CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN M2 VIỆT NAM
3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng cho công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
3.3.1.1 Hoàn thiện công tác tìm kiếm nhà cung cấp
Bên cạnh việc duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống thì công ty cần chủ động hơn nữa trong việc tìm kiếm nhà cung cấp mới để từ đó công ty sẽ tìm cho mình những nhà cung cấp mới tiềm năng, cung cấp cho công ty những sản phẩm không chỉ chất lượng, giá cả phải chăng mà còn đáp ứng về mặt thời gian cho công ty.
Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc tìm kiếm nhà cung cấp là khá thuận tiện, khi các nhà cung cấp thành lập, họ sẽ lập cho mình những trang web riêng thể hiện cho thương hiệu và thông tin về sản phẩm dịch vụ của họ. Từ những thông tin về nhà cung cấp trên internet đó, công ty tiếp nhận được và giao cho bộ phận nghiên cứu thị trường khảo sát lại về tình hình và năng lực thực tế của nhà cung cấp để có được thông tin về nhà cung cấp một cách chính xác nhất. Hiện tại, việc tìm kiếm thông tin nhà cung cấp qua công nghệ thông tin của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam còn hạn chế. Chính vì vậy, công ty cần chú trọng hơn về vấn đề này để nắm bắt thông tin nhanh chóng cũng như cắt giảm được chi phí cho công ty.
3.3.1.2 Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà cung cấp
Về công tác lựa chọn nhà cung cấp, công ty thực hiện khá tốt thông qua việc xây dựng các tiêu chí cũng như áp dụng phương pháp lựa chọn nhà cung cấp hợp lý. Tuy
nhiên cần tìm hiểu thông tin nhà cung cấp, kiểm chứng lại thông tin một cách chính xác nhất để đưa ra đánh giá cũng như sự lựa chọn đúng đắn nhất về nhà cung cấp.
3.3.1.3 Hoàn thiện công tác thương lượng và đặt hàng
Công tác thương lượng của công ty chưa mang lại hiệu quả cao, để cải thiện công tác thương lượng thì công ty cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Giữ thế chủ động trước nhà cung cấp: Các chuyên viên và đại diện nhà cung cấp là những người tham gia vào cuộc thương lượng, chuyên viên mua hàng phải đưa ra một mức giá mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được. Để làm được điều này, đòi hỏi chuyên viên cần nắm vững về sản phẩm: giá cả hàng hóa, đối thủ cạnh tranh hoặc những chính sách mà nhà cung cấp khác đang áp dụng.
+ Về phía chuyên viên mua hàng tại công ty Cổ Phần M2 Việt Nam: Kĩ năng đàm phán còn hạn chế, sự am hiểu thị trường cũng hạn chế. Điều này làm cản trở rất nhiều đến hiệu quả làm việc của bộ phận nói riêng và công ty nói chung. Chính vì vậy, công ty cần đào tạo nhân viên của mình, cải thiện kỹ năng, bản thân nhân viên cũng phải tìm tòi cũng như học hỏi thêm các kiến thức khác, chủ động hơn nữa trong công việc để nâng cao hiệu quả làm việc góp phần tạo sự phát triển vững mạnh cho công ty.
+ Ngoài ra, công ty cần chủ động về nhu cầu mua hàng, chủ động trong công tác lên kế hoạch, giảm bớt những giấy tờ và thủ tục không cần thiết, nhanh chóng xử lý các giấy tờ một cách khoa học, khẩn trương, tránh tình trạng mất thời gian trong các khâu thủ tục, hồ sơ, giấy tờ mua hàng. Không nên bố trí công việc một cách chồng chéo giữa các phòng ban. Công ty nên đầu tư sử dụng phầm mềm quản lý mua hàng.
Sử dụng phần mềm giúp công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí chi trả cho nhân viên.
3.3.1.4 Hoàn thiện công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng
Về công tác giao nhận, công ty đã thực hiện tương đối ổn, tuy nhiên cần chú trọng hơn trong việc liên kết giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kho hơn nữa, nắm bắt được kế hoạch của hai bên để việc giao hàng diễn ra thuận lợi. Đào tạo nhân viên kho một cách bài bản hơn nữa, cần nắm được một số vấn đề để làm công tác giao nhận tốt hơn như địa điểm thời gian giao nhận, các hóa đơn giao hàng, điều kiện giao hàng...
Việc kiểm tra giao nhận hàng phải do một bộ phận cán bộ và nhân viên nhiều kinh nghiệm, có kiến thức chuyên môn, có kỹ năng nghề nghiệp, tránh tình trạng hàng nhập
về bị sai xót về kỹ thuật mà đến tận khi bán hàng cho khách mới nhận ra lỗi thì sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Công ty nên đầu tư hơn nữa về mặt cơ sở hạ tầng cho kho, sắp xếp hàng hóa một cách khoa học.
Bộ phận kho cần tiến hành sắp xếp hàng hóa trong kho cho hợp lý, tránh tình trạng lộn xộn, làm ảnh hưởng đến công tác nhận hàng tại kho của công ty.
Về công tác thanh toán tiền hàng, nên lập kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong công ty, đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần thiết, cũng như đáp ứng được việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp một cách nhanh chóng, tránh việc thiếu vốn hay làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Ngoài những đề xuất về các công tác trên thì em còn đưa ra cho công ty những đề xuất nhằm hoàn hiện hơn nữa công tác tổ chức mua hàng của công ty đó là:
+ Công ty cần chú trọng hơn nữa trong việc xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường, xác định được nhu cầu khách hàng trong tương lai, để từ đó xây dựng được kế hoạch mua hàng phù hợp và đáp ứng nhu cầu của công ty và thị trường. Để làm được điều này, cần có sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận cung ứng và bộ phận marketing, kinh doanh …để có thể đưa ra được những thông tin, số liệu chính xác nhất về nhu cầu công ty và nhu cầu thị trường phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty và đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Công ty cần phải đầu tư trang bị đầy đủ các thiết bị để phục vụ cho việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin. Đào tạo, nâng cao năng lực, kiến thức chuyên môn và khả năng nắm bắt, cập nhật thông tin ở thị trường của bộ phận mua hàng và các các bộ phận khác của công ty.
+ Công ty cần đánh giá từng công đoạn: tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận và thanh toán sau khi mỗi công đoạn qua đi. Việc đánh giá từng công đoạn sẽ giúp cho bộ phận mua hàng cũng như công ty tìm ra được hạn chế của mình để từ đó sẽ điều chỉnh kịp thời, rút ra kinh nghiệm và hạn chế được rủi ro, chi phí và thời gian cho công ty.
+ Không chỉ dừng lại ở việc đánh giá từng công đoạn, mà công ty cần đánh giá chính bản thân nhân viên của mình một cách thường xuyên bằng việc xây dựng tiêu chuẩn chung để đánh giá. Việc đánh giá nhân viên thường xuyên như vậy sẽ cải thiện
nhân viên, tăng cường sự chủ động trong công việc, giúp cho nhân viên nhìn nhận được khả năng thực tế cũng như hạn chế của mỗi nhân viên để từ đó nhân viên sẽ cải thiện bản thân để không bị tụt lùi phía sau. Từ đó, nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thiện được công tác tổ chức mua hàng một cách tốt nhất.