Thủ tục nhập – xuất kho Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Chính Quỳnh

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán với việc nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Chính Quỳnh

2.2.2 Thủ tục nhập – xuất kho Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Chính Quỳnh

2.2.2.1 Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu tại Công ty.

Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng công trình thông qua bản dự toán vật tư do chủ đầu tư cung cấp và đã được Giám đốc xét duyệt, chủ nhiệm công trình lập bản dự trù vật tư và bản dự trù chi tiêu cho công trình mình quản lý đưa lên phòng kế toán. Kế toán vật tư sau khi xem xét, đối chiếu với dự toán thấy hợp lý sẽ trình kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau khi Giám đốc đã ký thì:

+Đối với những vật liệu có giá trị lớn thuộc bản dự trù vật tư tháng phòng vật tư sẽ cử cán bộ vật tư liên hệ với nhà cung cấp đã ký hợp đồng từ trước đề

nghị báo giá và nếu đồng ý mua thì sẽ ký hợp dồng lần đầu từ những lần mua sau chỉ cần gọi điện và đơn vị bán đó sẽ cung cấp vật liệu đến tận chân công trình cho công ty vì thế gía mua vật liệu của doanh nghiệp thuê vận chuyển thì khi giá nhập kho vật liệu phải tính thêm cả phần chi phí vận chuyển.

+ Đối với vật liệu có giá trị nhỏ được kê trong bản chi tiêu tháng của công trường gửi lên thì nhân viên hạch toán đội sẽ viết giấy tạm ứng để mua vật liệu đó.

+ Đối với những vật liệu được mua địa bàn nơi xây dựng công trình thì chủ nhiệm công trình phải báo cáo trước cho Giám đốc về chủng loại và số lượng vật liệu cần nhập. Sau khi Giám đốc đồng ý sẽ mua vật liệu về nhập kho. Lúc này nhân viên quản lý vật tư đội sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho làm 3 liên:

Liên 1: Lưu tại sổ.

Liên 2: Giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập khẩu và ghi thẻ rồi giao cho kế toán.

Liên 3: Giao cho người nhận.

Đối với những vật liệu được mua khác địa bàn nơi công trình thi công, khi ký kết hợp đồng xong trước khi vận chuyển vật liệu đến công trình, nhà cung cấp vật liệu sẽ xuất hoá đơn bán hàng cho doanh nghiệp để kế toán vật tư của doanh nghiệp lập phiếu nhập kho và điền vào cột số lượng theo chứng từ của phiếu nhập kho rồi trình kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Một liên lưu tại sổ, một liên lưu lại phòng kế toán củadoanh nghiệp, một liên giao cho nhân viên áp tải hàng. Khi vật liệu về đến kho của đội thì nhân viên áp tải hàng phải mang phiếu nhập kho và một số giấy tờ cần thiết khác cho chủ nhiệm công trình ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của phiếu nhập kho. Sau đó chủ nhiệm công trình cho kiểm tra số lượng, chủng loại có đúng hợp đồng và phiếu nhập kho không nếu không có gì sai phạm thì đồng ý cho nhập kho số vật liệu đó. Khi đó nhân viên quản lý vật tư đội viết vào cột số lượng trước khi nhập kho thì sau khi kiểm nghiệm nếu thấy đúng chất lượng thì mới tiến hành viết phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

- Liên 1: Lưu lại nơi lập phiếu.

- Liên 2: Lưu ở phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.

- Liên 3:Giao cho người nhận.

 Một số chứng từ thực tế tại Công ty

Ví dụ 1: Ngày 05/01/2014 mua xi măng của Công ty TNHH Anh Thư.

Biểu 2.1:Giấy đề nghị mua vật tư

TỔNG CễNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ

Ngày 05 tháng 01 năm 2014 Họ và tên: Đỗ Văn Thanh

Lý do sử

dụng: Phục vụ thi công công trình

STT Tên vật tư Mã

vật tư ĐVT Số lượng Ghi

chú

1 Xi măng PC30 106 tấn 100

2 Xi măng PC40 202 tấn 50

Ngày 05 tháng 01 năm 2014

Giám đốc Thủ kho Người đề nghị

(Ký, ghi rừ họ

tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)

Biểu 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng.

HểA ĐƠN Mẫu số:01GTKT3/002

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/14P Liên 2: Giao khách hàng Số: 0000286 Ngày 05 tháng 01 năm 2014

Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH ANH THƯ

Mã số thuế: 200128670

Địa chỉ: Số 1 - Cát Bi - Hải Phòng

Điện thoại: 0313.934.384

Số tài khoản: 0200305687

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH

Mã số thuế: 0200864913

Địa chỉ: Số 167 - Tô Hiệu- Phường Trại Cau - Lê Chân - Hải Phòng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

(1) (2) (3) (4) (5) (6 = 4*5)

1 Xi măng PC30 tấn 100 1.300.000 130.000.000

2 Xi măng PC40 tấn 50 1.350.000 67.500.000

Cộng tiền hàng: 197.500.000

Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 19.750.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 217.250.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bảy triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng

(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)

Khi hàng về tới kho, nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.

Biểu 2.3:Biên bản kiểm nghiệm vật tư

TỔNG CÔNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH CÔNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH

Bộ phận: Vật tư

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 05 tháng 01 năm 2014 Ban kiểm nghiệm gồm có:

1. Ông Đồng Văn Thiệp Chức vụ: Trưởng ban

2. Bà Trần Thị Trang Chức vụ: Ban viên

3. Ông Nguyễn Duy Hùng Chức vụ: Ban viên

Căn cứ vào hóa đơn số 0000286 ngày 05/01/2014 của Công ty Xây dựng và Đầu tư Bạch Đằng 6 đã kiểm nghiệm vật tư sau:

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư

Mã số

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Số kiểm tra đúng quy cách

Số lượng kiểm tra không đúng quy cách

Ghi chú

1 Xi măng PC30 106 Cân đo Tấn 100 100 0

2 Xi măng PC40 202 Cân đo Tấn 50 50 0

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số xi măng PC30 và xi măng PC40 đủ quy cách nhập kho.

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)

(Nguồn: phòng kế toán Công ty)

Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:

Liên 1: lưu ở phòng kế hoạch

Liên 2: thủ kho viết vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.

Biểu 2.4:Phiếu nhập kho

TỔNG CÔNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH Mẫu số: 01 - VT

CÔNG TY TNHH CHÍNH QUỲNH Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 của BTC