PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN
A. Những vấn đề chung về kế toán công nợ
IV. Nguyên tắc hạch toán
- Khoản phải thu được phản ánh ở bên trái của BCĐKT, thường có SD bên Nợ, số phát sinh tăng được ghi vào bên Nợ, số phát sinh giảm được ghi vào bên Có.
- Khi các nghiệp vụ bán vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ thu chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên Nợ TK 131 và đối ứng bên Có của TK liên quan. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào bên Có của TK 131 đối ứng với bên Nợ của các TK liên quan.
- Các khoản nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần trên báo cáo tài chính năm (giá trị ghi sổ kế toán của các khoản phải thu trừ (-) giá trị khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được xác định vào cuối năm tài chính).
- Tại thời điểm phát sinh, thanh toán khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng ĐVN.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nợ phải thu và thanh toán nợ phải thu phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố.
2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán :
- Khoản phải trả người bán được phản ánh bên phải BCĐKT, thường có số dư bên có, số phát sinh tăng được ghi vào bên có và số phát sinh giảm được ghi vào bên nợ.
- Khi các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên có TK 331 và đối ứng bên nợ của TK liên quan. Khi thanh toán tiền cho người bán, kế toán phản ánh vào bên nợ của TK 331 và đối ứng bên có của các TK liên quan.
- Các khoản phải trả cho người bán trong trường hợp đã nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ nhưng chưa đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ trị giá các khoản phải trả và hàng nhập chưa có hóa đơn này và phải điều chỉnh giá thực tế khi nhận được hoá đơn thông báo giá chính thức của người bán.
- Nợ phải trả bằng vàng bạc đá quý được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị theo giá quy định.
- Các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ phải được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng ĐVN theo tỷ giá quy định.
- Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố.
- TK phải trả cho người bán có thể có SD bên Nợ là số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy SD chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi 2 chi tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn.
B. Kế toán công nợ :
I. Kế toán công nợ hoạt động tự doanh : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :
1.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ : Kiểm soát nội bộ hữu hiệu về nợ phải thu khách hàng, thường đòi hỏi sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận phụ trách. Quy trình các bước công việc trong bán chịu có thể trình bày tóm tắt như sau :
- Lập lệnh bán hàng : căn cứ vào đơn đặt hàng và xác định khả năng cung ứng của mình để lập lệnh bán hàng.
- Phê chuẩn việc bán chịu : căn cứ vào đơn đặt hàng và nguồn thông tin trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y.
- Xuất kho hàng hoá: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng.
- Bộ phận gửi hàng : sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng – chứng từ gửi hàng làm cở sở lập hoá đơn. Khi xuất hàng, ngoài việc kiểm tra thủ kho và người nhận thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát lượng hàng giao.
- Lập và kiểm tra hóa đơn : hoá đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng – bộ phận này có trách nhiệm: đánh số thứ tự chứng từ chuyển hàng, so sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh, ghi giá vào hoá đơn trên cơ sở bảng giá hiện hành của đơn vị, tính ra tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn. Từng hoá đơn được sử dụng để ghi vào sổ chi tiết để giỳp theo dừi cụng nợ với khỏch hàng.
- Theo dừi thanh toỏn: để tiện theo dừi trong thanh toỏn thỡ cần phải liệt kờ cỏc khoản nợ theo từng nhóm tuổi, từ đó lập chương trình thu nợ do bộ phận phụ trách bán chịu đảm nhận. Ngoài ra cần phân công cho 2 nhân viên khác phụ trách về kế toỏn chi tiết cụng nợ và kế toỏn tổng hợp theo dừi, đối chiếu số liệu để giảm thiểu các sai phạm.
- Chuẩn y hàng bán bị trả lại và giảm giá: doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản công nợ có liên quan đến số hàng sai quy cách hay kém phẩm chất bị trả lại.
Ngoài ra còn xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi – làm căn cứ ghi sổ kế toán. Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua kiểm tra hổ tương giữa các phần hành trong khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau.
1.2. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng trong nước :
1.2.1. Chứng từ sử dụng : Hợp đồng, hoá đơn bán hàng, PXK hoặc PXK kiêm hoá đơn, phiếu thu, GBC ngân hàng, biên bản bù trừ công nợ, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng.
1.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 131 – phải thu khách hàng.
- Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình khách hàng thanh toán các khoản nợ tiền mua sản phẩm, hàng hoá hoặc nợ tiền lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp, lao vụ, thu tiền ngay .
TK 131
Giảm nợ phải thu do CKTM hàng bị trả lại, giảm giá
5 11
521,532, 531
- TK này có thể có SD bên có : tiền khách hàng ứng trước và thu thừa 1.2.3. Trình tự hạch toán :
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
131
Sdđk : xxx
- Doanh thu của khối lượng thành phẩm hàng hoá xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp xác định là tiêu thụ.
- Số tiền khách hàng thanh toán - Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại.
- Số tiền giảm giá trong doanh thu của số hàng đã bán.
Sdck : xxx
Số tiền còn phải thu khách hàng
Doanh thu bán chịu sản phẩm
Thuế GTGT (PPKT)
111,112,1 13
133 (1331)
331,311, 315
139 /642 Thu nợ hoặc khách hàng ứng tiền trước
Thu nợ bằng vật tư hàng hoá
Bù trừ công nợ hoặc trả cho vay
Xử lý khoản nợ không thu hồi (đồng thời ghi đơn nợ TK 004)
152,153,156 (611)
Thuế VAT trương ứng với giảm giá hàng bán,
DT hàng bán bị trả lại
333(333 11)
1.3. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng nước ngoài :
1.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, Invoice, Packing list, Specification, Bill of Lading, hoá đơn xuất hàng, GBC ngân hàng.
1.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 131
1.3.3. Trình tự hạch toán :
333(33 11)
515, 711
Thuế GTGT
Doanh thu hoạt động TC TN khác phát sinh phải thu
- Căn bản giống phải thu khách hàng trong nước. Nhưng do quan hệ với khách hàng ngoại nên sẽ thêm phí ngân hàng.
111,112 3333 511 131,1122 khi nộp thuế thuế XK phải doanh thu
XK nộp (nếu có) xuất khẩu 641
chi phí xuất hàng
- Phải theo dừi thờm TK 007 “ ngoại tệ cỏc loại “ để ghi gốc nguyờn tệ. Theo nguyên tắc ghi đơn Nợ : ghi tăng, Có : ghi giảm.
2. Kế toán công nợ nghiệp vụ phải trả người bán : 2.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ :
Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền. Có thể mô tả 1 quy trình mẫu cho công việc này như sau :
- Lập phiếu đề nghị mua hàng : kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng : căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả … sau đó, phát hành đơn đặt hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên.
- Lập phiếu nhập kho : khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm … sau đó lập phiếu nhập kho có chữ ký của người hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho …
- Kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán nợ phải trả đóng dấu ngày nhận các chứng từ và đánh số thứ tự liên tục các chứng từ đó trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình.
- Theo dừi thanh toỏn : việc xột duyệt chi quỹ để thanh toỏn cho người bỏn sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa 2 chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán sẽ là 1 biện pháp hữu hiệu. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng.
- Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái.
- Ngoài ra, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ có thể thực hiện thủ tục : hàng tháng gửi cho các khách hàng 1 bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và SD cuối tháng.
2.2. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán trong nước :
2.2.1. Chứng từ sử dụng : Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng.
2.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 331 phải trả người bán.
- Tài khoản 331 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không phản ảnh vào tài khoản 331 các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả tiền ngay.
TK 331
Sdđk : xxx
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu XDCB.
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao
Mua chịu vật tư hàng hoá
111,112, 311
151,152,156,(611), (133)
211,213,2411,(133)
- TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán 2.2.3. Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 331
- Số tiền đã trả cho người bán cung cấp lao vụ, dịch vụ người nhận thầu XDCB.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ.
- Số tiền được giảm giá của số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng.
- Số kết chuyển về phần giá trị
Sdck : xxx
Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB.
Trả nợ hay ứng trước cho người bán
2412,2413 (133)
Phải trả người nhận thầu về XDCB hay SCL TSCĐ
Phải trả người cung cấp dịch vụ
627,641,642,….
(133) Mua chịu TSCĐ
5 15
2.3. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán nước ngoài :
2.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, giấy xin mở L/C, hoá đơn nhận hàng, giấy thông báo nộp thuế, biên bản nộp thuế NK, GBN ngân hàng.
2.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 331.
2.3.3. Trình tự hạch toán :
Sơ đồ hạch toán :
111(2),112(2) 144 331 156(1)
ký quỹ mở L/C (1a) trả tiền hàng (2) hàng về nhập kho (3) CLTG (413) CLTG (413)
11
Số tiền chiết khấu thanh
Xử lý nợ vắng chủ
II. Kế toán công nợ hoạt động uỷ thác : 1. Kế toán công nợ nghiệp vụ XK uỷ thác :
1.1. Khái niệm :
- Xuất khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên A (bên uỷ thác) nhờ bên B (bên nhận uỷ thác) xuất khẩu hộ hàng hoá. Bên A chịu trách nhiệm thu gom hàng, bên B chịu trách nhiệm ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng nước ngoài. Hoạt động này bên B chỉ hưởng hoa hồng uỷ thác. Hoa hồng uỷ thác có thể là 1 khoản nhất định hoặc là 1 tỷ lệ phần trăm trên giá trị lô hàng được thoả thuận trước.
1.2. Nhiệm vụ kế toán :
- Ký hợp đồng kinh tế trực tiếp với khách ngoại, lập các hoá đơn chứng từ có liên quan.
- Phản ánh các nghiệp vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Kế toán chỉ phản ánh vào TK doanh thu của đơn vị về hoa hồng uỷ thác. Nếu có trường hợp bên uỷ thác nhờ thu tiền của khách ngoại, khi nhận giấy báo có của ngân hàng về việc thanh toán của khách ngoại thì phải ghi có TK 338.
1.3. Tổ chức công tác kế toán :
- Chứng từ sử dụng: giống như xuất khẩu trực tiếp, ngoài ra còn có hợp đồng kinh tế với bên uỷ thác.
- Trình tự hạch toán : + Đơn vị giao uỷ thác.
* Tài khoản sử dụng : TK 338 (3388) phải trả nộp thuế khác.
TK 131 phải thu khách hàng.
* Chi tiết tài khoản : 338 (3388).
TK 338 đơn vị nhận UTXK
* Tài khoản này có thể có số dư bên nợ : phản ánh số đã nộp, đã trã nhiều hơn số phải nộp, phải trả.
* Trình tự hạch toán :
- Số tiền đã trả cho bên ủy thác xuất khi thanh toán nợ, số tiền đã trã hộ chi phí, thuế ……
Sdđk : xxx
- Số tiền phải trả cho bên ủy thác khi nhận ủy thác thanh toán hộ với khách hàng số tiền đã nhận bên giao ủy thác để trả lại các phí, thuế…….
Sdck : xxx
Số còn phải trả, phải nộp.
155,156(1), 111,
112 32
3388 đơn vị UTXK
111 ,112 131 đơn vị UTXK 3
333
11
6 41
V 33 AT
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
+ Đơn vị nhận uỷ thác.
* Tài khoản sử dụng : TK 331 :phải trả người bán.
TK 138 :(1388) phải thu khác
Giá vốn hàng giao cho
Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ (2b)
Đơn vị nhận UTXK nộp hộ (3b)
Thuế XK phải Nộp (nếu có) (3a)
Phí thác phải trả và chi phí XK đơn vị nhận UTXK chi hộ (4)
Số tiền còn
lại đã Doanh
thu 57
Bù trừ khoản phải trả đơn vị UTXK (5)
Sdđk : xxx
- Các khoản chi phí bên nhận UT trả hộ bên ủy thác chi phí NH, thuế ……
TK 003 :hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi TK 131 :Phải thu khách hàng.
* Chi tiết tài khoản :
TK 1388 đơn vị giao UTXK
TK 003
- Số tiền bên ủy thác trả cho bên nhận ủy thác.
Sdck : xxx
- Số tiền bên nhận ủy thác còn phải thu bên ủy thác.
- Giá trị hàng hoá đã bán hoặc đã trả lại cho người bán.
Sdck : xxx
- Giá trị hàng hoá còn nhận bán hộ, nhận ký gởi.
- Giá trị hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký
111, 112
111, 112
Thuế XK/TTĐB phải nộp cho bên giao UTXK (3a)
131
Người mua nước ngoài
3388 chi phí nộp thuế
331 Đvị giao UTXK
Chuyển tiền cho đơn vị UTXK (7)
131 Đvị giao UTXK
* Trình tự hạch toán :
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 003
Khi nộp hộ Thuế (3b)
Thu hộ tiền hàng (6) Thu hộ tiền
hàng cho đơn vị giao UTXK (2a)
Nhận hàng của bên giao ủy thác
(1)
Xuất khẩu hàng cho bên giao
ủy thác (2b)
5 11
333(
11)
Thanh toán bù trừ (7) Phí
UTXK
V AT
5)
1388 đơn vị giao UTXK
Chi hộ cho đvị UTXK
(phí NH, thuê bãi…) (4)
(7)
2. Kế toán công nợ nghiệp vụ NK uỷ thác : 2.1. Khái niệm :
- Nhập khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên uỷ thác nhờ bên nhận uỷ thác nhập hộ hàng hoá. Bên nhận uỷ thác có trách nhiệm ký hợp đồng kinh tế với khách ngoại, thỏa thuận với khách ngoại về các điều kiện giao nhận hàng và phương thức thanh toán. Hoạt động này bên nhận uỷ thác chỉ được hưởng hoa hồng uỷ thác – có thể là 1 khoản định trước hoặc tỷ lệ phần trăm giá trị lô hàng được nhập như thoả thuận trước.
2.2. Nhiệm vụ :
- Nếu bên uỷ thác yêu cầu thanh toán hộ đối với khách ngoại thì sau khi ký hợp đồng kinh tế, kế toán phải xin mở L/C.
- Các nghiệp vụ phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Ghi nhận doanh thu về khoản hoa hồng được hưởng khi bên uỷ thác đã nhận hàng.
2.3. Tổ chức công tác kế toán :
- Chứng từ sử dụng : Hợp đồng kinh tế với khách ngoại, hợp đồng kinh tế uỷ thác nhập khẩu với khách nội, đơn đề nghị mở L/C, biên lai nộp thuế nhập khẩu, các khoản chi phí có liên quan, giấy báo có Ngân hàng.
- Trình tự hạch toán : + Đơn vị giao uỷ thác :
* Tài khoản sử dụng TK331.
* Trình tự hạch toán :
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
111(2), 112(2)
331 chi tiết đơn vị
nhận UTNK Chuyển tiền cho đơn vị
nhập UT mở L/C CLTG (TK413)
1)
Giá trị hàng NK và thuế NK (2a) (PNK) (HĐ GTGT của đơn vị nhận UT)
CLTG (413)
15 6 (1)