Xem lại các thủ tục kiểm toán trong form A210
(Nguồn tài liệu công ty) 1.3.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thực hiện kiểm toánilà quá trình vận dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích hợp với từng đối tượng khách hàng để thu thập bằng chứng kiểm toán nhằm đưa ra kết luận kiểm toán một cách đúng đắn. Đây chính là quá trình triển khai một cách chủ động và tích cực các kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán nhằm đưa ra những ý kiến xác thực về mức độ trung thực và hợp lý của BCTC trên cơ sở những bằng chứng kiểm toán được thu thập đầy đủ và đáng tin cậy.
Giống như việc thực hiện kiểm toán các khoản mục khác, chu trình kiểm toán tiền lương và nhân viên cũng áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm tuân thủ.
1.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát chỉ đượcithực hiện sau khi kiểm toán viên đã tìm hiểu HTKSNB và có hiểu biết sơ bộ về hệ thống này. Nhìn chung, với chu trình tiền lương và nhân viên, những báo cáo kiểm toán được chuẩn cung cấp bởi đơn vị được kiếm toán là bằng chứng có tính thuyết phục nhất mà có sẵn cho việc kiểm tra các tài khoản tiền lương. Do đó kiểm toán viên thường thực hiện các thử nghiệm kiểm soát trong các cuộc kiểm toán tiền lương hơn là việc thực hiện thử nghiệm cơ bản. Chu trình tiền lương và nhân viên bắt đầu bằng việc tuyển dụng nhân viên và kết thúc bằng việc thanh toán tiền cho nhân viên. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên các thủ tục kiểm toán thường được sử dụng khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát gồm khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, khảo sát việc phân bổ chi phí về tiền lương và các đối tượng sử dụng lao động, khảo sát các khoản trích trên tiền lương và khảo sát tiền lương khống.
Khảo sát tổng quan khoản mục tiền lương:
Bảng tính lương chính là cơ sở để đơnivị được kiểm toán thực hiện thanh toán tiền lương, ghi chép vào sổ sách kế toán và phân bổ chi phí tiền lương. Do đó nó
thường là điểm xuất phát trong các cuộc khảo sát về tiền lương và nhân viên của kiểm toán viên.
Đầu tiên, kiểm toán viên lựa chọn bảngitính lương của một kỳ kế toán nào đó (hoặc một số kỳ nào đó). Sau đó kiểm toán viên thực hiện kiểm tra lại độ chính xác số học của việc tính toán. Tiếp theo đó, kiểm toán viên chọn ra một bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và một bảng tổng hợp việc phân bổ chi phí nhân công để kiểm tra độ chính xác số học của các bảng này, đồng thời thực hiện đối chiếu số tổng hợp này với sổ nhật ký tiền lương và Sổ Cái.
Do chu trình lương và nhân viên ảnh hưởngilớn đến nhiều khoản mục, chỉ tiêu trên BCTC như chi phí sản phẩm dở dang, thành phẩm, phải trả công nhân viên,… nên tính chính xác của của việc tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương và việc phân bổ nó vào các tài khoản hợp lý là điểm rất quan trọng đối với một cuộc kiểm toán.
Tiếp theo kiểm toán viên chọn ra một mẫu ngẫuinhiên gồm một vài nhân viên từ bảng tính lương và lấy ra các hồ sơ nhân sự của mỗi nhân viên đó để kiểm tra các hồ sơ và tiến hành rà soát lại các báo cáo hoạt động nhân sự với các thông tin như vậy trên bảng tính lương để xác định xem đơn vị được kiểm toán có thực hiện đúng với hợp đồng lao động hay không.
Khảo sát tiền lương khống
Có rất nhiều gian lận có thể xảy ra trong chu trìnhitiền lương và nhân viên trong đó có hai hình thức phổ biết nhất là ghi nhận nhân viên khống và số giờ lao động khống.
Ghi nhận số nhân viên khống: là tình trạng nhữnginhân viên đã mãn hạn hợp đồng với công ty hoặc những nhân viên thực sự không làm việc cho công ty nhưng vẫn có tên trong bảng thanh toán lương. Hình thức gian lận này rất dễ xảy ra với những đơn vị mà không đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Ví dụ bộ phận nhân sự vừa ghi nhận danh sách nhân viên vừa thực hiện tính lương thì nguy cơ xảy ra gian lận việc tính lương khống cho những nhân viên không làm việc cho đơn vị là rất cao.
Để phát hiện raicácigian lận này kiểm toán viên có thể dựa vào các phiếu chi đã thanh toán để thực hiện các thủ tục như: so sánh tên trên các phiếu chi lương với bảng
chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các giấy tờ khác về chữ ký phê chuẩn. Nếu xuất hiện dấu hiệu của sự bất thường thì đó chính là dấu hiệu cần được kiểm tra.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên có thể đối chiếu các nghiệp vụ ghi sổ được chọn trên sổ nhật ký tiền lương với phòng nhân sự để xác định xem nhân viên đó có được thuê trong kỳ kiểm toán hay không. Hoặc kiểm tra những nhân viên đã chấm dứt hợp đồng lao động với công ty còn có tên trong danh sách nhận lương hay không.
Trong một số trường hợp đặc biệt, kiểm toán viên có thể yêu cầu đơn vị được kiểm toán thực hiện một cuộc trả lương đột xuất. Đối với trường hợp này thì kiểm toán viên phải quan sát kỹ những người lao động được chọn khi tiến hành các thủ tục nhận lương. Nếu xuất hiện những phiếu chi mà không có người nhận thì chúng sẽ là đối tượng để tiến hành kiểm tra. Tuy nhiên để thực hiện thủ tục này không những tốn kém cho đoàn kiểm toán và đơn vị khách hàng mà còn có thể gây ra mâu thuẫn với họ.
Ghi nhận số giờ khống: là việc quản lý thời gian lao động của nhân viên thiếu hoặc có sự thông đồng giữa nhân viên với người quản đốc. Gian lận này sẽ làm tăng chi phí tiền lương của đơn vị được kiểm toán và do đó ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. Hình thức gian lận này rất khó phát hiện ra và thường được ngăn ngừa bằng các HTKSNB hơn là kiểm toán viên tự phát hiện ra nó.
Khảo sát các khoản trích theo lương
Các khoảniBHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được tính dựa trên tiền lương theo tỷ lệ quy định. Bởi vậy tổng quỹ lương phải được tính toán chính xác. Để kiểm tra độ chính xác của các khoản trích theo lương, ngoài việc xem xét quỹ lương, An Phú tiến hành so sánh đối chiếu chi tiết thông tin trên bảng kê khai với cơ quan bảo hiểm, so sánh các khoản đã thanh toán với bảng kê các khoản phải nộp để xem đơn vị kê khai có chênh lệch gì hay không.
1.3.2.2. Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích đòi hỏi nhiều sự phániđoán nghề nghiệp của kiểm toán viên.
Đầu tiên, kiểm toán viên kết hợp với các biến tài chính và biến hoạt động kiểm toán viênxây dựng lên một mô hình phân tích chu trình tiền lương và nhân viên.Kiểm toán viênthực hiện việc xác định các biến tài chính như chi phí tiền lương, thuế TNCN…trong quan hệ với các biến số như: số lượng nhân viên, mức tiền lương bình
quân, số lượng sản phẩm, đơn giá tiền lương, hoặc tỷ lệ tiền lương và tổng chi phí hay doanh số… Ví dụ như:
- Thủ tục so sánh số liệu các tài khoản chi phíivề tiền lương với kỳ kế toán trước:
nhằm phát hiện những biến động bất thường, thu thập những bằng chứng có thể có hoặc xác định phạm vi kiểm tra chi tiết đối với các tài khoản chi phí tiền lương có biến động bất thường. Trong phân tích, kiểm toán viênphải xem xét đến ảnh hưởng của việc thay đổi số lao động trong kỳ kế toán, khối lượng công việc hoặc sản phẩm hoàn thành.
- Thủ tục so sánh tỷ lệ chi phí tiền lương trongigiá thành sản xuất hoặc doanh thu giữa kỳ này với kỳ trước. Thủ tục này nhằm khẳng định tính hợp lý về cơ cấu chi phí giữa các kỳ kế toán.
- Thủ tục so sánh số dư các tài khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ giữa các kỳ kế toán nhằm phát hiện ra các sai sót trong hạch toán các khoản trích theo lương. Sự biến động về các khoản trích theo lương thường ít xảy ra do phụ thuộc vào số nhân viên trong doanh nghiệp, phụ thuộc vào mức lương cơ bảnivà các văn bản quy định của Nhà nước.
Tiếp theo, kiểm toán viêniước tính giá trị vàiso sánh với giá trị ghi sổ. Dựa vào mô hình đã được xây dựng ở trên, trên cở sở dữ liệu độc lập và tin cậy, kiểm toán viêncó thể so sánh ước tính này với giá trị trên sổ sách kế toán. Bên cạnh đó, kiểm toán viênvẫn cần phải chú ý đến tính thường xuyên của việc đánh giá như đánh giá chi phí lương hàng tháng; tính biến động tất yếu và biến động bất thường của chi phí tiền lương như: tiền lương tối thiểu tăng, nhân lực khan hiếm dẫn đến tiền lương tăng hoặc khi đơn vị được kiểm toán thay đổi chính sách lương tạo ra những biến động tất yếu trong chi phí tiền lương.
Cuối cùng, kiểm toán viên tiến hành phân tích nguyêninhân chênh lệch
Chênh lệchigiữa ước tính và giá trị trên sổ sách kế toán có thể do nhiều nguyên nhân như: số dư các tài khoản trong chu trình tiền lương và nhân viên chứa đựng sai sót hoặc có thể chênh lệchiđược hình thành từ chính ước tính trong phân tích. Bởi vậy, bất kỳ một sự chênh lệch lớn nào phát sinh cũng cần phải điều tra, phỏng vấn kế toán tiền lương hoặc kế toán tổng hợp của đơn vị được kiểm toán để có lời giải thích hợp lý nhất. Nếu không có lời giải thích hợp lý thì kiểm toán viênphải xem xét lại các ước
tính của mình. Nếu vẫn có sự chênh lệch thì giải quyết bằng thủ tục kiểm tra chi tiết số liệu.
1.3.2.3. Thủ tục kiểm tra chi tiết
Đối tượng thựcihiện kiểm tra chi tiết đối với chu trình tiền lương và nhân viên bao gồm: số dư tài khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải trả cho công nhân viên (TK 334), tài khoản phải trả, phải nộp khác (338, 3383 (BHXH), 3384 (BHYT), 3382 (KPCĐ), 3389 (BHTN)) và các tài khoản chi phí (TK 622, 627, 641, 642).
Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư sẽ được giảm bớt nếu sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên nhận xét HTKSNB của khách hàng hoạt động tốt, các bảng tính lương, các sổ nhật ký tiền lương, bảng chấm công, các phương pháp phân bổ chi phí của đơn vị được thực hiện nhất quán và chính xác…và ngược lại.
Mục tiêu củaicác thử nghiệm cơ bản trong quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là kiểm tra xem các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ có được thanh toán và ghi sổ đúng kỳ hay không.
• Kiểm tra chi tiết tài khoản 334
Trước khi tiến hànhikiểm tra chi tiết số dư tài khoản 334 (phải trả công nhân viờn) kiểm toỏn viờn phải hiểu rừ về cỏc chớnh sỏch, cỏch tớnh lương và chế độ thanh toán tiền lương của công ty. Bên cạnh đó, tính nhất quán của các chính sách về tiền lương qua các kỳ kế toán cũng cần được xem xét. Thông thường, phòng tổ chức lao động thực hiện việc tính lương, kế toán tiền lương căn cứ vào bảng tính lương của phòng tổ chức để tiến hành chi lương. Kiểm toán viên cũng cần phải đối chiếu giữa số hạch toán của kế toán tiền lương với bảng tính lương của phòng tổ chức.
• Kiểm tra chi tiết tài khoản 338
Về khoản trích theo lương, kiểm toániviên kiểm tra căn cứ trích khoản BHXH, BHYT, KPCĐ và BHTN được trích tại đơn vị dựa trên quỹ lương cơ bản hay quỹ lương thực trả, đối chiếu với quyết toán BHXH. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng có thể tính toán lại khoản trích theo lương đơn vị dựa trên thông báo đóng bảo hiểm và nhân với tỷ lệ trích theo quy định hiện hành qua đó so sánh với số đơn vị trích trên sổ sách nhằm khẳng định số phát sinh và số dư cuối kỳ của đơn vị là hiện hữu và chính xác.
1.3.3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Kết thúc kiểm toánichính là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán. Sau khi
đã hoàn thành các thủ tục kiểm toán đối với chu trình tiền lương và nhân viên, công việc cần thực hiện tiếp theo của kiểm toán viên thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là tổng hợp các kết quả đã thu được từ các giai đoạn trước và thực hiện thêm những thủ tục kiểm toán cần thiết bổ sung.
Tổng hợp và đánh giá kết quả kiểm toán
Ở giai đoạn hoàn thành tất cả các thủ tục kiểm toán đặc thù cho quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, công việc cần thực hiện là hợp nhất tất cả các kết quả vào một kết luận chung. Kiểm toán viên phải đảm bảo bằng chứng kiểm toán đã được thu thập đầy đủ để đảm bảo cho kết luận là các BCTC đã được trình bày trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu vàiđã tuân thủ các Chuẩn mực, Chế độ kế toán hay chưa.
Lập báo cáo kiểm toán
Để đưa ra ý kiến kiểm toánimột cách đúng đắn nhất, kiểm toán viên phải xem xét lại các nghiệp vụ và các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ để xác định liệu có sự kiện gì xảy ra mà có thể ảnh hưởng đến ý kiến của kiểm toán viên hay không. Các sự kiện cần sự đánh giá của kiểm toán viên gồm có hai loại: những sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến BCTC và cần điều chỉnh; những sựikiện không có ảnh hưởng trực tiếp đến BCTC nhưng cần công khai.
Báo cáo kiểm toán về BCTC là một bản thông báo của kiểm toán viên về kết quả cuộc kiểm toán BCTC cho người sử dụng BCTC. Tùy theo kết quả của mỗi cuộc kiểm toán mà kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình cho phù hợp. Mỗi báo cáo kiểm toán chỉ có duy nhất một ý kiến kiểm toán. Ý kiến kiểm toán gồm hai loại: ý kiến chấp nhận toàn phần và ý kiến chấp nhận không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần (ý kiến chấp nhận từng phần; ý kiến từ chối và kiến không chấp nhận).
Thông thường các khoản mục trong chu trìnhitiền lương và nhân viên là các khoản mụciquan trọngitrong các BCTC của doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Vì thế các sai phạm trong các khoản mục này thường có ảnh hưởng lớn đến kết quả kiểm toán.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ