CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HểA TẠI CễNG TY TNHH DEKA
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DEKA 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH DEKA
Tên giao dịch: DEKA Co., Ltd.
Địa chỉ trụ sở chính: BT số 15, N06A, khu đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 84.4.62654488 Fax: 84.4.62654477
Email: dekavietnam@deka.vn Mã số thuế: 0101148323
Người đại diện pháp luật: Bùi Thị Thanh Huyền Giám đốc: Bùi Thị Thanh Huyền
Lĩnh vực: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Website: http://deka.vn
Về quá trình hình thành và phát triển, công ty TNHH DEKA có một số cột mốc như sau:
Ngày 30-07-2001: ngày cấp giấy phép kinh doanh;
Ngày 01-08-2001: công ty bắt đầu đi vào hoạt động. Thời điểm này DEKA mới chỉ buôn bán hàng dược phẩm nhập khẩu từ Đức;
Ngày 01-02-2002: thành lập chi nhánh công ty TNHH DEKA với mã số thuế:
0101148323-001 ở thành phố Hồ Chí Minh;
Năm 2004: mở rộng mặt hàng mĩ phẩm Florena;
Năm 2005: trở thành nhà phân phối của mĩ phẩm Essence – LG Hàn quốc;
Năm 2006: bắt đầu nhập khẩu trực tiếp hóa chất sinh phẩm Merieux của Pháp;
Năm 2008: nhập khẩu và phân phối các sản phẩm hóa chất xét nghiệm, trang thiết bị y tế;
Năm 2015: chuyển địa điểm công ty về địa chỉ hiện tại.
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Công ty TNHH DEKA là đại diện phân phối các sản phẩm hoá chất xét nghiệm vi sinh, công nghệ sinh học, trang thiết bị và vật tư tiêu hao dùng trong phòng xét nghiệm của các công ty hàng đầu châu Âu, Mỹ... cho các bệnh viện, viện nghiên cứu.
Với cam kết là “Công ty cung cấp các sản phẩm chất lượng tốt”, công ty TNHH DEKA đã được các quý khách hàng tin tưởng lựa chọn nhờ chất lượng sản phẩm tốt được cung cấp bởi các hãng sản xuất uy tín trên thế giới và phong cách phục vụ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên công ty (trích từ website công ty deka.vn).
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH DEKA
2.1.2.1. Chức năng của công ty
Công ty TNHH DEKA là doanh nghiệp có chức năng tổ chức mua bán, xuất nhập khẩu các trang thiết bị y tế.
Chức năng chính của DEKA là cung cấp dược phẩm, hoá chất xét nghiệm, trang thiết bị y tế và vật tư tiêu hao, phần mềm ứng dụng dùng trong phòng xét nghiệm của các cơ sở khám chữa bệnh, viện nghiên cứu, nhà máy chế biến thực phẩm…
Bên cạnh đó, công ty còn mang chức năng hợp tác, trở thành đối tác tin cậy trong hợp tác phát triển thương mại với các nhà sản xuất thiết bị, hóa chất xét nghiệm uy tín trên thế giới. Mục đích cuối cùng là để tạo dựng uy tín, thương hiệu DEKA, mở rộng thị trường, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH DEKA có một số nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Tăng cường, mở rộng hợp tác, liên kết kinh tế cả trong và ngoài nước. Công ty đã hợp tác với các hãng uy tín trên thế giới như: BIOMERIEUX – Pháp/ Mỹ, SIFIN – Đức, KUGEL – Đức, MAST – Anh, MES – Israel…
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của công ty, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng ngày càng cao các nhu cầu của khách hàng. Công ty có nhiệm vụ không ngừng cập nhật các kỹ thuật xét nghiệm tiên tiến phù hợp với nhu cầu sử dụng của các phòng xét nghiệm tại Việt Nam từ thủ công đến tự động hoàn toàn, cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của các khoa phòng xét nghiệm.
Giám đốc
Phó Giám đốc
Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩuPhòng kinh doanhPhòng hành chính nhân sựPhòng tài chính kế toán
- Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên có trình độ, giàu nhiệt huyết, liên tục được đào tạo chuyên môn và kỹ năng phục vụ khách hàng tại các trung tâm đào tạo của các hãng sản xuất thiết bị.
- Thực hiện các trách nhiệm xã hội và nhiệm vụ được Nhà nước giao.
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH DEKA
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH DEKA
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Công ty TNHH DEKA có bộ máy tổ chức gọn nhẹ, đơn giản. Đứng đầu công ty là Giám đốc người có thẩm quyền cao nhất đồng thời là pháp nhân đại diện trước pháp luật và khách hàng. Nhiệm vụ chính của từng bộ phận như sau:
- Giám đốc: là người phụ trách chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, về nhân sự và trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán.
- Phó Giám đốc: phụ trách kinh doanh và quản lý các phòng chức năng; chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra về các mặt công tác mà giám đốc giao, đồng thời thay mặt cho giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt trong phạm vi phụ trách và có thể được uỷ quyền.
- Phòng hành chính: xây dựng và biên chế lao động hàng năm, lập kế hoạch, dự án đào tạo, tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động một cách hợp lý theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
- Phòng tài chính kế toán: tính toán, ghi chép, phản ánh liên tục, toàn diện và có hệ thống các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, giám sát mọi hoạt động của công ty thông qua chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
quá trình hạch toán; cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình hoạt động của công ty.
- Phòng kinh doanh: xây dựng và tham mưu cho lãnh đạo về kế hoạch tìm kiếm, khảo sát thị trường và tiêu thụ sản phẩm; chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận kinh doanh của phòng, thực hiện các hợp đồng kinh tế do giám đốc uỷ thác.
- Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu: xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, chủ động tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước.
Với mô hình tổ chức công ty theo như trên, công ty DEKA thực hiện chuyên môn hoá từng năng quản lý, thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận, thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề.
2.1.4. Ngành nghề kinh doanh của công ty
Theo giấy đăng kí kinh doanh, DEKA hoạt động ở lĩnh vực bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác và có ngành nghề kinh doanh cụ thể như bảng 1.2 sau đây.
Bảng 2.1. Ngành nghề kinh doanh công ty TNHH DEKA
Mã ngành Mô tả
3250 Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế, nha khoa, chỉnh hình và phục hồi chức năng
4632 Bán buôn thực phẩm
4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
46530 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp 4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu 4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
4772
Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh
7730 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác
Nguồn: Phòng Kinh doanh Mặc dù đăng kí kinh doanh khá rộng nhưng các sản phẩm chính mà công ty kinh doanh hiện nay bao gồm:
- Các hóa chất định danh vi sinh vật và làm kháng sinh đồ:môi trường nuôi cấy, các kit định danh vi sinh vật, các test thử độ nhạy kháng sinh đồ, hóa chất nhuộm vi sinh vật, các chủng vi khuẩn chuẩn;
- Các kit xét nghiệm miễn dịch:các test nhanh VIKIA, VIKIA HIV, HBs Ag, HCG…;
- Các trang thiết bị y tế: máy xét nghiệm vi sinh, máy xét nghiệm miễn dịch, máy và hóa chất xét nghiệm sinh học phân tử.
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH DEKA qua 3 năm 2016-2018 Xem bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty DEKA giai đoạn 2016- 2018 tại phụ lục 3.
Về doanh thu, công ty TNHH DEKA đạt mức tăng trưởng doanh thu khá tốt, năm 2017 tăng hơn 13,2 tỉ đồng tương ứng 53% và năm 2018 tăng 16,3 tỉ đồng tương ứng 43% năm 2018. Điều này được trưởng phòng kinh doanh tiết lộ là do đội ngũ kinh doanh của DEKA đã phát triển rất tốt và giành được các hợp đồng với các khách hàng lớn như bệnh viện đa khoa quốc tế Thu Cúc (thiết bị cho cơ sở mới của Thu Cúc ở Cầu Giấy), bệnh viện Lao Phú Thọ,… Điều này chứng tỏ thị trường và năng lực bán hàng của công ty khá ổn định và tăng trưởng đều đặn.
Về chi phí, các khoản chi phí quản lí kinh doanh, giá vốn hàng hóa tăng tương ứng với tỉ lệ tăng doanh thu của công ty. Điều này cũng dễ hiểu bởi khi bán ra nhiều hàng hơn thì phải tốn nhiều vốn nhập nhiều hàng, phải quản lí hàng hóa nhiều hơn.
Chi phí tài chính năm 2017 do phải trả cả lãi suất và gốc cho khoản nợ của 2016 nên chi phí này của DEKA tăng hơn gấp đôi lên tăng 155% so với 2016. Công ty cũng đã kiểm soát hơn được chi phí lãi vay trong năm 2018, chỉ để nó tăng thêm 19, 38% ứng với hơn 1,4 tỉ đồng. Dĩ nhiên con số này vẫn là rất cao so với năm 2016.
Về lợi nhuận, kết quả kinh doanh 3 năm gần đây của DEKA đều có lãi. Năm 2017 có sự chênh lệch giảm 8% (227,5 triệu đồng) so với 2016 do chịu khoản chi phí lãi vay lớn. Lợi nhuận công ty tăng gấp rưỡi (155%) và đạt hơn 4,23 tỉ đồng vào năm 2018 do thay đổi khoản đầu tư từ tài sản dài hạn sang tài sản ngắn hạn. Công ty DEKA cũng đang hướng tới mục tiêu duy trì mức lợi nhuận này vì thị trường trang thiết bị y tế và dược phẩm các năm gần đây ở Việt Nam có sức tiêu thụ tốt và dự báo còn tăng trưởng hơn nữa.
2.1.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA
2.1.6.1. Yếu tổ chủ quan
a) Kế hoạch bán hàng và mua hàng của công ty TNHH DEKA
Kế hoạch bán hàng và mua hàng là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu dự trữ của công ty TNHH DEKA. Nhiệm vụ này do phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu đảm nhiệm. Nhận chỉ đạo từ giám đốc và các báo cáo phân tích nhu cầu dự trữ, phòng này sẽ lập ra từng loại kế hoạch bán hàng và mua hàng, sau đó có sự cho phép của lãnh đạo công ty sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng.
b) Chính sách mua hàng của công ty TNHH DEKA
Với đặc điểm là một công ty nhỏ, nhập khẩu hàng theo đơn đặt hàng trước là chủ yếu nên công ty TNHH DEKA áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm. Do đó, lượng hàng dự trữ trong kho của công ty thường ở mức thấp nhất.
c) Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp
Tổng mức vốn kinh doanh của DEKA có tăng qua các năm. Năm 2016 và 2017, cơ cấu vốn chủ yếu là tài sản dài hạn, chiếm khoảng 74% để đầu tư vào kho bãi, trang thiết bị kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm nhập khẩu. Năm 2018, khi đầu tư xong thì công ty tập trung vốn để nhập hàng hóa vào kho dự trữ và kho hàng bán thường xuyên nên cơ cấu tài sản ngắn hạn và dài hạn có sự thay đổi ngược dòng, 2/3 tổng tài sản là ngắn hạn và 1/3 là dài hạn.
Chính sự đầu tư về nguồn lực tài chính của DEKA vào năm 2016-2017 đã làm tăng quy mô kho bãi dự trữ, trình độ dự trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi. Năm 2018 lượng vốn lưu động lớn của công ty lớn để có thể tăng mức dự trữ của mình nhằm bình ổn giá cả đầu vào. Công ty DEKA với chiến lược nguồn lực tài chính qua các năm đã làm tăng khả năng dự trữ thông qua đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi.
d) Điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi của công ty TNHH DEKA
Do mới được đầu tư lại nên cơ sở hạ tầng kho bãi của công ty ở tầng 4 và tầng 5 của tòa nhà tại BT số 15, N06A, khu đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu dự trữ hiện tại của doanh nghiệp mà không phải đi thuê ngoài. Trên cơ sở năng lực về kho bãi thực tế, công ty sẽ xác định mức hàng hóa dự trữ ở từng thời điểm khác nhau. Việc tồn kho, dự trữ hàng
hóa nhập khẩu được phân chia theo các mặt hàng: trang thiết bị y tế, kit xét nghiệm, hóa chất sinh phẩm,…để đảm bảo điều kiện kho phù hợp. DEKA xây dựng kho hàng ở tòa nhà khá lớn, có diện tích lớn, gần đường, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, giúp đáp ứng kịp thời - nhanh - chính xác theo nhu cầu của khách hàng.
e) Trình độ quản lí cung ứng của doanh nghiệp
Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũ nhân sự tham gia vào quá trình quản lý cung ứng, dự trữ hàng hóa và mức độ tin học của hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp. Hiện tại công ty DEKA mới chỉ có 3 người trông kho thực hiện quản lí kho thủ công và nhập trên máy tính. Quá trình quản lí cung ứng từ việc xuất nhập hàng hóa do phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu tiến hành.
Trình độ quản lí cung ứng của công ty DEKA còn rất hạn chế về cả số lượng và chất lượng.
2.1.6.2. Yếu tố khách quan
a) Khả năng cung ứng của thị trường
Khách hàng của DEKA là các tổ chức y tế, bệnh viện, phòng khám. Công ty thường đặt hàng theo các đơn hàng đặt trước, chỉ có một lượng rất nhỏ các đơn hàng phát sinh. Hơn nữa mặt hàng trang thiết bị y tế không phải là loại hàng dễ chịu tác động nên khả năng cung ứng trên thị trường khá ổn định. Điều này cũng tạo thuận lợi cho công tác dự trữ hàng hóa của DEKA không bị ảnh hưởng và có nhiều biến động.
Tuy nhiên công ty cũng vẫn có các phương án gia tăng dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về thời gian, chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm…
b) Tình hình biến động giá cả trên thị trường
Mặt hàng trang thiết bị y tế mà công ty DEKA hiện đang kinh doanh là một mặt hàng khá ổn định, giá cả ít biến động nên công ty chỉ dự phòng một lượng rất nhỏ hàng hóa dự trữ.
c) Quan hệ với nhà cung ứng
DEKA có quan hệ tốt với các nhà cung cấp uy tín giúp cho công ty có những lợi thế nhất định về nguồn cung ứng, đảm bảo các mặt hàng có chất lượng tốt nhất, không bị ép giá hay các đơn hàng không được thực hiện. Do đã hoạt động lâu năm nên
công ty DEKA có nguồn cung ứng sẵn có và uy tín từ các thương hiệu lớn trên thế giới. Mối quan hệ này diễn ra khá tốt với nhiều công ty nổi tiếng như: BIOMERIEUX – Pháp/ Mỹ, SIFIN – Đức, KUGEL – Đức, MAST – Anh, MES – Israel…Đây là một thuận lợi trong quá trình quyết định hạ thấp mức dự trữ của công ty.
d) Tính thời vụ trong kinh doanh
Tính thời vụ trong kinh doanh cũng là một nhân tố ảnh hưởng. Tuy nhiên với hàng hóa trang thiết bị y tế thì tính thời vụ gần như không ảnh hưởng, nên DEKA không cần phải áp dụng định mức dự trữ thời vụ.
e) Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa có các tính chất vật lí, hóa học, những điều kiện bảo quản theo quy định pháp luật khác nhau quyết định đến điều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển khác nhau. Việc tồn kho, dự trữ hàng hóa nhập khẩu của công ty DEKA được phân chia theo các mặt hàng: trang thiết bị y tế, kit xét nghiệm, hóa chất sinh phẩm,…
để đảm bảo điều kiện kho phù hợp. Các hàng hóa phân bổ vào 3 loại kho của công ty bao gồm: kho thiết bị; kho vật tư, linh kiện; kho lạnh.
f) Các yếu tố khác
Về công nghệ, hàng hóa của DEKA kinh doanh có sự biến đổi không nhanh nhưng cũng không phải chậm. Công ty phải không ngừng cập nhật các kỹ thuật xét nghiệm, máy móc tiên tiến phù hợp với nhu cầu sử dụng của các phòng xét nghiệm tại Việt Nam từ thủ công đến tự động hoàn toàn. Như vậy công ty mới có năng lực đảm bảo về chất lượng sản phẩm và đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng. Tuy nhiên ở thị trường Việt Nam, các tổ chức y tế chưa đạt đến mức độ cập nhật quá nhanh các sản phẩm công nghệ về y tế, nên DEKA vẫn có thể nhập hàng hóa với khối lượng lớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào.
Về pháp luật, đặc điểm hàng hóa của DEKA là các sản phầm y tế, có tác động trực tiếp tới sức khỏe người dùng nên mặt hàng này được pháp luật quy định chặt chẽ. Hơn nữa các luật thường xuyên có sự sửa đổi, bổ sung nên công ty phải luôn cập nhật để chấp hành đúng quy định của Nhà nước. Hàng hóa dự trữ của DEKA phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về bảo quản, dự trữ như: Nghị định 36/2016/NĐ- CP về quản lý trang thiết bị y tế; Nghị định 169/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 36/2016/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế;…