CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp 1. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
1.3.1.1. Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô - Các yếu tố kinh tế:
Tốc độ tăng trưởng, lạm phát… nhu cầu thị trường quyết định mức cung ứng của doanh nghiệp. Ví dụ như, lạm phát xảy ra đẩy giá cả hàng hóa tăng cao, người dân sẽ có xu hướng thắt chặt chi tiêu.. Do đó, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình kinh tế để có công tác tổ chức mua hàng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Các yếu tố chính trị và pháp luật nhà nước:
Các quy định quản lý Nhà nước về chất lượng sản phẩm, hàng hóa bằng việc yêu cầu sản phẩm, hàng hóa phải được chứng nhận là hàng hóa chất lượng, đáp ứng đủ các tiờu chuẩn về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, rừ ràng mới được tiờu thụ ngoài thị trường. Ví dụ như: Sản phẩm hàng hóa phải có chứng nhận hợp quy thì doanh nghiệp mới kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, vừa để đảm bảo đưa ra thị trường hàng hóa có chất lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường, vừa giúp doanh nghiệp có được nguồn hàng tốt nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Các yếu tố văn hóa – xã hội:
Bao gồm các yếu tố như dân cư, cơ cấu dân cư, tập quán và thói quen tiêu dùng của người dân, thu nhập và sự phân bố thu nhập của các hộ gia đình. Doanh nghiệp nghiên cứu tình hình mật độ dân cư, mức sống cũng như tập quán thói quen để cập nhật về nhu cầu thị trường để tổ chức mua hàng phù hợp với nhu cầu của công ty và đáp ứng yêu cầu của thị trường một cách tốt nhất.
- Các yếu tố kỹ thuật, công ngnhệ:
Các yếu tố kỹ thuật –công nghệ đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp, nhất là trong công tác giao nhận hàng hóa. Doanh nghiệp cần phải quan tâm đến yếu tố tiến bộ khoa học – kỹ thuật, cập nhật phần mềm về quản lý hàng hóa, tình trạng hàng hóa về kho, lên hệ thống cửa hàng, phần mềm làm chứng từ, phiếu nhập xuất hàng đảm bảo cho công tác giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
1.3.1.2. Các nhân tố thuộc môi trường ngành - Khách hàng:
Khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng, là người tạo nên thị trường, từ những sự khắt khe của khách hàng thôi thúc các doanh nghiệp phải tìm ra những sản phẩm đáp ứng được sự khắt khe đó. Chính vì vậy doanh nghiệp phải nắm bắt được sự khắt
khe, biến động về nhu cầu đó để khai thác và tìm cho mình những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu thị trường về chất lượng tốt, giá cả hợp lý…
- Nhà cung cấp:
Nguồn hàng của công ty có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp, bởi chỉ một thay đổi nhỏ về số lượng, chất lượng sản phẩm cung ứng cũng sẽ tác động lớn đến toàn bộ công tác sau này của doanh nghiệp. Để phân tán rủi ro về việc thếu hàng, bị ép giá hay những điều kiện mua bán bất lợi và tạo sự cạnh tranh doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung ứng nhất định để cung cấp đáp ứng nhanh chóng, kịp thời nhu cầu về hàng hóa, giảm thiểu những biến động về nhu cầu của thị trường giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
- Đối thủ cạnh tranh:
Quá trình kinh doanh luôn tồn tại đối thủ cạnh tranh về giá cả, chất lượng sản phẩm… Nếu doanh nghiệp không nắm bắt được sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh sẽ dẫn đến mất khách hàng, hoạt động kinh doanh giảm sút. Đối thủ cạnh tranh giúp doanh nghiệp biết được vị trí trên thị trường và không ngừng hoàn thiện để phát triển.
Vì vậy, doanh nghiệp phải luôn chạy đua về giá cả, chất lượng sản phẩm. Điều này ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. Từ đó, công tác tổ chức mua hàng phải đạt được hiệu quả cao nhất.
1.3.2. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
1.3.2.1. Mục tiêu, chiến lược và các chính sách kinh doanh của doanh nghiệp:
Chiến lược kinh doanh là định hướng hoạt động có mục tiêu của doanh nghiệp trong một thời kỳ dài và hệ thống các chính sách, biện pháp, điều kiện để thực hiện mục tiêu đề ra. Để tránh gây khó khăn cho công tác tổ chức mua hàngthì mục tiêu kinh doanh cũng như chiến lược của cụng ty phải rừ ràng, cú tớnh khả thi, và đo lường được.
1.3.2.2. Chính sách sản phẩm
Khi tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần có chính sách sản phẩm cụ thể, hợp lý. Đây chính là yếu tố quan trọng đem lại thành công cho doanh nghiệp.
Chính sách sản phẩm cho thấy cơ cấu sản phẩm như thế nào phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, định hướng cho doanh nghiệp những sản phẩm cần mua, bán, số lượng, chất lượng, giá cả, thủ tục trong mua hàng. Ví dụ như: Để tri ân khách hàng nhân dịp cuối năm, doanh nghiệp triển khai chương trình tặng quà cho khách hàng áp dụng với hóa đơn từ 1 triệu đồng trở lên. Trước đó doanh nghiệp tiến hành xác định được số lượng bán ra của sản phẩm và hóa đơn, saiu đó bộ
phận mua hàng tiến hành tìm nhà cung cấp để mua nguồn hàng quà tặng, thương lượng thỏa thuận hợp đồng với nhà cung cấp để mua được số lượng hàng lớn cùng mức giá ưu đãi, giao hàng nhanh chóng vừa tri ân tới khách hàng những sản phẩm chất lượng, phù hợp với nhu cầu của thị trường vừa củng cố, tạo dựng thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
1.3.2.3. Các nguồn lực của doanh nghiệp:
+ Khả năng tài chính là tiền đề vật chất quan trọng cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và công tác tổ chức mua hàng cũng không ngoại lệ. Doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào đảm bảo công tác tổ chức mua hàng diễn ra nhanh chóng, thông suốt, tạo uy tín cho doanh nghiệp. Ngược lại, một danh nghiệp có nguồn vốn hạn hẹp thì khó khăn trong công tác mua hàng, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh.
+ Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Con người là yếu tố quyết định đến sự thành công của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mọi việc từ xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm soát… đều do con người thực hiện. Để có một công tác tổ chức mua hàng tối ưu thì đòi hỏi nhà quản trị phải là lãnh đạo sáng suốt có kinh nghiệm, tầm nhìn chiến lược. Đội ngũ chuyên viên mua hàng giỏi, am hiểu về sản phẩm, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh, các chính sách kinh tế pháp luật về mặt hàng được giao giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, đem lại hiệu quả kinh doanh.
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật – công nghệ: Là nhân tố ảnh hưởng mạnh mẽ trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống công nghệ thông tin trong quản lý và kinh doanh như: các phần mềm phân tích, thống kê, kế toán… vào hoạt động kinh doanh của mình. Nó giúp doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhanh chóng, từ đó đưa ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời cho việc ra quyết định mua hàng cũng như phát triển doanh nghiệp. Với công tác tổ chức mua hàng, các yếu tố cơ sở vật chất, kĩ thuật đóng vai trò rất quan trọng. Ví dụ như: Công tác giao nhận hàng hóa là một trong những công đoạn của công tác tổ chức mua hàng, việc giao nhận hàng hóa có diễn ra nhanh chóng hay không phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất kĩ thuật: nhà kho, thiết bị máy tính. Khi nhà kho được xây dựng khoa học, đảm bảo cho việc lưu trữ sản phẩm, nhà kho rộng rãi, phần mềm giao nhận hàng ổn định sẽ đẩy nhanh cũng như đảm bảo sự chính xác trong công tác giao nhận hàng hóa.
1.3.2.4. Văn hóa doanh nghiệp:
Càng ngày văn hóa doanh nghiệp càng được các doanh nghiệp quan tâm, văn hóa doanh nghiệp bao gồm các giá trị chuẩn mực, niềm tin, thái độ của toàn thể nhân viên của doanh nghệp, tạo nên bầu không khí chung của doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu doanh nghiệp. Ví dụ như: Khi sự chăm sóc khách hàng chu đáo, bán được nhiều sản phẩm cho khách hàng, khi đó thương hiệu doanh nghiệp được nâng lên, nhà cung cấp cũng tăng cường hợp tác với doanh nghiệp, có những ưu ái cho doanh nghiệp không những về sản phẩm mà còn có chính sách riêng giúp cho việc thương lượng diễn ra dễ dàng cho bộ phận mua hàng.
Tóm lại, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp. Vì vậy, phải phân tích chi tiết tình hình thực tế các nhân tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp đang tác động đến công tác tổ chức mua hàng như thế nào. Từ đó, nhà quản trị sẽ đưa ra được các giải pháp giúp hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp.
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ