CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HểA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CễNG
3.5. Đánh giá chung về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận KTO
3.5.3. Nguyên nhân hạn chế
Nguyên nhân khách quan
- Các yếu tố từ khách hàng và thị trường
Khách hàng trong giao nhận quốc tế vô cùng đa dạng. Các khách hàng khác nhau có những yêu cầu và đòi hỏi khác nhau. Sự đa dạng này khiến cho hoạt động cung ứng dịch vụ còn nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, còn nhiều khách hàng không giao đúng
và đủ các chứng từ cần thiết khiến công ty mất nhiều thời gian để bổ sung, sửa chữa bộ chứng từ để có thể tiến hành làm thủ tục thông quan. Hay một số trường hợp doanh nghiệp nợ thuế nên công ty cũng không thể nhanh chóng làm các thủ tục thông quan cho hàng hóa. Công ty chỉ có thể tiến hành thông quan và giao nhận hàng hóa phải khi nhận được giấy báo của ngân hàng về việc doanh nghiệp đã hoàn thành việc nộp thuế cho hải quan.
- Các yếu tố khách quan về điều kiện tự nhiên.
Giao nhận vận tải đường biển còn phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết. Điều kiện thời tiết xấu, mưa bão trên biển dễ gây tổn thất về hàng hóa, gây tốn kém thời gian và chi phí để có thể tiến hành giao hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng công ty.
Nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất, do sự non trẻ trong công tác quản lý điều hành, phân công công việc. Sự phân công công việc tại công ty còn nhiều trường hợp bất hợp lý. Các nhân viên giao nhận phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc: vừa làm giấy tờ khai báo Hải quan, vừa lo vận chuyển, chạy giấy tờ bên ngoài… các nhân viên phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian, khiến cho hiệu quả làm việc chưa cao. Những công việc đòi hỏi có kiến thức chuyên sâu và nhiều kinh nghiệm như áp mã HS, kiểm hóa lại giao cho những nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, khả năng xử lí công việc còn hạn chế, thiếu linh hoạt gây sai sót, lãng phí thời gian và công sức.
Thứ hai, do công tác đào tạo nhân viên chưa thực sự hiệu quả. Phần lớn nhân viên tại công ty đều tốt nghiệp đại học, cao đẳng nhưng số người học và hiểu biết đúng về chuyên ngành lại chưa nhiều. Ngoài những nhân viên đã tham giá các khóa đào tạo nghiệp vụ thì các nhân viên khác hay các nhân viên mới hầu như chưa được đào tạo bài bản. Họ thường chỉ được nhân viên cũ đào tạo và chỉ dạy trực tiếp trong quá trình làm việc mà không có kiến thức, nền tảng cơ bản, chưa được hệ thống hóa về cả quy trình làm việc nên đôi khi còn lúng túng và sai sót.
Thứ ba, do quy trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển của KTO còn chưa hoàn thiện, đặc biệt là khâu chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan. Việc chuẩn bị chứng từ chưa đầy đủ hay chứng từ còn sai sót, thông tin chưa trùng khớp gây tốn thời gian, ảnh hưởng đến công tác đảm bảo chất lượng
dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển. Quá trình khai báo, làm thủ tục hải quan đôi lúc còn trục trặc khiến hàng hóa dễ rơi vào luồng đỏ gây ảnh hưởng lớn đến các hoạt động khác trong quy trình.
Thứ tư, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Hạ tầng CNTT yếu kém đã gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty. Tại công ty mới chỉ sử dụng các công nghệ thiết bị đơn giản và chủ yếu dùng Excel tự quản lý. Còn các công nghệ, thiết bị phức tạp, đòi hỏi trình độ cao, tiên tiến, hiện đại còn chưa được sử dụng.
Cuối cùng, là do khả năng tài chính yếu, cơ sở vật chất, trang thiết bị còn nghèo nàn. Do KTO chỉ là một doanh nghiệp tư nhân nhỏ, mới đi vào hoạt động nên khả năng tài chính còn có hạn. Chính vì vậy nên việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, công nghệ thông tin còn chưa được chú trọng.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO