CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HểA TẠI CễNG TY TNHH DEKA
2.3. Đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH DEKA
2.3.1. Những ưu điểm trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA
Về cơ bản, công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA trong thời gian qua đã dần hoàn thiện, đáp ứng được nhu cầu kinh doanh ngày càng cao của doanh nghiệp, đưa DEKA trở thành một thương hiệu phân phối sản phẩm y tế nhập khẩu có uy tín trên thị trường Việt Nam, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của toàn công ty. Dựa vào kết quả khảo sát và theo đánh giá chung của cá nhân em từ quá
trình tìm hiểu, công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA có các ưu điểm sau:
- Cơ sở hạ tầng kho bãi dự trữ đáp ứng tương đối tốt các yêu cầu của công tác tổ chức dự trữ hàng hóa;
- Tính toán kho bãi tốt, hiếm khi xảy ra tình trạng đầy kho không có chỗ chứa hàng hóa hay trống kho mà vẫn đảm bảo được lượng hàng đủ cho nhu cầu thị trường. Khâu này được thực hiện tốt chính là nhờ việc lập kế hoạch nhập hàng được tính toán kĩ lưỡng sao cho phù hợp với quy mô kho hàng và nguồn cung của công ty;
- Hoạt động quản trị hàng hóa về mặt hiện vật diễn ra tương đối tốt, có sự kiểm soát khá chặt chẽ từ khâu nhập hàng đến khâu xuất hàng bằng các giấy tờ văn bản đảm bảo và sự tham gia của các bên;
- Điều kiện bảo quản đảm bảo, rất ít khi gây tổn thất về chất lượng và số lượng hàng hóa của công ty;
- Việc sắp xếp hàng húa khoa học tiện cho theo dừi hàng húa được chặt chẽ và sỏt sao.
Đạt được những kết quả trên do công ty TNHH DEKA đã thực hiện tốt những nhiệm vụ như:
- Việc phối hợp giữa các phòng ban trong công tác tổ chức và quản lí hàng hóa dự trữ khá nhịp nhàng. Các phòng ban cơ bản thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong chu trình hàng tồn kho, đảm bảo chu trình này diễn ra một cách thông suốt.
- Mức độ đầu tư cho kho bãi và dự trữ được quan tâm và đầu tư khá nhiều, đặc biệt là về cơ sở hạ tầng.
Ngoài ra, những kết quả mà DEKA đạt được ở trên một phần cũng là do trong các năm gần đây, thiên tai bão lũ xảy ra tương đối ít, ảnh hưởng không đáng kể tới hoạt động của doanh nghiệp. Cơ sở hạ tầng phớa Bắc được cải thiện rừ rệt, nõng cao khả năng khai thác các tuyến đường bộ, tăng lượng hàng hóa lưu thông qua các cảng biển và cảng hàng không. Các tuyến đường cao tốc Cầu Giẽ - Ninh Bình, Nội Bài- Lào Cai, quốc lộ 18, Hà Nội – Hải Phòng đi vào hoạt động hay hoàn thiện và nâng cấp đã góp phần làm giảm thời gian, chi phí vận chuyển của công ty. Các yếu tố khác như môi trường chính trị ổn định, các thủ tục hải quan được tinh giản hóa cũng tạo điều kiện cho công ty TNHH DEKA nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý dự trữ hàng hóa của mình.
2.3.2. Những nhược điểm trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được, do các nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan, ở công ty TNHH DEKA vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau trong việc tổ chức dự trữ hàng hóa:
- Chưa sử dụng kết hợp nhiều phương pháp tính giá trị hàng hóa nên việc quản lí hàng hóa về mặt giá trị gây chênh lệch giá trị hàng tồn kho so với giá trị thực tế. Điều này cũng dẫn đến độ chính xác của sổ sách hàng tồn kho còn thấp, làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính cũng như các báo cáo quản trị.
Công ty đang sử dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá trị hàng tồn kho. Đây là lựa chọn hợp lí để tính toán tương đối giá trị hàng hóa khi không thể tính trên giá trị thực tế các khối hàng lớn. Tuy nhiên đây lại là phương pháp duy nhất áp dụng trên tất cả các mặt hàng nên gây ra những sai số giá trị lớn. Công ty có thể kết hợp thêm các phương pháp khác để làm giảm các sai số này.
- Việc ứng dụng tin học vào quản lí dự trữ còn rất hạn chế, vẫn làm trên số sách giấy tờ nhiều, điều này có thể gây ra tổn thất rất lớn trong trường hợp bị mất giấy tờ hay có nhân viên gian lận.
- Chưa có hệ thống kho bãi tại các cảng biển, cửa khẩu để lưu trữ hàng tạm thời. Điều này bắt buộc DEKA phải có phương tiện vận chuyển nhanh chóng và đúng kế hoạch.
DEKA đã có các xe vận tải chuyên biệt được đăng kí nhưng số lượng vẫn ít (4 xe ô tô), khi các xe này gặp rủi ro đột xuất thì chi phí vận chuyển sẽ tăng lên rất nhiều. Hơn nữa nếu có xảy ra sự cố bất ngờ mà không theo kế hoạch giao hàng ở bến cảng hay cửa khẩu, hàng hóa sẽ không có kho dự trữ, hoặc chi phí đi thuê kho dự trữ tạm thời rất đắt.
- Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở nhiều thời điểm vẫn còn thấp.
Chẳng hạn, tỷ lệ thực hiện kế hoạch xuất hàng các tháng 1, 7, 9, 12 năm 2017 đạt mức thấp so với yêu cầu của công ty và yêu cầu chung của thị trường. Trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc không thể đáp ứng trọn vẹn nhu cầu khách hàng sẽ khiến DEKA mất dần uy tín, giảm thị phần bán hàng.
- Số lượng nhân viên kho còn ít (3 người) và có trình độ lao động chưa cao (2 lao động phổ thông, 1 lao động có trình độ đại học).
Nguyên nhân:
- DEKA là một công ty quy mô nhỏ nên nguồn lực về vốn còn hạn chế, do đó việc đầu tư cho các ứng dụng tin học hay kho bãi trực tiếp ở các bến cảng cần thời gian để hoàn thiện;
- Công tác rà soát độ chính xác của sổ sách hàng tồn kho chưa được chú trọng
Các nhân viên quản lý kho chủ yếu mới tập trung rà soát độ chính xác của hệ thống vào cuối tháng, trước khi chốt sổ kế toán. Còn nhiều giao dịch nhân viên không phản ánh ngay vào hệ thống, hoặc hệ thống kế toán xử lý lỗi nhưng không được phát hiện kịp thời. Bên cạnh đó, công tác kiểm kê ở DEKA chưa được giám sát chặt chẽ do số lượng và thành phần của tổ kiểm kê có hạn, rất ít khi có giám đốc hay phó giám đốc tham gia nên kiểm kê chỉ mang tính hình thức, chất lượng kiểm kê không thực sự cao.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN