5.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU DẦU KHÍ BẠC LIÊU
5.1.1 Về thực hiện chế độ kế toán
Nhìn chung Công ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Bạc Liêu luôn tuân thủ đúng chế độ và các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành từ việc xây dựng hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán đến việc lập báo cáo tài chính.
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Quyết định 15 và sửa đổi bổ sung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các mẫu chứng từ kế toán hầu như không được thiết kế hay sửa đổi gì nhiều, nội dung thông tin trên các chứng từ kế toán bắt buộc được công ty thực hiện tốt và theo yêu cầu quản lý, quá trình quản lý thu thập chứng từ được công ty sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian, số lượng chứng từ phát sinh đầy đủ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, việc bảo quản cũng như lưu trữ được thực hiện tốt theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra, về sổ sách kế toán công ty có thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với tình hình hoạt động của công ty như: sổ cái, sổ chi tiết tài khoản…
5.1.2 Về tổ chức công tác kế toán
Đội ngũ cán bộ của công ty được qua đào tạo, tập huấn, có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ kế toán đủ năng lực đảm nhiệm công việc do kế toán trưởng giao. Công ty được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán nên việc giảm tải công việc cũng như công việc ghi sổ đã được thực hiện cùng lúc khi kế toán viên cập nhật chứng từ gốc vào phần mềm kế toán. Tổ chức công tác kế toán từ việc lập, xử lý chứng từ, mở tài khoản, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, cung cấp đầy đủ thông tin, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu quản lý điều hành của công ty và đều được kế ttoán thực hiện trên phần mềm kế toán.
Tuy nhiên có một số chứng từ phát sinh tại công ty vẫn chưa điền đầy đủ nội dung, chưa có đủ chữ ký của các bên liên quan như chữ ký của kế toán trưởng, Giám đốc,… Ví dụ như thiếu tên người mua hàng, chữ ký người mua hàng, thông tin khách hàng chưa đầy đủ. Phiếu thu, phiếu chi chưa đủ chữ ký để tiện công tác quảnlý cũng như lưu trữ. Toàn bộ chứng từ gốc của công ty đều được lưu trữ tại bộ phận kế toán ở các cửa hàng, nhưng do các cửa hàng lại
phân bổ dài từ thành phố Hồ Chí Minh tới Cà Mau nên gây khó khăn cho công ty khi muốn kiểm tra chứng từ gốc. Công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm tra kế toán do đó việc hạch toán công tác kế toán đôi lúc chưa chính xác. Tuy số lượng nhân viên phóng kế toán ở mức tương đối bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nhưng vào thời điểm cuối tháng hoặc cuối quý công việc thường bị dồn lại, hoạt động trong phòng kế toán trở nên bận rộn hơn trong khoảng thời gian này.
5.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Nhìn chung, trong giai đoạn phân tích thì công ty kinh doanh luôn có lãi nhưng hiệu quả kinh doanh chưa cao, thể hiện như trong các tỷ số tài chính đã được phân tích trong chương 4 ở trên. Nguyên nhân chủ yếu là do chi phí còn quá cao và công ty thì vẫn chưa tìm ra cách khắc phục có hiệu quả, bên cạnh đó cũng vì doanh thu đang có chiều hướng giảm qua các năm. Điều này như một hồi chuông nhắc nhở các nhà quản trị phải có những chính sách thật thiết thực, đúng đắn để cải thiện tình hình hoạt động của công ty.
5.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
-Từ những nhận xét trong chương 4 ta thấy công ty đã thiết kế lại sổ sách để phù hợp với tình hình hoạt động của mình, tuy nhiên cùng với việc thiêt kế đó công ty cũng mắc những lỗi dư thừa không cần thiết về cách dùng từ ngữ như ở các sổ cái công ty nên bỏ chữ “Sổ cái kế toán” mà thay bằng “Sổ cái”, và nên bỏ các dòng “Dư đầu kỳ”, “Dư cuối kỳ” ở các tài khoản không có số dư như tài khoản 641, 642…
- Ngoài ra, do là công ty tổng nên sổ cái của công ty chỉ là số tổng của các tài khoản liên quan, việc này gây khó khăn cho các nhà quản lý hay cho các kế toán phân hành và cho kế toán trưởng khi muốn biết cụ thể các nghiệp vụ cũng như độ chính xác của số tổng đó. Từ đó, công ty nên cài đặt thêm cho phần mềm kế toán ở các cửa hàng chức năng làm sổ cái các tài khoản-chi tiết, cuối quý hay khi có lệnh cấp trên là chuyển qua cho kế toán phần hành bằng phần mềm Vietsun. Và kế toán phần hành sẽ không cần in ra sổ cái- chi tiết đó nhằm tiết kiệm chi phí cũng như công sức của mình trừ khi nào có yêu cầu của cấp trên, vì việc in ấn này diễn ra rất nhanh nhờ sự giúp đỡ của phần mềm Vietsun.
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ: do hằng ngày lượng chứng từ phát sinh rất nhiều nên tất yếu sẽ không có đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng cho tất cả các chứng từ phát sinh tại công ty, do đó công ty nên quy định loại chứng từ nào sẽ có đủ chữa ký như hóa đơn trên 20 triệu, còn hóa đơn dưới mức 20 triệu sẽ do bộ phận bán hàng ký thay.
- Thường xuyên phổ biến cho nhân viên các quy định mới nhất của pháp luật về việc lập chứng từ cũng như các thay đổi trong tài khoản hay điều luật do Bộ tài chính ban hành, từ đó giúp nhân viên biết được các công việc cần làm để thực hiện đúng với quy định.
- Công ty nên cử nhân viên kế toán đi học các lớp bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng để giúp cho công tác kế toán ngày một hoàn thiện hơn.
- Để quản lý chặt chẽ lượng hàng thực xuất trên chứng từ khi xuất hàng, thủ kho nên đối chiếu với kế toán tình hình xuất hàng hóa trong ngày để kế toán nắm bắt kịp thời nếu có sự chênh lệch sẽ có biện pháp xử lý kịp thời không để đến cuối tháng mới xử lý.
5.4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
5.4.1 Biện pháp tăng doanh thu
- Mở rộng chi nhánh bán hàng: Ngoài các cửa hàng trực thuộc thì công ty chỉ có 2 chi nhánh chính thức là thành phố Hồ Chí Minh và Cà Mau, việc chỉ có 2 chi nhánh làm cản trở việc cung cấp xăng dầu cho các cửa hàng trực thuộc cũng như làm hạn chế việc kinh doanh về lĩnh vực thương mại dịch vụ của công ty. Công ty nên mở rông chi nhánh tại Cần Thơ, Hải Phòng…. Những thành phố có lượng tiêu thụ xăng dầu cao.
- Tăng tốc độ tiêu thụ hàng hóa: Tăng cường quảng cáo, thường xuyên có các đợt khuyến mãi, quà tặng kèm theo cho các lĩnh vực hoạt động của công ty như bách hóa, vật liệu xây dựng, kim khí điện máy, kinh doanh Nhà hàng khách sạn. Tổ chức hội nghị khách hàng để tạo mối liên kết với khách hàng nhằm mở rộng việc bán xăng dầu. Tuy việc này làm giảm doanh thu hiện tại nhưng sẽ giúp công ty tìm kiếm được nhiều đối tác hơn, có thể có những đối tác tiếp tục làm ăn lâu dài. Từ đó, hứa hẹn doanh thu sẽ tăng trong tương lai.
- Nâng cao uy tín của công ty bằng cách có đủ lượng xăng dầu bán ra, cung cấp kịp thời, đảm bảo xăng đúng chất lượng. Muốn vậy thì công ty phải có bộ phận chuyên kiểm tra chất lượng các sản phẩm trước khi mua vào.
5.4.2 Biện pháp hạ thấp chi phí
- Tiết kiệm giá vốn hàng bán: Công ty đang thực hiện tốt việc giảm chi phí giá vốn, công ty cần phát huy những mặt làm được và cố gắng tìm kiếm nơi có nguồn hàng chất lượng với giá cả phải chăng nhằm tiết kiệm một cách tối đa.
- Tiết kiệm chi phí tài chính: công ty có thể hạn chế việc vay ngân hàng, chỉ vay khi cần thiết và mở rộng kinh doanh phù hợp. Công ty cũng cần tìm
hiểu về lãi suất cho vay của các ngân hàng, từ đó có thể cân nhắc lựa chọn vay vốn ở ngân hàng có nhiều ưu đãi, nhằm giảm chi phí tài chính.
- Tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Từ bảng 3.3 kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm 2015 so với 6 tháng đầu năm 2014 một lần nữa cho thấy công ty đã không quản lý tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Công ty nên:
- Rà soát lại cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực tại công ty để có biện pháp tiết kiệm chi phí, cụ thể như có chính sách động viên đãi ngộ CB-CNV có năng lực, nhằm khuyến khích số lao động hiện có đảm nhiệm thêm việc, tạo điều kiện để tăng năng suất lao động, mạnh dạn thu mới và đề bạt cán bộ trẻ có năng lực đảm đương một sô nhiệm vụ quan trọng, đồng thời giải quyết chế độ chính sách đối với số CB-CNV đã lớn tuổi, số CB-CNV không đủ sức khỏe, không có năng lực, không có trình độ và không phù hợp với điều kiện kinh doanh mới, để làm thế nào cho bộ máy hoạt động của công ty được tinh gọn, chi phí thấp nhưng hiệu quả cao. Làm như thế công ty sẽ đạt được 2 lợi ích:
+ Tăng thu nhập cho CB-CNV hiện hữu, tạo sự an tâm trong công việc, ổn định tư tưởng cho CB-CNV
+ Tiết kiệm được chi phí đào tạo, chi phí cơ hội do đòi hỏi thời gian tích ứng với môi trường làm việc của nhân viên mới, tiết kiệm các khoản chi liên quan chế độ quy định mà công ty phải thực hiện khi có biến động nhân sự.
-Công ty nên đề ra các định mức chi phí sát sao hơn, cần có chính sách tiết kiệm như chi phí điện, điện thoại, nước … giảm thiểu những chi phí này bằng cách thường xuyên nhắc nhở và kiểm tra nhân viên về những cuộc gọi không cần thiết, cuộc gọi vì mục đích cá nhân, đồng thời có chính sách khen thưởng các đơn vị trực thuộc nào tiết kiệm được chi phí cao nhất.
- Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm: việc sử dụng văn phòng phẩm tại công ty tuy không quá lãng phí, nhưng vẫn có thể giảm thiểu chi phí này bằng những cách như: chỉ in tài liệu khi cần thiết, kiểm tra nội dung trước khi in để tránh tình trạng in sai phải in lại, hoặc in thừa. các vật dụng nhỏ như bút, kẹp ghim tuy giá trị nhỏ nhưng cũng cần để gọn gàng, tránh bị lạc mất.
- Chỉ rút tiền khi thật cần thiết để hạn chế phí rút tiền. Công ty cũng có thể cân nhắc việc mở tài khoản ở những ngân hàng có phí rút tiền ưu đãi hơn.
- Xem xét, tính toán lại các tài sản cố định nào không phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc không mang lại hiệu quả kinh doanh thì thanh lý thu hồi vốn hoặc chuyển mục đích sử dụng khác có hiệu quả hơn để giảm thiểu tối đa chi phí khấu hao.
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ