Hiện tại công ty thường sử dụng các NVL mua ngoài để phục vụ cho việc thi công các công trình. Để quản lý một cách khoa học và hiệu quả NVL, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc, công ty tiến hành phân loại NVL trên sơ sở công dụng kinh tế, được chia thành các loại:
- NVL chính bao gồm: xi măng, cát, gạch, - NVL phụ bao gồm: Sika,…
- Nhiên liệu: xăng, dầu,…
Cách phân loại như trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của từng loại NVL từ đó xác định cách định mức tiêu hao cho phù hợp với điều kiện sản xuất, xác định đúng chi phí giá thành sản phẩm trong kỳ.
Ngoài cách phân loại NVL theo công dụng kinh tế, công ty còn phân loại NVL căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL và theo nguồn hình thành NVL.
2.2.2 Tình hình quản lý NVL
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức kỹ thuật, phòng kế hoạch
giá cả, chất lợng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận sản xuất nguyên vật liệu
đúng về số lợng, chất lợng, chủng loại và đúng tiến độ. Cán bộ phòng vật t phải luôn bám sát, kiểm tra kho một cách thờng xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, giảm thiệt hại đến mức thấp nhất.
Khi có kế hoạch đi mua vật tư thường thì công ty sẽ gọi theo danh mục nhà cung cấp sẵn có, lấy báo giá và thực hiện so sánh giá cả, phương thức thanh toán, các chính sách ưu đãi,… đối chiếu, so sánh các nhà cung cấp với nhau để lấy phương án tối ưu và tiến hành thỏa thuận với nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp phù hợp.
Tại kho của công ty, thủ kho có nhiệm vụ quản lý nguyên vật liệu xem có
đúng quy cách về chủng loại, chất lợng, có đầy đủ số lợng hay không? Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số nguyên vật liệu nhập kho của mình. Hàng về nhập kho phải có hoá đơn chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và đợc sự đồng ý của giám đốc, ban lãnh đạo. Thủ kho có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật t, sắp xếp cho khoa học và hợp lý.
Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy
đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, kiểm tra tình hình mua vật t về số lợng, chất l- ợng, giá cả,.. nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất.
Nh vậy có thể nói thủ kho là ngời quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật còn kế toán nguyên vật liệu quản lý về mặt giá trị.
2.2.3 Đánh giá NVL
Đối với những nguồn cung cấp khác nhau thì việc đánh giá nguyên vật liệu cũng khác nhau. Do vật liệu là tài sản lưu động nên đòi hỏi phải được đánh
giá theo giá thực tế. Tại Công ty TNHH Xõy dựng và Thương mại Giang Nam thì kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho được tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn từng lần nhập (bao gồm chi phí vận chuyển theo như thỏa thuận với nhà cung cấp trên hợp đồng do công ty không có nhân viên chuyên trách đi mua NVL nên NVL được công ty gọi theo danh sách nhà cung cấp có sẵn).
- Đối với vật liệu xuất kho:
Giá thực tế vật liệu xuất kho của công ty được thực hiện theo phương pháp nhập trước-xuất trước. Theo phương pháp này, giá của vật liệu xuất kho được lấy dựa trên giả định là vật liệu nào mua về trước thì được xuất đi trước và vật tư còn lại cuối kỳ là vật tư được mua ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
2.2.4. Chứng từ sử dụng
Đối với các nghiệp vụ hạch toán NVL, công ty sử dụng các chứng từ:
- Phiếu yêu cầu vật tư - HĐ GTGT
- Phiếu chi
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
…
2.2.5. Tài khoản sử dụng:
Hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra còn có phần giải thích nội dung ghi chép của từng tài khoản, tức là quy định nội dung kế toán phản ánh, quy định những quan hệ đối ứng tài khianr chủ yếu. Còn những tài khoản ngoài bảng dùng để phản ánh những tài sản
hiện có ở Công ty nhưng Công ty không có quyền sở hữu (TSCĐ thuê ngoài, vật tư hàng hóa nhận giữ hộ,…)
2.2.6 Phương pháp kế toán chi tiết NVL tại công ty
Với đặc điểm là một đơn vị Xây lắp, Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Giang Nam hiện nay đang áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song.
Khi có nhu cầu sử dụng hoặc kế hoạch sử dụng vật tư, dựa vào kế hoạch cung ứng vật tư mà phòng vật tư lấy báo giá, lập bảng dự trù mua vật tư sau đó chuyển qua cho giám đốc ký duyệt. Sau khi thỏa thuận giá cả và các phương thức mua bán, bộ phận phụ trách sẽ mang hóa đơn GTGT (biểu số 2.2) về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thường thì khi phát sinh nhu cầu sử dụng NVL thì bộ phận chuyên trách sẽ gọi nhà cung cấp theo danh mục các nhà cung cấp đã sử dụng và có thỏa thuận giá cả thông qua bộ phận chuyên trách và thực hiện nhập kho theo đúng trình tự. Vì công ty không có nhân viên chuyên trách thu mua vật tư nên chủ yếu việc vận chuyển và chi phí thu mua đều do bên bán chịu (đã thỏa thuận). Công ty cũng không khoán vật tư mà chủ yếu là gọi vật tư theo danh mục các nhà cung cấp khi có nhu cầu mua vật tư.
Nếu ở kho còn NVL, tùy thuộc vào điều kiện và kế hoạch hoạt động của công ty mà có kế hoạch cụ thể về việc thu mua NVL tương ứng. Thông thường công ty vẫn có kế hoạch về việc dự trữ NVL cho việc thi công để không gián đoạn thi công. Vì vậy, có thể trong kho vẫn còn loại NVL này nhưng công ty vẫn thu mua tiếp phục vụ kế hoạch thi công.
Trong quá trình mua NVL, căn cứ chứng từ là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi lên phòng kế toán. Khi nhận được các chứng từ này, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn GTGT và hợp đồng mua bán, sau đó làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Dựa vào phiếu yêu cầu vật tư (biểu số 2.1) để xác định số lượng vật tư còn thiếu, phải mua thêm để tiến hành thu mua theo yêu cầu sử dụng. Người đề nghị vật tư đề nghị vật tư sau đó được bộ phận có thẩm quyền ký duyệt. Dựa vào kế hoạch thi công mà có thể mua vượt số lượng để dự trù cho việc thi công không bị gián đoạn.
Tại mỗi công trình thường có kho vật liệu để đảm bảo cho việc cung ứng vật tư cho thi công, tiết kiệm chi phí vận chuyển, tránh gây lãng phí vật tư trong quá trình vận chuyển.