2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng
2.3.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu tại công ty
Nhân viên kế toán tại công ty cổ phần Hùng Bình xác định và ghi nhận doanh thu tuân thủ các quy định trong chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải tuân theo nguyên tắc phù hợp và chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng hóa khi thỏa mãn những điều kiện sau đây:
+ Công ty đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giai đoạn bán hàng +Xác định được chi phí liên quan đến giai đoạn bán hàng
2.3.1.2 Chứng từ sử dụng trong hạch toán kế toán doanh thu bán hàng
Công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng tại công ty dựa trên những chứng từ cơ bản là :
• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKTT3/001, ký hiệu HB/13P
• Hóa đơn bán hàng
• Phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng
• Bảng kê xuất- nhập- tồn
• Thẻ kho
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính, thủ kho và thủ quỹ sẽ phối hợp với nhau để lập, xử lý và luân chuyển các chứng từ. Sơ đồ sau đây sẽ thể hiện cụ thể nhiệm vụ, công việc của từng bộ phận khi trong quá trình bán hàng, phân phối sản phẩm tới khách hàng
Diễn giải quy trình bán hàng tại công ty cổ phần Hùng Bình
1) Khách hàng lập Yêu cầu báo giá các sản phẩm cần mua gửi đến Phòng Kinh doanh.
(2) Phòng Kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Báo giá (3) Phòng Kinh doanh Báo giá tới Khách hàng.
(4) Khách hàng nhận Báo giá, đồng ý mua hàng và lập Đơn hàng mua (5) Khách hàng gửi Đơn hàng mua tới P.Kinh doanh
(6) P.Kinh doanh căn cứ Đơn hàng mua của Khách hàng, lập Đơn hàng bán (7a) Phòng kinh doanh gửi Đơn hàng bán đến Bộ phận kho
(7b) Đồng thời Phòng kinh doanh gửi Đơn hàng bán đến Phòng Kế toán (8) Bộ phận kho căn cứ Đơn hàng bán của Phòng Kinh doanh, lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu giao hàng
(9) Bộ phận Kho gửi Phiếu xuất kho đến Bộ phận Kế toán
(10) Kế toán căn cứ Phiếu xuất kho và Đơn hàng bán, lập Hóa đơn bán hàng (để Bộ phận kho khi đi giao hàng thì giao luôn cho KH)
(11) Kế toán gửi Hóa đơn bán hàng xuống bộ phận kho
(12) Bộ phận kho giao hàng cho Khách hàng kèm Phiếu giao hàng và Hóa đơn bán hàng
(13) Khách hàng thanh toán tiền
(13a) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu
(13b) Nếu thanh toán qua ngân hàng, kế toán lập Giấy báo Có khi nhận được thông tin về tài khoản
(14) Kế toán chuyển Phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền
2.3.1.3 Tài khoản kế toán, sổ kế toán và trình tự hạch toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần Hùng Bình
Tài khoản sử dụng:
- TK 511: Doanh thu bán hàng.
Tài khoản này được mở chi tiết theo bộ phận kinh doanh TK 51111: DTBH của bộ phận kinh doanh 1
TK 51112: DTBH của bộ phận kinh doanh 2
- TK 131: Phải thu khách hàng
Tài khoản này mở chi tiết theo từng khách hàng - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 33311: Thuế GTGT của hàng hóa bán ra trong kỳ
Sổ kế toán sử dụng:
Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký bán hàng,…
Sổ chi tiết và các sổ cái TK 511,131,333
Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1: Màu tím: Lưu tại gốc.
Liên 2: Màu đỏ: Giao khách hàng.
Liên 3: Màu xanh: giao kế toán ghi sổ và làm chứng từ thanh toán Trình tự kế toán diễn ra như sau:
Từ hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho lập thủ công, kế toán bán hàng tiến hành nhập liệu vào máy, số liệu sẽ tự động chuyển qua Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết, sổ cái liên quan. Liên quan đến Doanh thu bán hàng là sổ chi tiết và sổ cái TK 5111. Sau đây là một phần trích từ mẫu biểu sổ cái tài khoản 5111 được theo tại công ty cổ phần Hùng Bình từ ngày 1/1/2015 đến 31/1/2015
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Số tài khoản: 5111
Tên tài khoản: doanh thu bán
( Theo dừi từ 01/01/2015 đến 31/01/2015)
ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng
Số phát sinh
Số hiệu Ngày tháng
Nợ
Có
03/01/15
HĐ0000001 03/01/15 Bán phân bón cho nông trường Tây Phú
1121 42.000.000
03/01/15
HĐ0000002 03/01/15
Bán thuốc kích thích sinh trưởng cho công ty tnhh Ánh Mai Farm
1111 3.800.000
06/01/15
HĐ0000003 06/01/15 Bán phân bón cho khách lẻ
1111 2.650.000
1/19/2015
HĐ0000004 1/19/2015 Bán phân bón cho Lâm trường Yên Châu
1121 11.200.000
1/23/2015
HĐ0000005 1/23/2015 Bán phân bón cho khách lẻ
1111 7.000.000
1/23/2015
HĐ0000006 1/23/2015 Bán phân bón cho đại lý
1121 102.000.000
1/30/2015
HĐ0000007 1/30/2015 Bán máy vắt sữa bò cho trang trại
Hà Minh
1121 69.500.000
1/30/2015 HĐ0000008 1/30/2015 bán phân bón cho
Vườn ươm Hải Bình 131 160.500.000
TỔNG CỘNG THÁNG 1 559.150.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng
( ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Qua mẫu sổ cái tài khoản 5111 trên cho thấy trong tháng 1 năm 2015, công ty cổ phần Hùng Bình đã xuất được 8 hóa đơn GTGT, và có tổng doanh thu bán hàng trong tháng 1 là 559.150.000.Với mỗi lần bán, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn và căn cứ vào hóa đơn đã lập và phiếu xuất kho để tiến hành nhập số liệu vào sổ Nhật ký chung. Sau khi số liệu được nhập vào số Nhật ký chung, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu lên sổ cái và số chi tiết tài khoản 5111 được chi tiết theo từng mã vật tư để phục vụ cho công tác quản lý từng loại vật tư dễ dàng hơn. Sau đây là
trớch mẫu sổ chi tiết tài khoản 511 được chi tiết theo từng loại vật tư được theo dừi trong thỏng 1 năm 2015