CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HểA CỦA CễNG TY TNHH
3.3. CÁC ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HểA CỦA CễNG TY TNHH DEKA
Trên cơ sở phân tích thực trạng cũng như các quan điểm giải quyết vấn đề và phương hướng hoạt động mà DEKA đã đề ra, em có một số đề xuất như sau nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty:
3.3.1. Các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA
3.3.1.1. Mua thêm thiết bị, tăng cường và cập nhật máy móc nhằm đảm bảo an ninh cũng như tăng tính hiện đại của kho bãi dự trữ.
Hiện tại, hệ thống kho bãi của công ty mới được đầu tư nên khá hiện đại và đáp ứng tốt các yêu cầu của dự trữ. Tuy nhiên vẫn không thể chủ quan, DEKA vẫn nên tăng cường và cập nhật máy móc, thiết bị nhằm đảm bảo an ninh cũng như tăng tính hiện đại của kho bãi dự trữ.
Đặc biệt công ty nên bổ sung thêm ít nhất 1-2 xe nâng và xe trượt các loại để nâng hàng hóa qua các bậc thang. Do phía hầm không có thang máy nên công ty đang để hàng hóa chờ ở tầng 1 để vận chuyển lên kho tầng 4,5. Nhưng nền đường so với sàn tầng 1 cách nhau một khoảng bậc thang cao đến 2m. Trong khi đó vận chuyển hàng hóa chỉ có 1 xe nâng tay loại thấp tải, mà khối lượng hàng hóa mỗi lần về khá lớn nên khá tốn thời gian và sức nâng của nhân viên kho. Đặc biệt là trong hai lao động kho làm nhiệm vụ bốc xếp của DEKA có một bác trung tuổi (47 tuổi) đã gắn bó với công ty rất nhiều năm nay, có rất nhiều kinh nghiệm quản lí kho nhưng sức khỏe ngày càng suy yếu. Về lâu dài DEKA có thể tuyển dụng thay thế nhân lực này bằng những người
trẻ khỏe nhưng sẽ không dễ dàng vì đây là nhân viên lâu năm và có nhiều kinh nghiệm đối với kho trang thiết bị y thế của công ty. Nếu mua thêm 1 xe nâng và 1 xe trượt nữa với khoản đầu tư khoảng 5 triệu đồng, việc vận chuyển và sắp xếp hàng hóa sẽ đơn giản hơn rất nhiều, giảm sức vóc nâng đỡ cho cả 3 nhân viên kho và tiết kiệm thời gian đáng kể. Hơn nữa, khoản đầu tư này không lớn nên cũng phù hợp với quan điểm giải quyết vấn đề tổ chức dự trữ của ban lãnh đạo công ty. Tác giả đề xuất công ty nên mua thêm thiết bị như sau:
Bảng 3.1. Đề xuất mua thêm xe nâng và xe kéo đẩy của tác giả STT Tên sản
phẩm
Thương hiệu
Đơn giá (VNĐ)
Số lượng
( cái)
Thành tiền
Mô tả Nơi
bán
1
Xe kéo đẩy Advindeq TL- 120/200
Advindeq (Trung
Quốc)
1,180,000 1 1,180,000
Đẩy kéo hàng đa năng leo cầu thang 6 bánh, rút gọn được
Kích thước khi gấp gọn:
848*525*430mm - Kích thước tấm thép đỡ hàng: 350*280mm - Tải trọng: 120kg leo cầu thang, 200kg đường bằng
- Kích thước xe: 1150
*525 *635mm
Hải Minh Shop
2
Xe nâng tay Niuli model CBY.AC 2.5
Niuli (Trung
Quốc)
3,550,000 1 3,550,000
Tải trọng nâng tối đa 2500 kg
Độ cao tối thiểu- tối đa của càng nâng: 85- 200 mm
Độ rộng dài càng nâng: 550x1150mm hoặc 685x1220 mm Bánh lái 180x50mm, chất liệu
Pu/Nilon/Cao su Bánh đầu càng 80x70mm, bánh kép, chất liệu Pu/Nilon
Công Ty TNHH Xe Nâng Thuận Lợi
Tổng: 2 4,730,00
0
3.3.1.2. Đầu tư thuê thêm một số các kho hàng tạm thời
DEKA mới chỉ có một kho hàng tại trụ sở công ty. Việc thuê thêm kho lưu động hay có các mối quan hệ có thể nhờ cậy về kho bãi ở các cảng, cửa khẩu, hoặc gần công ty sẽ giúp công ty đối phó được với các rủi ro như: kế hoạch giao hàng thay đổi, xe chuyên chở gặp trục trặc, bất lợi do thời tiết biến động,… . Hoặc nếu số lượng hàng lớn bất ngờ, công ty có thể thuê thêm kho ngoài, nhưng cần có danh sách kho thuê dự phòng sẵn sàng khi tình huống xảy ra. Điều này cũng đồng thời giúp cho công ty nâng cao khả năng giao hàng đúng hạn cho khách hàng, tăng tỷ lệ thực hiện kế hoạch xuất hàng.
Bên cạnh đó, theo như chính thông tin giám đốc Bùi Thị Thanh Huyền chia sẻ rằng giá thuê kho bãi trên thị trường logistics Việt Nam đang tăng từ 1,5% đến 4% mỗi năm. Nhu cầu nhà kho tại Việt Nam sẽ tiếp tục tăng mạnh nhờ các ngành sản xuất phát triển và người dân tăng chi tiêu tiêu dùng. Vì vậy, nếu DEKA có ý định triển khai việc mở rộng kho bãi bằng việc đi thuê, việc thuê và kí hợp đồng sớm sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí tăng giá kho hiện nay.
DEKA thường nhập hàng chủ yếu tại cảng Hải Phòng. Do vậy công ty cổ phần thương mại Thành Nguyên ở địa chỉ B16, Ắc Quy, An Đồng, An Dương, Hải Phòng có thể là một lựa chọn khá ổn cho công ty, vì Thành Nguyên khá uy tín, giá thuê hợp lí và nằm trên tuyến đường thuận tiện cho việc di chuyển hàng hóa về Hà Nội.
3.3.1.3. Tạo liên hệ cập nhật các thông số và hình ảnh hàng hóa trong toàn bộ quá trình vận chuyển và nhập xuất kho.
Kho hàng của DEKA là duy nhất và không phải quá rộng. Hiện tại công ty đang làm khá tốt hoạt động này. Song số lượng hàng hóa nhập về chủ yếu theo các đơn đặt hàng sẵn nên có thể lớn nhỏ bất ngờ. Do đó công tác bố trí không gian trong kho cần được chú ý trong các trường hợp này.
Để đối phó với tình huống như vậy, công ty nên có các thông báo trước về khối lượng, kích cỡ, thể tích, hình ảnh cập nhật trong quá trình nhập hàng về. Muốn vậy thì các bộ phận cần có sự kết nối với nhau liên tục và ổn định để đảm bảo bố trí kho bãi phù hợp.
Giải pháp này cũng góp phần làm tăng tỉ lệ thực hiện giao hàng đúng hạn cho khách hàng, tránh các rủi ro bất ngờ trong quá trình nhập hàng tại cảng và vận chuyển về đến kho hàng công ty.
Tác giả đề xuất tạo mối liên hệ này như sau:
- Kênh liên lạc: ứng dụng Skype
- Thành phần tham gia: nhân viên vận chuyển đóng vai trò chính, phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu (đặc biệt là nhân viên nhập khẩu), bộ phận kho, phòng Kế toán (kế toán kho), các nhân viên ở bộ phận liên quan khác.
- Tần suất cập nhật: mỗi ngày 2 lần, và bất cứ khi nào có vấn đề xảy ra.
- Nội dung cập nhật: tình trạng hàng hóa, các lưu ý cho các bộ phận.
3.3.1.4. Đầu tư mua phần mềm quản lí kho
Phần mềm quản lý kho hàng một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý kho hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dừi sỏt sao nguồn hàng húa trong kho. DEKA chưa ỏp dụng phần mềm nào nên việc quản lí hàng hóa thủ công còn gây ra nhiều nhầm lẫn, thất thoát và làm giảm độ tin cậy của các báo cáo. Công ty nên đầu tư thêm vào một phần mềm quản lý kho hiệu quả như MISA SME.NET, AMIS.VN, BRAVO 7 ERP-VN, SAPO…
Tác giả đề xuất DEKA nên sử dụng phần mềm AMIS.VN. Đây là sản phẩm của MISA – một doanh nghiệp khá uy tín hiện nay và cũng là 1 trong 4 đơn vị đầu tiên được Tổng cục Thuế tin cậy, thẩm định phần mềm kế toán đủ điều kiện đáp ứng Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN là dịch vụ phần mềm giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ quản trị từ kế toán, bán hàng, nhân sự, sản xuất, công việc, truyền thông, tri thức, sáng kiến, hành chính, kê khai thuế, xây dựng website,…Công ty TNHH DEKA trước hết nên sử dụng AMIS.VN kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kế toán kho cũng như kế toán chung của toàn doanh nghiệp. Phần mềm này đáp ứng khá đầy đủ các nghiệp vụ kế toán như quản lý quỹ, ngân hàng, mua hàng, bán hàng, công nợ, thuế, kho, giá thành,...
AMIS.VN tương đối hữu ích trong việc kế toán giá thành hàng tồn kho mà DEKA đang gặp khó khăn hiện nay. Đối với mỗi loại hàng tồn kho khác nhau, công ty có thể sử dụng thống nhất một phương pháp tính giá trị. Phần mềm AMIS.VN cung
cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp hay đặc thù hàng hóa mà lựa chọn cách tính giá phù hợp như FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Một khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn. Tức là tại bất cứ thời điểm nào, cũng có con số về giá trị tồn kho của công ty trên hệ thống. Vì vậy, chỉ cần đảm bảo các giao dịch trên hệ thống khớp với các giao dịch trên thực tế thì kết quả kinh doanh sẽ được phản ánh chính xác.
Trên quan điểm đầu tư tiết kiệm, với quy mô công ty và số lượng chứng từ kế toán phát sinh khoảng 1500 chứng từ/tháng, DEKA nên sử dụng phần mềm AMIS.VN nghiệp vụ kế toán với chi phí khoảng 27 triệu đồng/ năm và dùng thử trước khi quyết định.
3.3.2. Nâng cao số lượng và chất lượng đội ngũ nhân viên quản lý kho
Lao động kho của DEKA có trình độ khá thấp trong khi hàng hóa lại có giá trị rất cao. Lực lượng kho gồm anh Trần Quang Lâm- thủ kho có trình độ đại học và các chứng chỉ đủ điều kiện bảo quản trang thiết bị y tế theo quy định của pháp luật. Hai người còn lại là những nhân viên phổ thông trung tuổi gắn bó khá lâu năm với DEKA, dù có khá nhiều kinh nghiệm nhưng kiến thức về bảo quản hàng y tế vẫn còn nhiều hạn chế.
Trong thời gian qua, công tác đào tạo ở DEKA mới chỉ dừng lại ở việc tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, phổ biến các quy định chung của công ty về quản lý hàng hóa tới từng nhân viên, đặc biệt là các nhân viên mới. Công ty chưa tạo được sự đột phá trong công tác đào tạo, nâng cao ý thức làm việc của nhân viên kho. Chế độ đãi ngộ còn mang tính cào bằng, cơ chế động lực cho các nhân viên bộ phận kho còn rất khiêm tốn.
Trong thời gian tới, công ty cần làm tốt những việc sau đây:
- Nếu thực hiện tuyển dụng kho bổ sung, DEKA cần nâng dần tỷ trọng nhân viên quản lý hàng tồn kho tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, có trình độ Tiếng Anh khá, đặc biệt là các nhân viên phụ trách quản lý hàng tồn kho trên hệ thống. Đặc thù của công ty DEKA là việc tiếp xúc với các sản phẩm nhập khẩu, được viết hoàn toàn bằng tiếng Anh. Hơn nữa còn là các sản phẩm y tế mang tính chuyên ngành cao nên yêu cầu có hiểu biết về ngành y dược và phải xử lý linh hoạt các vấn đề xảy ra. Vì vậy, những
nhân viên được đào tạo các kiến thức bài bản về y dược hoặc kinh tế ở các cấp Cao đẳng, Đại học sẽ nắm bắt được bản chất vấn đề và đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc so với các nhân viên tốt nghiệp Trung học phổ thông được tuyển dụng và đào tạo bằng cách cầm tay chỉ việc như hiện nay.
- Đối với các cấp quản lý, công ty cần có các chính sách nhân sự linh hoạt, các chế độ đãi ngộ hấp dẫn hơn để thu hút những nhà quản lý hàng tồn kho giỏi ở các doanh nghiệp sản xuất khác cũng như hạn chế việc nhân viên có kinh nghiệm rời công ty sang doanh nghiệp khác.
- Về chính sách, chế độ đối với nhân viên: công ty nên nghiên cứu, đề xuất các chế độ đãi ngộ thích hợp để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tác giả đề xuất tổ chức các cuộc thi về nghiệp vụ kho, làm động lực phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ cho các nhân viên. Bên cạnh đó, DEKA cần nhân rộng các chính sách thưởng nóng cho nhân viên có những ý tưởng tốt nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho, các ý tưởng nhằm giảm thiểu chi phí dự trữ hàng hóa. Những chi phí đãi ngộ này sẽ không đáng kể so với những lợi ích mà các ý tưởng tốt được triển khai, áp dụng trong toàn công ty.
3.3.3. Tăng cường rà soát sổ sách quản lí dự trữ
Trong thời gian tới, để nâng cao tính chính xác của sổ sách hàng tồn kho, DEKA nên thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Trước hết, như đã chỉ ra trong giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên quản lý hàng tồn kho, công ty nên tuyển dụng những nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên, trình độ tiếng Anh khá để quản lý hàng tồn kho trên hệ thống.
- Đào tạo để nhõn viờn hiểu rừ tầm quan trọng của cụng tỏc theo dừi và quản lý hàng dự trữ trên hệ thống sổ sách và Excel. Tiếp đó là chỉ ra các nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự sai lệch giữa hệ thống và thực tế, đồng thời chỉ ra các biện pháp khắc phục.
Một số nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục cần được đào tạo kỹ tới nhân viên.
Khi hàng tồn kho thực tế bị mất, lẫn hoặc đã bị mất tìm lại được. Cách khắc phục: bên cạnh việc tìm hiểu nguyên nhân để quy trách nhiệm, bộ phận kho thực hiện các bút toán trên hệ thống theo hướng dẫn của phòng kế toán. DEKA phải yêu cầu nhân viên kế toán phải cập nhật kịp thời các giao dịch trên hệ thống đúng với thực tế.
Cuối ngày, nhân viên phụ trách kho làm báo cáo về các lỗi phát sinh và tiến độ xử lý.
Vào cuối tháng, trước lúc chốt sổ kế toán hàng tháng, Phòng Tài chính- kế toán cần đầu mối phối hợp với các phòng ban kiểm tra lại mức độ chính xác của các giao dịch trên hệ thống.
- Thực hiện tốt công tác kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Công ty cần thực hiện tốt việc kiểm kê chéo (nhân viên bộ phận này kiểm kê bộ phận khác và ngược lại) nhằm đảm bảo tính khách quan. Đồng thời nghiêm túc thực hiện các hướng dẫn của phòng kế toán về việc điều chỉnh hàng tồn kho trên hệ thống về đúng thực tế sau các đợt kiểm kê. Cần tăng cường tiến hành kiểm kê đột xuất để đánh giá mức độ chênh lệch hàng tồn kho giữa hệ thống và thực tế. Từ đó để xuất các giải pháp xử lý kịp thời, đảm bảo tính chính xác của hệ thống.
3.3.2. Một số kiến nghị
Môi trường bên ngoài có tác động lớn đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, với mỗi một hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đều chịu ảnh hưởng dù ít hay nhiều của những tác nhân bên ngoài này. Để giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác tôt chức dự trữ, Nhà nước cũng có thể tác động dưới một số góc độ như:
- Hỗ trợ phát triển ngành Dược phẩm và trang thiết bị y tế. Cơ quan quản lý nhà nước cần nghiên cứu các đề xuất giảm lãi suất cho vay đối với ngành Dược phẩm và trang thiết bị y tế từ 1-3%/năm, có các ưu đãi về thuế suất thuế nhập khẩu, thuế GTGT, tiền thuê mặt đất mặt nước…. Nhà nước cũng cần mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động nghiên cứu và xuất nhập khẩu hàng y tế, đặc biệt là với quốc gia, vùng lãnh thổ, tập đoàn kinh tế nước ngoài có trình độ khoa học và công nghệ tiên tiến nhằm thu hút đầu tư, tạo mối liên kết giữa các tổ chức, cá nhân hoạt động ở Việt Nam và nước ngoài.
- Nhà nước cần chỉ đạo, phối hợp cùng các trường cao đẳng, đại học, các trường nghề và các bộ ngành liên quan để xây dựng những chuyên ngành đào tạo chuyên sâu về quản lý dự trữ cho sinh viên. Điều này sẽ tạo được ra nguồn nhân lực dồi dào có chuyên môn, chất lượng đáp ứng cơ bản yêu cầu của các doanh nghiệp trong công tác tổ chức dự trữ.
- Tiếp tục đầu tư, nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ, đường không, đường biển nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp, hạn chế tình trạng trễ chuyến, đổi chuyến ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhập hàng của doanh nghiệp.