Những biện pháp hoàn thiện công tác bổ sung và sử dụng nguồn nhân lực của công ty vận tải biển Vinaship

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BỔ SUNG VÀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC

3.2. Những biện pháp hoàn thiện công tác bổ sung và sử dụng nguồn nhân lực của công ty vận tải biển Vinaship

3.2.1. Đa dạng hoá nguồn tuyển dụng

Công ty đã có những phát triển về sản xuất cũng như dần hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự của mình, đã đáp đứng được nhu cầu bổ sung nhân sự của công ty.Tuy nhiên nguồn tuyển dụng của công ty vẫn hạn chế, mới chỉ chú trọng đến nguồn nội bộ, bỏ qua nhiều cơ hội bổ sung nguồn nhân lực nhiệt huyết và chất lượng bên ngoài thị trường.Mỗi nguồn tuyển dụng đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng.

 Nguồn bên trong:

Đây có thể là nguồn ứng viên tốt nhất, họ có những kỹ năng, hiểu biết nhất định về văn hóa, cách làm việc của công ty.Việc tập trung hơn cho việc bồi dưỡng cho các cá nhân có tiềm năng trong Công ty sẽ tạo ra cho Công ty một nguồn ứng viên nội bộ đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.

Công ty nên tập trung vào vấn đề lưu trữ dữ liệu cá nhân của nhân viên một cách riêng biệt dễ kiểm soát và kiểm tra khi cần, việc này sẽ rất có ích khi công ty muốn đề bạt hay chuyển công tác đối với một nhân viên được bổ sung từ nguồn nội bộ.

- Những thông tin cần có trong bộ hồ sơ cá nhân như tên tuổi, giấy khám sức khỏe, trình độ học vấn, sơ yếu lí lịch, khả năng chuyên môn và khả năng đặc biệt nếu có.

- Bản hồ sơ để chuyển vị trí, phát triển nhân sự cần có như, mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến, các lớp đào tạo đã qua.

- Hồ sơ sắp xếp lại nhân lực được trình bày dưới dạng sơ đồ sắp xếp lại nhân lực.

Hiện tại công ty vẫn chưa đáp ứng, thực hiện tốt được những tiêu chí ở trên. Ban lãnh đạo của công ty chỉ đánh giá nhân viên thông qua bản đề xuất của nhân viên và công việc, vị trí công ty cần tuyển.Từ đó có thể dẫn đến sự đánh giá chưa thật chính xác.Chính vì thế để có thể bổ sung được nguồn nhân lực chất lượng, phù hợp với vị trí đang cần tuyển dụng thì trước hết cần phải thu thập đầy đủ những giấy tờ trên.

 Nguồn bên ngoài:

Khi Công ty đã có được những bước phát triển, mở rộng kinh doanh, dịch vụ thì việc bổ sung nhân sự cũng phải được tăng lên chính vì thế nếu chỉ dựa vào nguồn nhân sự nội bộ thì sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu.Trong khi nguồn ứng viên bên ngoài thì hết sức dồi dào, năng động, nhiệt huyết với công việc.Vậy nên bổ sung nguồn nhân sự bên ngoài sẽ giúp cho công ty tăng số lượng ứng viên cả về chất lượng lẫn số lượng.

Công ty cũng đã nhận thấy được những lợi ích của việc bổ sung nhân sự từ nguồn bên ngoài và cũng đã tập trung áp dụng để bổ sung them nhân sự từ nguồn này.Tuy nhiên công ty vẫn chưa thể đa dạng hóa nguồn tuyển dụng vẫn chỉ đơn giản như những nhân viên đã làm trong công ty giới thiệu, hay thông qua các công ty môi giới việc làm. Điều này mang lại hạn chế cho khâu tìm kiếm nhân lực của công ty, nên trước hết công ty cần phải đa dạng hóa nguồn tuyển dụng.Vậy chúng ta có thể đa dạng hóa ở các nguồn như:

- Công ty vẫn có thể sử dụng nguồn nhân sự từ chính người thân, quen của cán bộ công nhân viên đang làm việc trong công ty, tuy nhiên công ty nên định hướng trước cho con em các cán bộ công nhân viên trong công ty nên theo học các trường nghành, tập trug học tập những kiến thức giúp ích cho công việc sau này sẽ đảm nhận ở công ty, hoặc mở một chương trình đào tạo, huấn luyện những kỹ năng kiến thức về công việc cho những ứng viên thuộc nguồn này.Để chắc chắn cho tương lai của ứng viờn thỡ cụng ty cú thể làm một bản hợp đồng ghi rừ, sau đú trả chi phí đào tạo cũng như yêu cầu ứng viên phải đạt được trình độ nhất định sau khi hoàn thành khóa học để có thể phục vụ cho công ty. Tuy nhiên phương pháp này sẽ tiêu tốn ngân sách cũng như thời gian của công ty đổi lại công ty sẽ có được nhân sự chất lượng phù hợp với vị trí then chốt của mình.

- Cũng có thể sử dụng nguồn nhân sự từ các công ty việc làm để làm đối tỏc , tuy nhiờn cũng cần phải yờu cầu rừ tiờu chớ và yờu cầu của cụng việc để họ đào tạo nhân sự phù hợp, sau đó công ty cũng phải có thời gian để kiểm tra đánh giá ứng viên .

- Nhân viên cũ của công ty: Không ít trường hợp có những nhân viên của Công ty đang có thế đứng tốt ở Công ty lại rời bỏ Công ty để làm cho hãng khác hoặc giải quyết việc riêng. Nhưng khi làm việc ở hãng mới họ thấy rằng công việc đó lại kém hơn là họ tưởng hoặc tình trạng cá nhân đã thay đổi họ muốn trở lại nơi cũ. Công ty thường sẽ không coi trọng nguồn lực này vì họ có thể “đứng núi này trông núi nọ”,…Tuy nhiên rất nhiều Công ty đã khám phá ra rằng những người trở lại làm việc lại là những nhân viên làm việc tốt hơn và có tinh thần trung thực hơn là trước kia họ làm việc tại đây. Điều này cũng dễ hiểu vì họ đã tự động bỏ việc mà nay quay lại được Công ty mở rộng vòng tay đón họ thì họ sẽ dồn hết tâm lực để thể hiện mình, họ cũng muốn sửa chữa những sai lầm của mình nên sẽ cống hiến hết mình vì Công ty.

- Những ứng viên tự tìm kiếm thông tin và đến công ty xin việc. Đây là nguồn nhân lực phổ biến ở tất cả những doanh nghiệp lớn, công ty nổi tiếng, tuy nhiên với công ty chưa thực sự chú trọng đến nguồn lực này thì có rất ít. Họ có thể là những sinh viên mới ra trường, nhân viên ở công ty đối tác muốn thử sức ở vị trí mới.Tất nhiên là nguồn lực này thì rất năng động, nhiệt tình với công việc. Chính vì thế nên công ty cũng không nên bỏ sót nhân tài,Công ty có thể phát triển them nguồn này bằng cách quảng bá rộng rãi hơn tên tuổi của công ty qua loa, đài, sách, báo, tivi hoặc các phương tiện thông tin đại chúng khác.

- Sinh viên thực tập: Công ty có thể có chiến lược thông qua thu nhập sinh viờn thực tập quan sỏt theo dừi những sinh viờn này thụng qua cỏc cụng việc giao cho họ để kiểm tra khả năng. Nếu phát hiện ứng viên thích hợp có thể tiến hành tập huấn, hướng dẫn và tuyển dụng họ khi phù hợp với nhu cầu tuyển dụng.Ngoài ra, sau thời gian thực tập tại Công ty, sinh viên thực tập cũng có thể là những người quảng bá tích cực cho hình ảnh, uy tín của Công ty với bên ngoài.

Qua đó để có thể có được nguồn nhân lực chất lượng công ty cần phải đa dạng hóa tuyển dụng, quảng bá hình ảnh công ty rộng rãi, không được bỏ qua bất kỳ hình thức nào để có thể tìm kiếm nhân sự chất lượng đạt hiệu quả cao cho công ty.

3.2.2. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng

Nhìn chung Công ty cũng đã xây dựng lên 6 bước để hoàn thiện quy trình tuyển dụng, nhưng bên cạnh những bước thực hiện rất tốt là có những bước công ty vẫn chưa đạt được như kỳ vọng dẫn đến kết quả tuyển dụng không cao. Để góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng, Công ty cần có các bản mô tả công việc cho phù hợp với các vị trí tuyển dụng, các thông báo tuyển dụng cần đầy đủ về chính sách đãi ngộ, cụ thể công việc,… qua đó để các ứng viên có thể lựa chọn ứng tuyển cho phù hợp.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh công việc: Nhân viên kế toán tổng hợp 2. Báo cáo: Trưởng phòng tài chính - kế toán

3. Lương: Hưởng lương lao động trực tiếp theo quy chế tại công ty CÁC NHIỆM VỤ

- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.

- Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh.

- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

- Hạch toán thu nhập,chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, các nghiệp vụ khác.

- Theo dừi cụng nợ khối văn phũng cụng ty, quản lý cụng nợ toàn cụng ty.

- Lập báo cáo tài chính theo quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.

- Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở.

- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.

- Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc đơn vị chức năng khi có yêu cầu.

- Giải trình hồ sơ, cung cấp hố sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán - Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.

- Nhận sự chỉ đạo và báo cáo phụ trách phòng Tài chính - Kế toán.

- Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên.

- Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế - tài chính.

- Liên hệ các bộ phận khác thông qua phụ trách Tài chính - Kế toántheo quy định.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

- Tốt nghiệm Đại học chính quy chuyên ngành Kế toán – Tài chính trường Học viện Tài chính hoặc Đại học Kinh tế Quốc dân.

- Có ít nhất 5 năm làm việc ở bộ phận kế toán.

- Có khả năng kiểm toán, tổng hợp, và phân tích số liệu.

- Có kỹ năng tổ chức quản lý công việc, cẩn thận và trung thực.

- Nắm vững và am hiểu các quy định pháp luật về thuế, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam.

- Sử dụng thành thạo về phần mềm kế toán và vi tính văn phòng.

- Sức khoẻ tốt, có khả năng đi công tác xa và làm việc ngoài giờ.

3.2.3. Thực hiện tốt các hoạt động quản trị nhân lực làm cơ sở cho công tác tuyển dụng

 Thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở để thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản lý nguồn nhân lực, từ việc kế hoạch hoá nguồn nhân lực mà Công ty cú thể xỏc định rừ được nhu cầu lao động, dự kiến được số người cần bổ sung, thay thế để đáp ứng nhu cầu đó.

Để kế hoạch hoá nguồn nhân lực có hiệu quả, Công ty cần nghiên cứu cụ thể xem tuyển bao nhiêu người, vào những vị trí nào, yêu cầu công việc, cách thức tuyển, chi phí và các phương án dự phòng. Bên cạnh đó, kế hoạch hoá nguồn nhân lực cũng phải dự báo được những biến động nhân lực trong công ty, biến động nhân lực trên thị trường lao động và biến động về nguồn tuyển dụng. Công ty phải dự tính được những trường hợp sẽ thôi việc hoặc thay đổi công việc trong năm, những trường hợp xin chấm dứt hợp đồng...để xác định chính xác nhu cầu nhân lực, hạn chế được tình trạng thiếu hụt lao động đáp ứng cho sản xuất. Dự báo biến động về cung nhân lực trên thị trường lao động để Công ty đưa ra những chính sách thu hút lao động, xác định chính xác nguồn và phương pháp tuyển, dự trù chi phí tuyển dụng một cách hợp lý dựa trên mối quan hệ cung cầu lao động.

 Hoàn thiện công tác phân tích công việc

- Ban lãnh đạo của Công ty cần thay đổi quan điểm nhìn nhận, nâng cao tầm hiểu biết của mỡnh về phõn tớch cụng việc. Cần nắm rừ ảnh hưởng của cụng tỏc phân tích công việc tới sự thực hiện công việc của từng người lao động, tới công tác quản lý nhân sự của Công ty.

+ Ban lãnh đạo Công ty phải có sự đầu tư hơn nữa về công sức, thời gian tài chính cho công tác phân tích công việc. Ban lãnh đạo công ty phải có sự chỉ đạo, yêu cầu phòng hành chính – nhân sự thực hiện nghiêm chỉnh hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng các kết quả của phân tích công việc để phục vụ cho các công tác khác của hoạt động quản lý nhân sự. Ban lãnh đạo đề nghị đồng thời khuyến khích, tạo điều kiện cho mọi phòng ban khác, mọi người trong lao động trong Công ty hợp tác, phối hợp và cùng tham gia thực hiện công tác phân tích công việc. Ngoài ra, ban lãnh đạo cần quản lý, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện phân tích công việc của Công ty.

- Để tiến hành công tác này tốt hơn, Công ty cần làm những việc sau:

+ Qúa trình thu thập thông tin có thể thực hiên trong khâu phỏng vấn.Trong quá trình phỏng vấn này đều được thực hiển bởi các nhân viên qua đó có thể thấy được nhận thức, trách nhiệm của nhân viên về công việc. Công ty có thể yêu cầu nhân viên thực hiện theo bản mô tả công việc qua đó ghi lại những công việc mà họ phải làm hằng ngày.

+ Hoàn thiện các văn bản phân tích công việc. Bản mô tả công việc phải cụ thể, chi tiết cho từng vị trí công việc.

+ Gửi các văn bản phân tích công việc tới người quản lý lao động, tới các phòng ban trong Công ty để lấy ý kiến đóng góp, tập hợp các ý kiến đóng góp lại chỉnh sửa văn bản phân tích công việc cho hợp lý. Gửi bản đã được phê duyệt tới các phòng, ban, người lao động.

+ Định kỳ phải kiểm tra, rà soát lại tất cả các công việc trong Công ty để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích công việc với công việc thực tế.

Quan tâm hơn nữa đến việc đánh giá hiệu quả thực hiện công việc làm cơ sở cho tuyển dụng

Sau khi tiến hành phân tích công việc, phải tiếp tục đánh giá thực hiện công việc của những công nhân đang làm ở những vị trí công việc, giống như những công việc đang còn trống. Để đánh giá được công việc của những người công nhân phải dựa vào bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Công ty sẽ tiến hành đánh giá

thực hiện công việc cho tất cả lao động trong công ty bao gồm cả lao động sản xuất và lao động quản lý. Sau khi đánh giá thực hiện công việc nhà quản trị có thể biết được ai đã hoàn thành tốt công việc và ai chưa hoàn thành công việc, để từ đó có quyết định đào tạo lại những người chưa hoàn thành tốt công việc được giao hoặc ra quyết định chuyển sang công việc khác phù hợp hơn với năng lực của người đó.

Việc đánh giá nhân viên trong công ty cần được thực hiện một cách khách quan hơn, toàn diện hơn bằng cách có thể lập một bảng chấm điểm công việc hàng ngày của từng nhân viên để có thể kiểm tra, giám sát tiến độ làm việc và cũng để nhắc nhở kịp thời.Qua đó cũng có thể xếp hạng năng suất lao động của từng nhân viên để họ thấy được mức độ của mình và đặt ra chỉ tiêu phấn đấu . Để đánh giá tốt quá trình thực hiện công việc của từng cá nhân phải thông qua nhiều chỉ tiêu khác nhau đối với những loại lao động khác nhau.

Đối với mỗi loại lao động có những chỉ tiêu đánh giá phù hợp, từ đó nhà quản trị có thể đánh giá một cách tương đối chính xác từng loại lao động và có chính sách nhân sự sao cho phù hợp.

Nhờ vào việc đánh giá cho điểm mà nhà quản trị có thể đánh giá lao động thông qua những con số lượng hoá và đây cũng làm cơ sở cho quá trình tuyển dụng nhân lực vào các vị trí công việc tương tự.

 Chú trọng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Để nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Công ty cần lưu ý những điều sau:

- Thực hiện tốt nhưng quy định về đào tạo của công ty, dựa trên chiến lược kinh doanh của công ty, không để gián đoạn sản xuất.

- Đảm bảo nhân tố nguồn nhân lực cho đào tạo

+Cần phải có những người có kinh nghiệm trong công việc cần đào tạo, đứng ra đào tạo.

+Những lao động mới và cả lao động cũ cần cải thiện chất lượng trong công việc đều cần phải được đào tạo lại, những người có chuyên môn cao nhưng vẫn có nhu cầu học tập.

- Cần lên kế hoạch đào tạo một cách chi tiết và dự kiến chi phí.