Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tớnh là cỏc chứng từ theo dừi thời gian lao động, kết quả lao động và cỏc chứng từ khỏc có liên quan (như giấy nghỉ phép, biên bản ngừng việc... ). Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải bảo đảm được các yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng đang áp dụng tại doanh nghiệp. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng kế toán tiến hành phân loại tiền lương, tiền thưởng theo đối tượng sử dụng lao động để tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí kinh doanh.
“Bảng thanh toán tiền lương” (Mẫu số: 02 - LĐTL) được lập cho từng bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm... ) tương ứng với “Bảng chấm công”
Khi tính tiền thưởng thường xuyên cho người lao động, kế toán lập “Bảng thanh toán tiền thưởng” (Mẫu số: 03 - LĐTL) dựa trên các chứng từ ban đầu như
“Bảng chấm công”, “Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành” ... và phương án tính thưởng đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
Trong các trường hợp thưởng đột xuất cho người lao động, kế toán không lập bảng thanh toán tiền thưởng theo mẫu trên mà tự thiết kế mẫu phù hợp với phương án tính thưởng.
1.4.2. Trả lương
Việc trả lương cho người lao động trong các Doanh nghiệp hiện nay thường được chia làm 2 kỳ trong tháng:
- Kỳ I: Ứng trước lương cho công nhân viên;
- Kỳ II: Thanh toán lương và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng sau khi đã trừ đi các khoản như: Ứng trước, bồi thường vật chất, phạt …
“Bảng thanh toán tiền lương” là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. “Bảng thanh toán tiền thưởng” là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền thưởng...
1.4.3. Kế toán tổng hợp tiền lương 1.4.3.1. Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công (Mẫu số: 01a-LĐTL)
- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số: 01b-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số02-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số: 03-LĐTL) - Giấy đi đường (Mẫu số: 04-LĐTL)
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số: 05-LĐTL) - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số: 06-LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu số: 07-LĐTL) - Hợp đồng giao khoán (Mẫu số: 08-LĐTL)
- Bảng thanh lý, (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (Mẫu số: 09-LĐTL) - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu số:10-LĐTL)
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu số:11-LĐTL) - Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH
- Bảng thanh toán BHXH 1.4.3.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động là:
TK334 “ Phải trả người lao động”
SDĐK : Phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động tồn đầu kỳ
SDĐK : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động tồn đầu kỳ
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có SDCK : phản ánh số tiền đã trả lớn hơn
số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
SDCK : Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động tồn đầu kỳ
1.4.3.3. Phương pháp hạch toán
TK 111, 112 TK 334 TK 156, 642 Thanh toán thu nhập Tính tiền lương phải trả
cho người lao động cho người lao động
TK 138, 141 TK 431
Khấu trừ các khoản phải Tính tiền lương phải trả thu khác, tạm ứng thừa cho NLĐ từ quỹ KTPL
TK 333 TK 3383
Thuế thu nhập cá nhân Tính BHXH phải trả trừ vào lương cho người lao động
TK 338 TK 335 TK 154
Thu hộ cơ quan khác Tính TL nghỉ phép Trích trước TL hoặc giữ hộ NLĐ thực tế phải trả cho nghỉ phép của
CNSX CNSX
Sơ đồ 1.1: Hạch toán tổng hợp phải trả người lao động 1.5. Kế toán các khoản trích theo lương
1.5. 1.Nội dung quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 1.5. 1.1.Quỹ bảo hiểm xã hội
Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, hưu trí, mất sức.
Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) sẽ là 24% mức tiền lương, tiền công tháng đóng BHXH của người lao động, tăng 2% so với trước đây.
Trong đó, người sử dụng lao động đóng 17% và người lao động đóng 7%BHXH.
Tại doanh nghiệp hàng tháng doanh nghiệp giữ lại 2% số tiền trích nộp BHXH để trực tiếp chi trả BHXH cho CNV bị ốm đau thai sản…trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ. Cuối tháng doanh nghiệp phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
1.5.1.2. Quỹ bảo hiểm y tế
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ. Theo chế độ hiện hành,doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 1,5% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh.
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế.
1.5.1.3. Quỹ bảo hiểm thất nghiệp
Theo điều 102 Luật BHXH, nguồn hình thành quỹ như sau:
- Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp.
- Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp.
Vậy tỷ lệ trích lập BHTN của DN là 2%, trong đó người lao động chịu 1% và DN chịu 1% tính vào chi phí.
1.5.1.4. Kinh phí công đoàn
Kinh phí công đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp.
Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn trên tồng số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động.
1.5.1.5. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Mức mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định hiện hành như sau:
- Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm từ 1% - 3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
- Mức trích cụ thể do doanh nghiệp tự quyết định tuỳ vào khả năng tài chính của doanh nghiệp hàng năm.
- Khoản trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của doanh nghiệp.
- Trường hợp Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì toàn bộ phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Thời điểm trích lập quỹ dự phòng là thời điểm khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính năm.
1.5.1.6. Thuế Thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập cá nhân là khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp một phần tiền lương từ các nguồn thu nhập khác vào ngân sách Nhà nước.
Cách thức và phương pháp nộp thuế được quy định chi tiết tại khoản 3 Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007, điều 2 Nghị Định 100/2008/NĐ-CP ngày 08/09/2008 quy định chi tiết một số điều của Thuế TNCN, mục II.1, phần A, thông tư 84/2008/TT- BTC ngày 30/09/2008, hướng dẫn thi hành một số điều của thuế TNCN và hướng dẫn chi tiết nghị định 100/2008/NĐCP ngày 08/09/2008.
Bảng1.1 : Bảng thuế suất thuế thu nhập cá nhân Bậc
thuế
Phần thu nhập tính thuế/năm (triệu đồng)
Phần thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng)
Thuế suất ( %)
1 Đến 60 Đến 5 5
2 Trên 60 đến120 Trên 5 đến 10 10
3 Trên120 đến 216 Trên 10 đến 18 15
4 Trên 216 đến 384 Trên18 đến 32 20
5 Trên 384 đến 642 Trên 32 đến 64 25
6 Trên 624 đến 960 Trên 64 đến 96 30
7 Trên 960 Trên 96 35
Thu nhập tính thuế áp dụng biểu thuế này là thu nhập của cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế từ kinh doanh và tiền lương, tiền công sau khi đã trừ đi các khoản giảm
Quan hệ đối chiếu Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
trừ gia cảnh, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp từ thiện nhân đạo, khuyến học.
1.5.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương 1.5.2. 1.Chứng từ sử dụng
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán BHXH
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH … 1.5.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương, kế toán phải sử dụng các tài khoản cấp 2 sau đây:
TK3382 “Kinh phí công đoàn”
SDĐK: KPCĐ vượt chi SDĐK: KPCĐ chưa nộp, chưa chi - Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị - Trích KPCĐ tính vào chi phí SX KD - Nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên - KPCĐ vượt chi được cấp bù
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK: KPCĐ vượt chi SDCK: KPCĐ chưa nộp, chưa chi
TK3383 “Bảo hiểm xã hội”
SDĐK: BHXH chưa được cấp bù SDĐK: BHXH chưa nộp
- BHXH phải trả cho người lao động - Trích BHXH tính vào chi phí SX KD - BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ - Trích BHXH trừ vào thu nhập của CNV
- Số BHXH đã chi trả CNV khi được cơ quan BHXH thanh toán
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có SDCK: BHXH chưa được cấp bù SDCK: BHXH chưa nộp
TK3384 “Bảo hiểm y tế”
SDĐK: BHXH chưa nộp
- Nộp BHYT cho cơ quan quản lý quỹ - Trích BHYT tính vào chi phí SX KD - Trích BHYT trừ vào thu nhập của CNV Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK: BHYT chưa nộp
TK3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”
SDĐK: BHTN chưa nộp
- Nộp BHTN cho cơ quan quản lý quỹ - Trích BHTN tính vào chi phí SX KD - Trích BHTN trừ vào thu nhập của CNV Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK: BHTN chưa nộp
TK 351 “Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm”
- Chi trả cho người lao động thôi việc, mất việc
SDĐK: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện còn
- Trích Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện còn
TK 3335 “ Thuế Thu nhập cá nhân
- Chi nộp cho người lao động số thuế
TNCN phải nộp
SDĐK: Số thuế thu nhập cá nhân hiện còn - Trích Thuế TNCN từ tiền lương CNV
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
SDCK: Số thuế TNCN hiện còn chưa nộp
1.5.2.3. Phương pháp hạch toán
TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384, 3389 TK 154, 642 Nộp cho cơ quan Trích tiền lương của NLĐ
Quản lý qũy tính vào chi phí sản xuất TK 334 TK 334
BHXH phải trả cho người Tính theo tiền lương của NLĐ Lao động trong doanh nghiệp trừ vào thu nhập của họ
TK 111, 112, 152 TK 111, 112 Chi tiêu kinh phí công đoàn Nhận tiền cấp bù
tại doanh nghiệp của quỹ BHXH
Sơ đồ 1.2: Hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ TK 111, 112 TK 351 TK 6422
Chi trả trợ cấp thôi việc, Trích lập quỹ trợ cấp mất việc, đào tạo cho NLĐ mất việc làm
Trường hợp quỹ dự phòng không đủ chi phần thiếu tính vào chi phí
Sơ đồ 1.3: Hạch toán tổng hợp Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm