Bàng 2.9: Ước tính tổng quỹ lương theo doanh thu và lợi nhuận trước thuế Đvt: 1.000 đồng
2.3. Thực trạng kiểm toán chu trình kiểm toán chu trình tiền lương – nhân viên trong kiểm toán BCTC tại công ty XYZ do An Phú thực hiện
2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán 2.3.1.1 Khảo sát chấp nhận khách hàng
Khác với công ty ABC là một công ty sản xuất quy mô lớn, Công ty XYZ là một công ty cung cấp dịch vụ và cụ thể XYZ là một công ty có hoạt động kinh doanh chứng khoán và là khách hàng cũ của An Phú đã thực hiện kiểm toán từ năm 2011.
Qua các cuộc kiểm toán năm trước, kiểm toán viên nhận định công ty XYZ luôn có thái độ hợp tác trong quá trình nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán cũng như thực hiện theo các đề xuất của kiểm toán viên nhằm cung cấp công cụ quản lý, hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán và HTKSNB của Công ty. Khi xem xét việc chấp nhận kiểm toán BCTC năm 2014 An Phú dựa vào việc tìm hiểu những thay đổi lớn trong năm và những điều cần lưu ý từ cuộc kiểm toán năm trước. Để thực hiện công việc này kiểm toán viên thu thập các thông tin liên quan tới sự thay đổi về tổ chức của công ty, xem xét các vấn đề mà kiểm toán năm trước đã lưu ý và lập bảng câu hỏi đánh giá những thay đổi liên quan tới cả cuộc kiểm toán. Từ những thay đổi đó, kiểm toán viên đánh giá mức độ rủi ro của hợp đồng kiểm toán đó và đưa ra quyết định có tiếp tục ký hợp đồng với đơn vị đó hay không.
Bảng 2.19: Trích giấy làm việc đánh giá chấp nhận khách hàng tại Công ty XYZ
Tên khách hàng:
<A210>
Công ty Cổ phần Chứng khoán XYZ
Kỳ kiểm toán: Cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2014 Số điện thoại: 04-6250 9999
Có phải là khách hàng cũ của chúng ta không: Có
Phí dịch vụ: Năm trước Năm nay
Kiểm toán 50.000.000 60.000.000
ĐÁNH GIÁ RỦI RO HỢP ĐỒNG VÀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TÍNH CHÍNH TRỰC CỦA BAN GIÁM ĐỐC
Đặc điểm và tính chính trực
1. Có lý do gì để nghi ngờ về tính chính trực của các thành viên ban lãnh đạo khách hàng hoặc nghi ngờ về việc dựa vào giải trình của Ban giám đốc không ?
Không
Cam kết của khách hàng về tính trung thực hợp lý của Báo cáo tài chính.
2. Có lý do nào cần cân nhắc về các cam kết của bao lãnh đạo khách hàng trong việc trình bày báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý không?
Không
Cam kết về việc thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin kế toán đáng tin cậy.
3. Có lý do gì dẫn đến nghi ngờ về cam kết của ban lãnh đạo đơn vị trong việc thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin kế toán đáng tin cậy và hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả?
Không
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Cơ cấu tổ chức
4. Cơ cấu tổ chức dường như không phù hợp với quy mô và đặc điểm
sản xuất kinh doanh của đơn vị? Không
Phương pháp phân công quyền hạn và trách nhiệm
6. Có phải phương pháp phân công quyền hạn và trách nhiệm không phù
hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị? Không
Phương pháp kiểm soát quản lý của Senior Manager
7. Có lý do nào cần xem xét liên quan đến các phương pháp kiểm soát và
quản lý (cao cấp) hay không? Không
Tác động của máy tính
8. Có phải mức độ sử dụng máy tính không phù hợp với quy mô, và đặc
điểm kinh doanh của đơn vị? Không
Các hoạt động của Ban Giám đốc, Bộ phận kiểm toán nội bộ
9. Dường như Ban giám đốc, bộ phận kiểm toán nội bộ không phù hợp
với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị? Không HOẠT ĐỘNG VÀ MÔI TRƯỜNG KINH DOANH
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh
10. Có lý do nào cần phải quan tâm tới đặc điểm hoạt động kinh doanh
của đơn vị không? Có
Do hoạt động kinh doanh chứng khoán là hoạt động kinh doanh đặc thù, tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến hoạt động tự kinh doanh chứng khoán (Do công ty chưa được UBCK cho phép thực hiện hoạt động này, nhưng trên thực tế đã thực hiện thông qua một số tài khoản cá nhân, do đó nhiều rủi ro liên quan đến lợi ích các bên cũng như dễ gây thất thoát cho công ty)
Môi trường kinh doanh
11. Có yếu tố nào trong môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến hoạt động
kinh doanh và tính hoạt động liên tục của đơn vị không? Có
Hoạt động của công ty phụ thuộc nhiều vào tình hình của thị trường chứng khoán, trong điều kiện hiện nay, thị trường chứng khoán còn chưa phát triền ổn định và tình hình thua lỗ, giải thể của nhiều công ty chứng khoán cũng sẽ tác động đến công ty.
KẾT QUẢ TÀI CHÍNH
12. Ban lãnh đạo đơn vị có chịu áp lực trong việc báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh theo số liệu dự kiến nào không? Có
13. Liệu có các yếu tố chỉ ra rằng đơn vị có vấn đề với tính hoạt động
liên tục không? Không
HỢP ĐỒNG KIỂM TOÁN
14. Có lý do nào cần xem xét về các điều khoản của hợp đồng kiểm toán
không? Không
15. Có lý do gì khiến chúng ta nghi ngờ về việc tuân thủ các chuẩn mực
kiểm toán khi thực hiện hợp đồng không? Không
16. Liệu có các vấn đề kế toán quan trọng có thể gây ra các rủi ro lớn đối
với cuộc kiểm toán hay không? Không
CÁC MỐI QUAN HỆ KINH DOANH VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN
17. Cú lý do gỡ cho thấy chỳng ta chưa cú sự hiểu biết rừ ràng về bản chất của các giao dịch quan trọng và mối quan hệ kinh tế giữa khách hàng với các đơn vị khác đặc biệt là trường hợp các đơn vị này được xem như bên thứ 3 nhưng thực chất lại là bên liên quan?
Không
KIẾN THỨC VÀ KINH NGHIỆM CỦA CHÚNG TA VỀ KHÁCH HÀNG 18. Có lý do nào cho thấy chúng ta thiếu kiến thức hay kinh nghiệm về
hoạt động của khách hàng không? Không
19. Có lý do nào cho thấy chúng ta không có đủ nhân viên có đủ trình độ
tham gia thực hiện hợp đồng không? Không
KHẢ NĂNG CỐ Ý TRÌNH BÀY SAI LỆCH BÁO CÁO TÀI CHÍNH 20. Liệu có các yếu tố tồn tại nào gây cho chúng ta nghi ngờ về khả năng
có gian lận tại đơn vị không? Không
21. Liệu có các yếu tố tồn tại nào cho thấy Ban Giám đốc đã không thực
hiện các hoạt động kiểm soát tại đơn vị một cách thích hợp không? Không RỦI RO XÁC ĐỊNH VÀ CÁCH THỨC XỬ LÝ RỦI RO
Từ các phân tích trên có rủi ro nào được xác định không? Có
22. Có vấn đề gì có khả năng ảnh hưởng đến tính độc lập của Công ty
hoặc thành viên nhóm kiểm toán hay không? Không
ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT VÀ QUYẾT ĐỊNH THỰC HIỆN
1. Rủi ro hợp đồng được xác định
Trung bình 2. Đây có phải là hợp đồng kiểm toán năm đầu tiên không? Không Phê duyệt thực hiện hợp đồng
Ý kiến và các kết luận về việc chấp nhận thực hiện hợp đồng hay không Có Phê duyệt bởi (cần ký duyệt trên bản in) Nguyễn Thương
<Nguồn tài liệu công ty>
2.3.1.2. Lựa chọn nhóm kiểm toán
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, báo cáo kiểm toán năm trước cũng như dự trù về chi phí cho cuộc kiểm toán, nhóm kiểm toán được lựa chọn là những người có kinh nghiệm trong kiểm toán công ty lớn, doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động và hoạt động chủ yếu về may mặc xuất nhập khẩu. Nhóm kiểm toán được lựa chọn có 4 thành viên trong đó có 3 kiểm toán viên và 1 trợ lý kiểm toán. Đặc điểm của cuộc kiểm toán được thực hiện bởi An Phú là kiểm toán theo từng khoản mục, vì vậy trưởng nhóm kiểm toán dựa trên đặc điểm doanh nghiệp và mức độ trọng yếu để phân công nhóm khoản mục cho từng thành viên trong nhóm kiểm toán.
Những nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản trích trên lương là những nghiệp vụ thông thường trong việc hạch toán. Do đó, để kiểm toán phần hành này, các kiểm toán viên của An Phú xây dựng phương pháp tiếp cận kiểm toán theo phương pháp hệ thống. Công tác kiểm toán bắt đầu từ việc phân tích dựa trên HTKSNB, lấy việc HTKSNB làm căn cứ để xây dựng các thủ tục kiểm toán thích hợp.
2.3.1.3. Thu thập thông tin khách hàng
Tương tự như công ty ABC, với khách hàng XYZ, An Phú cũng tiến hành thu thập thông tin đầy đủ về khách hàng.
Bảng 2.20: Trích giấy tờ làm việc A220 tìm hiểu chung về khách hàng XYZ Preparer: NTAN (2/4/2015) Reviewer: TTTH (2/20/2015)
<A220>
HIỂU BIẾT VỀ KHÁCH HÀNG
1. Thông tin chung về khách hàng
Tên công ty : Công ty cổ phần chứng khoán XYZ
Trụ sở chính: Tầng 1, Tòa nhà 18T2-Trung Hòa Nhân Chính-Quận Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại : 04-6250 9999
2. Hình thức sở hữu
Công ty Cô phần Chứng khoán XYZ (gọi tắt là “Công ty”) là công ty cổ phần được thành lập và hoạt động theo giấy phép số 64/UBCK-GP ngày 28/11/2007 của Ủy ban chứng khoán nhà nước. Giấy phép điều chỉnh số 297/UBCK-GP này 28/11/2007 của Ủy ban chứng khoán nhà nước. Giấy phép điều chỉnh số 297/UBCK-GP ngày 25/01/2010. Vốn điều lệ của công ty là 41tỷ đồng tương đương 4.100.000 cổ phần, mệnh giá là 10,000 đồng/CP. Cổ đông chính của công ty: Ông Phạm Ngọc Phú sở hữu 26% (Chủ tịch HĐQT kiêm tổng giám đốc), 2 cổ đông các nhân khác chiếm 40% (đối tác của ông Phú => đảm bảo chiếm > 65% chi phối công ty), và các cá nhân khác chiếm 34% thiểu số. Số lượng cổ đông của công ty <100 cổ đông nên không phải là công ty đại chúng. Tuy nhiên do hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chứng khoán nên công ty chịu sự quản lý chặt chẽ về tài chính và hoạt động của UBCKNN. Tại cuộc họp HĐQT ngày 23/4/2013 đã phê chuẩn việc bầu bổ sung Ông Phan Ngọc Toàn(VAE) làm thành viên HĐQT (Không góp vốn).
3. Cơ cấu tổ chức
Giống như mô hình các công ty chứng khoán qui mô nhỏ tại Việt Nam, cơ cấu tổ chức của công ty chia thành: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, bộ phận kinh doanh, bộ phận tư vấn, bộ phận kế toán, ban kiểm soát.
Tuy nhiên do là công ty chứng khoán qui mô nhỏ, vốn điều lệ thấp - 41 tỷ (theo qui định tối thiểu là 35 tỷ), quy mô tổ chức của công ty tương đối gọn nhẹ, không có chi nhánh.
Ông Phạm Ngọc Phú-Chủ tịch HĐQT-Tổng Giám đốc Bà Nguyễn Quỳnh Anh-Trưởng Ban kiểm soát
Ông Nguyễn Văn Hùng-Giám đốc khối tư vấn
Sau khi bà Vân bị xử lý vì các hành vi gian lận thì hiện tại ông Hùng đang giữ vị trí kế toán trưởng chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề về kế toán của công ty.
4. Hoạt động của Khách hàng
Hoạt động của công ty bao gồm: Môi giới chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, lưu ký chứng khoán và các hoạt động liên quan khác theo qui định của pháp luật.
Công ty được thành lập từ năm 2007 và được UBCKNN cấp phép là thành viên HOSE
và HASE từ năm 2008 là thời điểm thị trường chứng khoán Việt Nam bùng nổ.
5. Các bên liên quan
Do công ty không có các cổ đông là pháp nhân và các khách hàng có giao dịch ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của công ty, do đó các cổ đông là cá nhân (Ông Phú…) được coi là bên liên quan của công ty. Ngoài ra các vị trí chủ chốt của công ty như thành viên BGĐ, thành viên BKS, kế toán trưởng cũng được coi là bên liên quan của công ty.
6. Nhân sự chủ chốt Ban giám đốc
Họ tên Chức năng Nhiệm vụ
Ông Phạm Ngọc Phú Chủ tịch HĐQT-TGĐ Điều hành cao nhất, sở hữu 26% vốn điều lệ
Ông Nguyễn Văn Hùng Ủy viên HĐQT-Phó TGĐ Phó tổng giám đốc thay mặt tổng giám đốc điều hành công ty
Bà Phạm Quỳnh Anh Trưởng ban kiểm soát Kiểm soát hoạt động chung, báo cáo HĐQT
Nhân sự phòng kế toán
Họ tên Chức năng Nhiệm vụ
Ông Nguyễn Văn Hùng
Trưởng phòng tư vấn, quyền kế toán trưởng
Thay bà Vân xử lý các vấn đề kế toán công ty từ tháng 1/2013
Bà Nguyễn Thúy Hiền Kế toán nội bộ Kế toán thuế
Ông Lê Xuân Sơn Nhân viên kế toán Kế toán giao dịch, lưu ký
Bà Hoàng Thị Huyền Thủ quỹ Thu, chi, giữ tiền
7. Hiểu biết về hệ thống kế toán áp dụng
1. Cơ sở lập báo cáo tài chính
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính và Quyết định số 95/2008 bổ sung sửa đổi hệ thống tài khoản theo QĐ 15 áp dụng cho các công ty chứng khoán.
Niên độ kế toán
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
Hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung.
Từ những sự hiểu biết ở trên cho thấy không có rủi ro xác định cụ thể nào không?
Rủi ro từ hạn chế phạm vi kiểm toán liên quan đến các bút toán điều chỉnh từ năm 2010 – 2013 được điều chỉnh vào báo cáo tài chính của năm 2014.
<Nguồn tài liệu công ty>
2.3.1.4. Tìm hiểu về chu trình triền lương của khách hàng XYZ
Công việc tìm hiểu về chu trình tiền lương của khách hàng được An Phú thể hiện trên giấy tờ làm việc A237: Do đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên lương của doanh nghiệp chỉ bao gồm lương theo thời gian làm việc thực tế (Phân bổ
vào 642) và lương kinh doanh môi giới chứng khoán(631). Trong đó lương phân bổ 642 chiếm 90%, lương kinh doanh chiếm 10%
Cách xác định lương:
Lương của lao động = Lương làm việc thực tế + lương làm thêm giờ+lương kinh doanh + các khoản phụ cấp
Trong đó:
1, Lương làm việc thực tế = Lương cơ bản * số ngày làm việc thực tế/số ngày làm việc trong tháng
Với lương cơ bản được quy định trong hợp đồng lao động.
2, Lương kinh doanh môi giới chứng khoán
Lương kinh doanh được xác định = Phí môi giới ròng * hệ số phí kinh doanh cho từng khách hàng mới và cũ (theo quy chế về lương kinh doanh).
Trong đó phí môi giới ròng được xác định căn cứ theo giá trị giao dịch và tỷ lệ phí môi giới cho từng khách hàng. Với những khách hàng mới tỷ lệ phí môi giới trên giá trị giao dịch cao hơn so với các khách hàng cũ.
Phí môi giới ròng = Phí Tiền lương = Phí môi giới – Phí 2 sàn
Với phí 2 sàn = 4% giá trị giao dịch và phí môi giới do máy tự động tính toán căn cứ theo giá trị giao dịch của từng lần giao dịch.
Căn cứ theo phí môi giới ròng công ty sẽ lập bảng tính lương kinh doanh hàng tháng
Lương kinh doanh (Khách hàng cũ) = Phí môi giới ròng * 7.5%
Lương kinh doanh với khách hàng mới = Phí môi giới ròng * 28%
Tuyển dụng:
Căn cứ vào yêu cầu thực tế bộ phận nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng trình lên tổng giám đốc phê duyệt.
Khi có nhu cầu tuyển dụng thì công ty đăng tải lên phương tiện thông tin đại chúng như website công ty. Sau khi xét hồ sơ thì tiến hành thi tuyển, hoặc thành lập hội đồng tuyển dụng. Sau khi hội đồng chọn được ứng viên thì có quyết định của ban giám đốc. Sau đó làm hợp đồng thử việc. Sau khi nhận được việc, nhân viên được thử việc trong thời gian 60 ngày đối với lao động trình độ cao đẳng, trung cấp (nếu đáp ứng được yêu cầu công việc) sau đó công ty chính thức ký hợp đồng lao động dài hạn.
Chấm công và lập bảng lương:
Việc ghi chép giờ làm việc thể hiện việc trên bảng chấm công. Bảng chấm công được thực hiện bởi một nhõn viờn phũng nhõn sự cú trỏch nhiệm theo dừi và chấm công chi tiết cho từng đối tượng. Bảng chấm công sau khi hoàn thiện thì tập hợp lại để làm cơ sở tính lương. Bảng chấm công phải có đầy đủ chữ ký của người thực hiện chấm công, trưởng phòng ban, phòng tổ chức, giám đốc hoặc phó giám đốc.
Nếu có yêu cầu làm việc thêm giờ, thì nhân viên đó phải đăng ký làm thêm giờ.
Phiếu đăng ký làm thêm giờ được thể hiện trong bảng chấm công của ngày làm việc đó.
Giờ làm thêm và thanh toán cho người làm thêm giờ được phê duyệt bởi giám đốc hoặc phó giám đốc công ty.
Cô Quy dựa trên sơ sở bảng chấm công cùng với mức lương cơ bản qua các hợp đồng lao động làm cơ sở tính lương chuyển cho kế toán (chị Hiền) hạch toán. Bộ phận kế toán tiền lương có trách nhiệm kiểm tra các bảng lương này và đánh giá tính phù hợp và đầy đủ.
Bảng thanh toán lương:
Công ty thanh toán lương theo hình thức chuyển khoản, việc trả lương qua ngân hàng VCB chi nhánh Thành Công được thực hiện vào ngày 5 hàng tháng.
2.3.1.5. Xác định mức trọng yếu
Tương tự như với khách hàng ABC, đây là một bước không thể thiếu trong bước lập kế hoạch kiểm toán chi tiết của An Phú. Vì XYZ là một công ty cung cấp dịch vụ, qui mô kinh doanh rất nhỏ so với ABC, nên mức trọng yếu kế hoạch của XYZ cũng khá nhỏ. Điều này được thể hiện trên bảng 2.21 sau đây:
Bảng 2.21: Giấy tờ làm việc xác định mức trọng yếu đối với khách hàng XYZ Đvt: 1.000 đồng
Preparer: NTAN (2/4/2015) Reviewer: TTTH (2/20/2015)
<A260>
XÁC ĐỊNH MỨC TRỌNG YẾU
Khách hàng có phải là công ty đại chúng, công ty cổ phần niêm yết không?