1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Cty CPTM và giải pháp Nhân lực trẻ VN.
Trong thời gian thực tập vừa qua với sự tìm hiểu và cọ sát với các công việc được giao thuộc nghiệp vụ văn phòng cùng với đó là tố chất cần thiết của một nhân viên văn phòng trong tương lai. Với những kết quả thu được đó, em tin rằng sẽ giúp ích cho bản thân rất nhiều khi đi làm.
Hi vọng những đánh giá của em sẽ giúp ích cho Công ty trong quá trình hoàn thiện bộ máy hành chính của mình. Sau đây là những đánh giá của em về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Cty CPTM và giải pháp Nhân lực trẻ VN:
Ưu điểm:
- Được sự quan tâm kịp thời và sát sao của ban lãnh đạo Công ty, công tác hành chính văn phòng luôn được triển khai đầy đủ và đạt kết quả tốt thuộc trách nhiệm của phòng Hành Chính Nhân sự.
- Môi trường làm việc của Công ty có thể đánh giá là khá lý tưởng tạo sự thoải mái cho đội ngũ cán bộ, nhân viên. Các phòng làm việc đểu rộng rãi, thoáng mát. Cách bố trí phù hợp với không gian của văn phòng và kiến trúc hạ tầng của Công ty. Các trang thiết bị trong văn phòng được Công ty quan tâm đầu tư tương đối đầy đủ và hiện đại. Cách bố trí rất khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng và di chuyển của cán bộ, nhân viên cũng như quản lý nhân viên của lãnh đạo văn phòng. Đặc biệt Công ty đã áp dụng một cách triệt để công nghệ thông tin vào quá trình thực hiện công việc, góp phần giúp lãnh đạo, nhân viên trong văn phũng theo dừi tỡnh hỡnh triển khai, giải quyết cụng việc một cỏch nhanh chóng.
- Phòng Hành chính Nhân sự là đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn bản có đúng theo quy định của Thông tư 55 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đảm bảo văn bản ban hành ra có hiệu lực pháp lý.
Công tác xây dựng văn bản được thực hiện theo quy định của Nhà nước
và pháp luật. Bên cạnh đó việc đóng dấu và sử dụng con dấu cũng được cán bộ văn thư thực hiện, làm theo đúng quy định của Nhà nước.
- Lưu trữ tài liệu là việc làm rất cần thiết trong tất cả các cơ quan đơn vị, nó giúp cho việc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng. Đồng thời tài liệu là cơ sở dữ liệu phục vụ cho quá trình sử dụng, ngiên cứu đáp ứng nhu cầu công việc của Công ty không chỉ ở trong hiện tại mà còn cả trong tương lai sau này.
Chính vì vậy công tác lưu trữ được Giám đốc Công ty rất quan tâm, các trang thiết bị được trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quan tài liệu một cách tốt nhất. Các văn bản mật đều được cất giữ bảo quản đúng quy định của Nhà nước.
- Cán bộ văn thư của Công ty là người có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng yêu cầu công việc. Vì vậy việc tổ chức quản lý và giải quyết rất nhanh chóng và chính xác đảm bảo yêu cầu của công việc. Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng đều là những người có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, được đào tạo một cách bài bản, giúp công việc của văn phòng được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo yêu cầu, tính chất của công việc.
- Bên cạnh đó được sự quan tâm đầu tư của Ban lãnh đạo Công ty, cán bộ, nhân viên của Phòng hành chính Nhân sự thường xuyên được tập huấn, tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nang cao chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý và hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của Công ty.
Nhược điểm:
Nhược điểm chủ yếu của Công tác văn phòng Công ty là ở công tác văn thư lưu trữ:
- Quá trình soạn thảo văn bản còn mắc nhiều lỗi sai văn bản có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều về thể thức: trình bày nhiều kiểu, khá tuỳ tiện theo suy nghĩ của người soạn thảo. Từ Quốc hiệu, cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản cho đến nơi nhận văn bản. Từ đây có thể thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản quản lý của Công ty chưa đúng và việc chưa chấp hành
không nghiêm những quy định của Nhà nước về công tác này.
- Trong việc quản lý văn bản đi, đến thì chưa ban hành được quy định riêng nào về quản lý công tác văn thư lưu trữ của Công ty. Một số phòng, ban khi vào sổ văn bản đi, đến chưa đúng với quy định của Nhà nước. Việc đăng ký và số văn bản còn lộn xộn không có hệ thống, trình tự thống nhất.
- Các phòng, ban chưa làm tốt công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc mà mình giải quyết vào lưu trữ Công ty. Hầu hết các phòng ban không lập hồ sơ công việc, vì vậy đã ảnh hưởng đến việc lưu trữ và gây mất mát tài liệu.
- Công ty chưa có phòng lưu trữ, dẫn đến việc các sổ sách giấy tờ để chung trong văn phòng khiến không gian văn phòng thêm chật hẹp, tài liệu chưa được bảo quản đúng cách, từ đó sẽ ảnh hưởng xấu đến tài liệu lưu trữ.
- Các trang thiết bị hiện đại còn thiếu.
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.
Cùng với sự phát triển của Đất nước và thế giới đòi hỏi mỗi cơ quan, doanh nghiệp phải tự hoàn thiện và nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của mình để kịp thời đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đặc biêt là việc nâng cao hoạt động công tác văn phòng để cải thiện sự chậm chạp nhiều chồng chéo của hoạt động văn phòng hiện nay cũng như góp phần cải cách nền hành chính văn phòng hiện đại kiểu mẫu là xu thế tất yếu của thời đại. Để giải quyết được vấn đề này, bản thân tôi có một số đề xuất sau:
- Phòng Hành Chính Nhân sự của Công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về chuyên môn và nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn phòng tại Công ty.
- Luôn cần có sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong công tác hành chính văn phòng. Sự quan tâm được thể hiện trong việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp cận với những thông tin, thiết bị hiện đại. Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thế của thời đại lài vừa phù hợp với nhu cầu cũng như quy mô của Công ty.
- Ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ là công việc rất cần thiết.
- Lượng văn bản của Công ty cần phải được bảo quản nên cẩn phải có kho lưu trữ riêng. Đầu tư thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại cho văn phòng nhằm từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng.
- Cần có sự cải tạo và đầu tư nâng cấp phòng làm việc trong Công ty, đáp ứng yêu cầu tất cả các cán bộ nhân viên của Công ty.
- Phổ biến cho cỏc cỏn bộ trong Cụng ty hiểu rừ tầm quan trọng của cụng tác văn phòng để mọi người làm tốt công việc về công văn, giấy tờ và có trách nhiệm hơn trong công việc.
- Luôn hướng đến những quy chuẩn về công tác văn thư – lưu trữ của nhà nước qua các văn bản hướng dẫn hiện hành. Áp dụng các quy trình hướng dẫn nghiệp vụ của Công ty một cách nghiêm túc, tránh tình trạng sai sót sảy ra.
- Cần bổ sung thêm cán bộ lưu trữ chuyên trách cho Công ty để đảm bảo nhiệm vụ tốt hơn công tác lưu trữ của Công ty,
- Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Qua quá trình thực tế, em thấy Nhà trường đã có nhiều cố gắng, nỗ lực trong việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình. Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, em thấy vẫn còn một số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường. Cụ thể như sau:
- Nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa nhà trường và sinh viên trong quá trình học tập cũng như đi thực tế.
- Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tế.
Tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên trong thời gian đi thực tập.
Trên đây là những đóng góp ý kiến đề xuất của em trong qua trình thực tập tại Cty CPTM và giải pháp Nhân lực trẻ VN, nếu thực hiện được em tin rằng chất lượng làm việc của Công ty sẽ được nâng cao, khả năng hội nhập với thị trường Quốc tế nhanh hơn, sẽ đưa công ty vướn tới đỉnh cao trong lĩnh vực kinh doanh.