CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN M2 VIỆT NAM
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
2.2.1 Thực trạng về công tác tìm kiếm nhà cung cấp của công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
Hiện nay công ty có tương đối nhiều nhà cung cấp với khoảng 258 nhà cung cấp, việc duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp luôn là vấn đề được công ty quan tâm, nhằm mục đích không chỉ là mối quan hệ giữa công ty với nhà cung cấp thông thường mà còn phát triển mối quan hệ, tạo sự uy tín trong hợp tác làm ăn giữa hai bên. Các nhà cung cấp truyền thống của công ty phải kể đến như: Công ty Cổ Phần Đầu tư và Phát triển KG Việt Nam, Công ty Cổ Phần May Nhà Bè, Công ty Cổ Phần Nhựa Suntex Việt Nam, Công ty Cổ Phần May Quế Lâm, Công ty Cổ Phần May Hải Dương… Công ty có những nhà cung cấp truyền thống như vậy nên việc tìm kiếm nhà cung cấp cũng không mất nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải lúc nào nhu cầu thị trường cũng như nhau, có những biến động về nhu cầu khiến cho nguồn hàng cũng biến động theo. Chính vì vậy, việc tìm kiếm nhà cung cấp là vấn đề quan trọng của công tác tổ chức mua hàng tại Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam.
Sau khi nghiên cứu nhu cầu thị trường, có được kế hoạch mua hàng cho mình công ty tiến hành công tác tìm kiếm nhà cung cấp. Hiện tại công tác tìm kiếm nhà cung cấp của công ty được thực hiện bởi các chuyên viên mua hàng, việc tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam được tiến hành như sau:
Phân loại nhà cung cấp
Có rất nhiều cách phân loại nhà cung cấp, đối với Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam thì việc phân loại nhà cung cấp dựa vào tính chất quan hệ công ty mà chia thành nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới. Để đáp ứng được nhu cầu mới của thị trường cũng như cải thiện sự khan hiếm nguồn hàng thì công ty phải tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới khi nhà cung cấp truyền thống không đáp ứng đủ cho công ty.
Hiện tại, công ty có những nhà cung cấp truyền thống như là: Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Phát Triển K&G Việt Nam, Công ty Cổ Phần May Nhà Bè là những nhà cung cấp chuyên cung cấp các sản phẩm thời trang nam giới cho công ty. Với sự nghiên cứu thị trường hiện nay, công ty nhận thấy nhu cầu về thời trang công sở nữ đang có triển vọng khi bán trong các trung tâm thương mại đã có của công ty, mà hiện tại công ty chưa có nhà cung cấp nào chuyên về mặt hàng này, chính vì điều này công ty đã tìm đến nhà cung cấp mới về thời trang công sở nữ đó là Công ty Cổ Phần ADM là công ty chuyên về đồ công sở dành cho nữ giới.
Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
Để biết được nguồn thông tin nhà cung cấp của công ty Cổ Phần M2 Việt Nam, em đã tiến hành khảo sát bằng cách lập phiếu điều tra trắc nghiệm và kết quả thu được thể hiện dưới bảng sau.
Bảng 2.2 : Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp của công ty
STT Nguồn thông tin Số phiếu Tỷ lệ
1 Các mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống 9/10 90%
2 Các thông tin nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty
7/10 70%
3 Các thư chào hàng của nhà cung cấp 3/10 30%
4 Nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm 3/10 30%
5 Qua vô tuyến truyền hình, mạng internet 3/10 20%
6 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 2/10 20%
7 Qua người quen giới thiệu 2/10 20%
8 Báo, tạp chí 0/10 0%
Nguồn : Tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm Qua kết quả của phiếu điều tra trắc nghiệm, ta thấy được, việc tìm kiếm nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam chủ yếu dựa trên các mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống chiếm tỉ lệ 90%, các thông tin nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty chiếm tỷ lệ 70%. Từ kết quả điều tra trên, thấy được, công ty tìm kiếm thông tin nhà cung cấp chủ yếu dựa trên mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống và các thông tin được lưu trữ tại hồ sơ công ty, khi có được mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống thì việc tìm hiểu thông tin nhà cung cấp mới qua nhà cung cấp truyền thống là khá dễ dàng, tránh được rủi ro về thông tin nhà cung cấp mới. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm nhà cung cấp còn dựa trên các thư chào hàng của nhà cung cấp, nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm đều chiếm 30%, việc tìm kiếm thông tin qua các thư chào hàng hay nhà cung cấp đi giới thiệu sản phẩm cũng mang lại sự thuận tiện cho công ty. Bởi công ty không mất thời gian trong việc đi tìm kiếm nhà cung cấp mà chỉ đầu tư thời gian cho việc xác minh lại các thông tin về nhà cung cấp. Với tỷ lệ còn lại đều là 20% thấy được công ty có tham gia vào hội chợ, giới thiệu sản phẩm để mở mang cũng như giúp công ty tìm cho mình những nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Lập hồ sơ nhà cung cấp
Do công ty nhập hàng của các nhà cung cấp trong nước nên việc tìm kiếm thông tin nhà cung cấp tương đối dễ dàng. Ngay từ ban đầu, công ty xác định mối quan hệ với nhà cung cấp là lâu dài, tạo uy tín cho nên việc lập hồ sơ nhà cung cấp cũng theo hướng lâu dài, uy tín. Đối với các nhà cung cấp mới thì công ty sẽ tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định của công ty với các tiêu chí được thiết lập, thông tin chính.
Các thông tin nhà cung cấp được công ty lưu trữ bao gồm: tên hiệu nhà cung cấp, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, nhãn hiệu…
Bảng 2.3: Nhà cung cấp của công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
TT Nhà cung cấp Mặt hàng cung cấp
Ngành nghề kinh doanh
Nhãn
hiệu Quy mô Địa chỉ doanh nghiệp
1
Công ty CP Đầu tư và Phát triển K&G Việt Nam
Các sản phẩm thời trang nam cao cấp
Bán buôn đồ dùng khác trong gia đình
Aristino.
Kwin, Cecina, Venisa, Bizmen, Salina
Quy mô lớn
Tầng 11 Tháp A Tòa nhà Sông Đà, Đường Phạm Hùng, Quận, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
2 Công ty CP May Nhà bè
Các sản phẩm thời trang nam
Sản xuất và bán lẻ hàng may mặc cho thị trường trong nước
Sản xuất và bán lẻ hàng may mặc cho thị trường quốc tế Các hoạt động đầu tư, thương mại và dịch vụ khác
Novelty Quy mô lớn
Số 4, đường Bến Nghé, Tân Thuận Đông, quận 7, TP HCM
3 Công ty CP May Quế Lâm
Các sản phẩm thời trang cho nam nữ với chất liệu đặc trưng: vải lanh, vải thô
Sản xuất hàng may
sẵn Quế Lâm Quy mô
lớn
Số 37 Tân Xuân, phường 8, Q. Tân Bình, TPHCM
4 Công ty CP M2 Factory
Các sản phẩm thời trang gia đình
May trang phục (trừ trang phục từ da lông thú)
T-rad Quy mô vừa
Khu Đồng Chua, Xã Cấp Tiến, Huyện Tiên Lãng, Thành phố Hải Phòng
5 Công ty CP Nhựa Suntex Việt Nam
Các sản phẩm là vật tư thiết bị tại cửa hàng: móc, kẹp, đồ, giá kệ…
Sản xuất móc áo,
giá kệ Suntex Quy mô
lớn
Thôn Ngọc Lịch, X.
Trưng Trắc, H. Văn Lâm, Hưng Yên
Theo bảng 2.3 thấy được, các thông tin hồ sơ của nhà cung cấp tương đối đầy đủ.
Các nhà cung cấp theo bảng 2.3 trên đều là những nhà cung cấp truyền thống của công ty, đều đáp ứng được các tiêu chuẩn về hàng hóa. Tuy nhiên, quy định về sản phẩm hiện nay bắt buộc phải có chứng nhận hợp quy đối với sản phẩm nên công ty đang
triển khai thủ tục này, yêu cầu những nhà cung cấp chưa có chưa có chứng nhận phải bổ sung để hoàn thiện hồ sơ góp phần đảm bảo về chất lượng hàng hóa cũng như việc quản lý hàng hóa của Nhà nước dễ dàng hơn.
2.2.2 Thực trạng về công tác lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
Với mục đích hợp tác làm ăn lâu dài với nhà cung cấp, Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam tiến hành lựa chọn nhà cung cấp với các tiêu chí như: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá thành sản phẩm, khả năng kĩ thuật, khả năng sản xuất, khả năng tài chính của nhà cung cấp và dịch vụ sau bán.
Bảng 2.4 : Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của Công ty CP M2 Việt Nam
STT Các tiêu chuẩn Số phiếu Tỷ lệ
1 Chất lượng sản phẩm 9/10 90%
2 Thời gian giao hàng 9/10 90%
3 Giá thành sản phẩm 7/10 70%
4 Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp 6/10 60%
5 Khả năng sản xuất của nhà cung cấp 6/10 60%
6 Khả năng tài chính của nhà cung cấp 4/10 40%
7 Dịch vụ sau bán của nhà cung cấp 4/10 40%
Nguồn: Kết quả phiếu điều tra khảo sát Từ bảng 2.4 ta thấy được, tiêu chí chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng là hai tiêu chí được ưu tiên hàng đầu để lựa chọn nhà cung cấp với tỷ lệ đều chiếm 90%
số phiếu điều tra. Thật không khó để hiểu khi mà chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng là hai tiêu chí quan trọng hàng đầu. Bởi lẽ, khách hàng của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam chính là người tiêu dùng cuối cùng, khi công ty cung cấp sản phẩm cho khách hàng thì hàng hóa phải đảm bảo chất lượng cũng như đáp ứng tốt về thời gian giao hàng, đáp ứng tốt về hai tiêu chí này không những nâng cao vị thế nhà cung cấp, mối quan hệ nhà cung cấp và công ty mà còn giúp cho công ty M2 nâng cao được uy tín cũng như vị thế của mình trong tâm trí khách hàng. Một tiêu chí khác cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần M2 là giá thành sản phẩm. Một sản phẩm ngoài việc đảm bảo về chất lượng, thời gian giao hàng thì còn phải lưu ý đến giá thành sản phẩm. Sản phẩm có thể là chất lượng tốt nhưng phải phù hợp với mức chi trả của khách hàng. Và tiêu chí này cũng chiếm 70% số phiếu điều tra.
Ngoài các tiêu chí trên thì các tiêu chí khả năng sản xuất, kĩ thuật của nhà cung cấp cũng đều chiếm 60% số phiếu điều tra, khả năng tài chính và dịch vụ sau bán của nhà cung cấp cũng chiếm 40%.
Theo kết quả của phiếu điều tra, thì vấn đề lựa chọn nhiều nhà cung cấp cũng đạt được kết quả tối đa với tỉ lệ là 100% số phiếu điều tra. Điều này giúp công ty khắc phục được những rủi ro liên quan đến thiếu nguồn hàng cũng như giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp.
Để lựa chọn cho mình những nhà cung cấp tốt nhất thì Phòng cung Ứng của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam cũng đã lựa chọn cho mình phương pháp lựa chọn nhà cung cấp mới đó là phương pháp đánh giá tiêu chí theo trọng số được thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 2.5: Phương pháp đánh giá tiêu chí theo trọng số về nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
STT Nhà
cung cấp
Tiêu
chí 1 Tiêu
chí 2 Tiêu
chí 3 …. Tiêu
chí n
Tổng điểm Trọng số quan
trọng Y1 Y2 Y3 Y4 Y5
1 NCC 1 X11 X12 X13 X14 Y15
2 NCC 2 X21 X22 X23 X24 Y25
… … … .. …… …. …
N NCC n Xn1 Xn2 Xn3 Xn4 Yn5
Theo bảng 2.5 ta thấy, có n nhà cung cấp i, đánh giá theo m tiêu chí j. Nhà cung cấp i đánh giá theo tiêu chí j sẽ có điểm là Xij. Mỗi tiêu chí có trọng số quan trọng là Yj. Từ những thông tin thu thập, phân tích được về nhà cung cấp, các thông tin của nhà cung cấp về từng tiêu chí sẽ được lắp vào bảng 2.5 để đánh giá và cho điểm. Các tiêu chuẩn để lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp chính là các tiêu chuẩn thể hiện trong bảng 2.4. Từ việc đánh giá và cho điểm sẽ tìm ra những nhà cung cấp nào có tổng điểm cao nhất, cao nhì… để lựa chọn, lên danh sách nhà cung cấp tạm thời của công ty Sau đó, từ danh sách nhà cung cấp tạm thời đã lập được, sẽ được trình lên Giám đốc khối bán lẻ để lựa chọn ra những nhà cung cấp chính thức đáp ứng yêu cầu của công ty.
Qua phương pháp lựa chọn nhà cung cấp của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam cho thấy, công ty đã lựa chọn được đúng phương pháp và phù hợp với tình hình hoạt động của công ty. Việc áp dụng phương pháp đánh giá tiêu chí theo trọng số đã đánh giá một cách khách quan, chính xác về nhà cung cấp để từ đó công ty lựa chọn được cho mình những nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của công ty và thị trường.
2.2.3 Thực trạng về công tác thương lượng và đặt hàng của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam
Thông qua kết quả lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng yêu cầu của công ty thì công ty sẽ tiến hành việc thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấp.
Về công tác thương lượng + Hình thức thương lượng:
Đối với các nhà cung cấp truyền thống, với mục đích hợp tác lâu dài, nâng cao uy tín nên việc gặp gỡ trực tiếp sẽ ít hơn, mà chủ yếu thông qua điện thoại, email. Khi có vấn đề gì phát sinh thì việc gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp mới diễn ra. Các nhà cung cấp truyền thống của Công ty Cổ Phần M2 Việt Nam phải kể đến đó là: Công ty Cổ Phần Đầu tư và Phát triển K&G Việt Nam, Công ty Cổ phần May Nhà Bè, Công ty Cổ Phần Nhựa Suntex Việt Nam. VD: Vụ xuân hè, nhận thấy được nhu cầu thị trường đối với sản phẩm là các bộ đồ thể thao tăng cao mà Công ty Cổ Phần Đầu tư Và Phát triển K&G Việt Nam đang là nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất nhu cầu đó. Chính vì vậy, các chuyên viên mua hàng phụ trách nhà cung cấp Công ty Cổ Phần Đầu tư Và Phát triển K&G Việt Nam sẽ liên hệ với nhà cung cấp thương lượng về vấn đề đó.
Đối với nhà cung cấp mới thì sau khi đã tìm hiểu thông tin nhà cung cấp qua các phương thức khác nhau, thì vấn đề thương lượng phải được gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để biết, hiều đối phương và còn hợp tác làm ăn sau này. Các nhà cung cấp mới của công ty CP M2 Việt Nam đó là: Công ty Cổ Phần Xương Rồng Xanh, Công ty Cổ Phần May Nam Định... VD: Công ty Cổ Phần ADM là nhà cung cấp mới của công ty, chuyên cung cấp các sản phẩm thời trang công sở nữ, chính vì là nhà cung cấp mới của công ty nên việc thương lượng giữa hai bên phải gặp mặt trực tiếp để trao đổi về sản phẩm cũng như tạo dựng mối quan hệ, hợp tác của công ty và nhà cung cấp.
+ Về nội dung thương lượng
Những vấn đề được thương lượng giữa công ty và nhà cung cấp ở đây là: chất lượng, mẫu mã sản phẩm, tiêu chuẩn kĩ thuật, giá cả, hình thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng và một số vấn đề liên quan đến dịch vụ sau bán được thể hiện cụ thể như sau:
Về mặt chất lượng, mẫu mã sản phẩm phải đảm bảo tiêu chuẩn kĩ thuật, hàng chính hãng, mẫu mã sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường hiện nay.
Về mặt giá cả: giá cả phải chăng, phù hợp với sự chi trả của khách hàng.
Về hình thức và thời hạn thanh toán: hình thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản, thời hạn thanh toán được thông nhất giữa công ty và nhà cung cấp.
Về thời gian và địa điểm giao hàng.
Công ty với đặc thù sản phẩm là thời trang và thiết bị vật tư, và có hai hình thức mua hàng là kí gửi và mua đứt. Hàng ký gửi ở đây được hiểu là hành vi ủy thác, giao lại cho người khác hoặc phí đại lý, lưu ý hoặc chăm sóc bất kì hoặc hàng hóa nào nhưng vẫn giữ quyền sở hữu hợp pháp cho đến khi hàng hóa được bán. Điều đó có thể được thực hiện cho mục đích chuyển hàng hóa để bán đấu giá hoặc dự định hàng hóa sẽ được bán trong một cửa hàng. Hàng hóa gửi đến đại lý nhằm mục đích bán hàng, quyền sở hữu thuộc về người gửi hàng, đại lý ủy thác việc chăm sóc hàng hóa gọi là người nhận ký gửi. Hiểu một cách đơn giản là người gửi hàng sẽ gửi hàng hóa của mình cho người nhận ký gửi, khi hàng hóa được bán ra thì người nhận ký gửi sẽ nhận lại một khoản hoa hồng từ người gửi hàng từ việc bán hàng cũng như chi phí bán hàng của người nhận ký gửi. Ở đây thì Công ty Cổ phần M2 đóng vai trò là người nhận ký gửi, bên gửi hàng là các nhà cung cấp. Đối với hình thức mua đứt, mua đứt là hình thức mua hàng trả tiền ngay khi nhận hàng.