NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nợ phải thu của Công ty TNHH NN MTV Xuất Nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội
Từ những nghiên cứu và phân tích nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý nợ phải thu của Công ty TNHH NN MTV Xuất Nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội thời gian qua, trong phạm vi hiểu biết của bản thân tôi xin được đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nợ phải thu của Công ty TNHH NN MTV Xuất Nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội như sau:
Giải pháp 1: thay đổi chính sách tín dụng theo hướng nâng cao tiêu chuẩn tín dụng và áp dụng mức chiết khấu thanh toán hợp lý cho khách hàng.
* Cơ sở:
Áp dụng các tiêu chuẩn bán chịu chặt chẽ hơn có thể làm giảm doanh thu của Công ty nhưng nó lại hạn chế tối đa lượng vốn của Công ty bị chiếm dụng và khiến tốc độ giảm của doanh thu sẽ nhỏ hơn tốc độ giảm của nợ phải thu. Mặt khác tỷ lệ chiết khấu hấp dẫn sẽ kích thích khách hàng thanh toán sớm hơn qua đó giúp Công ty thu hồi vốn nhanh hơn. Vốn được thu hồi nhanh hơn có tác dụng nâng cao giá trị thực của khoản thu nhập nhận được, làm tăng tốc độ quay vòng vốn và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Nói cách khác việc áp dụng biện pháp này sẽ mang lại lợi ích nhiều hơn là thiệt hại cho Công ty.
* Phương thức thực hiện:
+ Nâng cao tiêu chuẩn bán chịu: Công ty nên nâng cao tiêu chuẩn tín dụng của mình nhằm giảm thiểu các khoản bán chịu cho những khách hàng có mức độ tín nhiệm thấp qua đó hạn chế được rủi ro từ các khoản nợ kéo dài hay khó có khả năng thu hồi do khách hàng không có khả năng trả nợ. Công
ty cần xây dựng một hệ thống cho điểm tín dụng với các tiêu chuẩn khắt khe hơn trong phân tích và đánh giá mức độ tín nhiệm của khách hàng.
+ Thay đổi tỷ lệ chiết khấu: để có thể giảm tỷ lệ các khoản phải thu trong cơ cấu vốn lưu động của mình nhưng không làm suy giảm doanh thu tiêu thụ, công ty nên đưa ra những tỷ lệ chiết khấu ưu đãi đối với từng nhóm khách hàng tùy thuộc vào địa vị tín dụng của họ và mối quan hệ của họ với công ty nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, giảm chi phí thu hồi nợ. Mức chiết khấu nên được thể hiện cụ thể qua tỉ lệ phần trăm được giảm trừ theo giá trị thanh toán.
Tuy nhiên để đảm bảo thu lợi tối đa, Công ty cũng phải nghiên cứu kỹ để đề ra một tỷ lệ chiết khấu hợp lý nhất nhưng vẫn phải đảm bảo phát huy được hiệu quả. Để định ra tỷ lệ chiết khấu này, Công ty cần phải dựa vào lãi suất ngân hàng về vốn vay. Cụ thể, với lãi suất vay ngắn hạn là 1.5%/tháng, khách hàng được phép chịu 30 ngày nhưng nếu trả trước trong vòng 10 ngày sẽ được hưởng mức chiết khấu 0.8%.
Ví dụ: Tại thời điểm 31/12/2011, có hợp đồng kí kết giữa Công ty với khách hàng A, giá trị hợp đồng là 1000 tr.đ, thời hạn thanh toán là 1 tháng; lãi suất vay ngắn hạn ngân hàng là 1.5%/tháng. Nếu khách hàng không thanh toán ngay tiền hàng, trong khi đó công ty lại thiếu vốn để kinh doanh thì Công ty sẽ phải đi vay ngân hàng với số tiền lãi phải trả là:
1000 x 1.5% = 15 tr.đ
Để thu tiền hàng ngay công ty đưa ra tỷ lệ chiết khấu là 0.8% giá trị hàng bán, khi đó số tiền chiết khấu của khách hàng A được hưởng nếu thanh toán sớm là:
1000 x 0.8% = 8 tr.đ
Số tiền công ty tiết kiệm do sử dụng chính sách chiết khấu so với đi vay ngân hàng là: 15 - 8= 7 tr.đ
Rừ ràng việc sử dụng chớnh sỏch chiết khấu thanh toỏn cú thể mang lại cho công ty rất nhiều lợi ích. Vì vậy Công ty nên sử dụng chính sách này trong các hợp đồng mua bán hàng hoá, cụ thể có thể đa ra các mức tỷ lệ chiết khấu như sau:
Nếu khách hàng thanh toán ngay sau khi mua hàng, công ty chiết khấu cho khách hàng theo tỷ lệ 1% giá trị hàng bán.
Nếu khách hàng thanh toán trước 10 ngày kể từ khi mua hàng thì công ty chiết khấu theo tỷ lệ 0.8% giá trị hàng bán.
Nếu khách hàng thanh toán đúng thời hạn thanh toán thì không được hưởng chiết khấu thanh toán.
Nếu khách hàng đến thời hạn thanh toán mà chưa thanh toán thì sẽ phải chịu lãi suất cao hơn so với lãi suất ngân hàng.
Giải pháp 2: bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ của đội ngũ quản lý nợ phải thu.
* Cơ sở:
Con người luôn đóng vai trò quan trọng nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một đội ngũ cán bộ tín dụng có trình độ chuyên môn khá sẽ giúp cho doanh nghiệp không những có thể xây dựng được một chính sách tín dụng hợp lý mà còn tăng hiệu quả thu nợ qua đó tiết kiệm được lượng vốn lớn đầu tư cho khoản phải thu. Công ty có thể mất chi phí và thời gian trong ngắn hạn để đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ này tuy nhiên Công ty sẽ thu được lợi ích lớn lao từ sự đóng góp của chính đội ngũ này trong dài hạn, do đó doanh nghiệp nên có một mức đầu tư hợp lý vào nhân tố này.
* Phương thức thực hiện:
+ Công ty nên tổ chức các lớp học hoặc tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ tín dụng tham gia các lớp học có sự giảng dạy bởi các chuyên gia trong để
nâng cao trình độ, kỹ năng nghiệp vụ của mình. Các cán bộ thẩm định cần được nâng cao khả năng phân tích chuyên sâu tình hình tài chính và khả năng trả nợ của khách hàng qua đó có thể nhận định mức độ tín nhiệm của khách hàng một cách chính xác hơn. Những nhân viên của phòng công nợ nên được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ.
+ Mặt khác, phải không ngừng nâng cao kiến thức pháp luật kinh tế của đội ngũ quản lý nợ phải thu để vận dụng vào quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Trong thương thảo hợp đồng, nên đưa những ràng buộc có tính đảm bảo (thường là đảm bảo bằng vật chất như ký cược, ký quỹ, đặt cọc...) để nâng cao trách nhiệm của mỗi chủ thể trong việc thực hiện nghĩa vụ đã cam kết với nhau trong hợp đồng, đồng thời ngăn ngừa tình trạng chây ỳ, trốn tránh nghĩa vụ trong việc thực hiện hợp đồng, tức là ngăn ngừa tình trạng tái phát sinh nợ quá hạn trong doanh nghiệp.
+ Bên cạnh đó, Công ty cũng nên tạo điều kiện cho cán bộ tín dụng được thường xuyên giao lưu, trao đổi kinh nghiệm với các doanh nghiệp trong cùng ngành để nâng cao khả năng và đa dạng hóa các biện pháp xử lý công nợ trong thực tế.
Giải pháp 3: chuyên nghiệp hóa quy trình tín dụng thương mại.
* Cơ sở:
Một quy trình tín dụng thương mại được thực hiện một cách khoa học và tuân theo những quy chuẩn nhất định từ khâu đánh giá uy tín khách hàng cho đến khâu thu hồi nợ rất phức tạp và có thể tiêu tốn nhiều công sức tuy nhiên nó sẽ giúp Công ty hạn chế được tối đa việc phát sinh các khoản nợ mới đồng thời có thể thu hồi được công nợ nhanh nhất và hiệu quả quản lý nợ phải
* Phương thức thực hiện:
+ Xây dựng các quy định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất…của từng khách hàng.
+ Để có thể giảm thiểu tối đa các khoản nợ mới phát sinh trước khi cho khách hàng nợ, Công ty cần xem xét từng đối tượng, tức là làm tốt công tác thẩm định tư cách pháp lý, khả năng tài chính và uy tín của khách hàng để tránh tình trạng bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán nợ. Đối với khách hàng trong nước, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty của khách hàng để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách hàng có điều kiện được nợ không. Còn đối với khách hàng nước ngoài, Công ty cần phải thường xuyên tiếp xúc với một số hiệp hội, ban ngành như Đại sứ quán hay Tham tán và Phòng thương mại của nước ta ở nước ngoài để có thể thu thập được những thông tin chính xác nhất về khách hàng.
+ Khi ký hợp đồng phải qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có lịch sử về nợ xấu, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng nên có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời hạn thanh toỏn. Đồng thời Cụng ty phải qui định rừ ràng chớnh sỏch bỏn chịu và mức độ nợ phải thu sao cho phù hợp với khả năng tài chính của công ty:
Đối với những khách hàng nhỏ lẻ, công ty thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
Đối với khách hàng lớn, trước khi cho khách hàng nợ, Công ty cần xem xét từng đối tượng, tức là làm tốt công tác thẩm định tư cách pháp lý,
khả năng tài chính và uy tín của khách hàng để tránh tình trạng bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán nợ, đồng thời công ty phải qui định rừ ràng chớnh sỏch bỏn chịu và mức độ nợ phải thu sao cho phự hợp với khả năng tài chính của công ty.
+ Sau khi ký hợp đồng, Công ty nên gửi hóa đơn cho khách đúng kỳ hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất, liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc. Nếu có thể Công ty nên yêu cầu nhân viên kinh doanh phải dành thêm một buổi để gặp gỡ khách hàng và điều này đã giúp công ty hiểu rừ hơn về tỡnh trạng tài chớnh của khỏch hàng. Cụng ty sẽ sớm phỏt hiện được những khách hàng nào có khả năng không thanh toán các khoản phải thu đúng hạn, thậm chí là trước khi họ thể hiện đầy đủ các dấu hiệu, và thay đổi hình thức thanh toán đối với các dạng khách hàng này sang trả ngay khi giao hàng.
+ Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Nếu khách hàng gặp khó khăn Công ty có thể hợp tác hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết khoản phải thu với khả năng có thể thông qua hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi qua điện thoại không hiệu quả... Nếu khó thu hồi nợ, có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.
+ Công ty nên để phòng công nợ chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dừi cụng nợ từ khi nợ phỏt sinh, chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ.
+ Công ty cần thực hiện tốt công tác chuẩn bị thu hồi nợ. Khi nợ đến hạn thanh toán Công ty nên gửi bản liệt kê, hóa đơn cho khách hàng đúng kỳ
hạn bằng chuyển phát nhanh, thư bảo đảm để khách hàng nhận được giấy tờ trong thời gian ngắn nhất.
Quy trình thu hồi nợ:
Trước hết ta lên danh sách khách hàng nợ quá hạn và phân loại khách hàng quá hạn và khó đòi. Khi xử lý nợ quá hạn Công ty cần chú ý đối với các ngành nghề, hàng hóa khác nhau sẽ có thời hạn bán chịu khác nhau và cách xử lý nợ quỏ hạn cũng khỏc nhau. Bờn cạnh đú, Cụng ty cũng nờn làm rừ việc khách hàng chưa trả tiền là do nguyên nhân chủ quan hay khách quan, tìm hiểu tình hình thị trường cũng như tài chính hiện tại của khách hàng thông qua nhân viên phụ trách trực tiếp khách hàng, cũng như các nhà cung cấp khác cung cấp cho khách hàng này để có hướng xử lý thích hợp.
a. Với khách nợ quá hạn:
Đối với khách nợ là khách hàng thường xuyên, thanh toán tốt nhưng đang tạm thời chưa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định công ty nên hỗ trợ khách hàng cho họ thêm một thời gian nhất định và phải làm cam kết thanh toán trong thời hạn bao nhiêu ngày và vẫn cung cấp hàng cho họ với mức hạn chế.
Đối với khách hàng nợ quá hạn, vẫn mua hàng, vẫn thanh toán nhưng theo kiểu nhỏ giọt thì Công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Cho tiếp tục lấy hàng với phương thức trả 2 lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1 tùy theo nhu cầu thị trường của mặt hàng mà Công ty cung cấp.
- Cắt hàng, không cung cấp hàng và yêu cầu thanh toán hết nợ mới cung cấp tiếp hàng.
b. Đối với nợ khó đòi:
• Bước 1: Nếu mọi giấy tờ pháp lý đầy đủ công ty nên gửi cho khách nợ 3 là thư nhắc nhở với mức độ răn đe tăng lên dần.
• Bước 2: Nếu sau khi gửi 3 lá thư nhắc nợ mà khách nợ vẫn chây ỳ không trả nợ thì làm đơn khởi kiện và fax thẳng cho họ.
• Bước 3: Khi nhận được thư khởi kiện mà không thấy khách nợ có phản ứng gì thì gửi thẳng ra tòa để xử lý.
Giải pháp 4: sử dụng những công cụ tiên tiến trong quản lý và thu hồi nợ.
*Cơ sở:
Việc áp dụng một số phần mềm trong quản lý nợ phải thu sẽ khiến Cụng ty mất thờm chi phớ quản lý nhưng nú sẽ giỳp Cụng ty cú thể theo dừi sát sao công nợ, nhận biết kịp thời các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán cũng như biết được thời gian quá hạn của những khoản nợ quá hạn. Những phần mềm này giúp Công ty luôn nhận biết được tình trạng công nợ hiện tại của mình như thế nào qua đó có thể đưa ra những biện pháp xử lý thích hợp nhất.
Mặt khác việc sử dụng một số công cụ hay dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp sẽ giúp Công ty thu hồi nợ nhanh chóng mà không gây tổn hại tới uy tín của mình.
* Phương thức thực hiện:
+ Công ty nên áp dụng các phần mềm kế toán có phần hành (module) hỗ trợ quản lý công nợ như eCatstock, Sales & Inventory Controls hay GCOM. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cũng báo cáo công nợ chi đến khách hàng theo các tiêu chí quản trị, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ.
+ Đồng thời, Công ty nên sử dụng một dịch vụ trong thu hồi công nợ hiện đại đó là “Bao thanh toán”. Bao thanh toán (factoring) là nghiệp vụ mà theo đó công ty có công nợ phải thu sẽ bán lại những khoản phải thu của khách hàng cho một công ty chuyên làm nghiệp vụ thu hồi nợ. Về phía công ty bán nợ, sau khi bán các khoản phải thu sẽ khỏi phải bận tâm sẽ khỏi phải bận tâm đến việc thu nợ mà chỉ tập trung vào sản xuất kinh doanh.
Để quyết định có sử dụng bao thanh toán hay không công ty phải so sánh giữa việc thu hồi nguyên một khoản phải thu trong tương lai có kèm theo rủi ro và tốn kém chi phí với việc thu ngay ở hiện tại một số tiền bằng khoản phải thu trừ đi một khoản bao thanh toán. Để quyết định chắc chắn có sử dụng dịch vụ “bao thanh toán” hay tự mình thu hồi các khoản nợ cần thực hiện tuần tự các bước sau:
Bước 1: Thu thập thông tin, bao gồm:
- Lãi suất chiết khấu mà công ty chuyên mua bán nợ yêu cầu, giả sử là rCK %/tháng.
- Phí bao thanh toán của công ty mua bán nợ, giả sử là rTT %/giá trị hợp đồng bao thanh toán.
- Chi phí cơ hội vốn của doanh nghiệp, giả sử là rCH %.
Bước 2: Sử dụng các thông tin trên để tính toán trong 2 trường hợp
a. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ bao thanh toán thì số tiền doanh nghiệp nhận được (VTH1) là:
VTH1 = VPT – VPT.rCK.n – VPT.rTT = VPT(1-n.rCK-rTT)
b. Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng dịch vụ “bao thanh toán”, thì sau n tháng doanh nghiệp thu được (VPT) đồng. Nếu qui số tiền này về hiện tại thì thực chất doanh nghiệp chỉ thu được số tiền (VTH2) là:
VTH2 = n
CH PT
r V
) 1 ( +
Bước 3: Tiến hành so sánh VTH1 và VTH2 để đưa ra quyết định:
- Nếu VTH1 > VTH2 doanh nghiệp quyết định sử dụng
- Nếu VTH1 < VTH2 doanh nghiệp sẽ chờ đến hạn thanh toán - Nếu VTH1 = VTH2 tùy theo tình hình thực tế để quyết định
Để đưa ra quyết định có sử dụng dịch vụ bao thanh toán hay không, có thể xem xét tình huống sau: Giả sử Công ty có khoản phải thu 10 tỷ đồng ba tháng nữa sẽ đến hạn thanh toán và khoản phải thu này là khoản phải thu có