CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HểA TẠI CễNG TY TNHH DEKA
2.2. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HểA TẠI CễNG TY TNHH DEKA
2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa 2.2.1.1. Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ
Ở công ty TNHH DEKA, khi được hỏi về quá trình xác định nhu cầu kho bãi dự trữ, bà Bùi Thị Thanh Huyền – giám đốc DEKA cho biết công ty xác định theo phương pháp kinh nghiệm đúc rút từ việc tham khảo của nhiều nhân viên lâu năm, các chuyên gia và tổng hợp nhu cầu dự trữ thực tế qua các năm gần đây. Công ty căn cứ trên định mức dự trữ của mình bao gồm dự trữ định mức tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi. DEKA đã xác định từng loại diện tích dự trữ phân chia theo các mặt hàng: trang thiết bị y tế, kit xét nghiệm, hóa chất sinh phẩm,…để đảm bảo điều kiện kho phù hợp. Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, công ty lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ kho bãi dự trữ tổng thể (hình 2.2- xem chi tiết và đầy đủ tại phụ lục 10). Các loại kho bảo quản hiện tại của DEKA bao gồm:
- Kho thiết bị: 88,2 m2 ở tầng 4
- Kho vật tư, linh kiện: 52,9m2 ở tầng 5
- Kho lạnh: 7m2 ở tầng 5
Hình 2.2. Sơ đồ kho tàng công ty TNHH DEKA
Nguồn: Bộ phận kho Ngoài ra, nếu chia theo diện tích cần có của một công ty thương mại, DEKA có các loại sau:
- Diện tích nghiệp vụ chính của kho: tổng khoảng 148m2 bao gồm 88m2 ở tầng 4 và 60m2 tầng 5 của tòa BT số 15, N06A, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà , khu đô thị mới Dịch Vọng Nội nhà dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo quản hàng hoá, xử lý hàng hoá;
- Diện tích cho bộ phận bảo vệ: phòng 12m2 tại tầng 4 của tòa nhà; và một phần tầng 1 là phòng bảo vệ chung của công ty;
- Diện tích dừng đỗ xe: 20m2 phía cổng phụ và tận dụng vỉa hè, rìa đường cạnh khu nhà;
- Diện tích khác: khoảng 15m2 cho xếp chờ hàng hóa, lắp đặt và vận hành các trang thiết bị,…tại tầng 1 tòa nhà; khoảng không gian tận dụng để các loại tài sản không phải là hàng hóa tại tầng hầm tòa nhà.
Hình 2.3. Ảnh một góc tầng hầm tận dụng làm kho để các tài sản không phải là hàng hóa tại DEKA
Nguồn: Bộ phận kho 2.2.1.2. Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Công ty TNHH DEKA đã thiết lập hệ thống kho bãi như sau:
a. Quyết định địa điểm đặt kho bãi tại chính trụ sở của công ty, ở tòa nhà số BT số 15, N06A, khu đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Quyết định này được thực hiện vào năm 2015 khi công ty di chuyển cả trụ sở từ
số 3, lô 4A khu đô thị mới Trung Yên về đây. So với kho bãi cũ, địa điểm mới này đẹp, rộng rãi và thuận tiện cho việc vận chuyển hơn rất nhiều.
Hình 2.4. Hình ảnh trụ sở đồng thời là kho bãi của công ty TNHH DEKA ở địa điểm cũ (bên trái) và địa điểm hiện tại (bên phải)
Nguồn: Bộ phận kho Theo kết quả khảo sát 18 nhân viên DEKA ở các bộ phận khác nhau, địa điểm đặt kho bãi hiện tại được đánh giá khá tốt, cụ thể ở biểu đồ trong hình 2.5 dưới đây.
Hình 2.5. Biểu đồ mức độ đáp ứng của địa điểm kho bãi của công ty hiện nay Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
- Yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp: 94% các ý kiến cho rằng địa điểm kho hiện tại đạt mức độ trung bình trở lên. Tầng 4 và tầng 5 tòa nhà có đủ diện tích kho bãi theo đúng yêu cầu (khoảng 150m2). Kho bảo quản có diện tích tương đối phù hợp với chủng loại và số lượng trang thiết bị y tế được bảo quản; đáp ứng yêu cầu bảo quản khác của trang thiết bị y tế theo hướng dẫn sử dụng.
- Chi phí về kho bãi thấp: do là kho tại tòa nhà của công ty nên tiết kiệm được đáng kể khoản chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của nhân viên. Dù ở các bộ phận khác nhau nhưng 78% nhân viên cho rằng chi phí kho bãi của công ty đạt mức độ trung bình và tốt. Tuy nhiên 22% còn lại đánh giá khoản chi này ở mức yếu và kém, tức là chi phí này vẫn cần phải được cải thiện nhiều hơn nữa.
- Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra: có 61% ý kiến cho rằng kho DEKA đang đáp ứng tốt và rất tốt tiêu chí này. Bởi lẽ, dịa điểm kho này lưu thông khá thuận lợi, nằm ở trung tâm thành phố Hà Nội, trong khu đô thị mới phát triển, gần các đường lớn, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, giúp đáp ứng kịp thời - nhanh - chính xác nhu cầu khách hàng. Song bên cạnh đó, 12% nhân viên chỉ đánh giá thời gian vận chuyển ở mức yếu kém. Những người này thuộc bộ phận kinh doanh nên cực kì coi trọng việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, vì DEKA còn xảy ra tình trạng trì hoãn, giao hàng chậm cho khách ở ngay nội thành Hà Nội nên họ có cái nhìn rất khắt khe về vấn đề này.
- Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường: tòa nhà nằm trong khu biệt thự, khu đô thị mới Dịch Vọng nên an ninh rất tốt, ít khói bụi, nhiều cây xanh và còn gần công viên Cầu Giấy nên môi trường khá trong lành, đảm bảo thoáng, khô ráo, sạch sẽ, không gần các nguồn gây ô nhiễm. Nhân viên công ty đánh giá rất cao về môi trường xung quanh địa điểm này, không có ý kiến nào chê yếu kém và 50% nhân viên đánh giá tốt, 11% đánh giá rất tốt cho tiêu chí này.
Về quyết định đầu tư hay đi thuê kho, bà Bùi Thị Thanh Huyền- Giám đốc công ty đã tiết lộ: “Theo dự báo của CBRE, giá thuê kho bãi trên thị trường logistics Việt Nam sẽ tăng trong các năm tới. Nhu cầu nhà kho tại Việt Nam sẽ tiếp tục tăng mạnh nhờ các ngành sản xuất phát triển và người dân tăng chi tiêu tiêu dùng. Theo đó, giá thuê nhà kho cũng được kỳ vọng sẽ tăng trong các năm tới từ 1,5% đến 4% mỗi năm. Sau khi tính toán chi phí và cân nhắc thì Ban lãnh đạo công ty DEKA đã quyết định đầu tư kho bãi để tránh phải đi thuê khi giá thuê đang tăng”. Khoản đầu tư này được thực hiện vào năm 2015-2017 khi công ty chuyển địa điểm từ số 3, lô 4A khu đô thị mới Trung yên, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội về địa chỉ hiện tại.
b. Danh mục trang thiết bị kho bãi của công ty TNHH DEKA
Theo kết quả phỏng vấn ông Trần Quang Lâm - trưởng bộ phận kho của DEKA, hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ của công ty bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau:
Bảng 2.2. Danh mục trang thiết bị tài sản dự trữ ST
T Tên Đơn
vị Số
lượng STT Tên Đơn
vị Số
lượng Trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị bảo quản
1 Máy tính bàn cái 2 15 Tủ sấy cái 1
2 Máy in cái 1 16 Tủ gỗ cái 4
3 Máy fax cái 1 17 Kệ thanh ngang cái 25
4 Điện thoại bàn cái 1 18 Kệ pallet cái 20
5 Điện thoại đi động cái 1 19 Kệ công-xon cái 25
6 Tủ công văn cái 2 20 Kệ di động cái 10
7 Bàn làm việc cái 3 21 Kệ liên tầng cái 10
8 Kệ đựng giấy tờ cái 5 22 Điều hòa cái 2
9 Quyển kẹp giấy cái 10 23 Máy hút ẩm cái 2
Trang thiết bị vận chuyển 24 Camera cái 4
10 Xe đẩy hàng cái 2 Trang thiết bị vệ sinh
11 Cầu trượt cái 1 25 Máy bơm nước cái 1
12 Con lăn cái 2 26 Xô múc nước cái 5
13 Xe nâng hạ cái 1 27 Chổi nhựa cái 3
14 Đòn bẩy cái 2 28 Chổi chít cái 2
Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy 29 Xẻng cái 1
15 Bình xịt cát cái 3 30 Máy hút bụi cái 2
16 Bình CO2 cái 3
Nguồn: Bộ phận kho
- Trang thiết bị văn phòng nhằm phục vụ cho công tác quản lý kho như: xuất nhập hàng hoá, tính toán lượng hàng luân chuyển trong kho...
- Trang thiết bị dùng để vận chuyển hàng hoá như: đòn bẩy, con lăn, xe đẩy hàng, cầu trượt, băng tải…và trang thiết bị dùng để chất xếp hàng hoá (gồm các loại tủ sắt hoặc gỗ, giá, kệ, bục);
- Các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản hàng hoá trong kho gồm có: các phương tiện máy móc chống ẩm (máy điều hoà nhiệt độ không khí, các phương tiện chống nấm mốc, côn trùng (như các hoá chất diệt côn trùng, các loại máy xay, xát, rây để loại bỏ nấm mốc, côn trùng, tủ sấy…);
- Các phương tiện phòng chống cháy gồm cả nguồn nước và hệ thống dẫn nước, hệ thống tín hiệu báo cháy;
- Các phương tiện làm vệ sinh gồm cả các loại bột cọ rửa, xà phòng, nước thơm, hoá chất, và bảo hộ lao động (quần áo bảo hộ, găng tay, mặt nạ phòng độc, khẩu trang…)
- Phương tiện vận chuyển trang thiết bị y tế từ cơ sở mua bán đến nơi giao hàng phù hợp với loại trang thiết bị y tế mà cơ sở mua bán, gồm 4 xe ô tô chuyên chở, cụ thể ở hồ sơ phương tiện vận chuyển trang thiết bị y tế trong phụ lục 9 ( Sơ đồ kho tàng và hồ sơ phương tiện vận tải trang thiết bị y tế của công ty TNHH DEKA).
2.2.2. Thực trạng cụng tỏc theo dừi và quản lớ hàng hoỏ về mặt hiện vật 2.2.2.1. Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho
Bảng 2.3. Quy trình nhập kho hàng hóa Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả Phòng kế hoạch
và xuất nhập khẩu
Lập dự trù hàng hóa cần nhập
- Căn cứ dựa trên đơn đặt hàng trong tháng
- Căn cứ dựa trên mức tiêu thụ hàng tháng
- Căn cứ dựa trên mức dự trữ tối thiểu
- Chuyển cho bộ phận kho trước ngày 25 hàng tháng
Thủ kho Tập hợp các dự trù - Tiếp nhận dự trù, tập hợp trước ngày 30 hàng tháng
Giám đốc Phê duyệt - Căn cứ theo số lượng xuất hàng tháng, duyệt số lượng cần nhập cho tháng sau
Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu
Mua hàng và theo dừi quá trình giao hàng
- Căn cứ trên kết quả dự trù, lập lịch đặt hàng
- Gọi điện thông báo số lượng nhập hàng tháng với các nhà cung cấp
- Gửi lịch đặt hàng cho thủ kho
Thủ kho và kế toán kho
Nhận hàng và kiểm tra
- Kiểm tra số lượng, chủng loại theo đơn đặt hàng, nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng, ngoại quan, hoá đơn đi kèm
- Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhập hàng
- Đối với hàng không đạt yêu cầu, lập biên bản, không nhập kho và trả lại.
Phòng
Tài chính kế toán
Nhận hoá đơn thanh toán
- Nhận hóa đơn và làm thủ tục thanh toán
- Làm phiếu nhập
Nguồn: Trích “Hướng dẫn quy trình quản lý hàng hóa” công ty TNHH DEKA
Hình 2.6. Đánh giá mức độ thực hiện công tác nhập kho của nhân viên DEKA Nguồn: Kết quả phiếu khảo sát của tác giả
Công tác tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho ở DEKA được chú ý thực hiện các công việc chính như sau:
- Chuẩn bị không gian nhập kho: dựa trên thông báo nhập kho đã được gửi trước, nhân viên kho tiến hành dọn dẹp, vệ sinh, tạo khoảng trống đủ điều kiện để nhập hàng hóa vào kho. Có 5% nhân viên đánh giá công việc này thực hiện còn yếu do còn xảy ra tình trạng hết kho chứa khi có lô hàng lớn bất ngờ nhập về mà nhân viên kho không được báo trước.
- Giao nhận hàng hóa vào kho: hàng hóa đến cửa công ty sẽ được nhân viên kho kiểm tra về số lượng, mã hàng theo hóa đơn. Cụ thể công việc là: kiểm tra số lượng theo hợp đồng; kiểm tra nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng, ngoại quan…ghi kết quả kiểm tra ghi vào sổ nhận hàng, và ký nhận 2 bên. Công việc này được tiến hành tại tầng 1 của công ty.
Hình 2.7. Ảnh hàng hóa của DEKA đã giao nhận tại tầng 1 và chờ sắp xếp vào kho Nguồn: Bộ phận kho Nếu đủ và đúng hàng hóa, thủ kho ghi và kí biên bản giao nhận hàng, hoàn tất phiếu nhập kho bản viết tay và trên máy tính, vận chuyển hàng hóa vào vị trí kho đã chuẩn bị từ trước.
Nếu xảy ra các phát sinh sai lệch, hỏng hóc, hàng không đảm bảo chất lượng,
… nhân viên kho vẫn ghi biên bản giao nhận, báo cáo với phòng xuất nhập khẩu để xử lí. Đối với hàng không đạt yêu cầu sẽ không nhập kho và trả lại.
Các công việc tiếp theo bao gồm nhận hóa đơn, làm phiếu nhập, thanh toán,
… do phòng Tài chính- kế toán của DEKA thực hiện.
Hình 2.8. Phiếu nhập kho công ty TNHH DEKA
Nguồn: Phòng Tài chính- kế toán 2.2.2.2. Tổ chức theo dừi và bảo quản hàng húa
Trỏch nhiệm của nhõn viờn kho DEKA được nờu rừ trong “Hướng dẫn quy trình quản lý hàng hóa” của công ty:
- Nhập xuất hàng theo yêu cầu, sắp xếp kho.
- Cập nhật thẻ kho hàng ngày: kiểm tra được về số lượng và chất lượng.
- Kiểm soát đáo hạn, bảo vệ tài sản kho.
Cụng tỏc theo dừi và bảo quản dự trữ hàng húa của cụng ty TNHH DEKA chỳ trọng tới hai phần chủ yếu: một là- theo dừi hạn dựng của hàng húa, hai là- sắp xếp hàng hóa trong kho.
a. Theo dừi hạn dựng của hàng húa
Hạn dùng là một trong những tiêu chí quan trọng mà việc tổ chức sắp xếp kho hàng hóa trang thiết bị y tế của DEKA quan tâm đến. Công ty có những quy định nghiêm ngặt về hạn dùng của hàng hóa, nhất là đối với hàng hóa chất định danh vi
sinh vật và làm kháng sinh đồ hay các kit xét nghiệm miễn dịch. Khi xuất nhập, nhân viên kho DEKA phải đặc biệt chú ý tới hạn sử dụng:
- Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm trước khi nhập vào kho. Với những hàng nằm trong kho lâu (hoặc ở kho dự trữ) thì chỉ được nhập hàng có hạn dài.
- Tất cả các sản phẩm, nhất là hóa chất và thuốc, trước khi nhập vào kho phải có hạn dùng trên nhãn tới từng đơn vị bao gói nhỏ nhất.
- Phải dán nhãn có ghi hạn dùng của lô hàng trên từng kiện hàng, conteiner lớn.
- Phải cú sổ theo dừi hạn dựng.
- Nguyên tắc First in, First out (FIFO): “Với cùng một loại hóa chất hay thuốc, những hàng nhập kho trước thì phải cấp phát trước và ngược lại”.
b. Sắp xếp hàng hoá trong kho
Trong quỏ trỡnh theo dừi và bảo quản hàng húa, cụng ty TNHH DEKA cú cỏc nguyên tắc sắp xếp kho cơ bản như sau:
- Phân loại vật tư, trang thiết bị theo chủng loại, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
- Vật tư và phụ tùng máy phải để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt; các loại hóa chất trong kho lạnh phải đảm bảo chuẩn các yêu cầu bảo quản hàng hóa cụ thể.
Ngoài ra DEKA còn áp dụng quy tắc 5S chung cho toàn công ty để hướng tới sạch hơn, đẹp hơn, năng suất hơn. Quy tắc này được treo biển ở mỗi tầng làm việc ở vị trí dễ thấy nhất để nhắc nhở nhân viên thực hiện như một nét văn hóa riêng của DEKA.
Hình 2.9. Quy tắc 5S tại công ty DEKA
Nguồn: Bộ phận kho Hàng hoá của công ty TNHH DEKA khi nhập vào kho được phân loại thành từng nhóm khác nhau để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản, cấp phát. Gồm 3 nhóm hàng hóa chính được đưa vào các kho chuyên dụng của DEKA là: hàng thiết bị; hàng vật tư, linh kiện; hàng kho lạnh.
Trang thiết bị y tế được công ty phân loại làm 4 loại A, B, C, D theo đúng các quy tắc được quy định của Thông tư 39/2016/TT-BYT. Với các hóa chất và kít xét nghiệm được phân loại theo yêu cầu bảo quản để bố trí ở các khu vực bảo quản riêng biệt như khu hoá chất dễ cháy, dễ nổ, hoá chất độc, dễ ăn mòn..., khu các loại bình, khí nén…
Hình 2.10. Bảo quản và sắp xếp hàng hóa trong kho DEKA
Nguồn: Bộ phận kho Với mỗi nhóm hàng, DEKA sắp xếp dựa vào tên theo trình tự A, B, C.. của danh pháp thông dụng quốc tế. Với mỗi loại hóa chất và kit nghiệm, việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc FIFO, những thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn được xếp ở phía ngoài để tiện theo dừi, cấp phỏt.
Ở mỗi kho bảo quản DEKA cú sơ đồ kho, sổ theo dừi hạn dựng, theo dừi số lượng, chất lượng của hàng hoá đặt ở phía ngoài để tiện cho công tác quản lý.
Hình 2.11. Hàng hóa bảo quản tại kho DEKA được phân loại, dán nhãn, xếp chồng từng loại trờn cỏc kệ để tiện theo dừi và quản lớ
Nguồn: Bộ phận kho
c. Công tác chất xếp hàng hoá trong kho
Công ty TNHH DEKA thực hiện việc chất xếp hàng hoá trong kho theo các tiêu chí sau:
- Tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và trang thiết bị bảo quản.
- Đảm bảo an toàn cho hàng hoá (không bị đổ vỡ, bẹp..) và an toàn lao động trong kho hàng hoá.
- Thuận tiện cho công tác kiểm tra, kiểm kê và nắm vững lượng hàng trong kho.
- Thuận tiện cho công tác xuất nhập hàng hoá.
Việc xếp chồng hàng hóa thường áp dụng với các loại hàng vật tư, linh kiện.
Nhân viên kho DEKA xếp đứng trên kệ, bục theo khối đứng hình chữ nhật hoặc tam giác. Loại xếp chồng đứng được áp dụng cho những hàng nặng, có cùng kiểu, cùng kích thước bao gói, ít bị vỡ.
Công ty thực hiện xếp trên giá đối với những loại hàng tương đối nhẹ, dễ vỡ, nhiều loại, nhiều qui cách đóng gói khác nhau như các loại hóa chất, thiết bị nhỏ, các kít xét nghiệm có kích thước nhỏ và vừa.
d. Điều kiện bảo quản trong kho hàng hóa