chỉ có những nhà quản trị văn phòng cấp cao mới ra quyết định và chỉ có quyết định của họ mới có ý nghĩa. Đây chính là một sai lầm nguy hiểm. Việc ra quyết định phải được thực hiện ở tất cả các cấp của tổ chức. Bởi vỡ cỏc nhõn viờn cấp dưới thường biết rừ về lĩnh vực chuyờn mụn của mình hơn cấp trên nên quyết định của họ thường có một tầm ảnh hưởng sâu rộng đến toàn công ty.
* Thứ năm: Những nhà quản trị văn phòng giỏi cũng phải tự chịu trách nhiệm trong việc truyền đạt thông tin.
- Họ phải bảo đảm rằng mọi người trong công ty hiểu được các kế hoạch hành động của họ. Điều này cũng có nghĩa là họ chia sẻ các kế hoạch của mình với tất
cả các đồng nghiệp - cấp trên, cấp dưới, cũng như đồng sự - và mong muốn họ đưa ra những lời bình luận
- Mặt khác, họ cũng cho các nhân viên biết họ cần thông tin gì để thực hiện các kế hoạch đó. Thông tin từ cấp dưới lên cấp trên thường được chú trọng nhất.
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải chú ý đến các nhu cầu thông tin của cấp trên và những người cùng chức vụ.
*Thứ 6: Tập trung vào các cơ hội.
- Những nhà quản trị văn phòng giỏi thường tập trung vào các cơ hội nhiều hơn những khó khăn. Dĩ nhiên, họ cũng cần quan tâm đến việc giải quyết khó khăn.
Tuy nhiên, điều này chỉ ngăn ngừa thiệt hại mà không đem đến kết quả. Chỉ có việc khai thác cơ hội mới đem lại kết quả.
- Trên tinh thần đó, các nhà quản trị văn phòng hiệu quả xem một sự thay đổi là cơ hội chứ không phải là mối đe dọa. Họ thường nhìn vào những thay đổi bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp và tự hỏi: “Làm thế nào để chúng ta có thể biến sự thay đổi này thành một cơ hội cho doanh nghiệp?".
- Các nhà quản trị văn phòng hiệu quả còn phải bảo đảm rằng những khó khăn không lấn át các cơ hội. Trong hầu hết các công ty, trang đầu tiên của bản báo cáo quản trị hằng tháng thường là những vấn đề khó khăn. Nếu là một nhà quản trị văn phòng khôn ngoan, bạn nên để những cơ hội lên trước và đưa những khó khăn ra sau. Chỉ khi đã phân tích xong các cơ hội, bạn mới quay sang thảo luận những khó khăn.
* Thứ bảy: nhà quản trị văn phòng phải tổ chức những cuộc họp có hiệu quả.
- Bí quyết để tổ chức một cuộc họp có hiệu quả là xác định trước đó là cuộc họp gì. Các loại cuộc họp khác nhau đòi hỏi các hình thức chuẩn bị khác nhau và sẽ đi đến những kết quả khác nhau.
Sau khi đã xác định nội dung và hình thức của cuộc họp, bạn nên bám theo chúng và nên dừng cuộc họp lại ngay sau khi đã đạt được mục đích chính. Bạn không nên đưa ra một vấn đề khác để thảo luận mà nên tóm tắt lại những vấn đề đó bàn bạc để theo dừi tiếp.
- Việc theo dừi, triển khai những kết luận của cuộc họp cũng quan trọng khụng kém bản thân cuộc họp.
* Dùng từ “chúng tôi” trong suy nghĩ và lời nói.
- Nhà quản trị văn phòng có hiệu quả hiểu rằng họ là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong tổ chức và điều này không thể chia sẻ hay giao phó cho ai. Tuy nhiên, họ có được quyền lực chỉ vì họ được tổ chức tin tưởng. Điều này có nghĩa là họ nghĩ đến nhu cầu và cơ hội của tổ chức trước khi họ nghĩ đến nhu cầu và cơ hội của bản thân.
- Để có được sự tin tưởng của các nhân viên và trở thành một người có tính thuyết phục, bạn không nên dùng từ ''tôi'' trong suy nghĩ và hành động của mình mà thay vào đó bạn nên dùng từ ''chúng tôi''.
*Kỹ năng giao tiếp thành công của nhà quản trị văn phòng:
Nói trước đám đông”, nỗi sợ hãi đầu tiên của con người theo “The Book of lists”
- một trong những cuốn sách bán chạy nhất vào những năm 1977. Trong đó nỗi sợ nói trước đám đông được xếp lên hàng đầu hơn cả nỗi lo sợ về cái chết.
Không có cảm giác nào lo lắng và đáng sợ bằng cảm giác phải nói trước đám đông. Cho dù là bạn đang trình bày một báo cáo, thuyết trình trước các đồng nghiệp trong một hội nghị, hay trình bày trong một buổi họp thì bạn đều có chung nỗi sợ hãi là không biết mình nói gì và sẽ như thế nào trong mắt mọi người. Tất cả những nỗi sợ hãi này đều xuất phát từ sự thiếu kinh nghiệm và quên mất việc chúng ta đang cố gắng thực hiện khi nói trước đám động là để giao tiếp. Và để giao tiếp thành công trong bất kỳ trường hợp nào thì nhà quản trị văn phòng phải “bán mình” hay “đánh bóng” chính mình như là một diễn giả hay một nhà hùng biện.
Theo Arch Lustberg, một trong những nhà huấn luyện hàng đầu nước Mỹ về thuyết trình, nhận định rằng giao tiếp là truyền tải thông tin từ trí não đến trí não, là sự ươm mầm của thông tin, là một hành động trí tuệ của tình yêu. Trong tất cả hình thức giao tiếp, điều cốt của năng lực và chân thành không chỉ thể hiện bạn là ai mà là cách bạn thể hiện mình như thế nào.
Nói trước đám đông luôn là nỗi sợ hãi của con người.
Khi ai đó tiếp xúc với bạn lần đầu tiên thì họ chỉ có bốn cách để nhìn nhận bạn đó là: (1) Họ thấy thích bạn (2) Họ không thích bạn (3) Họ cảm thấy bình thường (4) Họ cảm thấy tiếc cho bạn. Mục tiêu của giao tiếp nên hướng tới những người có cảm giác, tâm trí chưa được định hình.
-Bước đầu tiên để có được nhận thức tích cực từ người khác thì là hãy là chính mình. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên nhưng nhiều người cho rằng họ phải giả vờ làm một con người khác khi nói. Bạn nhận thức điều này vì hầu như các bạn đều thấy một hình ảnh công chúng khác hoàn toàn với hình ảnh thật của các ứng cử viên Tổng thống như Al Gore, Bob Dole hay của George Bush. Hãy thư giãn và là chính mình!
-Bước thứ hai là hiểu biết mà nhà quản trị văn phòng đã tích lũy và bốn công cụ giao tiếp quyền lực mà bạn đang sở hữu: trí óc, nét mặt, cơ thể và giọng nói.
Nhà quản trị văn phòng tổ chức suy nghĩ trong tâm trí của mình và thể hiện những suy nghĩ đó thông qua nét mặt, cơ thể và giọng nói sao cho thính giả có thể nhận thấy được năng lực của bạn và cảm thấy thích bạn. Nếu như bạn cần một chút thời gian dễ suy nghĩ hãy dừng lại một chút thay vì sử dụng những từ đệm như “uh” quá nhiều hoặc là hãy trung thực. Hãy hướng ánh nhìn vào người bạn đang giao tiếp không nhất thiết phải nhìn chằm chằm vào mặt họ để thể hiện
rằng bạn đang giao tiếp. Cuối cùng hãy chuẩn bị những gì nhà quản trị văn phòng sẽ nói và luyện tập với một người khác
Mục tiêu duy nhất nhà quản trị văn phòng muốn đạt được là làm cho thính giả thích bạn. Để đạt được diều đó thì những biểu hiện trên khuôn mặt bạn đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thúc dẩy hoặc cản trở bạn đạt đươc mục tiêu. Nếu chúng ta cảm thấy không thoải mái thì thính giả cũng sẽ cảm giác như vậy về bạn. Chỉ nên cười khi thích hợp và nếu ở thời điểm không thích hợp thính giả sẽ cảm thấy bạn thật giả tạo và lố bịch. Hoặc khi bạn không mỉm cười mà giữ nét mặt cởi mở, ân cần, hoặc trái ngược là nét mặt khó chịu, buồn bã, bất cần thì hãy nhớ một điều là thính giả sẽ có cảm giác y như vậy về bạn.
Ngôn ngữ cơ thể sẽ cho biết rất nhiều về bạn. Bạn thường ít nhận ra rằng tư thế đi đứng, ngồi hay cử chỉ cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thính giả. Lustberg chỉ ra rằng nếu như nét mặt cởi mở thể hiện sự an cần thì cử chỉ như một cái ôm, cái bắt tay thể hiện sự chia sẻ. Vì vậy muốn để lại ấn tượng quan tâm chia sẻ với người giao tiếp thì hãy tránh những tư thế không thoải mái làm bạn lúng túng và không thân thiện. Như đặt tay vào túi quần, khoanh tay trước ngực … Vị trí thoải mái trước thính giả là vị trí bắt đầu tự nhiên. Để xác định tư thế này hãy đứng trước gương, đứng thẳng và lắc vai bạn xem nơi tay bạn rơi và lúc này cơ thể bạn sẽ được thả lỏng và trông tự nhiên nhất. Cuối cùng cách nhà quản trị văn phòng diễn đạt cũng quan trọng như là những gì mà bạn nói ra. Giọng nói của bạn giống như một nhạc cụ có nhiều âm sắc tạo ra nhiều cung bật cảm xúc khác nhau. Nó thể hiện được cảm xúc trạng thái bạn đang giận dữ hay thoải mái như vậy giọng nói sẽ thể hiện được con người bạn hơn là những gì bạn nói.
Như vậy nhận biết được phải làm gì và củng cố sự tự tin khi nói trước đám đông không nhất thiết phải như nhau. Một người giao tiếp tốt cũng có nghĩa là một người biết lắng nghe. Ngay cả khi bạn im lặng bạn cũng có thể biểu hiện được sự quan tâm chia sẻ bằng sự chăm chú lắng nghe. Như vậy tất cả mọi thứ nhà quản trị văn phòng làm đều gởi một thông điệp đến thính giả. Cái cách nhà quản trị văn phòng nhìn họ, cách bạn sử dụng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, giọng
điệu,…đều làm cho mọi người nhận biết rừ hơn về chớnh bạn. Vỡ vậy trong giao tiếp hãy luôn thể hiện con người thật của bạn một cách khéo léo tự nhiên nhất.