* Khái niệm Văn phòng: Là một bộ phận rất quan trọng cấu thành nên cơ quan, ở đó diễn ra các hoạt động hành chính, hỗ trợ công tác điều hành, đảm bảo công tác hậu cần giúp cơ quan được mục tiêu đã đề ra.
* Khái niệm quản trị: Là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
* Khái niệm Nhà quản trị: Là chỉ tất cả những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay cả một tập đoàn kinh doanh.
1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng:
1.2.1. Lãnh đạo: Là tác động bằng nghệ thuật và khoa học để gây ảnh hưởng tích cực tới con người để phát huy và phối hợp tiềm năng và năng lực của họ nhằm hướng tới hoàn thành mục tiêu của công ty.
- Theo James Gibson: Lãnh đạo là một phần công việc của quản trị nhưng không phải toàn bộ công việc quản trị. Lãnh đạo là năng lực thuyết phục người khác hăng hái phấn đấu cho những mục tiêu của tổ chức.
- Lãnh đạo nhằm tạo ra môi trường làm việc khuyến khích và thúc đẩy con người làm việc với niềm đam mê và hiệu quả cao.
* Vai trò của Lãnh đạo:
- Duy trì kỷ luật, kỷ cương nhằm ổn định tổ chức
- Hướng dẫn, thuyết phục, khích lệ nhân viên để phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của nhân viên
- Phối hợp các cố gắng riêng lẻ thành cố gắng chung.
- Xây dựng văn hóa tổ chức.
* Nội dung:
- Tác động quyền lực trong việc duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với nhân viên (pháp luật, chính sách, nội quy, quy chế...)
- Hướng dẫn thuyết phục và khích lệ nhân viên.
1.2.2. Kiểm tra:
- Là việc xem xét, đánh giá kết quả và quá trình vận động của văn phòng nhằm làm cho các hoạt động đó ngày càng hoàn thiện, đạt kết quả tốt hơn.
- Kiểm tra bằng cách đo lường đánh giá quá trình hoạt động trong tổ chức nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đặt ra.
* Vai trò, vị trí:
- Là công cụ giúp nhà quản trị phát hiện những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời.
- Là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý.
- Đảm bảo các kế hoạch được thực hiện hiệu quả cao. Thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo trong cty.
- Giúp doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.
- Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.
* Yêu cầu kiểm tra:
- Theo kế hoạch và chức vụ
- Phù hợp với đặc điểm cá tính của nhà quản trị
- Thực hiện tại những điểm trọng yếu trong toàn bộ hệ thống - Kiểm tra phải khách quan, tiết kiểm, hiệu quả
- Kiểm tra phù hợp với bầu không khí và văn hóa tổ chức - Tạo động lực thúc đẩy và hoàn thiện kế hoạch.
* Nội dung kiểm tra:
- Kiểm tra số lượng, chất lượng hoạt động văn phòng
- Kiểm tra về thực hiện cơ chế, trách nhiệm, quyền hạn trong quản trị văn phòng - Kiểm tra việc thu thập xử lý thông tin.
- Kiểm tra nhân sự, tài chính.
* Công cụ kiểm tra:
- Bảng tiêu chuẩn công việc
- Nội quy, quy chế, quy định theo pháp luật - Các công cụ kỹ thuật (biểu đồ thời gian...).
1.2.3. Hoạch định: Xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra và triển một kế hoạch toàn diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động với nhau.
* Nội dung của kế hoạch gồm:
+ What? (làm gì?). Xác định mục tiêu.
+ Who? (ai làm). Xây dựng mục tiêu
+ How? (làm thế nào). Lựa chọn phương thức + When? (khi nào làm). Thời gian
+ Where? (làm ở đâu). Địa điểm
* Vai trò của Hoạch định:
+ Cho biết hướng đi của doanh nghiệp
+ Giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí
+ Giúp tổ chức có thể thích nghi với sự thay đổi của môi trường bên ngoài.
+ Phát triển tinh thần làm việc tập thể
+ Thiết lập lên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra.
* Phân loại Hoạch định:
- Theo thời gian: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn - Theo mức độ hoạt động: Chiến lược, chiến thuật
- Theo lĩnh vực kinh doanh: Tài chính, nhân sự, vật tư, sản xuất, tiêu thụ.
- Theo cấp độ hoạch định: Vĩ mô, vi mô
* Các bước hoạch định:
- Nhận thức được cơ hội - Thiết lập các mục tiêu
- Phát triển các tiền đề hoạch định - Lựa chọn các phương án tối ưu - Đánh giá và so sánh các phương án - Xác định các phương án
- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ - Hoạch định ngân quỹ.
1.2.4. Tổ chức: Xác định và phân bố các nguồn lực trong tổ chức.
* Nội dung vai trò của chức năng Tổ chức:
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản trị cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ phận.
- Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.
- Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực
- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản trị.
- Vai trò gồm: Hoạch định, lãnh đạo, kiểm tra, ra quyết định.
- Nội dung công việc: Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công công việc, giao quyền.
1.3. Các kỹ năng của Nhà quản trị văn phòng:
Có rất nhiều kỹ năng nhưng các chức năng chính bao gồm:
- Kỹ năng kỹ thuật (technical skills) hoặc chuyên môn/nghiệp vụ - Kỹ năng nhân sự (human skills)
- Kỹ năng nhận thức hay tư duy (conceptual skills) - Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng hoạch định - Kỹ năng tổ chức - Kỹ năng kiểm tra.
Chương 2. Phân tích, đánh giá các kỹ năng của