CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN M2 VIỆT NAM
2.3 Các kết luận về thực trạng công tác tổ chức mua hàng của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
2.3.1 Những thành công và nguyên nhân 2.3.1.1 Về công tác tìm kiếm nhà cung cấp
Công ty có nhiều nhà cung cấp truyền thống cho nên tiết kiệm được thời gian, chi phí hơn so với việc tự đi tìm kiếm nhà cung cấp. Sự đa dạng về nhà cung cấp đáp ứng được nguồn hàng, không để tình trạng thiếu hụt hàng hóa xảy ra.
Nguyên nhân: Có được thành công trên là do công ty có nhiều nhà cung cấp truyền thống, tạo dựng được thương hiệu và uy tín với nhà cung cấp.
2.3.1.2 Về công tác lựa chọn nhà cung cấp
Công ty áp dụng đúng phương pháp chọn NCC nên lựa chọn được những nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng tốt các yêu cầu của công ty
Nguyên nhân: Việc đạt được thành công trên là do công ty đã xây dựng được tiêu chí tốt để lựa chọn nhà cung cấp tốt, cũng như có được sư uy tín trong hợp tác làm ăn với nhà cung cấp truyền thống, từ đó giới thiệu nhau và giúp công ty chọn cho mình những nhà cung cấp tốt như vậy.
2.3.1.3 Về công tác thương lượng và đặt hàng
Công ty có được sự uy tín, vị thế với các nhà cung cấp truyền thống nên việc thương lượng đặt hàng thông qua điện thoại, email điều này sẽ tiết kiện được chi phí
và thời gian đi lại giữa hai bên. Hơn nữa, việc thương lượng với nhà cung cấp cũng diễn ra nhanh chóng bởi hai bên hiểu nhau, cùng vì những mục đích chung của nhau để hợp tác và phát triển.
Nguyên nhân: Công ty có được thành công trên hiểu được nhà cung cấp truyền thống của mình qua nhiều lần hợp tác trước đó.
2.3.1.4 Về công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng
Nhà cung cấp truyền thống của Công ty Cổ Phần M2 đều là những nhà cung cấp có tên có tuổi trên thị trường. Hơn nữa, với nhà cung cấp truyền thống của M2 thì họ đó hiểu cỏch làm của M2, chớnh sự hiểu rừ cỏch làm nờn cụng tỏc giao nhận hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Về thanh toán tiền hàng, bộ phận kho, quản lý cửa hàng lập và xác nhận phiếu nhập, xuất tương đối nhanh, chuyên viên mua hàng làm công nợ gửi nhà cung cấp để xác nhận công nợ rất cẩn thận nên việc thanh toán tiền hàng cho một số nhà cung cấp được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi.
Nguyên nhân: Công ty đã rất chú trọng việc giao hàng của nhà cung cấp, đối phương cũng rất hợp tác trong vấn đề giao hàng. Hai bên hợp tác với nhau để cùng phát triển, cùng mục đích chung nên ít nhiều có được thành công trên.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những thành công kể trên thì công ty còn gặp phải một số hạn chế trong công tác tổ chức mua hàng.
2.3.2.1 Về công tác tìm kiếm nhà cung cấp
Chưa chủ động trong việc tìm kiếm nhà cung cấp mới, đa số chỉ phụ thuộc vào nhà cung cấp truyền thống để cung cấp thông tin. Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp mới còn xảy ra tình trạng sai lệch thông tin.
Nguyên nhân: Để hạn chế trên tồn tại là do bộ phận nghiên cứu thị trường chưa kĩ lưỡng trong việc tìm hiểu thị trường cũng như chuyên viên mua hàng cũng chưa nắm bắt rừ về mặt hàng mà cụng ty đang hướng đến.
2.3.2.2 Về công tác lựa chọn nhà cung cấp
Tuy công ty xây dựng được các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp, tuy nhiên thì vẫn gặp phải một số trường hợp nhà cung cấp không trung thực, thông tin sai lệch dẫn đến công tác lựa chọn không đạt được hiệu quả, làm ảnh hưởng đến công đoạn về sau.
Nguyên nhân: Chưa có sự kiểm chứng thông tin nhà cung cấp một cách cẩn thận của chuyên viên cũng như những người mang nhà cung cấp về công ty.
2.3.2.3. Về công tác thương lượng và đặt hàng
Tuy công ty có nhiều nhà cung cấp truyền thống nhưng vẫn có những nhà cung cấp gọi là quen biết nên việc thương lượng cũng hơi bị cả nể, có những ưu ái hơn, mặc dù hàng hóa mẫu mã chưa chắc bằng các nhà cung cấp khác. Dẫn đến việc thương lượng khó khăn đối với chình bản thân chuyên viên mua hàng. Với các mặt hàng mới, chuyên viên mua hàng chưa có khả năng định giá tốt nên xảy ra tình trạng bị ép giá.
Thiếu kỹ năng, kinh nghiệm, linh hoạt trong công tác thương lượng dẫn đến việc chưa chủ động trong vấn đề thương lượng với nhà cung cấp của chuyên viên mua hàng.
Nguyên nhân: Trong hợp tác làm ăn tại công ty vẫn còn tình trạng mối quan hệ quen biết làm ảnh hưởng đến công tác thương lượng và một số công tác khác. Đào tạo, huấn luyện nhân viên mua hàng tại công ty chưa được chú trọng, mới chỉ là ở mức độ trưởng phòng hướng dẫn nhân viên chứ chưa có buổi đào tạo kỹ năng cho chuyên viên mua hàng.
2.3.2.4 Về công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng.
Một số nhà cung cấp mới của công ty chưa nắm bắt được lịch giao hàng hoặc giao hàng sai sản phẩm, mẫu mã, chất lượng, dán sai mã vạch. Chuyên viên mua hàng chưa xát xao trong vấn đề giao nhận hàng với nhà cung cấp, sắp xếp lịch tình để nhà cung cấp giao hàng dẫn đến việc giao hàng chồng chéo, đợi chờ làm mất hiệu quả công việc. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho chưa khoa học, cản trở công tác giao nhận hàng. Vấn đề thanh toán tiền hàng vẫn còn xảy ra tình trạng thanh toán chậm cho nhà cung cấp, một mặt do nhà cung cấp chưa xác nhận công nợ, mặt khác do tình hình kinh doanh tại hệ thống cửa hàng.
Nguyên nhân: Sự liên kết giữa chuyên viên mua hàng với nhà cung cấp chưa được chặt chẽ, tuy rằng việc giao nhận hàng còn phụ thuộc vào rất nhiều vào các yếu tố ngoại cảnh như: giao thông, thời tiết… tuy nhiên thì việc ăn khớp giữa chuyên viên mua hàng và nhà cung cấp là điều mấu chốt nhất trong công tác giao nhận hàng. Về thanh toán tiền hàng, nguyên nhân chủ yếu là bộ phận kế toán chưa cân đối khoản thu chi một cách hợp lý hoặc việc đầu tư vào dự án lớn khiến công ty khó khăn trong việc chi trả nhà cung cấp những dịp giao thoa giữa hai mùa.
CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC