TẬP ĐOÀN THẠCH BÀN SANG THỊ TRƯỜNG MỸ
3.2.4. Tích hợp chuỗi cung ứng
Trong bối cảnh toàn cầu hóa,cũng như sự mở cửa ngày càng mạnh mẽ của Việt Nam,Thạch Bàn ngày càng phải đối mặt với nhiều đối thủ hơn, do vậy để đối phó với điều này điều quan trọng nhất có lẽ là cải tiến công nghệ. Đặc biệt công ty nên chú ý vào những công nghệ sau:
-Tích hợp hệ thống thông tin toàn diện : Những nhân tố chính của hệ thống là :
+) Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP-Enterprise Resource Planning
+) Hệ thống truyền thông (communication systems) +) Hệ thống điều hành (execution systems)
+) Hệ thống quy hoạch (planning systems) hoặc Advanced planning and scheduling system (APS)
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP-Enterprise Resource Planning ) như hình 3.2 được thiết kế dưới dạng các module giao dịch được tích hợp với một cơ sở dữ liệu thông dụng và phù hợp. ERP tạo điều kiện thuân lợi cho các hoạt động được tớch hợp như bỏo cỏo, giỏm sỏt, theo dừi cỏc hoạt động quan trọng như đặt hàn,sử lý bổ sung…Thêm vào đó ERP tạo ra tính đồng bộ và thống nhất về dữ liệu để đảm bảo cho việc hậu cần và cung ứng.
Để tận dụng hết lợi ích của ERP chúng ta cần phân chia hệ thống này ra thành 2 hệ thống thành phần là hệ thống dự báo (forecasting) và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM- costumer relationship management). Với CRM chúng ta có thể quản lý quan hệ giữa những người bán hàng và khách hàng,
cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về sản phẩm gạch granite cũng như thông tin về công ty.
Như vậy ngoài các khả năng truyền thống của những hệ thống đời trước như quản lý danh mục vật liệu, quản lý thu chi, tổng hợp sổ cái, quản lý hàng tồn kho, thứ tự nhập kho, lập kế hoạch dự án,lập quy trình sản xuất, hoạch định dung lượng sản xuất, ERP còn cho phép Thạch Bàn tích hợp ứng dụng trong công ty, lập kế hoạch hợp tác, dự đoán, bổ sung, quản lý quan hệ khách hàng, cho phép sử dụng các ứng dụng web, hosting.
Nguồn: Donald J. Bowersox/ David J. Closs /M. Bixby Cooper-Quản lý hậu cần chuỗi cung ứng-trang 197 (tiếng Anh) Mô hình 3.2: Mô hình tích hợp chuỗi cung ứng
Thạch Bàn nên xây dựng cấu trúc của ERP dưới dạng hình 3.3, hệ thống được thiết kế với trung tâm dữ liệu (Central Database) ở giữa nơi tất cả thông tin
của hệ thống được chứa đựng và truy cập, xung quanh là các module chức năng giúp kết hợp các hoạt động kinh doanh.
Trung tâm dữ liệu (Central Database) là kho lưu trữ thông tin của toàn hệ thống do vậy cần phải đảm bảo là bộ phận này rừ ràng và mạch lạc,khụng cú thông tin thừa hoặc thiếu thông tin bởi vì giả sử như nếu thông tin của khách hàng được lưu trữ tại 2 nơi khác nhau của trung tâm dữ liệu khi truy cập dữ liệu về khách hàng có thể gây chồng chéo, sai sót và việc khắc phục có thể rất tốn kém. Thông thường ta sẽ phân trung tâm dữ liệu thành 8 thư mục dữ liệu chính:
+) Thư mục khách hàng: Bao gồm tên,địa chỉ,thông tin giao dịch,địa điểm chuyển hàng,địa chỉ công ty,bảng giá,kỳ bán hàng,và các chỉ dẫn đặc biệt điều này giúp ích rất nhiều khi nhiều bộ phận của công ty phục vụ cùng một khách hàng.
+) Thư mục sản phẩm: Mô tả thông tin sản phẩm gạch granite và các dịch vụ đi kèm của công ty bao gồm số lượng sản phẩm, mô tả sản phẩm, đặc tính vật lý, địa điểm sản xuất, bản tham khảo các sản phẩm tương đương, dữ liệu về chi phí, thư mục này giúp quản lý về sản phẩm của Thạch Bàn cũng như dễ dàng có những so sánh với các sản phẩm tương đương của cá đối thủ cạnh tranh.
+) Thư mục các nhà cung ứng: Danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu và dịch vụ cho Thạch Bàn, bao gồm tên, địa chỉ, vận chuyển,nhận thông tin, chỉ dẫn các khoản hoạt động giao dịch, điều này cho phép Thạch Bàn giao dịch với các nhà cung ứng của mình hiệu quả cũng như đánh giá được chất lượng các nhà cung ứng của mình.
+) Thư mục đặt hàng: Chứa thông tin về các đơn đặt hàng của khách hàng với Thạch Bàn, thư mục này chựa đựng thông tin về số lượng khách hàng, tên, ngày tiếp nhận yêu cầu của khách hàng,danh mục các sản phẩm và số lượng được đặt, các yêu cầu đóng gói và chuyển hàng đặc biệt thư mục này cần phải được cập nhật thông tin từ nhiều luồng khác nhau bao gồm EDI, internet.
+) Thư mục nguyên liệu: Thư mục này chứa đựng thông tin về các nguyên vật liệu thô dùng để tạo ra sản phẩm gạch granite của Thạch Bàn bao gồm tên nhà cung ứng nguyên vật liệu, mục đích sử dụng, số lượng, chất lượng, phương thức giao dịch.
+) Thư mục đặt mua: So với thư mục đặt hàng thì thư mục đặt nua có thêm thông tin về việc đặt mua với các nhà cung ứng bao gồm các thông tin về số lượng đặt mua, số lượng nhà cung ứng, tên, ngày yêu cầu, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng, danh sách các hạng mục được mua, số lượng tương ứng, ví dụ việc đặt mua có thể bao gồm các nguyên liệu thô cho quá trình sản xuất, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, vận hành.
+) Thư mục hàng tồn kho: Thư mục này chứa các thông tin về hàng tồn kho như số lượng, tình trạng hàng tồn kho gạch granite của Thạch Bàn.
+) Thư mục lịch sử: Thư mục này cho biết lịch sử các lần đặt hàng từ phía khách hàng của Thạch Bàn, nguồn quỹ, phân tích quyết định, dự đoán. Thư mục này giúp Thạch Bàn đánh giá theo chuỗi thời gian về thị trường, thị hiếu khách hàng, các quyết định liên quan để đưa ra quy trình hoạt động cho tương lai.
Nguồn: Donald J. Bowersox/ David J. Closs /M. Bixby Cooper-Quản lý hậu cần chuỗi cung ứng-trang 227 (tiếng Anh) Mô hình 3.3: Cấu trúc ERP
Khi đã có trung tâm dữ liệu (Central Database) Thạch Bàn triển khai 8 module bao quanh trong hệ thống ERP như hình 3.3 để xây dựng hệ thống ERP
hoàn chỉnh, các module này vừa khai thác vừ bổ sung thông tin cho trung tâm dữ liệu
Module ứng dụng tài chính : Module này tổng hợp các giao dịch, tình hình tài chính, sổ sách kế toán của Thạch Bàn, module tạo điều kiện cho chuẩn hóa bản kê khai thu nhập, bảng cân đôi kế toán, các hoạt động tài chính theo khu vực và toàn cầu, các hoạt động điển hình như kế toán các khoản thu chi, hóa đơn,kế toán tài chính, báo cáo quản lý.
Module ứng dụng dịch vụ :Module này hỗ trợ hoạt động bán hàng và hoạt động bảo hành sau bỏn hàng cỏc sản phẩm gạch granite của Thạch Bàn, theo dừi việc sử dụng của khách hàng, ghi nhận những lần bảo hành với khách hàng,tìm ra nhưng lỗi của sản phẩm gạch, và những khiếu nại về sản phẩm, ví dụ như việc phàn nàn của khách hàng về độ chống xước, độ bóng, độ chịu lực của gạch granite Thạch Bàn.
Module ứng dụng nguồn nhân lực: Ghi lại việc tuyển dụng nhân lực, phân chia công việc, khả năng làm việc của nhân viên tại Thạch Bàn, thông tin được sử dụng để xỏt duyờn biờn chế, tớnh thuế, theo dừi thời gian cỏc nhõn trong cụng ty sử dụng để thực hiện một đơn đặt hàng, một hoạt động hoặc một chuỗi các công việc được giao, tính toán chi phí sản xuất cũng hư dịch vụ liên quan nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực.
Module ứng dụng báo cáo: Chuẩn hóa và tối ưu hóa báo cáo tại Thạch Bàn là nhiệm vụ của module này tạo điều kiện thực hiện theo dừi, đỏnh giỏ hoạt động của hệ thống, hỗ trợ việc đưa ra quyết định.
Hệ thống điều hành (execution systems): Hệ thống này bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management-CRM), hệ thống quản lý vận chuyển (Transportation Management System-TMS) và hệ thống quản lý nhà kho (Warehouse Management System-WMS)
+) Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được thiết kế để mở rộng chức năng của module ứng dụng bán hàng và vận chuyển được biểu thị qua hình 3.4, CRM cần được đánh giá như một loại tài sản của Thạch Bàn. Đây là điều trước kia chưa hề có cũng như khá khó thực hiện, đơn giản khách hàng sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của Thạch Bàn. Trong khi module ứng dụng bán hàng và
hàng, và quản lý thông qua một quá trình hoàn chỉnh thì CRM yêu cầu việc theo dừi quỏ trỡnh bỏn hàng, phõn tớch lịch sử bỏn hàng, quản lý giỏ cả, quản lý tiếp thị, quản lý sửa chữa, quản lý hạng mục,quản lý liên hệ khách hàng, hỗ trợ đưa ra quyết định của Thạch Bàn.
Nguồn: Donald J. Bowersox/ David J. Closs /M. Bixby Cooper-Quản lý hậu cần chuỗi cung ứng-trang 242 (tiếng Anh) Mô hình 3.4: Hệ thống mở rộng của CRM
+) Hệ thống quản lý vận chuyển (TMS): Hệ thống này tạo sự chủ động trong việc đánh giá các phương án thay thế cho việc vận chuyển sản phẩm gạch
Thạch Bàn đến tay khách hàng, xác định phương án vận chuyển tối ưu nhất, với TMS công ty có thể :
Củng cố việc đặt hàng
Tối ưu hóa tuyến đường giao hàng
Quản lý tốc độ phương tiện vận tải
EDI kết nối với phương tiện vận tải
Theo dừi việc giao hàng thụng qua Internet
Quản lý khiếu nại
Lựa chọn phương tiện vận tải dựa trên chi phí và dịch vụ mang lại Với các chức năng trên TMS sẽ giúp công ty tối ưu hóa chi phí vận chuyển, tăng cường khả năng cung ứng.
+) Hệ thống quản lý nhà kho (WMS) : Hệ thống này được thiết kế với phần lừi cú nhưng chức năng chớnh là tiếp nhận nguyờn liệu bổ sung, sắp xếp nhà kho, ngoài ra còn phần mở rộng của hệ thống (advanced WMS) như hình 3.5
Nguồn: Donald J. Bowersox/ David J. Closs /M. Bixby Cooper-Quản lý hậu cần chuỗi
Mô hình 3.5: Hệ thống quản lý nhà xưởng
Quản lý nhà xưởng có chức năng quản lý phương tiện vận tải cà hàng hóa chứa trong các phương tiên đó trong phạm vi nhà xưởng. Quản lý lao động giúp Thạch Bàn tối đa hóa việc sử dụng lao động, sử dụng lượng lao động tối thiểu nhằm giảm thiểu chi phí. Tối ưu hóa nhà kho đưa ra phương án nhắm đưa ra vị trí tốt nhất cho việc lưu trữ hàng hóa, giảm thiểu tối đa số bước cũng như thời gian cần thực hiện để dỡ hàng khỏi kho. Dịch vụ giá trị gia tăng quản lý việc thực hiện các công việc đóng gói, dán nhãn, bố trí, sắp xếp sản phẩm. Hoạt động hậu cần ngược chiều thực hiện việc sửa chữa, tái chế, hoạt động này ngày càng quan trọng hơn do nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng về sản phẩm thân thiện với môi trường.
Hệ thống quy hoạch (planning systems ) hoặc Advanced planning and scheduling system (APS) được xây dựng nhằm hỗ trợ việc đánh giá các phương án thay thế của chuỗi cung ứng và việc ra quyết định của chiến lược và chiến thuật. APS có 4 module chính như sau: Quản lý nguồn lực, quản lý cầu, tối ưu hóa yêu cầu, phân bổ nguồn lực minh họa như hình 3.6
Quản lý nguồn lực Tối ưu hóa yêu cầu
Quản lý cầu Phân bổ nguồn lực
Hệ thống hoạch định doanh nghiệp ERP
Nguồn: Donald J. Bowersox/ David J. Closs /M. Bixby Cooper-Quản lý hậu cần chuỗi cung ứng-trang 255 (tiếng Anh) Mô hình 3.6: Cấu trúc của hệ thống APS
Module quản lý nguồn lực: Module này kết hợp và ghi lại các nguồn lực, các liên kết trong chuỗi cung ứng của Thạch Bàn, sử dụng các yếu tố này để đánh giá sự cân bằng được kết hợp với việc thực hiện quyết định trong chuỗi cung ứng, đưa ra thông tin chính xác và toàn diện nhằm xây dựng kế hoạch đáng tin cậy. Hơn nữa do sự phát triển của module quản lý cầu mà module quản lý nguồn lực cần phải có thê thông tin về khách hàng, chi phí, liên kết hệ thống, và
Module quản lý cầu: Phát triển những yêu cầu cho việc lập kế hoạch theo chiều ngang, căn cứ vào các thông tin lịch sử về hoạt động tiếp thị, thông tin khách hàng, đặt hàng để xây dựng hoạt động quảng cáo và tiếp thị
Module tối ưu hóa nguồn lực: Module này sử dụng các thông tin từ module quản lý nguồn lực kết hợp với các hàm toán học và phần mềm chuyên dụng để đánh giá ảnh hưởng của cầu đến chuỗi cung ứng, cân bằng và giảm thiểu các yếu tố ngẫu nhiên không mong muốn, đưa ra những chiến lược chiến thuật phù hợp.
Module phân bổ nguồn lực: Phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả từ nhân lực, thời gian, tài chính cho các bộ phân trong chuỗi cung ứng
Hệ thống truyền thông (communication systems): Hệ thống này cho phép luồng thông tin lưu chuyển trong bản thân Thạch Bàn cũng như trong chuỗi cung ứng của Thạch Bàn như thông tin hậu cần (bao gồm dữ liệu thời gian thực về hoạt động điều hành và dòng chảy của nguyên vật liệu trong nội bộ Thach Bàn), tình trạng sản xuất, sản phẩm tồn kho, chuyển hàng cho khách, các đơn đặt hàng trong tương lai, cho biết tình hình tài chính, vận chuyển, khách hàng.
Các dạng công nghệ truyền thông cần được sử dụng trong chuỗi cung ứng của Thạch Bàn là thanh mã hóa, chuyển đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange-EDI),vô tuyến,internet,máy quét.
Internet: Công nghệ Internet là một lực lượng đằng sau các giao dịch kinh doanh. Internet là động lực cho chiến lược kinh doanh theo kiểu doanh nghiệp đến khách hàng (B2C) và doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) của Thạch Bàn. B2C ám chỉ doanh nghiệp là “trực tiếp đến khách hàng”, đặc biệt đối với các hoạt động bản lẻ trên mạng Internet và bao gồm sản phẩm, bảo hiểm, ngân hàng...B2B ám chỉ doanh nghiệp quản lý chủ yếu qua internet giữa các doanh nghiệp. Điều này bao gồm cả những giao dịch thường gặp hiện thời, cũng như việc hợp tác với nhà cung ứng và khách hàng để đạt được mục tiêu chung. Điều này là đúng vì các nhà bán lẻ trực tuyến cần xây dựng sự tin tưởng của khách hàng thông qua thời hạn trả lại hàng hóa dài. Vận chuyển bưu kiện đã được thiết đặt sẵn sàng để quản lý việc trả lại hàng hóa này,các chuỗi cung ứng truyền thống thường không để ý dịch vụ giao hàng tận nhà.
- Vận chuyển trực tiếp: Trong chiến lược này, hàng hóa được vận chuyển một cách trực tiếp từ nhà cung cấp đến các cửa hàng bán lẻ mà không qua các trung tâm phân phối
-Xếp hàng vào kho: Đây chính là chiến lược cổ điển mà ở đó các nhà kho giữ hàng hóa trong kho và cung cấp những sản phẩm yêu cầu cho khách hàng.
- Dịch chuyển chéo: Trong chiến lược này, hàng hóa được phân phối liên tục từ nhà cung cấp thông qua nhà kho đến khách hàng. Tuy nhiên, các nhà kho hiếm khi giữ hàng tồn kho nhiều hơn từ 10 đến 15 giờ.
Kỹ thuật chuyển đổi dữ liệu điện tử (EDI). Điều này cho phép các máy tính từ xa có thể trao đổi dữ liệu mà không cần phải qua một phương tiện trung gian nào. Kỹ thuật này cho phép kiểm tra các dữ liệu bán hàng của mỗi sản phẩm, khi tồn kho thấp hơn mức bảo hiểm thì hệ thống sẽ tự động gởi thông điệp đặt hàng cho nhà cung cấp, sử dụng dữ liệu điểm bán hàng điện tử- làm giảm đáng kể các công việc giấy tờ có thể lên đến 90%, giảm thời gian giao nhận 50 %, hạ thấp chi phí giao dịch, thúc đẩy việc truyền thông, giảm thiểu lỗi giao hàng lên đến 95%, giảm yêu cầu nhập dữ liệu tới 70%, làm cho hệ thống tích hợp hơn rất nhiều và tạo ra mối quan hệ kinh doanh chặt chẽ hơn, tăng khả năng cạnh tranh quốc tế.
Công nghệ mã hóa chi tiết (bar coding), mà ở đó mỗi bưu kiện nguyên vật liệu di chuyển đều đi kèm với một thẻ nhận diện. Thẻ này thông thường là mã vạch hoặc sọc từ có thể đọc thông tin một cách tự động khi kiện hàng hoặc nguyên liệu dịch chuyển theo lịch trình. Nhờ đó mà hệ thống hậu cần sẽ biết chính xác quá trình di chuyển của hàng hóa ở bất kỳ thời điểm nào, tạo thuận lợi cho việc quản lý, dịch chuyển, phân loại, củng cố, đóng gói và phân phối nguyên vật liệu. Hiện việc quản lý nguyên vật liệu đầu vào cũng như sản phẩm đầu ra ở công ty Thạch Bàn còn thực hiện khá thủ công